檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運用闡釋

摘 要：現(xiàn)如今，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與現(xiàn)代社會人們的日常生活和學習之間的聯(lián)系越來越緊密。在信息時代下，管理紙質(zhì)化檔案的時代已經(jīng)過去，醫(yī)院相關(guān)人員要積極運用新型的信息化管理方式對醫(yī)院檔案進行集中管理，更需要意識到目前醫(yī)院內(nèi)檔案管理存在的問題，針對性提出解決的措施，從而提升管理的質(zhì)量，做好醫(yī)院的后勤保障，提升診療的效率。

關(guān)鍵詞：信息化;醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，并且與醫(yī)院各個部門之間都有著非常緊密地聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結(jié)合在一起，同時持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各個科室中，對患者的病情康復、醫(yī)生診療順利實施具有十分重要的影響作用。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統(tǒng)計、記錄，不僅消耗了醫(yī)院大量的人力資源，人工效率低下、精準度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發(fā)展。隨著信息化技術(shù)在生活中廣泛應用，檔案管理工作也應當尋找自身嶄新的發(fā)展空間，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1.制度不健全，沒有意識到檔案管理的關(guān)鍵性

經(jīng)過調(diào)查顯示，目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟效益。所以，很多醫(yī)院會忽略到對內(nèi)部的檔案進行管理，只是一味地一味地重視經(jīng)濟的效益，對檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關(guān)鍵性。

2.管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項內(nèi)容不明確

隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛的運用在各個領(lǐng)域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導致當管理的工作相對較為落后，管理的質(zhì)量和效率低下，不具備較強的規(guī)范性，歸檔的各項內(nèi)容不是十分的明確，導致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內(nèi)找到，從而嚴重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。

二、當下檔案管理中出現(xiàn)問題的原因

1.管理制度落后

由于醫(yī)院工作復雜多樣，檔案管理人員在協(xié)調(diào)配置檔案的過程中出現(xiàn)遺漏和錯誤是無可厚非的，但是這種情況一旦未能及時有效處理則會誘發(fā)“蝴蝶效應”的消極影響，嚴重威脅患者的利益，產(chǎn)生醫(yī)療糾紛和醫(yī)患矛盾。檔案管理人員由于各種原因，在檔案登記、納入的過程中審核不當，導致檔案庫存與輸出中存在誤差，造成賬目不符情況，對醫(yī)院的經(jīng)濟收益也存在不良影響。

2.檔案信息復雜

醫(yī)院所用檔案種類多樣、信息復雜，導致電腦錄入時存在誤差和更新不及時現(xiàn)象。并且一部分檔案包裝計量較大，患者使用需要拆零，檔案在藥房中散落現(xiàn)象也造成檔案調(diào)配不當。一部分檔案的保存方式特殊，散落之后未經(jīng)過特殊管理，自身的效能也會出現(xiàn)變化。與此同時，檔案管理中還存在擺放不當現(xiàn)象，一部分檔案在藥房中有獨立貨架，而在長時間工作中，貨架上放置的檔案種類混亂，擺放檔案被分散開來，盤點時就會被工作人員忽略。

3.檔案管理人員能力有限

檔案管理人員日常工作較為繁重復雜，常規(guī)的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對計算機的應用能力有限，即便是一部分藥房已經(jīng)引進計算機管理，但是工作人員的應用效果并不是十分理想。

與此同時，借助人工盤點和管理的藥房系統(tǒng)，經(jīng)常出現(xiàn)漏記、失誤等方面的問題，且后續(xù)的查驗工作缺失，一部分檔案出現(xiàn)的問題要經(jīng)過數(shù)月之后才能夠發(fā)現(xiàn)，在此期間產(chǎn)生的經(jīng)濟損失是不可逆的。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對策

我國檔案管理在一定時期內(nèi)得到了充分的發(fā)展，自身的管理機制和管理流程建設(shè)也具有科學性，但是與國外發(fā)達國家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對于醫(yī)藥行業(yè)的整體發(fā)展具有阻礙作用。在本節(jié)的論述中根據(jù)問題的產(chǎn)生和表現(xiàn)提出具有一定先進性的整合措施，進而能夠有效促進檔案管理的質(zhì)量和水平提升。

1.健全檔案信息化管理系統(tǒng)

醫(yī)院是全天24小時運營的一個特殊場所，并且不會因為節(jié)假日而放假休息，因此，在如此高強度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的檔案信息，不僅增加了相關(guān)工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。因此，醫(yī)院要及時建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內(nèi)對檔案信息有需求的人員去實時共享醫(yī)院的部分檔案信息，因為醫(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實現(xiàn)部分檔案信息的公開。與此同時，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和互動，促進醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展，電子檔案中患者信息讀取內(nèi)容（見表1）。

2.加強硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)

一方面信息化的實現(xiàn)是以計算機硬件設(shè)施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，醫(yī)院要有專門的制度，定期對醫(yī)院內(nèi)的計算機進行保養(yǎng)和維護。當計算機出現(xiàn)問題，并且醫(yī)院人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業(yè)人士維修，以免醫(yī)院人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行。根據(jù)現(xiàn)狀，醫(yī)院人員不難發(fā)現(xiàn)，計算機一類的電子類產(chǎn)品會在短時間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求醫(yī)院在計算機的使用上做一些具體規(guī)定，如規(guī)定計算機的使用時限，超過規(guī)定時限要及時更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進性;另一方面管理人員需要運用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，醫(yī)院要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷提升。與此同時，軟件系統(tǒng)在更新的時候可能會和醫(yī)院之前使用的系統(tǒng)有很大差別，醫(yī)院在更新系統(tǒng)后，要請相關(guān)專業(yè)人員對醫(yī)院內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達到熟練使用的效果。

3.培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才

現(xiàn)如今，我國醫(yī)院對信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計算機網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時，醫(yī)院管理層要不斷增強人才培養(yǎng)意識，醫(yī)院的基層檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的目標。首先，一個檔案管理方面的人才是有著一定的標準，必須具備豐富的相關(guān)信息化知識;其次，是能夠熟練應用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，實現(xiàn)理論與實踐的結(jié)合;最后，是要實現(xiàn)信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，各個部門對于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動地去和醫(yī)院其它部門的人員進行溝通和交流，深入調(diào)查和了解醫(yī)院各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見。

4.利用信息管理系統(tǒng)

在醫(yī)院住院部藥房盤點管理工作中需要引進高效的計算機系統(tǒng)協(xié)助管理，將藥房、門診、住院部之間形成互通信息的有機整體。與此同時，在征求相關(guān)部門同意和配合之后，可建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，編寫檔案出入分析程序，每一種、每一劑檔案流出都需要在整體系統(tǒng)中錄入，保證檔案進出的精準性。在計算機系統(tǒng)中進行盤點能夠減少人工盤點的失誤和漏洞，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。由此可見，信息技術(shù)管理需要借助先進的管理設(shè)備和管理形式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理機制中的局限和漏洞，能夠保證醫(yī)院的管理工作順利進行，促進醫(yī)院管理工作水平提升的同時，建立更為穩(wěn)定和諧的醫(yī)患關(guān)系。

應當全面分析醫(yī)院檔案的管理形式，挖掘其中存在的問題和隱患，制定相應的管理制度。檔案管理人員應當嚴格按照既定規(guī)章制度進行檔案管理與盤點，保證檔案輸出的詳細信息，發(fā)放的準確性。將醫(yī)院劃分成若干區(qū)域，每一位檔案管理人員負責不同區(qū)域的工作，將檔案發(fā)放、日常管理、盤點工作落實在每一個人身上，引導工作人員明確自身責任。對于醫(yī)院相關(guān)科室的情況及時總結(jié)上報，辦理詳細的檔案出入證明，減少資源浪費現(xiàn)象。

患者診療結(jié)束之后，需要接受用藥、手術(shù)等不同的治療模式。通常情況下，醫(yī)生都會針對患者的情況加以叮囑，保障患者預后階段穩(wěn)定性。但是一部分患者對醫(yī)囑并未完全理解，在自我調(diào)節(jié)和自我管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題，造成病情反復和延誤。利用電子化護理管理，建立醫(yī)生、護士、患者的“康復小組”，階段性對患者進行電話回訪，詢問患者的康復進程。也可以建立微信康復群，患者在生活中的相關(guān)事宜能夠直接與醫(yī)護人員聯(lián)系，避免自我管理的弊端。

5.嚴格編排檔案擺放碼

檔案的多樣性是影響盤點準確性的重要因素，檔案管理人員應當根據(jù)實際情況制定相應的盤點工作表，將檔案擺放窗口作為基礎(chǔ)，設(shè)定每一個貨架的編碼與檔案編碼，保證貨架與檔案之間編碼配置正確，并且設(shè)定專項人員負責檔案編碼工作，及時增減藥房中的檔案種類，負責信息維護和調(diào)整工作。在進行檔案盤點的過程中，檔案管理人員需要在自身負責的貨架上整理獲得數(shù)據(jù)，打印盤點的項目表，按照順序依次錄入，能夠有效防止盤點過程中出現(xiàn)漏算、漏記現(xiàn)象。與此同時，為了提升盤點的準確性，保證盤點工作能夠高效完成，在得到計算機數(shù)據(jù)信息提示之后再進行檔案擺放，能夠規(guī)避全人工擺放的偏差和問題。

建立患者基本資料檔案?；颊呷朐航邮茉\療的同時建立患者信息檔案，其中主要內(nèi)容有患者疾病史、過敏史、年齡、性別、就診原因、診療需求、是否有醫(yī)療保險等。醫(yī)生能夠根據(jù)患者當下的基本情況進行診療，避免就診中長時間詢問患者基本情況，消耗大量診療時間。

建立患者檢查項目檔案。患者在確診之前需要進行多樣化的醫(yī)學檢查，在搜集多樣化的檢驗信息之后醫(yī)生方可確診。電子檔案的構(gòu)建能夠避免患者“樓上樓下跑結(jié)果”，醫(yī)生“左等右等不見人”的尷尬境地，醫(yī)生能夠在患者就診系統(tǒng)中實時查詢到患者的檢驗結(jié)果，患者持有就診卡也能夠隨時查看檢驗報告。

建立患者信息保障系統(tǒng)。電子化病例均存留在醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)中，患者的個人信息面臨著互聯(lián)網(wǎng)風險。醫(yī)院應當嚴加控制病例提取的準入、準出原則，患者使用身份證掃描、醫(yī)生使用證件掃描方可提取病例，保證患者的個人信息安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，眾多醫(yī)院在計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依托下進行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術(shù)為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)管理是當下全新的管理形式與管理理念，強調(diào)理論與實踐相結(jié)合，基于實際情況進行工作劃分，保證每一個管理細節(jié)有序開展。隨著現(xiàn)代化管理形式與理念的推進，醫(yī)院藥房盤點工作也應當與時俱進，追求人性化、高效化的管理機制，為患者提供切實有效的服務(wù)，提升醫(yī)院的診療、護理滿意度。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：李欣（1977—）， 女，漢族，山東莒南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。