基于大數(shù)據(jù)時代下的自然資源部門檔案管理創(chuàng)新

摘 要：自然資源部門在進行各項自然資源開發(fā)保護的過程中留下的資料及記錄即為自然資源檔案，對于之后部門各項工作的開展有極為重要的指導(dǎo)和參考意義。如何更加高質(zhì)量地保存和使用檔案資料成為管理者必須思考和解決的問題，大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作提供了新的方向，也對檔案管理者提出了新的要求。本文從自然資源檔案含義及管理特點出發(fā)，分析傳統(tǒng)檔案管理存在的問題以及大數(shù)據(jù)時代下自然資源檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出有效創(chuàng)新策略，以期為自然資源部門提升檔案管理質(zhì)量、最大化發(fā)揮檔案價值提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;自然資源;檔案管理

自然資源檔案是國家檔案的重要組成部分，各級管理部門在實施自然資源開發(fā)和保護工作時產(chǎn)生的各種資料及數(shù)據(jù)都包含在內(nèi)，含義豐富，實現(xiàn)自然資源檔案的科學(xué)管理可以有效推動資源合理配置，提高各種問題的解決效率，為其提供法律依據(jù)，進而為社會穩(wěn)定發(fā)展提供保障。大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)自然資源檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足現(xiàn)實發(fā)展需求，因此利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化成為發(fā)展的必然趨勢，同樣也為相關(guān)管理者和自然資源部門提出了更高要求。

一、自然資源檔案含義及管理特點

1.自然資源檔案含義

所謂自然資源檔案就是對自然資源開發(fā)管理過程中存在和產(chǎn)生的相關(guān)材料進行記錄的文件資料，各級自然資源管理部門在進行工作時都將產(chǎn)生資料，其中包括影像資料、聲像資料、文字資料以及圖標(biāo)等，可以為自然資源的合理配置提供依據(jù)，實現(xiàn)自然資源科學(xué)管理，促進社會穩(wěn)定發(fā)展。

2.自然資源檔案管理特點

（1）重復(fù)性

與之前的國土資源部門相比，如今自然資源部門職能更加多樣，其中所涉及的檔案也就更為豐富，分支也越多，各分支之間必然會存在一定的重合和聯(lián)系，因此檔案管理呈現(xiàn)重復(fù)性特點。人員在對某一資源進行管理時必將綜合查詢其他各方面資料，因此工作內(nèi)容就具有了廣泛性和復(fù)雜性，所有這些都要求各個自然資源檔案管理部門仔細進行信息核查，確保工作的準(zhǔn)確有效。

（2）保密性

自然資源檔案內(nèi)容極為豐富，涵蓋范圍極廣，其中部分檔案就與國家安全和利益直接相關(guān)，因此對于檔案管理人員來說遵從保密性協(xié)定是其基本職責(zé)之一。另外，信息技術(shù)的發(fā)展推動了自然資源共享，其中數(shù)據(jù)檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下也存在一定不安全性，相關(guān)部門必須加強安全性建設(shè)，在多方面信息相互交融的同時實現(xiàn)保密性的提升。

（3）豐富性

在新一輪機構(gòu)改革中，國土資源部門增加了海域資源管理以及建設(shè)規(guī)劃、林權(quán)登記等職能，進行了自然資源部門的重新組建。因此較之前所涉及范圍更加豐富，同時按照標(biāo)準(zhǔn)和類型的不同又可將檔案分為會計類、實物類、文書類、音像類、科技類等門類，檔案相互交叉進一步提升了檔案資源的豐富性。

（4）長期性

自然資源檔案管理并非短期工作，而是一項專業(yè)性極強的系統(tǒng)工程，相關(guān)人員在實施檔案管理時需投入大量的物力、財力，因此長期性也成為了自然資源檔案管理的一大特點，相關(guān)管理人員需要花費大量精力和時間進行檔案編制。同時，自然資源檔案時效具有長期性，相關(guān)檔案工作者需要分析和研究自然資源實際情況并對其進行系統(tǒng)整理，工作量大、持續(xù)性強，只有保證資源信息的實時、準(zhǔn)確，才能充分發(fā)揮檔案資源在資源問題解決中的有效作用。

二、當(dāng)前自然資源檔案管理存在的問題

1.管理方法落后

大數(shù)據(jù)時代為社會各項工作提出了新的發(fā)展方向和思路，但是目前而言，部分單位在進行自然資源檔案管理時缺乏大數(shù)據(jù)思維，仍然使用傳統(tǒng)管理方法實施檔案管理。但是隨著自然資源范圍的擴大和內(nèi)容的愈發(fā)豐富，傳統(tǒng)人工管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會需求。利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)進行檔案信息管理成為自然資源部門必須發(fā)展的方向。落后的管理方法將無法處理海量自然資源相關(guān)信息，不僅極大增加了人員工作量，且錯誤率較高，在后期檔案查閱時也耗時耗力，極大減少了檔案資源使用頻率，進而造成資源浪費。

2.管理制度不完善

因管理制度不完善，導(dǎo)致當(dāng)今自然資源檔案管理存在諸多問題：一方面管理制度不完善造成檔案的移交、借閱缺乏嚴格流程規(guī)定，易使檔案遺失，與此同時，在保密性方面也缺乏嚴格制度規(guī)定，這在很大程度上增加了重要信息泄密風(fēng)險;另一方面，缺乏統(tǒng)一管理制度使得檔案管理不規(guī)范、目錄設(shè)置不統(tǒng)一、登記錯誤等問題頻出，造成管理混亂，在后期進行自然資源檔案查找時極為困難，降低了檔案資源使用頻率。

3.信息化程度不高

我國科技發(fā)展有了重大突破，信息技術(shù)在人們的生產(chǎn)生活中應(yīng)用范圍愈發(fā)廣泛，但是仍存在部分自然資源檔案管理部門不能將現(xiàn)代信息技術(shù)充分融入至檔案管理工作過程中。部分檔案管理部門缺少專門檔案管理軟件及平臺，阻礙檔案管理信息化發(fā)展進程，不僅人員工作量極大，且錯誤發(fā)生率極高，易造成紙質(zhì)材料的丟失、破損。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)融入自然資源檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.數(shù)據(jù)共享平臺搭建不完善

缺乏專門數(shù)據(jù)共享平臺直接降低檔案管理效率及利用率，這主要是檔案管理部門受傳統(tǒng)思想束縛，認為檔案管理僅是紙質(zhì)檔案的保存而未將檔案看成是價值極高的信息源。數(shù)據(jù)共享平臺搭建的滯后主要存在以下幾個方面原因：一是自然資源部門領(lǐng)導(dǎo)人并未重視檔案管理的信息化發(fā)展，看輕了自然資源檔案價值;二是相關(guān)檔案管理人員缺乏信息化思維，對于各信息軟件不熟悉，無法有效運用于實際工作中;三是自然資源部門在檔案管理信息化發(fā)展方面并未予以充分的資金支持，檔案管理相關(guān)硬性設(shè)施不充分，更新速度慢，無法滿足實際發(fā)展需要;四是數(shù)據(jù)共享平臺的搭建需要各部門通力協(xié)作，樹立信息思維，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐共同完成的龐大工程。但是在實際發(fā)展過程中，各部門之間存在協(xié)調(diào)困難的問題。相關(guān)檔案管理部門耗費大量人力、物力、財力實施紙質(zhì)檔案的收集管理，但是卻存在利用率低、人員工作壓力大等弊端，愈發(fā)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化已經(jīng)成為自然資源部門必須著手實施和解決的問題，否則將無法滿足社會對于自然資源檔案的需求。

2.檔案利用模式落后

當(dāng)前形勢下，多數(shù)自然資源部門僅將工作重點放在日常窗口業(yè)務(wù)辦理之中，即使部門有專門技術(shù)工作人員也僅是重視檔案的前期業(yè)務(wù)和窗口服務(wù)，而對于后期海量材料的歸檔則重視度不高，因此工作質(zhì)量較低。就管理工作人員而言，部分管理人員并非專業(yè)出身，且責(zé)任意識、敬業(yè)意識均有待加強，不重視自身能力的提升和管理方式的創(chuàng)新，但是因為自然資源部門所涉范圍極廣，因此每年形成的檔案材料極多，人員進行人工歸檔和查閱成為不可能，人員工作壓力極大。因此將會造成大量積壓檔案，歸檔及時性不佳，致使檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化受阻。所有問題出現(xiàn)的原因主要是自然資源檔案管理信息化起步較晚，在查閱和管理方法方面仍呈現(xiàn)滯后狀態(tài)，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主要部分。因此檔案材料積壓、數(shù)據(jù)信息不及時、材料統(tǒng)計不完善等問題頻繁發(fā)生，阻礙了信息化檔案管理的實現(xiàn)。查詢和利用方法的滯后主要體現(xiàn)在資源檢索有較大缺陷、內(nèi)容不完善等方面，無法滿足現(xiàn)代社會對于檔案資源的發(fā)展需要。

3.信息化管理制度有待健全

目前，自然資源部門在實施檔案管理時仍以傳統(tǒng)方法為主，因為信息化建設(shè)較為滯后，因此相關(guān)部門尚未形成完善信息管理方法和體系，故而存在檔案管理人員信息化思維缺乏、管理程序系統(tǒng)性不強、安全制度不完善等問題。信息管理制度處于發(fā)展完善狀態(tài)，在管理過程中缺乏科學(xué)化、法治化思維，所有這些都極大增強了自然資源檔案管理隱患。相關(guān)管理部門必須推動完善信息化管理制度的健全，嚴防信息泄露等問題的發(fā)生，為自然資源部門科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

四、大數(shù)據(jù)時代下的自然資源部門檔案管理創(chuàng)新策略

1.完善自然資源檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代下的自然資源檔案管理需要對海量數(shù)據(jù)實時收集、儲存、分類和使用，且要以自然資源部分發(fā)展實際需要為基礎(chǔ)，在檔案資源庫中進行有價值信息的篩選和提取，后通過重新整合滿足用戶需求。因此以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托的檔案管理系統(tǒng)的建立和完善成為必然，通過大數(shù)據(jù)簡化分析流程，最有效地進行自然資源檔案信息的整合、分類、儲存，同時提高有價值信息的提取效率，全面提升檔案資源管理效率，為用戶和部門提供高質(zhì)量服務(wù)，提升檔案資源應(yīng)用有效性。

2.開發(fā)新型檔案管理服務(wù)

自然資源檔案既包括地質(zhì)礦產(chǎn)、土地測繪等信息，也包括建設(shè)規(guī)劃、海域資源管理等內(nèi)容，所涉及信息均是檔案資源核心數(shù)據(jù)，對此類信息需實施一體化管理以提升管理有效性，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)進行數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是實現(xiàn)檔案信息集中管理的有效途徑，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理以及后期應(yīng)用的統(tǒng)一管理。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)將所有自然資源檔案管理職能納入，制定嚴格管理流程和制度，以大數(shù)據(jù)管理為主要方法構(gòu)建協(xié)調(diào)高效檔案管理系統(tǒng)可以最大化實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享的及時性、廣泛性和有效性。不僅如此，對于目前自然資源檔案管理制度不完善等問題，相關(guān)管理者要從管理體制、業(yè)務(wù)規(guī)范、以及管理模式等方面出發(fā)，根據(jù)發(fā)展實際探究大數(shù)據(jù)檔案管理的創(chuàng)新策略，緊隨時代發(fā)展潮流，通過制度的完善和新型檔案管理服務(wù)的開展實現(xiàn)自然資源檔案一體化管理。

3.加強人員大數(shù)據(jù)相關(guān)知識培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)人才缺乏同樣是目前自然資源檔案管理需要面臨的主要問題之一，因此重視大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)是有效提升檔案管理質(zhì)量、準(zhǔn)確性和檔案數(shù)據(jù)處理能力的必要途徑，這也是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作一大難點。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在此形勢下優(yōu)勢明顯，具有運算速度快、數(shù)據(jù)儲存量大、實時對比分析、及時性強等優(yōu)勢，將其應(yīng)用于自然資源檔案管理可以最大化發(fā)揮檔案資源價值，為自然資源部門開展下一步工作提供指導(dǎo)和參考。因此，相關(guān)部門要重視人員大數(shù)據(jù)相關(guān)知識的培訓(xùn)，在進行檔案管理相關(guān)知識傳授以提升人員專業(yè)能力的同時全面提升人員大數(shù)據(jù)意識以及計算機應(yīng)用能力，提高系統(tǒng)軟件使用熟練度，實現(xiàn)人員知識結(jié)構(gòu)的更新和知識量的擴大，提升責(zé)任意識，激發(fā)檔案管理工作積極性，提高服務(wù)創(chuàng)新能力。

4.建立數(shù)字化管理平臺

自然資源管理部門若想實現(xiàn)資源管理的大數(shù)據(jù)化發(fā)展就必須進行數(shù)字化管理平臺的構(gòu)建，與整個部門互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)同步，加大資金投入，購置數(shù)字化管理平臺必須的硬件及軟件設(shè)備，組織專業(yè)人員進行專門化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，在部門內(nèi)形成統(tǒng)一管理平臺，也可與其他部門更好實現(xiàn)資源共享，獲得訪問權(quán)限的人員可在任何時間、任何地點進行所需檔案資源的查詢。數(shù)字化管理平臺的建立不僅可以提升檔案管理便捷程度，還能進一步實現(xiàn)資源的共享，提升資源利用有效性，提升檔案資源使用價值，推動自然資源部門整體向智能化、數(shù)字化方向發(fā)展。

5.創(chuàng)新檔案資源管理途徑

創(chuàng)新檔案資源管理途徑是自然資源部門在大數(shù)據(jù)背景下需要完成的重要工作內(nèi)容之一，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入至檔案管理工作中無疑可以極大提升工作效率，但是如果沒有配套檔案資源管理方法也無法最大發(fā)揮檔案資源價值。相關(guān)工作者應(yīng)注重對于其他領(lǐng)域檔案管理成功經(jīng)驗的借鑒，將其與自然資源檔案管理發(fā)展實際相結(jié)合，探索出可行、高效的管理方法和途徑。其中PDCA循環(huán)法是最具有參考價值的方法之一，即通過計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和行動（Act）有效提升檔案資源管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

自然資源檔案管理對于自然資源的科學(xué)管理、合理配置有重要意義，大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案管理提供了新的機遇和挑戰(zhàn)。自然資源檔案管理是專業(yè)性極強的系統(tǒng)性工程，同時具有保密性和政策性的特點，因此相關(guān)管理人員必須樹立責(zé)任意識，嚴肅面對檔案管理工作，在加強檔案管理相關(guān)知識學(xué)習(xí)的同時樹立大數(shù)據(jù)思維，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于具體檔案管理工作中，提升管理效率和質(zhì)量，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，順應(yīng)時代發(fā)展需要，為社會穩(wěn)定發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

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（作者單位：寧德市霞浦縣自然資源局）

作者簡介：湯沛淳，（1975—），男，福建霞浦人，漢族，本科，寧德市霞浦縣自然資源局，職稱：館員，研究方向：檔案管理。