新時代對檔案管理及資源開發(fā)利用的思考

保文俊

摘? 要：在機關(guān)單位檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可拓寬機關(guān)單位管理與發(fā)展思路，使機關(guān)單位各項工作更加標準化和規(guī)范化。另一方面，隨著時代的進步與發(fā)展，我國社會生產(chǎn)力水平顯著提高，這對機關(guān)單位的發(fā)展也提出了更加嚴格的要求，對于檔案管理工作而言，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)、加強管理創(chuàng)新已刻不容緩。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;開發(fā)利用

前言：檔案管理是機關(guān)單位管理機制中的重要內(nèi)容，其內(nèi)容主要包括檔案信息的收集、整理、儲存以及調(diào)配等，可大體分為實體管理與信息資源管理兩方面。檔案管理工作的落實效果，對于機關(guān)單位各項業(yè)務(wù)的運行及機關(guān)單位的發(fā)展具有重要影響，特別是在當前信息化時代背景下，對機關(guān)單位檔案信息資源進行有效開發(fā)和利用，可進一步促進機關(guān)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標的實現(xiàn)，幫助機關(guān)單位壯大自身發(fā)展實力。

1機關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.1缺乏應(yīng)有的信息化管理重視度

機關(guān)單位檔案的管理價值還沒有完全凸顯，部分領(lǐng)導對文書檔案的重要性缺乏正確的認知，導致文書檔案管理較為混亂，該歸檔的沒歸檔，當需要查找的文檔資料不全，文檔文書檔案利用價值較低，利用率較低，雖然投入了大量的人力物力，但整體管理實效不高，長此以往，檔案人員表現(xiàn)出工作的疲軟性，缺乏應(yīng)有的工作熱情[1]。目前機關(guān)單位的文書檔案管理中還存在較大的安全隱患，盲目追求文書檔案管理的信息化變革，卻忽視了檔案的安全建設(shè)問題，一些個人私密關(guān)鍵信息被泄露。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理隊伍

信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用也迫使機關(guān)單位檔案管理模式由傳統(tǒng)的人工管理模式到信息化管理模式轉(zhuǎn)變，其對于文書檔案管理工作人員是不小的挑戰(zhàn)。如果延續(xù)以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就會心有余而力不足。工作人員知識更新慢，檔案管理特別是信息化管理經(jīng)驗不足，對信息化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用不靈活，導致檔案管理實效大打折扣。這也一度導致文書檔案管理信息化建設(shè)進程的受阻。

1.3檔案信息化管理缺乏業(yè)務(wù)支持

要想做好檔案的信息化管理，必須確保檔案信息來源廣泛，這對應(yīng)著各部門、各科室的資料提供。但實際的檔案信息化管理中，更多的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，其在一定程度上忽視檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性，檔案管理內(nèi)容長期得不到更新，業(yè)務(wù)部門也缺乏向檔案管理部門提供檔案信息的積極性、自覺性，檔案工作人員缺乏主動的檔案信息搜集能動性，不注重檔案的歸檔與包村，不了解各部門、各科室都對應(yīng)哪些材料，在進行檔案管理時比較盲目，導致文書檔案信息化管理與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)嚴重，一些優(yōu)質(zhì)的檔案處于流失、損壞狀態(tài)。

2機關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用策略

2.1創(chuàng)新管理理念，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先需要對自身檔案管理工作理念加以創(chuàng)新，采用先進的網(wǎng)絡(luò)信息化管理理念落實相關(guān)工作，在保證檔案管理工作質(zhì)量的同時，減少人力及物力資源的投入，提高機關(guān)單位利益空間。在此基礎(chǔ)上，機關(guān)單位應(yīng)加強檔案信息庫的建設(shè)，深度挖掘機關(guān)單位運行中所產(chǎn)生的信息資源并進行編研，將現(xiàn)有紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息資源并錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用專項軟件加強數(shù)字化信息的規(guī)范化管理，確保信息的完整、齊全、準確[2]。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，需結(jié)合機關(guān)單位機制運行特點及發(fā)展需求，建立符合自身發(fā)展實際的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息的利用提供良好條件。

2.2提高管理人員綜合素養(yǎng)

人員是機關(guān)單位檔案管理工作的實施者，也是信息化建設(shè)的技術(shù)承載者，為此，機關(guān)單位應(yīng)及時采取有效措施提高管理人員的綜合素養(yǎng)，打造一支專業(yè)的軟件開發(fā)、系統(tǒng)升級、軟件維護以及檔案管理從業(yè)經(jīng)驗豐富的優(yōu)質(zhì)管理團隊，在機關(guān)單位競爭與發(fā)展中充分發(fā)揮人才優(yōu)勢。機關(guān)單位在人才招聘中應(yīng)著重考慮人才信息化技術(shù)應(yīng)用水平、實踐經(jīng)驗、基礎(chǔ)理論的掌握及創(chuàng)新能力等，以此保持機關(guān)單位管理團隊的活躍氛圍。此外，還應(yīng)定期組織管理人員進行系統(tǒng)性的專業(yè)培訓，增加信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓和考核，保證培訓質(zhì)量。

2.3積極引進先進的檔案管理硬件與軟件系統(tǒng)

機關(guān)單位在選擇軟件系統(tǒng)時應(yīng)加強與第三方軟件開方商的有效溝通，告知機關(guān)單位對軟件的功能需求情況，使其在軟件制作開發(fā)過程中做好功能模塊的規(guī)劃與信息化技術(shù)的應(yīng)用調(diào)整，突出軟件系統(tǒng)的針對性、個性化特點。在機關(guān)單位條件允許的情況下，還可以組織專業(yè)人員自行落實機關(guān)單位檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護，這樣不但可以保證軟件實際效果，同時還可以通過技術(shù)性人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮而節(jié)省不必要的資金投入。除此之外，機關(guān)單位還應(yīng)做好信息化硬件設(shè)備的配置，包括計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信號交換器、路由網(wǎng)絡(luò)發(fā)射器、USB 移動硬盤以及其他輔助性設(shè)備等，全面保證軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備的質(zhì)量與性能，為檔案管理信息化建設(shè)的落實提供有力保障。

2.4創(chuàng)新檔案管理機制

機關(guān)單位可構(gòu)建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行考核，以公平、公正作為原則，有獎有罰，這樣能激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會在工作當中自我激勵，提高檔案管理效率。在信息化時代背景下，信息化技術(shù)被逐漸普及到機關(guān)單位檔案管理當中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發(fā)展。另一方面，通過利用信息化管理技術(shù)，給機關(guān)單位領(lǐng)導以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗信息化檔案管理的重要性，從而到達積極培養(yǎng)檔案管理工作，保證檔案管理工作高質(zhì)量。

結(jié)語

機關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是一項復雜性、系統(tǒng)性的工作，機關(guān)單位需及時創(chuàng)新管理理念，充分結(jié)合自身發(fā)展實際、明確自身戰(zhàn)略發(fā)展目標進行檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合檔案管理中存在的具體問題制定針對性技術(shù)策略，有效彌補傳統(tǒng)管理模式的漏洞，切實提高檔案管理質(zhì)量與效率，保證檔案信息資源得以有效利用，為機關(guān)單位的良性發(fā)展起到助推性作用。

參考文獻：

[1]劉輝，向瑤瓊.新時代對檔案管理及資源開發(fā)利用的思考[J].金融科技時代，2021，29（08）：82-86.

[2]韓艷君，李啟坤，王巍.新時代高校檔案信息資源的開發(fā)利用[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版），2021，23（04）：97-100.3FF3EF45-FD53-46A0-B1E1-94A500B6B647