高校檔案信息資源整合研究

張占武

摘要：高校檔案記錄著學校發(fā)展、學術研究等諸多重要信息，具有一定的利用價值。目前，高校檔案資源的整合工作還存在著缺乏共享途徑，缺乏科學的機構，缺乏專業(yè)人才，未能實現(xiàn)信息化、智能化等問題。針對上述問題，文章探索了有效整合高校檔案資源的途徑，從開發(fā)系統(tǒng)軟件，健全管理機構，優(yōu)化人才隊伍，加強智能化、數(shù)字化建設等方面提出整合高校檔案信息資源的具體措施。

關鍵詞：高校檔案 信息資源 整合

為順應時代發(fā)展需求，高校做好檔案信息資源整合工作顯得尤為重要。同時，高校在建設智慧校園方面，要積極運用數(shù)字化、信息化等技術整合檔案信息資源，才能提高檔案資源利用效果。

一、高校檔案信息資源整合的必要性

（一）高校發(fā)展迫使檔案信息資源整合成為發(fā)展必然趨勢

高校在發(fā)展過程中會積累、使用大量的信息資源。這些信息資源經(jīng)過整理、篩選后，被高校以檔案的形式進行儲存、管理，它們作為高素質(zhì)人才智慧的結(jié)晶，包含著大量文化學術成果，極具利用價值。高校開展教學、黨政等工作，為社會提供信息服務，都要依托檔案管理工作。有效地開發(fā)、整合、利用檔案信息資源，能為高校及社會提供科學的技術指導；同時結(jié)合社會利用需求及利用效果對檔案信息資源予以完善，加速建立檔案信息資源結(jié)合體，為利用者提供準確的資源信息服務，不僅是對檔案信息資源的有效整合，還能及時為黨政管理等工作的開展提供可靠的信息數(shù)據(jù)支持。[1]

（二）有助于實現(xiàn)高校檔案信息資源服務技術化

在各種先進科學技術影響下，大眾獲取檔案信息的路徑更加多樣化，獲取的內(nèi)容也更加豐富，并且對檔案信息資源的使用頻率也在不斷增加。由于檔案信息資源內(nèi)容繁雜、數(shù)量較多，所以在短時間內(nèi)很難實現(xiàn)資源的高效利用。因此，只有科學地整合高校檔案信息資源，明確主題內(nèi)容、信息條目，做好歸納整理，才能提高檔案信息資源使用效率。高校利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等先進的技術及相關設備開展信息資源整合工作，主動構建具有科技屬性的檔案信息資源整體，將有助于提高對檔案信息資源的收集、整理、保護、利用效果。同時，完成檔案信息資源整合后，應積極購買現(xiàn)代化設備，構建檔案信息資源庫，推動檔案資源智慧化管理，不斷展現(xiàn)資源共享、共用的效果。

二、高校檔案信息資源整合存在的問題

（一）缺乏共享途徑

雖然國內(nèi)各大高校的檔案館都籌建了獨立的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)庫往往只收錄本校的檔案資源，并未與其他高校檔案館建立信息交流與共享渠道，致使高校間的檔案資源管理工作成為信息孤島，降低了檔案信息資源的利用價值。

（二）缺乏科學的機構

高校檔案信息的種類、數(shù)量繁多，若缺乏專業(yè)的檔案管理機構，則不能有效利用所存儲的檔案信息資源。部分高校建立的檔案管理部門，也僅限于收錄、存儲、提取信息資源等工作，不能對檔案信息的價值進行開發(fā)，影響了檔案信息資源的利用效果。[2]

（三）缺乏專業(yè)人才

高校整合檔案信息資源時，需要專業(yè)素質(zhì)高、專業(yè)知識豐富的人才。但目前高校檔案資源管理部門中缺乏專業(yè)的檔案管理人才和信息技術人才，導致高校檔案信息資源整合工作陷入困境。

（四）未實現(xiàn)信息化和智能化

近些年，高校在整合檔案信息資源的過程中，雖然引進了一些電子設備、計算機設備，初步實現(xiàn)了檔案信息資源管理信息化，但檔案資源的整合管理工作仍停留在檔案信息的儲存、錄入層面，沒有達到高校所屬各門類檔案有機結(jié)合和資源共享的智慧化工作狀態(tài)。

三、高校檔案信息資源整合的途徑

高校檔案資源整合的途徑通常有兩種：基于專業(yè)整合與基于部門智能整合?！盎趯I(yè)整合”是指“通過數(shù)字化技術處理高校各部門之間的檔案，以形成專業(yè)實用的檔案資源庫”；“部門智能整合”是指“基于數(shù)字化技術，將所有職能部門制作標識字按順序排列，統(tǒng)一整理高校在發(fā)展、建設時產(chǎn)生的影音圖像等文件，完成檔案信息資源數(shù)據(jù)構建”。[3]上述整合信息的路徑均需智慧校園網(wǎng)管中心系統(tǒng)平臺支撐，工作中使用科學的方法，把全部檔案信息資源統(tǒng)一制作成為標準化的數(shù)據(jù)，用這些科學標準的數(shù)據(jù)建立電子檔案，形成科學易操作的檔案信息操作平臺，再把各門類檔案的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一整合，由此補充、優(yōu)化信息資源庫。另外，要將應用界面設計得符合用戶需求，并在方便內(nèi)網(wǎng)用戶查詢信息的同時，也通過互聯(lián)網(wǎng)為外網(wǎng)用戶提供查詢服務，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享。

共享信息資源的前提是有效整合檔案信息資源。各高校要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息的形式科學配置資源。通常整合檔案信息時包含檔案實體整合、檔案數(shù)字信息整合等諸多內(nèi)容，一般采用整體化等理念完成信息通項平臺的構建，這樣既能有效地整合檔案信息資源，又能優(yōu)化檔案庫存結(jié)構，更能大力發(fā)揮高校智慧校園數(shù)字檔案的作用，全面服務師生及需求者。

四、高校檔案信息資源整合問題的解決措施

（一）開發(fā)系統(tǒng)軟件保障檔案安全

在實踐中要努力開發(fā)實用性強的系統(tǒng)軟件，并不斷提高操作流程的規(guī)范性，確保著錄期間文件名、重點字段的規(guī)范性，提供科學合理的檔案管理利用模式。此外，還要重視為電子檔案安全提供保障，實踐中可從以下三方面入手：一是通過加密技術為非公開的電子檔案內(nèi)容提供保障；二是通過責任簽署制度保證文件作者的真實性和文件內(nèi)容的準確性；三是通過防火墻技術針對外界惡意入侵提供安全保障。

（二）尊重規(guī)律科學開展檔案信息化工作

各種文書資料記錄所形成的檔案在不同時期以不同的方式形成檔案。研究顯示，國內(nèi)諸多高校雖然開啟了檔案信息化、電子化建設工作，但多數(shù)檔案依舊采用紙質(zhì)形式存放。此類紙質(zhì)檔案在處理中需要根據(jù)統(tǒng)一標準，利用掃描工具進行數(shù)字化處理。通常高校經(jīng)過長年發(fā)展，已存儲了海量紙質(zhì)檔案資源，因此紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的任務十分繁重，要結(jié)合自身狀況，科學地開展工作。檔案信息化建設不是一蹴而就的事情，要按部就班地開展，在實踐中要結(jié)合客觀需求和真實現(xiàn)狀，采取重點突破、循序漸進的方法，通過邊實踐、邊總結(jié)的方式不斷探索符合高校檔案數(shù)字化改革的路徑。高?？梢圆捎脭?shù)字化技術先處理一些檔案資料，然后結(jié)合檔案使用情況記錄表分析檔案信息利用的效果，把利用率較高的檔案進行信息化處理。最后總結(jié)經(jīng)驗，設計符合高校檔案資源信息化規(guī)律的可行性方案。在整合庫存檔案資源時應合理運用數(shù)字數(shù)據(jù)，建立科學實用的數(shù)字智慧檔案資源庫，為資源共享提供便利條件。

（三）健全管理機構并優(yōu)化人才隊伍

首先，高校應結(jié)合發(fā)展狀況，設立專門負責檔案信息資源整合的管理機構，并安排有檔案管理資質(zhì)的人員擔任機構負責人。其次，高校應積極建設優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源整合工作隊伍，為這項工作的開展提供人才保障。比如，聘請滿足檔案信息資源整合數(shù)字化、信息化、智能化等要求的綜合型、復合型人才，合理安排工作崗位；優(yōu)選一批敬業(yè)、工作能力強的工作人員，參加專業(yè)領域的繼續(xù)教育培訓，不斷擴充人才隊伍；設立兼職檔案信息整合工作崗位，以保證檔案收集路徑的暢通，健全檔案的收集及管理制度。[4]

（四）加快實現(xiàn)智慧校園建設

一是在智慧校園建設中添加檔案信息化內(nèi)容。國內(nèi)諸多高校均在建設智慧校園，但部分高校未能正確理解智慧校園的含義，以致盲目投入重金采購大量的系統(tǒng)、軟硬件等，卻未能統(tǒng)一分類管理檔案信息資源，導致信息系統(tǒng)間協(xié)調(diào)性降低，各部門不能及時有效地做好歸檔工作。因此要科學管理，合理規(guī)劃。二是高?？茖W設計智慧校園建設標準。檔案信息資源的核心是數(shù)據(jù)信息，在共享、集成數(shù)據(jù)時往往與各部門、各系統(tǒng)存在關聯(lián)，所以要有效統(tǒng)籌、完善頂層設計。系統(tǒng)運用期間給后期檔案歸檔與系統(tǒng)對接提供基礎保障。[5]三是做好收集、歸檔數(shù)字化檔案信息資源的相關工作。高校在處理數(shù)據(jù)信息時，傳統(tǒng)的方法是建設統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺，然后再根據(jù)數(shù)據(jù)類型構建各類業(yè)務平臺，進行數(shù)據(jù)收集處理。為了提高檔案信息整合效率，可積極推廣、運用智慧網(wǎng)絡系統(tǒng)，打造全新的整理體系。四是主動編制、開發(fā)、運用數(shù)字化檔案信息資源，集成數(shù)據(jù)的第一步是確定具體傳輸數(shù)據(jù)、歸檔范圍，從而明確基本數(shù)據(jù)、專有數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)的一致性、準確性提供保障，助力高校智慧校園建設。

（五）重視雙套制檔案庫房構建

目前，高校應秉持“雙套制”原則開展檔案信息整合及管理工作，即“同步保存紙質(zhì)檔案資料、電子檔案于庫房里”。雖然諸多院校建設的庫房符合保存紙質(zhì)檔案和電子檔案的標準，但依舊要對庫房智能管理和防磁設備（防磁柜）性能進行提升。因此，要按照檔案管理信息化建設標準，優(yōu)化庫房環(huán)境完善多種存儲介質(zhì)，并對本地存儲和異地備份工作進行不斷完善。必須做好“十防”及防病毒、防泄密等工作。

*本文系國家檔案局科技支撐計劃項目“西部高校檔案資源整合與共享研究”（編號：2020-X-070）的研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]王海鷗.檔案信息資源整合與利用探討[J].蘭臺內(nèi)外.2020（27）：40-41；53.

[2]張潔網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源整合研究[J]..檔案時空.2019（10）：34-35.

[3]方鳴，丁家友，裴洋.文旅融合背景下的檔案信息資源整合研究——以蘇州市為例[J].檔案學通訊.2020（6）：54-60.

[4]周向陽.基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息資源整合的思考[J].機電兵船檔案.2019（3）：68-69.

[5]彭進香.大數(shù)據(jù)背景下的高校智慧校園建設研究[J].數(shù)字技術與應用.2019（9）：61-62.

作者單位：寧夏醫(yī)科大學檔案館