提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

【摘? 要】檔案能夠很好的留住人們生活和工作的痕跡，不論是文字、聲音、圖片還是具體的物品。檔案具有很大參考意義，是一種有具備很高社會價值的信息類資源，給社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各個行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步都供應(yīng)了準(zhǔn)確、有效的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)。近幾年，我國信息技術(shù)行業(yè)快速興起，各行業(yè)的檔案管理也越來越先進(jìn)化、數(shù)字化、技術(shù)化。不過，因為我國科學(xué)管理技術(shù)還不夠成熟，所以，檔案管理工作還存在有很多問題，進(jìn)一步阻礙了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展?；诖耍疚臅治瞿壳皺C(jī)關(guān)單位的檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出提高檔案管理科學(xué)化的有效策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;科學(xué)化;有效策略

引言

近年來，我國社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，綜合國力不斷提高，促進(jìn)了社會各行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，對此，檔案管理工作顯得越發(fā)重要，社會價值也越來越高。教育機(jī)構(gòu)、政府等各類單位都開始重視檔案的管理工作，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，減輕了檔案的建立、查找、拷貝、保存等環(huán)節(jié)耗費的時間，提高了檔案管理的便利性。同時，也簡化了管理工作的程序，大大減輕了管理人員的工作壓力，切實提高了檔案的使用率以及檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動了機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展。

1.檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1.1管理體系不完善，檔案保密意識低

根據(jù)近幾年的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，還有一些機(jī)關(guān)單位的管理者只關(guān)注于目前和未來，所開展的各項工作都是以現(xiàn)在和未來為中心，對于曾經(jīng)的各種檔案信息的記錄投入明顯不足，不重視檔案管理工作，因此，在建立檔案管理體系的時候，不根據(jù)檔案管理工作的實際情況，就生搬硬套之前的管理制度，進(jìn)行無效整改之后，就頒布了新的管理條例，造成工作和管理條例無法進(jìn)行融合，從而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理工作無法按照規(guī)定進(jìn)行，無法更好的發(fā)揮檔案管理的作用。國家頒布的相關(guān)法規(guī)中，僅大概頒布了泄密的懲罰方式，沒有提到該怎么加強(qiáng)檔案的保密管理，因此，就加大了管理檔案的工作人員的工作難度和壓力，從而增加了檔案泄露的幾率。除此之外，檔案的使用者保密意識不高，在使用和查看的時候，經(jīng)常為了方便就隨便的放置檔案，很容易因為人員疏忽導(dǎo)致檔案泄密，增加了泄密的可能性。還有最重要的一點就是，部分行政管理單位內(nèi)部在出現(xiàn)信息泄露事件以后，對于失職人員的懲罰力度較弱，并未對其他員工起到警告的作用，這樣就導(dǎo)致員工沒有很強(qiáng)的責(zé)任意識，工作不認(rèn)真，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案保密工作質(zhì)量過低。

1.2管理模式單一，思想過于傳統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，合理的引進(jìn)科學(xué)技術(shù)，能有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率?？刹糠謾C(jī)關(guān)單位的管理人員年齡偏高，知識水平較低，沒有學(xué)習(xí)意識，所以對先進(jìn)技術(shù)的不了解，無法將其應(yīng)用到具體工作中。同時，還有一部分管理者思想傳統(tǒng)，管理模式老舊，導(dǎo)致管理工作的水平和質(zhì)量一直處于低下的水平。例如，一些管理者在建立檔案的時候還是只會統(tǒng)一進(jìn)行紙質(zhì)錄入，不考慮文字和圖片的價值高低，忽略對圖片的保存錄入，大大縮短了檔案的儲存期限，也失去了檔案的完整性。大部分管理人員對檔案管理工作的重要性沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識，對工作不嚴(yán)謹(jǐn)，工作態(tài)度不端正，沒有順應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進(jìn)的更新管理的模式，造成檔案管理工作的整體水平低下，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.提高檔案管理工作水平的有效措施

2.1完善管理體制，增強(qiáng)執(zhí)行的力度

科學(xué)合理的管理制度能促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，也能有效的推動機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。隨著社會的不斷發(fā)展，很多機(jī)關(guān)單位開始戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，面對這種情況，檔案的管理制度也應(yīng)該實時更新，不斷優(yōu)化完善，才能跟上時代發(fā)展的發(fā)展腳步。機(jī)關(guān)單位在制定管理制度的時候，應(yīng)該綜合考慮自身的實際發(fā)展情況和目前檔案管理的水平，研制出適合本單位需要的管理條例。同時，檔案管理人員要加強(qiáng)對制度的實施力度，堅決按照制度的要求進(jìn)行管理工作，嚴(yán)肅處理違反規(guī)定的相關(guān)人員。除此之外，機(jī)關(guān)單位管理者要將責(zé)任進(jìn)行明確劃分，將責(zé)任明確到具體崗位和個人，防止出現(xiàn)推脫責(zé)任的情況。立足于自身發(fā)展的實際情況，對管理制度進(jìn)行持續(xù)更新優(yōu)化，加強(qiáng)對內(nèi)部工作人員的管理力度，能有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2引進(jìn)高素質(zhì)的綜合型人才，建立高質(zhì)量的管理團(tuán)隊

檔案管理人員是影響檔案管理工作質(zhì)量的直接因素，高質(zhì)量的管理團(tuán)隊能有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。所以，機(jī)關(guān)單位在選擇管理人員的時候，要提高選擇標(biāo)準(zhǔn)，盡量選擇素質(zhì)較高、管理能力較強(qiáng)、有創(chuàng)新精神的人才，這樣才能組建一個專業(yè)的管理隊伍，才能更好的保證管理工作的質(zhì)量。除此之外，機(jī)關(guān)單位要對現(xiàn)有的管理人員提高標(biāo)準(zhǔn)和要求，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識，提高他們的綜合素質(zhì)，定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其管理人員的專業(yè)水平。同時，還要合理的引入獎懲政策，提高全體人員的工作積極性，激發(fā)檔案管理者的憂患意識，以此進(jìn)一步提高單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2.3引進(jìn)數(shù)字化管理模式，加強(qiáng)資源整合

信息數(shù)據(jù)化時代的到來，很大程度上推動了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，不僅實現(xiàn)了信息的共享，還提高了檔案使用以及管理的便利性。對此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該合理的利用信息數(shù)據(jù)化技術(shù)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣能夠大大減輕檔案建立、查閱以及使用的工作壓力。利用掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備將文字、圖片、音頻、視頻進(jìn)行完整的記錄，然后再使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，從而以數(shù)據(jù)的形式儲存在單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅最大程度的保證了檔案的完整性和真實性，還能夠有效延長檔案的保存期限。同時，方便了使用者快速有效的查找所需檔案，也明顯提高了檔案管理工作的水平，進(jìn)而體現(xiàn)了檔案管理工作的作用。除此之外，檔案管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)查找更多與本單位息息相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，將查找到的信息進(jìn)行資源整合，并收集到本單位的檔案儲存系統(tǒng)中，這樣可以增加單位檔案庫的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，還能提高檔案的使用率。

3.結(jié)束語

綜上所述，社會各行業(yè)的檔案管理工作水平都有了很大提升，工作形式越來越先進(jìn)化、統(tǒng)一化。與此同時，檔案管理的工作人員要不斷提高自身能力，要緊隨時代發(fā)展的腳步，打破固有思維模式，創(chuàng)新管理方法，保障管理工作和社會發(fā)展的一致性。要科學(xué)合理的引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，完善檔案的管理工作，提高工作的效率和質(zhì)量，從而推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為社會保留更多有價值的信息數(shù)據(jù)。

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作者簡介： 王俊美（1987.12-），女，漢族，四川瀘縣人，本科，林業(yè)工程師，研究方向為檔案。

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