衛(wèi)生防疫檔案的收集整理研究

摘 要：衛(wèi)生防疫檔案對(duì)于應(yīng)對(duì)公共突發(fā)衛(wèi)生事件起著重要的指導(dǎo)作用，可以詳細(xì)記錄本次全國(guó)人民抗擊疫情的行動(dòng)，是我國(guó)檔案管理工作中不可缺少的重要部分。目前我國(guó)衛(wèi)生公共事件控制效果較好，需要對(duì)疫情防控過程中的大量檔案進(jìn)行收集和管理，從中提取有價(jià)值的信息，分析在疫情防控中采取的各項(xiàng)有效措施，為之后衛(wèi)生防控事業(yè)的發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，提升我國(guó)應(yīng)對(duì)、預(yù)防和控制流行性疾病的整體水平?；诖?，本文從檔案收集和檔案整理兩個(gè)角度出發(fā)，深入分析了衛(wèi)生防疫檔案的有效整合策略，以期能夠提升檔案收集及整理效率。

關(guān)鍵詞：疫情防控;檔案;收集;整理;研究

2020年春節(jié)爆發(fā)的疫情給我國(guó)每個(gè)省份都帶來了一定的影響，各地均出現(xiàn)了不同類型患者，因此也產(chǎn)生了大量有關(guān)于衛(wèi)生防疫的檔案資料。檔案資料中包括患者病情狀況、治療方法、疫情防控措施等多項(xiàng)重要內(nèi)容，具有極高的應(yīng)用價(jià)值，可以鞏固疫情防護(hù)效果，為后續(xù)應(yīng)對(duì)流行性疾病提供經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)。為了保障我國(guó)人民的身體健康，避免其他流行性疾病給人們?cè)斐缮ｋU(xiǎn)，必須要對(duì)衛(wèi)生公共事件防控期間所產(chǎn)生的各種檔案資料進(jìn)行有序收集。作為一名檔案工作者需要具備高度的責(zé)任意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到檔案收集、整理的重要性，提升自身的工作水平，對(duì)大量凌亂的資料實(shí)施有效整理。

一、衛(wèi)生公共事件防控檔案資料的收集范圍

1.各級(jí)政府衛(wèi)生防疫材料

政府部門在本次疫情防控中起著重要的指導(dǎo)性作用，各級(jí)政府均成立了疫情防控指揮部，指導(dǎo)當(dāng)?shù)胤e極開展和落實(shí)疫情防控措施。具體來講所產(chǎn)生的檔案資料包括：

（1）指揮部針對(duì)當(dāng)?shù)匾咔榉揽毓ぷ髦贫ǖ姆揽赜?jì)劃、防控工作安排、防控措施、防控會(huì)議記錄、防控工作總結(jié)、防控工作通知以及決定的各種文件;

（2）當(dāng)?shù)卣槍?duì)衛(wèi)生公共事件防控工作所召開的新聞發(fā)布會(huì)或者其他工作會(huì)議;

（3）當(dāng)?shù)鼗鶎咏M織在疫情防控工作中的日常記錄，如小區(qū)內(nèi)登記表、測(cè)溫記錄等;

（4）當(dāng)?shù)毓膊块T和交通部門針對(duì)不同交通工具實(shí)施管制的文件材料，或者有關(guān)部門針對(duì)醫(yī)療環(huán)境改造的各項(xiàng)施工材料;

（5）當(dāng)?shù)匾咔榉揽剡^程中存在的工作失誤處罰材料。政府機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的檔案資料類型較多，多為各項(xiàng)會(huì)議記錄，是決定衛(wèi)生防疫措施的關(guān)鍵檔案資料;

（6）針對(duì)本次衛(wèi)生公共事件防控所推出的法律規(guī)定或者新增的法律材料，可以對(duì)疫情防控措施的開展提供有效約束;

（7）各級(jí)政府針對(duì)疫情進(jìn)行調(diào)查的報(bào)告材料和報(bào)表材料，包括街道或者社區(qū)的疫情防控日志和有關(guān)工作證明;

（8）針對(duì)衛(wèi)生公共事件防控過程中出現(xiàn)的造謠行為、傳謠行為所進(jìn)行的各類治理工作文件材料。

2.各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)衛(wèi)生公共事件防控材料

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可以為今后傳染疾病的研究提供基礎(chǔ)原始數(shù)據(jù)，主要包括確診患者、疑似患者的病案分析資料、專家會(huì)診資料、治療方案資料等。除此之外，還要收集醫(yī)院內(nèi)部根據(jù)本次疫情情況展開深入研究的文件材料，以及所使用的患者數(shù)據(jù)。中央政府機(jī)構(gòu)以及不同省份的各個(gè)醫(yī)療專家在巡診或者會(huì)診過程中產(chǎn)生的文件資料。醫(yī)療機(jī)構(gòu)針對(duì)衛(wèi)生公共事件防控形成的預(yù)防方案、監(jiān)測(cè)方案、治療操作要求等均屬于重點(diǎn)收集的檔案資料內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在日常工作中有意識(shí)的對(duì)這一類資料進(jìn)行整理，確保能夠向有關(guān)檔案管理部門及時(shí)提供檔案資料。

3.科研機(jī)構(gòu)衛(wèi)生公共事件研究材料

科研機(jī)構(gòu)在本次疫情防控中也承擔(dān)著重要的作用，是加強(qiáng)疫情防控效果的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，為本次疫情防控提供重要的科技技術(shù)。根據(jù)科研機(jī)構(gòu)的具體工作，在收集檔案材料時(shí)需要重點(diǎn)收集有關(guān)于衛(wèi)生防疫工作的項(xiàng)目任務(wù)書材料、參與課題研究的具體人員以及有關(guān)協(xié)助人員、科研任務(wù)書、科研方案、科研活動(dòng)審批資料、科研活動(dòng)會(huì)議記錄、科研調(diào)查報(bào)告、科研實(shí)驗(yàn)方案、科研實(shí)驗(yàn)記錄等。除去自主提出的科研項(xiàng)目外，還需要收集不同疫情防控機(jī)構(gòu)以及研究機(jī)構(gòu)針對(duì)病毒的研究資料，包括對(duì)治療藥物、診斷試劑以及疫苗的研究。專題科研項(xiàng)目具體總結(jié)報(bào)告、總結(jié)論文以及其他類型的科研成果。

4.反映當(dāng)?shù)鼗蛉珖?guó)衛(wèi)生公共事件防控歷程材料

除去對(duì)衛(wèi)生公共事件防控措施以及防控過程中所涉及到的重要計(jì)劃方案進(jìn)行收集外，還需要收集針對(duì)人民群眾疫情防控紀(jì)實(shí)的資料，重點(diǎn)關(guān)注在疫情防控中擁有突出貢獻(xiàn)的人物。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)谟涗浺咔榉揽卣鎸?shí)歷程時(shí)會(huì)使用拍照、錄制視頻的方式，因此在收集資料時(shí)需要重點(diǎn)針對(duì)圖片資料、視頻資料等進(jìn)行收集，形成電子化檔案資料收集體系。收集在衛(wèi)生防疫期間各類高水平的文學(xué)創(chuàng)作產(chǎn)品，包括影視作品、攝影作品以及繪畫作品等。自媒體平臺(tái)在直播、采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)性資料和宣傳報(bào)道材料。收集衛(wèi)生公共事件親歷者抗擊疫情的筆記或者回憶材料，一線醫(yī)護(hù)人員申請(qǐng)工作的材料，以及醫(yī)護(hù)團(tuán)隊(duì)在疫情防控中做出的突出貢獻(xiàn)材料。不同級(jí)別電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體平臺(tái)所分布的有關(guān)于疫情防控的重要材料，可以反映當(dāng)?shù)匾咔樽兓闆r和抗擊疫情的真實(shí)事跡。

二、衛(wèi)生公共事件防控檔案資料收集整理特點(diǎn)

1.檔案分散、零亂

衛(wèi)生公共事件給我國(guó)社會(huì)以及每個(gè)家庭都造成了一定的影響，因此會(huì)在社會(huì)的每個(gè)角落均產(chǎn)生有價(jià)值的疫情防控檔案，擴(kuò)大了檔案的涉及范圍以及內(nèi)容，使得檔案人員需要從多個(gè)角度完成檔案收集工作。檔案收集人員需要從醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、政府機(jī)構(gòu)、公安部門、交通部門、學(xué)校以及企業(yè)等各個(gè)不同機(jī)構(gòu)中同時(shí)進(jìn)行檔案收集工作。并且在每個(gè)機(jī)構(gòu)中檔案資料又會(huì)在不同的部門分布，包括決策性檔案、操作性檔案、物質(zhì)保障檔案、精神關(guān)懷檔案等多個(gè)類型，在每一個(gè)類型中又會(huì)存在具體的工作要求以及工作線條。檔案處于分散的狀態(tài)會(huì)使得所需要收集的檔案資料量有所增加，無形之中增加了檔案管理人員的工作壓力，也讓后續(xù)檔案資料整理工作難度有所增加。

2.檔案類別復(fù)雜

疫情防控工作屬于系統(tǒng)性的工作，不同機(jī)構(gòu)之間的工作和材料均會(huì)出現(xiàn)交叉或者重合的現(xiàn)象。例如在對(duì)疫情防控工作實(shí)施決策性部署時(shí)，黨中央國(guó)務(wù)院會(huì)發(fā)布有關(guān)材料，各級(jí)政府會(huì)按照黨中央國(guó)務(wù)院的要求再次下發(fā)有關(guān)材料。醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的有關(guān)資料，包括每個(gè)患者接收資料以及治療記錄，這對(duì)于后續(xù)病毒的研究能夠提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但是因患者個(gè)體的不同導(dǎo)致檔案資料會(huì)存在較大差異。在衛(wèi)生公共事件中需要對(duì)公共場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)測(cè)和消毒，會(huì)收到來自社會(huì)各界的公益捐助，需要對(duì)上述資料進(jìn)行收集和歸納。黨組織需要在衛(wèi)生公共事件中干部的行為進(jìn)行考核，應(yīng)收集干部的工作資料以及優(yōu)秀干部的模范事跡資料。通過對(duì)上述檔案收集范圍可以發(fā)現(xiàn)，需要收集的檔案涉及到社會(huì)類、設(shè)備類、科研類、教學(xué)類、病案類等不同方面，如何明確他們之間的關(guān)系是目前檔案收集整理工作中的難點(diǎn)。在對(duì)檔案進(jìn)行收納時(shí)按照不同主題實(shí)施專項(xiàng)分類，仍然會(huì)出現(xiàn)交叉、重合的現(xiàn)象，增加了劃定分類的難度。

3.衛(wèi)生公共事件防控檔案具有高度政治性

2020年新冠疫情擴(kuò)散速度極快，給全國(guó)人民的生命健康帶來了嚴(yán)重的危險(xiǎn)，一度讓社會(huì)各項(xiàng)工作出現(xiàn)停擺的現(xiàn)象，如何對(duì)疫情實(shí)施有效控制成為了政府所要關(guān)注的重點(diǎn)問題。政府在疫情防控過程中起著重要的主導(dǎo)作用，全國(guó)人民均在關(guān)注政府將會(huì)做出哪些政策，全國(guó)媒體也都在關(guān)注和報(bào)道政府疫情防控措施的進(jìn)行過程，在疫情防控工作中所做出的工作效果也是政府的組織能力和治理能力的重要體現(xiàn)，是社會(huì)主義制度優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)。在這種情況下如何對(duì)有關(guān)疫情防控的檔案資料進(jìn)行收集和利用也成為了政府所需要重視的政治任務(wù)之一。

4.應(yīng)用需求較強(qiáng)

本次衛(wèi)生公共事件是一場(chǎng)規(guī)模極大的疫情防控活動(dòng)，這對(duì)于我國(guó)后續(xù)疫情防控工作的開展有著重要的意義和作用。疫情防控資料能夠幫助我國(guó)不斷完善公共生事件應(yīng)對(duì)和防控體系，建立疫情報(bào)備系統(tǒng)，輔助有關(guān)科研機(jī)構(gòu)研發(fā)衛(wèi)生公共事件特效疫苗和病毒特點(diǎn)。在此次疫情防控工作中各個(gè)領(lǐng)域也出現(xiàn)了許多先進(jìn)工作者，通過先進(jìn)事跡的講解能夠?qū)Ω鱾€(gè)群體實(shí)施良好的愛國(guó)主義教育，對(duì)于我國(guó)大思政格局的構(gòu)建有著積極的影響。在黨中央帶領(lǐng)下合理處置衛(wèi)生公共事件充分體現(xiàn)了一個(gè)國(guó)家的凝聚力，是體現(xiàn)國(guó)家核心能力的重要體現(xiàn)，可以作為優(yōu)質(zhì)的教育資源，促使國(guó)民形成愛國(guó)情懷。

三、衛(wèi)生公共事件防控檔案資料收集整理策略

1.構(gòu)建高水平檔案收集隊(duì)伍

要想提升檔案資料收集整理效率，就必須要打造一支高素質(zhì)的檔案收集整理隊(duì)伍，這樣才能夠確保從大量的檔案資料中有條不紊的尋找出有價(jià)值的檔案資料，對(duì)檔案實(shí)施篩選。首先需要對(duì)檔案收集人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，包括信息系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)、檔案收集技巧培訓(xùn)，促使收集人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)合理利用信息平臺(tái)以及人工的方式完成檔案收集。以往培訓(xùn)活動(dòng)在結(jié)束后未注重對(duì)培訓(xùn)對(duì)象進(jìn)行考核，不僅無法提升培訓(xùn)對(duì)象的學(xué)習(xí)積極性，還會(huì)影響到培訓(xùn)效果的提高。在培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐技能訓(xùn)練和考核，利用考核結(jié)果向管理人員提供適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。衛(wèi)生公共事件防控檔案屬于極其重要的檔案資料，整理難度較大，如果檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能會(huì)影響到檔案整理效率。因此通過有效的技能培訓(xùn)能夠提升檔案管理人員的工作技能水平，能夠讓管理人員在對(duì)檔案實(shí)施分類和整理時(shí)，可以根據(jù)檔案類型的不同選擇合適的管理方法，以此來提升檔案收集和整理的全面性和高效性。其次，疫情防控檔案的收集和整理工作并不單單在于記錄疫情防控歷程，同時(shí)也可以利用疫情防控檔案資料積極開展各類科研工作，為后續(xù)醫(yī)療活動(dòng)的開展提供重要的資料基礎(chǔ)。有關(guān)部門需要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案收集整理人員的責(zé)任意識(shí)，不斷滲透疫情防控檔案資料的重要意義，讓工作人員能夠更加主動(dòng)的投入到工作之中。最后，積極吸引新型的人才前往檔案管理隊(duì)伍，要求新型人才具備專業(yè)的知識(shí)體系，掌握檔案管理知識(shí)、公共衛(wèi)生管理等多種理念，具有信息化思維，可以主動(dòng)利用信息技術(shù)對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。

2.加強(qiáng)動(dòng)員工作

由于檔案資料收集和整理涉及到的范圍較廣，需要各個(gè)省份的不同機(jī)構(gòu)積極配合，主動(dòng)上交檔案材料，這樣才能夠減輕檔案工作收集壓力。因此政府需要下發(fā)有關(guān)的動(dòng)員文件，宣傳“國(guó)家檔案局關(guān)于做好衛(wèi)生防疫期間檔案工作的通知”，使不同機(jī)構(gòu)主動(dòng)參與到檔案收集和整理工作中，增強(qiáng)檔案材料產(chǎn)生主體對(duì)本次檔案收集管理工作的重視度和積極性。國(guó)家政府的不同部門需要向自己所管轄的范圍下達(dá)通知，要求能夠自主學(xué)習(xí)國(guó)家下達(dá)通知中的精神，主動(dòng)配合完成檔案資料收集整理工作。在進(jìn)行動(dòng)員工作時(shí)需要注意動(dòng)員對(duì)象的全面性，從中央到地方政府，從單位領(lǐng)導(dǎo)到人民群眾，從政府機(jī)關(guān)到學(xué)校，從城市地區(qū)到農(nóng)村地區(qū)，在社會(huì)的各個(gè)角落都應(yīng)當(dāng)實(shí)施一定的動(dòng)員政策。動(dòng)員政策全面性可以確保能有更多人主動(dòng)提供有關(guān)疫情防控的資料，提升檔案資料收集的全面性，從不同群體中獲得更加真實(shí)的檔案資料。為了能夠提升動(dòng)員工作的有效性，各個(gè)級(jí)別的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)本次疫情防控檔案資料收集工作，構(gòu)建專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定完善的檔案資料動(dòng)員方案。

3.合理利用信息化手段

信息技術(shù)的發(fā)展給本次檔案收集整理工作帶來了極大的便利，改變互聯(lián)網(wǎng)手動(dòng)整理的工作模式，可以利用信息系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)整合以及存儲(chǔ)。因此檔案管理人員需要合理利用信息系統(tǒng)，完善信息交流平臺(tái)，和其他機(jī)構(gòu)主體進(jìn)行線上交流，對(duì)未上交或者不完整的材料進(jìn)行詢問和通知。例如，社區(qū)的工作人員可以在社區(qū)微信群中號(hào)召大家提供有關(guān)疫情防控的各類檔案資料，之后由社區(qū)工作人員上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，可以直接和上級(jí)的檔案管理人員進(jìn)行溝通，確認(rèn)是否還存在檔案資料不完善的問題。檔案管理機(jī)構(gòu)可以開設(shè)自主提交材料的窗口，其他機(jī)構(gòu)可以通過這一平臺(tái)自行上傳電子文檔，能夠有效提升檔案收集的效率。我國(guó)面向全國(guó)人民收集檔案資料時(shí)，需要耗費(fèi)較多的人力資源，在利用網(wǎng)站進(jìn)行檔案資料自主提交之后，則能夠有效減少人力資源的投入量。在引進(jìn)信息化技術(shù)之后，同樣能夠?qū)Ω黝愲娮訖n案資料進(jìn)行有效分類，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，需要將電子檔案歸納為紙質(zhì)檔案之后再進(jìn)行收集和整理，會(huì)增加檔案資料收集難度和工作量。在本次疫情防控的過程中檔案資料多數(shù)為圖片資料、視頻資料，因此應(yīng)當(dāng)積極使用各種新型的信息技術(shù)，將這些非紙質(zhì)化資料完整的保存在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，以此來為后續(xù)利用提供重要的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

從目前的衛(wèi)生公共事件形勢(shì)來看，疫情防控工作將是未來長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，對(duì)于人民群眾而言是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，因此必須要隨時(shí)對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行收集和整理，才能夠確保檔案資料沒有遺漏和缺失。對(duì)衛(wèi)生公共事件防控檔案進(jìn)行收集，也能夠讓后人銘記在疫情防控中英勇奉獻(xiàn)的英雄，為衛(wèi)生事件防控工作敲響警鐘，為疫情防控、疾病研究等提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。在收集衛(wèi)生公共事件防控檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)該類型檔案所具備的特點(diǎn)，明確收集范圍、收集途徑以及收集方法，在收集完畢后利用正確的原則和手段對(duì)其進(jìn)行整理，確保能夠發(fā)揮衛(wèi)生公共事件防控檔案應(yīng)用的價(jià)值和作用。

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（作者單位：山東省臨沂市蘭山區(qū)婦幼保健院）

作者簡(jiǎn)介：韓玉玲（1972—），女，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，工作單位：山東省臨沂市蘭山區(qū)婦幼保健院，研究方向：檔案管理。