基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

周金芝

ERP管理信息系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一種工具，隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中不斷得到應(yīng)用，給企業(yè)的發(fā)展迎來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制也提出了更高的要求。本文闡述了ERP系統(tǒng)的重要性，描述了企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，分析了企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響，在此基礎(chǔ)上找出ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的完善策略，從而進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)管理。

一、引言

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，它主要是依托先進(jìn)的信息技術(shù)，整合先進(jìn)的管理思維和模式，對(duì)企業(yè)各種資源進(jìn)行計(jì)劃、控制和管理的一種手段。ERP集集成性、先進(jìn)性、完整性、開(kāi)放性于一體，集中管理企業(yè)內(nèi)外部資源、信息等，打破傳統(tǒng)方式的分割與滯后性，最終為企業(yè)提供經(jīng)營(yíng)管理全方位與系統(tǒng)化的平臺(tái)，貫穿于決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的整個(gè)過(guò)程。ERP系統(tǒng)隨時(shí)隨地不受時(shí)間空間的影響而更新企業(yè)相關(guān)信息，實(shí)時(shí)達(dá)到企業(yè)資源信息的共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制質(zhì)量、效率的提高，增強(qiáng)信息的時(shí)效性，解決傳統(tǒng)信息傳遞滯后的問(wèn)題，提供相應(yīng)的預(yù)測(cè)和分析，建立一個(gè)安全預(yù)警機(jī)制，進(jìn)而降低經(jīng)營(yíng)成本、提高生產(chǎn)力、優(yōu)化企業(yè)資源、提升企業(yè)整體管理水平和在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，達(dá)到綜合資源效益最大化的目的。ERP系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到一定階段的必然選擇，是管理所需也是提高企業(yè)形象、提高管理人員素質(zhì)、優(yōu)化內(nèi)部管理組織及內(nèi)部環(huán)境的一種手段。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制管理中起著關(guān)鍵作用，按企業(yè)自身所處的經(jīng)營(yíng)環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)、內(nèi)控要求及目的來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)流程設(shè)計(jì)，以此達(dá)成企業(yè)的內(nèi)部控制目標(biāo)和要求。ERP管理系統(tǒng)和內(nèi)部控制是企業(yè)管理中必不可缺的工具和手段，而且二者是和協(xié)調(diào)一致的。企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是遵守法律法規(guī)、保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全與完整、保證財(cái)務(wù)報(bào)告信息可靠、保證經(jīng)營(yíng)的有效有序進(jìn)行，包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。而ERP管理系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各職能部門(mén)的特征結(jié)合內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)而設(shè)計(jì)運(yùn)營(yíng)流程，綜合記錄和存儲(chǔ)企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的各類原始數(shù)據(jù)，通過(guò)查詢、匯總、整理、分析原始數(shù)據(jù)給企業(yè)管理者提供決策支持。ERP服務(wù)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，并通過(guò)流程式管理以、信息共享、唯一性等特質(zhì)監(jiān)督與規(guī)范管理活動(dòng)。內(nèi)部控制是通過(guò)制定規(guī)則、企業(yè)組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、職責(zé)劃分、業(yè)績(jī)考評(píng)等手段來(lái)監(jiān)督與規(guī)范企業(yè)運(yùn)營(yíng)，來(lái)達(dá)到內(nèi)部控制的目標(biāo)。

另外，ERP系統(tǒng)是由人開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、錄入的，它沒(méi)有主觀意識(shí)、是客觀的，而人是有主觀意識(shí)的，如果人為的錄入錯(cuò)誤或者設(shè)計(jì)的程序不能高度融合企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)活動(dòng)特性時(shí)就有可能出現(xiàn)誤導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的情況發(fā)生。因此，企業(yè)在ERP實(shí)施活動(dòng)過(guò)程中，會(huì)遇到設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等，需要企業(yè)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行高度的關(guān)注和及時(shí)有效的防控。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響

企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響。實(shí)施ERP系統(tǒng)重新定義運(yùn)營(yíng)流程和強(qiáng)化各部門(mén)的職能職責(zé)。

（一）強(qiáng)化采購(gòu)流程中相關(guān)部門(mén)職能職責(zé)

通過(guò)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置庫(kù)存物質(zhì)數(shù)據(jù)紅線，讓系統(tǒng)智能判斷是否需要進(jìn)行采購(gòu)，并結(jié)合系統(tǒng)里設(shè)定的交期、使用周期、金額大小等條件智能判斷采購(gòu)流程的緊急程度、繁簡(jiǎn)程度、授權(quán)審批級(jí)別等相對(duì)應(yīng)的一系列后續(xù)事宜。但無(wú)論是哪一種采購(gòu)流程，采購(gòu)部門(mén)在實(shí)際工作中都負(fù)責(zé)最終采購(gòu)任務(wù)的相關(guān)流出職責(zé)，其他部門(mén)按各自在流程中界定的職責(zé)行使自己的權(quán)力并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任;在采購(gòu)的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)申請(qǐng)人和審批人崗位的科學(xué)配置，規(guī)避了腐敗因素在采購(gòu)過(guò)程中帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）減少銷售環(huán)節(jié)中的層層審批，提升企業(yè)信譽(yù)

通過(guò)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置客戶基本聯(lián)系、信用等級(jí)、收款政策、售后服務(wù)政策等基礎(chǔ)信息，讓系統(tǒng)智能判斷是否滿足出貨條件、是否達(dá)到回款條件、售后服務(wù)響應(yīng)等級(jí)、是否觸發(fā)回款風(fēng)險(xiǎn)等綜合信息提出警醒，銷售部門(mén)根據(jù)警示的緊急程度、授權(quán)審批級(jí)別等相對(duì)應(yīng)職權(quán)進(jìn)行快速的處理，提升企業(yè)在客戶端的影響力和減少企業(yè)資產(chǎn)的流失。但是無(wú)論最終的處理結(jié)果怎樣，該流程最終的責(zé)任部門(mén)是銷售部門(mén)，其他部門(mén)按各自在銷售環(huán)節(jié)中應(yīng)盡的義務(wù)配合完成各自的職責(zé);合規(guī)配置申請(qǐng)人和審批人崗位，有效的避免了銷售環(huán)節(jié)中因客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)服務(wù)政策等因素造成的企業(yè)資產(chǎn)流失和信譽(yù)危機(jī)。

（三）提前規(guī)劃、監(jiān)督資金的有效使用

通過(guò)ERP系統(tǒng)中的資金系統(tǒng)，在每年度的年末由各部門(mén)實(shí)施相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算工作，通過(guò)分解將預(yù)算落實(shí)到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，明確職責(zé)后再設(shè)置各部門(mén)資金預(yù)算的報(bào)表格式，這個(gè)預(yù)算管理流程可以通過(guò)ERP資金系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更加有效的運(yùn)行。在新的會(huì)計(jì)年度中，各部門(mén)的資金費(fèi)用管理需要依據(jù)上一年在ERP中設(shè)置的審批流程實(shí)施運(yùn)行，在實(shí)際工作的過(guò)程中，預(yù)算內(nèi)的資金可以直接按照原先設(shè)定的相關(guān)審批程序;而如果是預(yù)算外的資金，需要建立單獨(dú)的審批流程機(jī)制。因此，企業(yè)在ERP資金系統(tǒng)的環(huán)境下，可以讓各部門(mén)明確各類支出的審批流程，最終幫助企業(yè)降本增效。

（四）實(shí)時(shí)有效的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析處理

ERP系統(tǒng)環(huán)境中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全流程。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生后就會(huì)以相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的形式在系統(tǒng)中，每筆業(yè)務(wù)的發(fā)生在系統(tǒng)中都有與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)流程的發(fā)生而進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。因此，通過(guò)ERP系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)督與科學(xué)控制。在決策時(shí)，也能夠隨時(shí)利用有效的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析處理，例如根據(jù)所需要的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行分析匯總，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù);并且在能夠?qū)τ跇I(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)生的異常情況做出及時(shí)有效的反饋調(diào)整。

（五）明確各職能部門(mén)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)

在ERP系統(tǒng)中，通過(guò)將內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)嵌入經(jīng)營(yíng)管理流程中，從而有效地實(shí)施各部門(mén)的分離管理。例如，采購(gòu)環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)的申請(qǐng)與審批、產(chǎn)品的生產(chǎn)與品檢，銷售環(huán)節(jié)中出貨的申請(qǐng)與審核，資金管理中的使用與審批，它們都由非同一部門(mén)或者非同一責(zé)任人實(shí)施。因此，在在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，通過(guò)不相容崗位或者部門(mén)的關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置，增強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控能力，在各部門(mén)明確各自職責(zé)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)合理合規(guī)運(yùn)行的保證，最終有效地降低了相關(guān)舞弊事件的風(fēng)險(xiǎn)。

總之，實(shí)施ERP系統(tǒng)重新定義了運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各業(yè)務(wù)流程和強(qiáng)化各部門(mén)的職能職責(zé)，在ERP的系統(tǒng)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制一體化。通過(guò)ERP系統(tǒng)中職責(zé)的明確與關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置，標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化企業(yè)的業(yè)務(wù)管理流程，更加防控了舞弊事件的風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)ERP系統(tǒng)的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了信息共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工建立起更加有效的溝通方式;通過(guò)ERP系統(tǒng)提升了內(nèi)部控制的可操作性，用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)相關(guān)的分析研究來(lái)助力企業(yè)的管理決策，從而增強(qiáng)了內(nèi)部管控的及時(shí)性與有效性。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

對(duì)于如何通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施執(zhí)行來(lái)更有效的完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)，本文根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)和資料查閱提出幾下點(diǎn)具體措施：

（一）強(qiáng)化ERP環(huán)境下的風(fēng)險(xiǎn)控制

一是管理層需要對(duì)ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與評(píng)估，強(qiáng)化企業(yè)日常管理中的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。二是建立健全企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，建立關(guān)鍵環(huán)節(jié)的重點(diǎn)預(yù)防控制體系，進(jìn)一步提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力，尤其在在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)后，能夠準(zhǔn)確判斷潛在風(fēng)險(xiǎn)并制定對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施方案。三是要加強(qiáng)ERP信息系統(tǒng)的集成性在實(shí)際管理工作中的運(yùn)用，利用企業(yè)制度對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境下運(yùn)行薄弱的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)。四是通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件的分析，實(shí)現(xiàn)有效控制業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的事前、中、后各流程，從而做到全業(yè)務(wù)流程事前的預(yù)警預(yù)防、事中的有效控制與事后的及時(shí)調(diào)整。

（二）規(guī)范業(yè)務(wù)流程

一是需要在企業(yè)內(nèi)部樹(shù)立業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的意識(shí)，始終貫徹并落實(shí)“適宜、高效、管控”三大理念;二是在規(guī)范化的實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，需要從多維度考慮執(zhí)行，一般而言可以考慮人事、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售等維度;三是實(shí)現(xiàn)信息流通渠的有效性，提升各部門(mén)的信息溝通與工作協(xié)調(diào)能力;四是明確責(zé)任主體以及相關(guān)的執(zhí)行與監(jiān)督責(zé)任人，避免造成事務(wù)重疊，從而進(jìn)一步強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

（三）建立健全ERP環(huán)境下的職責(zé)崗位分離機(jī)制

在ERP系統(tǒng)的環(huán)境中，需要建立不相容崗位相互隔離的機(jī)制體系，提供給ERP系統(tǒng)用戶不相容的權(quán)限與職責(zé)設(shè)置，尤其是針對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)與其他各業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。在ERP系統(tǒng)的高效運(yùn)行下，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)在保持獨(dú)立性和互斥性的同時(shí)，形成良好的相互制約與相互監(jiān)督的體制機(jī)制，進(jìn)一步提升企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)水平。

（四）強(qiáng)化相關(guān)人員素質(zhì)，加強(qiáng)安排相關(guān)培訓(xùn)工作

全方位的新型信息資源管理模式對(duì)ERP環(huán)境下的企業(yè)員工提出了較高的要求，因此需要通過(guò)專業(yè)且細(xì)化的培訓(xùn)工作，為企業(yè)培養(yǎng)出高素質(zhì)的綜合型人才，從而使ERP系統(tǒng)高效的管理作用最大化利用于企業(yè)的內(nèi)控中。

（五）建立專業(yè)的ERP運(yùn)維隊(duì)伍

ERP系統(tǒng)本身的運(yùn)行首先離不開(kāi)安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此需要專業(yè)技能較強(qiáng)的維修隊(duì)伍為安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供保障，并且對(duì)ERP系統(tǒng)在運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)處理，定期優(yōu)化系統(tǒng)并檢查確保內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)和輸入輸出數(shù)據(jù)的安全。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，ERP系統(tǒng)的功能也將越來(lái)越符合企業(yè)管理的需要。因此，企業(yè)應(yīng)該更加重視ERP系統(tǒng)的建設(shè)與完善，通過(guò)ERP系統(tǒng)更加強(qiáng)化內(nèi)部控制的管理作用，促進(jìn)信息溝通與內(nèi)部協(xié)調(diào)、提升工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的降本增效，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

（作者單位：江西衡源智能裝備股份有限公司）