國(guó)有大型企業(yè)集中采購(gòu)規(guī)范化建設(shè)的探索與實(shí)踐

張冠卿

摘要：國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)管理工作時(shí)，只有不斷規(guī)范集中采購(gòu)，才能提高采購(gòu)的效益和采購(gòu)工作的效率。對(duì)國(guó)有大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)工作是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)施集中采購(gòu)，不僅可以擴(kuò)張采購(gòu)的規(guī)模，還能在一定程度上提高采購(gòu)的議價(jià)能力。對(duì)提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和降低運(yùn)行成本具有非常重要的作用?；诖?，文章分析了傳統(tǒng)采購(gòu)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并探討了國(guó)有大型企業(yè)集中采購(gòu)規(guī)范化建設(shè)的途徑，以期為相關(guān)工作人士提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有大型企業(yè);規(guī)范化采購(gòu);建設(shè)途徑

國(guó)有大型企業(yè)具有龐大的運(yùn)營(yíng)規(guī)模，運(yùn)營(yíng)成本高。為了降本增效，就需要國(guó)有企業(yè)重視規(guī)范化建設(shè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的意義。在以往進(jìn)行采購(gòu)管理時(shí)，出現(xiàn)了許多問(wèn)題和缺陷，但國(guó)有企業(yè)在發(fā)展建設(shè)中也積累了一定的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，為了在采購(gòu)管理中不再重復(fù)這些問(wèn)題，就需要企業(yè)不斷規(guī)范化采購(gòu)工作。

一、傳統(tǒng)采購(gòu)管理存在問(wèn)題

在以往進(jìn)行采購(gòu)工作時(shí)，采購(gòu)的流程主要是互相傳遞物資供應(yīng)商和物資計(jì)劃員之間的信息，如果這一過(guò)程中任何一個(gè)部門環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問(wèn)題，就會(huì)造成企業(yè)各個(gè)管理工作互相脫節(jié)，出現(xiàn)采購(gòu)數(shù)量混亂問(wèn)題，比如物資重復(fù)性采購(gòu)或物資庫(kù)存不足等，同時(shí)還會(huì)積壓大量的資金，難以獲得比較優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。除此之外，傳統(tǒng)的國(guó)有大型企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，機(jī)制流程會(huì)對(duì)該項(xiàng)工作造成影響，企業(yè)被迫實(shí)施電子采購(gòu)模式和集約化采購(gòu)模式。這兩種采購(gòu)模式都能滿足現(xiàn)代化采購(gòu)工作發(fā)展的需求，但企業(yè)由于沒(méi)有較強(qiáng)的管控能力，所以無(wú)法提高采購(gòu)效率。

為此，筆者總結(jié)了幾點(diǎn)存在的問(wèn)題：其一，企業(yè)沒(méi)有對(duì)采購(gòu)需求、審核及倉(cāng)儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，通常情況下都是“各自為政”，處于分散采購(gòu)的狀態(tài)。其二，企業(yè)所有的采購(gòu)工作沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全流程控制，監(jiān)督制衡的目的并沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。其三，企業(yè)沒(méi)有設(shè)立專門的物資存儲(chǔ)管理機(jī)構(gòu)，所以各部門的存儲(chǔ)物資信息無(wú)法達(dá)到資源共享的需求，而且這一過(guò)程中庫(kù)存占用了大量資金。除此之外，因?yàn)槠髽I(yè)部門較多，導(dǎo)致內(nèi)部協(xié)調(diào)效率低下，采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)不能得到充分發(fā)揮，致使采購(gòu)管理出現(xiàn)了問(wèn)題，甚至還出現(xiàn)了資金長(zhǎng)期積壓的問(wèn)題，這不僅不利于企業(yè)控制財(cái)務(wù)，還不利于企業(yè)的監(jiān)督管理工作。因此，要應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，填補(bǔ)管理工作中的漏洞，就需要企業(yè)突破這種傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，不斷優(yōu)化采購(gòu)模式，提升集中招標(biāo)，以此推進(jìn)采購(gòu)管理工作。

二、集中采購(gòu)的含義與價(jià)值分析

在國(guó)有大型企業(yè)管理工作中，有兩項(xiàng)非常重要的專項(xiàng)工作：采購(gòu)工作和招標(biāo)工作。為了構(gòu)建更好的節(jié)本增效采購(gòu)模式，就需要企業(yè)創(chuàng)建一支專業(yè)化的采購(gòu)管理隊(duì)伍，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)“零失誤”的最終目標(biāo)。企業(yè)可以打造一種雙向控制的機(jī)制，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化采購(gòu)管理的最終目標(biāo)。此外，企業(yè)還要不斷明晰采購(gòu)的權(quán)責(zé)，不斷規(guī)范化招標(biāo)行為，使采購(gòu)方式和手段都能呈現(xiàn)出信息化需求。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)做好內(nèi)外協(xié)調(diào)工作，這一過(guò)程可以借助內(nèi)部和外部管控的手段，且通過(guò)挖掘物資效益和裝備源頭效益，來(lái)降低企業(yè)運(yùn)行資本，實(shí)現(xiàn)節(jié)本增效，從而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

三、國(guó)有大型企業(yè)集中采購(gòu)規(guī)范化建設(shè)路徑的開(kāi)展

（一）明晰思路制定規(guī)劃

在進(jìn)行國(guó)有大型企業(yè)集中采購(gòu)規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中，需要企業(yè)構(gòu)建一套高效、透明和集中的采購(gòu)管理體系。也就是說(shuō)，在采購(gòu)管理中需要把集中采購(gòu)納入到企業(yè)未來(lái)三年發(fā)展的規(guī)劃中，通過(guò)采購(gòu)模式和集中招標(biāo)模式來(lái)優(yōu)化原本的采購(gòu)管理系統(tǒng)，并明確好實(shí)施的方向。當(dāng)然，還需要企業(yè)確立責(zé)任明細(xì)制度，并開(kāi)設(shè)陽(yáng)光采購(gòu)的格局，以此實(shí)現(xiàn)集約化管理，使規(guī)章制度更具實(shí)施性和透明性。在這一過(guò)程中，企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)整合前，先要提升自身的議價(jià)能力，統(tǒng)籌規(guī)劃集約化采購(gòu)工作，之后借助先進(jìn)的采購(gòu)方式，來(lái)提高采購(gòu)工作的效率，從而降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成本。此外，開(kāi)展統(tǒng)一和集中的采購(gòu)工作，以及統(tǒng)一的監(jiān)管工作，還能有效避免貪污腐敗的不良行為。

（二）分步實(shí)施梯次推進(jìn)

企業(yè)從集約式采購(gòu)模式過(guò)渡到集中采購(gòu)模式的過(guò)程是循序漸進(jìn)的。在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，需要分步實(shí)施，但這一過(guò)程要在模擬試驗(yàn)改革的前提下才能進(jìn)行。通過(guò)這一階段的改革來(lái)銜接下一階段，使下一階段也能有進(jìn)一步的發(fā)展，整個(gè)過(guò)程可以實(shí)施梯次推進(jìn)的方式，能有效避免改革過(guò)程中產(chǎn)生的不利影響和弊端。這種梯次推進(jìn)的改革方式，很好地創(chuàng)建了綜合性服務(wù)平臺(tái)，也就是說(shuō)，是采購(gòu)、配送以及服務(wù)集中于一體的平臺(tái)，從而形成了一個(gè)規(guī)范化、高效率的管理體系。

當(dāng)然，企業(yè)在過(guò)渡集中采購(gòu)的模式時(shí)，還要結(jié)合物資采購(gòu)改革工作的實(shí)際狀況，可以先從簡(jiǎn)單的項(xiàng)目來(lái)改革，之后逐漸向較難的項(xiàng)目過(guò)渡推進(jìn)。這種改革模式能為有關(guān)部門提供一個(gè)準(zhǔn)備時(shí)間，有關(guān)部門能在一定的時(shí)間里對(duì)項(xiàng)目有所了解和相應(yīng)的調(diào)整，并通過(guò)內(nèi)部調(diào)整完成最合理的調(diào)整和分配。此外，物資部門需要不斷完善相關(guān)職能工作和人員配備工作，才能有條理地承接采購(gòu)相關(guān)的業(yè)務(wù)，確保企業(yè)各部門的改革過(guò)渡和銜接工作，形成了采購(gòu)業(yè)務(wù)流程閉環(huán)，從而實(shí)現(xiàn)了集中采購(gòu)規(guī)范化建設(shè)。

（三）完善制度再造流程

在進(jìn)行采購(gòu)管理規(guī)范化改革時(shí)，企業(yè)還需制定相關(guān)的制度以及明確的實(shí)施細(xì)則，來(lái)保障采購(gòu)管理工作。如果采購(gòu)業(yè)務(wù)存在變更問(wèn)題，相關(guān)部門可以根據(jù)再造流程很快地適應(yīng)改革工作。筆者認(rèn)為可以從以下三點(diǎn)進(jìn)行：

其一，劃分工作界面。這一點(diǎn)是指劃分企業(yè)各職能部門和物資使用部門與物資裝備部門的業(yè)務(wù)?？梢赞D(zhuǎn)變以往單一化對(duì)接的方式，避免對(duì)接過(guò)程出現(xiàn)溝通不通暢的問(wèn)題?？傊?，這樣的劃分方式，能夠確保采購(gòu)工作中銜接工作和協(xié)同工作的效率。其二，管辦分離。這一方式不僅能明確監(jiān)管部門的責(zé)任，還能明確職能部門的責(zé)任。改革時(shí)需要企業(yè)分開(kāi)運(yùn)作一些工作環(huán)節(jié)，如招標(biāo)評(píng)標(biāo)、計(jì)劃管理以及合同執(zhí)行等，各部門就能落實(shí)好各自的工作。只有在各部門間形成互相制約和相互銜接的關(guān)系，就能真正規(guī)范化整個(gè)集中采購(gòu)工作。這一過(guò)程是靠各部門間的制約來(lái)規(guī)范自己行為的，并且使采購(gòu)中的各環(huán)節(jié)形成了一個(gè)閉環(huán)，只有這樣，采購(gòu)部門就能高效、高質(zhì)量地完成相關(guān)工作，還能進(jìn)行最有效的監(jiān)管。其三，規(guī)范計(jì)劃提報(bào)。企業(yè)在改革過(guò)程中還需要做的就是規(guī)范計(jì)劃提報(bào)，因?yàn)榧s式采購(gòu)模式具有較強(qiáng)的隨意性，任何時(shí)候有需要就進(jìn)行提報(bào)，導(dǎo)致對(duì)規(guī)范化的工作造成了非常嚴(yán)重的影響，不能及時(shí)有效地避免重復(fù)采購(gòu)、過(guò)度采購(gòu)和重復(fù)提報(bào)的問(wèn)題。所以，就需要規(guī)范化的整改提報(bào)工作，比如可以采取年度提報(bào)、季度提報(bào)或是每月提報(bào)的方式進(jìn)行提報(bào)。這種方式不僅可以規(guī)范化計(jì)劃提報(bào)，還能在采購(gòu)過(guò)程中形成非常大的規(guī)模，在一定程度上增加了采購(gòu)的效益。當(dāng)然，企業(yè)也要結(jié)合實(shí)際狀況，設(shè)計(jì)符合自身發(fā)展的采購(gòu)審批流程，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)權(quán)利、相關(guān)責(zé)任和業(yè)務(wù)連續(xù)性的劃分。這一過(guò)程能夠提高節(jié)點(diǎn)的互補(bǔ)性和管辦的協(xié)調(diào)性，可以為體系化和制度化的采購(gòu)工作奠定基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)規(guī)范性的建設(shè)

1. 建設(shè)集體決策機(jī)制

在開(kāi)展采購(gòu)工作前，采購(gòu)部門需要明確決策的權(quán)限，也就是說(shuō)需要負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的部門和管理層辦公部門明確具體的業(yè)務(wù)。當(dāng)然，權(quán)限之內(nèi)的采購(gòu)事項(xiàng)要靠采購(gòu)部門負(fù)責(zé)，一些具有重大變更的事項(xiàng)要安排于專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作小組。比如，專項(xiàng)物資定價(jià)研討小組，安排其負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的預(yù)算工作、商務(wù)談判工作、供應(yīng)商報(bào)價(jià)核定工作等，確定最終的價(jià)格后向相關(guān)部門匯報(bào)審批。

2. 建設(shè)信息化管理系統(tǒng)

在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的過(guò)程中，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)是必不可少的。企業(yè)通過(guò)信息化管理采購(gòu)工作，可以有效比對(duì)材料供應(yīng)、提報(bào)匯總等相關(guān)信息，還能進(jìn)行線上操作，如擬定招標(biāo)合同、簽發(fā)招標(biāo)合同等。這樣可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)公開(kāi)化，有利于監(jiān)管部門的監(jiān)管工作。此外，還需要企業(yè)清晰地劃分職責(zé)，這樣不僅能縮短采購(gòu)周期，還能提高采購(gòu)效率。在初期進(jìn)行集中采購(gòu)規(guī)范化時(shí)，各部門工作人員的業(yè)務(wù)技能都會(huì)得到提升，這非常有助于建設(shè)規(guī)范化管理工作，還能形成規(guī)范化采購(gòu)系統(tǒng)。

3. 建設(shè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)工作前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研物資供應(yīng)市場(chǎng)，來(lái)搜索采集有關(guān)供應(yīng)商的信息資料。通過(guò)對(duì)比信息后，就可以選擇出最適合的供應(yīng)商。因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)種類齊全、數(shù)據(jù)全面的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。這一做法不僅有助于相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)，還有利于相關(guān)研討小組分析相關(guān)數(shù)據(jù)。

四、輪崗交流

除過(guò)以上三點(diǎn)規(guī)范化建設(shè)內(nèi)容，企業(yè)還需要結(jié)合崗位需求劃分崗位，如可以將崗位劃分為：一般崗位、輔助崗位和關(guān)鍵崗位。尤其是關(guān)鍵崗位的人才，企業(yè)要給予一定的重視，盡量做到人員滿三年進(jìn)行輪崗交流，還有關(guān)鍵崗位人才的選聘工作，要求人員必須具備基層崗位鍛煉的基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)人員進(jìn)行績(jī)效考核，測(cè)評(píng)人員當(dāng)月的工作狀況和業(yè)務(wù)完成情況，并將考核成果作為崗位晉升的依據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有大型企業(yè)為國(guó)家?guī)?lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，但在運(yùn)行中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，就需要企業(yè)結(jié)合社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn)來(lái)應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題。其中比較突出的問(wèn)題就是采購(gòu)管理，企業(yè)只有不斷規(guī)范化采購(gòu)工作中的各個(gè)流程，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)節(jié)本增效的目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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（作者單位：中國(guó)煙草總公司山西省公司）