企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討

楊淑

摘 要：檔案管理在企業(yè)的經(jīng)營運作中有著重要的作用，它是確保企業(yè)信息有效利用的基礎(chǔ)，對于企業(yè)來說，它包括生產(chǎn)、人力、經(jīng)營等不同的工作項目，需要通過檔案信息管理的方式為決策、財務(wù)以及技術(shù)創(chuàng)新提供保障。對于企業(yè)檔案的類型和數(shù)量來說，與企業(yè)的規(guī)模有著密切的關(guān)系，在市場競爭激烈性提升的前提下，需要進一步促進企業(yè)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。本篇文章通過對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的重要性進行闡述，分析企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施中存在的問題，從而探討加強企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施路徑的具體措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理工作;規(guī)范化;

引言

企業(yè)檔案的內(nèi)容具有一定的復(fù)雜性，而且隨著企業(yè)經(jīng)營時間的增加，它的檔案數(shù)量以及類型也在逐年遞增，它包括各項重要會議記錄自己相關(guān)資料、企業(yè)的人事以及重要信息、企業(yè)的經(jīng)營計劃以及各項決策、財務(wù)報表等內(nèi)容，在檔案管理中，需要按照它的作用、來源等進行分類和編號，便于儲存、查找以及整合等后續(xù)的管理工作，對其進行規(guī)范化管理有利于企業(yè)的未來發(fā)展進程，有關(guān)人員可以就此進行研究。

1、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的重要性

1.1為企業(yè)的經(jīng)營決策提供保障

企業(yè)檔案包含文書檔案、人事檔案以及技術(shù)檔案等不同的內(nèi)容，它是企業(yè)在多年發(fā)展中的經(jīng)驗和信息總結(jié)，涉及到的內(nèi)容較多，與企業(yè)的經(jīng)營方向有著密切的關(guān)系。對于企業(yè)本身來說，受市場經(jīng)濟影響，在決策制定中有著較多的影響因素，除了外界環(huán)境以及政策外，還需要考慮到企業(yè)本身的情況，而企業(yè)檔案管理規(guī)范化有助于企業(yè)信息的準確性，避免企業(yè)檔案中存在的漏洞問題，為經(jīng)營決策提供更有效的保障和依據(jù)。

1.2確保企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量

在企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行過程中，它的管理內(nèi)容較為繁瑣，需要對不同類別的檔案信息進行整理，而且它的檔案數(shù)量也在隨著企業(yè)發(fā)展不斷增加，很容易導(dǎo)致管理效率上的滯后。在這種情況下，企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展可以確保管理工作的有序性，按照標準要求進行操作，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的不規(guī)范問題，為管理人員指明管理方向，確保工作與工作之間的有效交接，從不同的角度上提高管理效率。另一方面來說，在規(guī)范化管理理念下，企業(yè)檔案管理工作中的隱患問題也得到有效的處理，避免細節(jié)漏洞的發(fā)生。

2、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施中存在的問題

2.1缺乏完善的檔案管理機制

對于企業(yè)管理工作的規(guī)范化發(fā)展來說，制度和體系有著重要的作用，也是管理工作的前提，規(guī)范化是依賴檔案管理機制展開的各項操作。但是就現(xiàn)階段來說，有關(guān)部門在檔案管理機制的設(shè)置上存在多方面的漏洞，沒有就檔案收集、檔案保管、檔案借閱等環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌管理，各個環(huán)節(jié)之間缺乏有效的連接，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息在共享上存在一定的滯后性，不能確保規(guī)范化工作的有序展開。

2.2管理方法的問題

在企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化展開中，當前的管理方法過于落后，并沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，缺乏計算機管理系統(tǒng)的支持，沒有就當前的企業(yè)檔案信息進行備份，使得規(guī)范化工作在執(zhí)行中達不到預(yù)期的目的，不能確保工作的高效性，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。

2.3管理人員的問題

在企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化實施過程中，管理人員起到了重要的作用，他們的能力水平是決定規(guī)范化工作應(yīng)用效果的重要保障。但是就現(xiàn)階段來說，管理人員在能力水平上有著一定的欠缺，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不夠，沒有嚴格執(zhí)行規(guī)范化標準下的管理措施，導(dǎo)致企業(yè)檔案的完整性和真實性受到一定的影響。

3、加強企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施的措施

3.1完善現(xiàn)有的檔案管理機制

為了確保檔案管理規(guī)范化的有效落實，強化對檔案信息的合理利用，有關(guān)部門需要結(jié)合實際情況，對現(xiàn)有的檔案管理機制進行完善，從不同的角度上增強它的防范機制。企業(yè)經(jīng)營過程中必須從法律的角度高度重視企業(yè)檔案規(guī)范化管理，加強檔案管理組織體系建設(shè)，建立以經(jīng)營層領(lǐng)導(dǎo)為主要領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門為核心，所有業(yè)務(wù)部門共同參與的檔案工作體系，使企業(yè)檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新局面。對于集團型企業(yè)來說，還應(yīng)該建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案工作體系，實現(xiàn)對所屬企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。另外，還應(yīng)該強化檔案收集、檔案存儲等階段的整體性，做好信息的有效傳遞和共通。

3.2加強檔案管理的信息化建設(shè)

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下，為了保證企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和有序性，有關(guān)部門可以將信息技術(shù)與檔案管理整合到一起，通過數(shù)字化管理的方式，在計算機系統(tǒng)中建立網(wǎng)絡(luò)管理體系，實現(xiàn)對于企業(yè)檔案的數(shù)字化備份。針對檔案管理工作實際制定符合企業(yè)經(jīng)營實踐的檔案工作信息化發(fā)展規(guī)劃，配備先進的管理軟件和硬件系統(tǒng)，及時收集各種系統(tǒng)電子文件，建設(shè)電子閱覽室、信息共享平臺，實時高效管理。通過建立檔案信息化平臺，能夠縮短檢索與查閱時間，全面提升檔案資料的利用率，優(yōu)化完善電子檔案內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化方式提升檔案管理效果，全面提高檔案管理的信息化水平。

3.3提高管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，有關(guān)部門需要強化管理人員的能力和素質(zhì)，提高他們對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度，對規(guī)范化管理的概念和作用進行深入的了解，為管理工作的落實提供保障。首先，需要為管理人員提供專業(yè)知識學(xué)習的平臺，就檔案管理工作中的技能以及理論進行學(xué)習，明確企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作展開中的重點和難點。其次，還應(yīng)該將先進的理念和技術(shù)進行傳授，尤其是針對數(shù)字化檔案管理來說，需要對計算機系統(tǒng)等相關(guān)知識進行學(xué)習，熟練操作管理設(shè)備。此外，為了提高員工的積極性，還可以將獎懲措施應(yīng)用到其中。

4、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)檔案管理工作中，規(guī)范化路徑的實施有利于企業(yè)的未來發(fā)展，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，有關(guān)人員需要就檔案管理規(guī)范化實施中存在的問題進行分析，從而完善現(xiàn)有的檔案管理機制，加強檔案管理的信息化建設(shè)，提高管理人員的綜合能力和素質(zhì)，確保企業(yè)檔案管理規(guī)范化可以充分發(fā)揮它的作用。

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