探析事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的信息化管理策略

林泓鈺

摘? 要：現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度日益加快，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，可以說信息化時(shí)代已經(jīng)來臨。在這一形勢(shì)下，檔案管理面臨著良好的機(jī)遇和巨大的挑戰(zhàn)，面對(duì)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法較好地滿足。所以，今后事業(yè)單位的一大發(fā)展趨勢(shì)就是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理。但現(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位在開展會(huì)計(jì)檔案信息化管理方面均表現(xiàn)出各種各樣的問題。對(duì)此，該文主要闡述了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性，同時(shí)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理中存在的問題提出了相應(yīng)的解決策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 會(huì)計(jì)檔案? 信息化管理? 重要性

中圖分類號(hào)：G27 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）02（c）-0107-03

Probe into the Information Management Strategy of Accounting Archives in Institutions

LIN Hongyu

（Xiamen Institute of Industrial Technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： At this stage， the development of science and technology is accelerating， the application of Internet and computer technology is becoming more and more extensive and the society has entered the information age. Under this situation， archives management is facing good opportunities and huge challenges. The traditional archive management model can no longer satisfy the increasing demand. Therefore， the information management of accounting files in public institutions has become the general trend in the future. But at this stage， many public institutions still have many problems in the management of accounting file information. In this regard， this article mainly expounds the importance of accounting file information management， and at the same time puts forward corresponding solutions to the problems in the current accounting file information management of public institutions for reference.

Key Words： Public institutions; Accounting files; Information management; Importance

隨著我國(guó)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的工作內(nèi)容和工作流程越來越繁雜，尤其是在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中，需要諸多部門積極合作才可以有效整合相關(guān)資料，進(jìn)而為之后順利開展各項(xiàng)工作提供重要參考依據(jù)。而傳統(tǒng)的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)難以使現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展需求得到滿足，所以事業(yè)單位需要積極改革。新時(shí)期快速發(fā)展的信息化技術(shù)，給事業(yè)單位提供了良好的發(fā)展機(jī)遇，使之能夠更好地開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，其可以借助調(diào)查事業(yè)單位的實(shí)際需求，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，順利實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的目標(biāo)。

1? 會(huì)計(jì)檔案信息化的特點(diǎn)和重要性

1.1 會(huì)計(jì)檔案信息化的特點(diǎn)

首先，會(huì)計(jì)檔案信息化載體多種多樣。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要為紙質(zhì)材料，是對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行記錄和反應(yīng)的重要證據(jù)和資料。會(huì)計(jì)電算化實(shí)施以后所形成的會(huì)計(jì)檔案，不僅將傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保留了下來，同時(shí)還囊括了在計(jì)算機(jī)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。其次，表現(xiàn)形式較為特殊。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的直觀性，主要保存形式為書面紙質(zhì)，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行查看和利用的時(shí)候，可以不使用任何技術(shù)手段[1]。但其只記錄了少量的信息，卻占用了較大的空間，查找數(shù)據(jù)時(shí)較為麻煩。信息化會(huì)計(jì)檔案必須基于特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境才可以使用，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性，但記錄了諸多信息量，占用空間不大，可以十分便捷地查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)保管難度小。最后，會(huì)計(jì)檔案信息容易處理。會(huì)計(jì)信息化檔案因?yàn)闀?huì)計(jì)信息的數(shù)字化，促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案利用效率顯著提升，為會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享提供了方便，但同時(shí)也會(huì)將檔案被泄密、破壞和篡改的風(fēng)險(xiǎn)加大。

1.2 會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性

1.2.1 增強(qiáng)檔案管理的充分性和安全性

在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)過程中，會(huì)建立健全一套檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)有助于提升檔案利用率，使檔案管理工作流程更加規(guī)范，先進(jìn)性增強(qiáng)，同時(shí)滿足檔案信息管理的需求。不僅如此，還可以將實(shí)際情況結(jié)合起來進(jìn)一步增強(qiáng)檔案系統(tǒng)軟件的功能，這對(duì)構(gòu)建健全的內(nèi)部控制制度極為有利，進(jìn)而使檔案更加安全。

1.2.2 有利于促進(jìn)管理和服務(wù)質(zhì)量的提高

針對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案采取信息化手段進(jìn)行管理，簡(jiǎn)單來說就是把所有的方案信息均儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)設(shè)備中，如此既可以促進(jìn)空間利用率提升，同時(shí)也能夠顯著提升工作效率，為工作人員提供方便，使其可以迅速查找信息，并能最大化控制檔案丟失問題，做到快速、便捷地傳輸和復(fù)制檔案?，F(xiàn)階段，工作人員需要處理諸多檔案信息，但把信息化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)積極運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)高效開展檔案工作極為有利，是今后檔案管理工作的大勢(shì)所趨[2]。

2? 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化意識(shí)不足

不斷推進(jìn)的信息化建設(shè)，促使諸多事業(yè)單位紛紛采用信息化手段開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，但部分事業(yè)單位仍存在忽視信息化建設(shè)的思想，并未切實(shí)落實(shí)單位的信息化建設(shè)，缺乏主動(dòng)意識(shí)，進(jìn)而造成單位會(huì)計(jì)檔案信息化速度和時(shí)代發(fā)展難以保持同步，不能使新時(shí)代需求得到滿足。諸多檔案管理工作人員仍采用的是人工管理和手工書寫的方式，他們認(rèn)為檔案管理工作十分枯燥、信息量大、數(shù)據(jù)多，但要他們用信息化手段管理檔案，必然會(huì)改變?nèi)藛T配置和工作要求等，很多檔案管理人員難以接受[3]。

2.2 急需完善信息化檔案管理制度

在現(xiàn)代事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中，最重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是會(huì)計(jì)檔案管理制度體系，其完善與否至關(guān)重要，是檔案信息化管理工作順利開展的重要支撐。據(jù)相關(guān)實(shí)踐證實(shí)，一些事業(yè)單位和自身實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)個(gè)性化、差異化和系統(tǒng)化的信息化檔案管理制度體系進(jìn)行構(gòu)建，但缺乏科學(xué)、合理的制度依據(jù)，影響了檔案管理工作的有序開展，造成會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏可以參考的依據(jù)，在具體實(shí)施過程中表現(xiàn)得較為隨意，缺乏目的性。而且由于信息化檔案管理制度的不健全，一些單位仍采用保守、落后的檔案管理思維和方法，讓檔案信息的可靠性和真實(shí)性有待考證，完全違背了目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的發(fā)展要求和趨勢(shì)[4]。

2.3 亟待加強(qiáng)安全系數(shù)

會(huì)計(jì)檔案信息化有助于提升檔案管理工作效率，但電子檔案的形成也使得安全方面的隱患越來越顯著。部分管理人員在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、儲(chǔ)存和整理時(shí)，由于自身缺乏較強(qiáng)的保密意識(shí)，留下了嚴(yán)重的安全隱患，極大地影響到了后期檔案信息管理工作的順利開展。此外，如人為泄密、系統(tǒng)故障、黑客攻擊、斷電事故等突發(fā)事件，均會(huì)導(dǎo)致安全隱患產(chǎn)生。這些隱患的出現(xiàn)也和會(huì)計(jì)檔案管理軟件自身所存在的問題有很大關(guān)系，包括適用性不好、專業(yè)性不強(qiáng)等，這些都會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程[5]。

2.4 會(huì)計(jì)檔案管理人員自身素質(zhì)不高

電子會(huì)計(jì)檔案雖然主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，但也需要人工管理和配合?，F(xiàn)階段，我國(guó)已步入信息化社會(huì)，社會(huì)各界也正竭盡全力展開社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)用信息技術(shù)已成為大勢(shì)所趨。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化正處于發(fā)展初級(jí)階段，能夠熟練掌握電算化知識(shí)的檔案管理人員僅有很少一部分，大多均不能正確、熟練操作。而專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的順利開展至關(guān)重要，部分管理人員知識(shí)匱乏、能力較弱，因?yàn)楹鲆晻?huì)計(jì)檔案管理，造成會(huì)計(jì)檔案管理工作由他人兼任的情況較為普遍，這些人員的綜合能力較差。所以，要想促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平提高，必須先將會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高。

3? 加強(qiáng)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 樹立信息化優(yōu)先的檔案管理理念

更新思想觀念，接納新事物并非短時(shí)間就能實(shí)現(xiàn)的，在此過程中也會(huì)遇到諸多問題。對(duì)此，就要求事業(yè)單位檔案管理人員將自身思想觀念不斷更新，把檔案信息化建設(shè)工作切實(shí)做好，深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在會(huì)計(jì)檔案管理工作中舉足輕重的位置，切實(shí)做好相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作，同時(shí)使賬目的完整性和清晰性得到保障。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，加強(qiáng)培訓(xùn)、教育和宣傳，鼓勵(lì)檔案管理人員積極投入到信息化建設(shè)中，把會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作當(dāng)作事業(yè)單位的發(fā)展方向和目標(biāo)[6]。會(huì)計(jì)檔案管理人員要積極摒棄傳統(tǒng)觀念，明確發(fā)展方向，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)自身工作責(zé)任感增強(qiáng)，最終順利實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的目標(biāo)。

3.2 建立完善的信息化檔案管理工作制度體系

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作，離不開完善的信息化檔案管理制度體系，只有建立健全信息化檔案管理工作制度，積極優(yōu)化創(chuàng)新其機(jī)制體制，才可以促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化檔案管理實(shí)效性的提升。新形勢(shì)下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理并非短時(shí)間就可以實(shí)現(xiàn)的，需要長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持[7]。應(yīng)和信息化發(fā)展腳步保持一致，不斷完善和調(diào)整會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度體系，第一時(shí)間修訂制度體系，確保其符合事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的實(shí)際情況，滿足信息化技術(shù)發(fā)展要求，并和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)律相一致，明確告知各環(huán)節(jié)、步驟的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括會(huì)計(jì)檔案出錯(cuò)、歸檔、銷毀等，把相關(guān)憑證、賬簿、發(fā)票、報(bào)表以及涉稅文件等妥善保管。

3.3 提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性

會(huì)計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量受信息化管理系統(tǒng)安全性的影響極大，應(yīng)當(dāng)從軟硬件方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理加大投入力度，以此將黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒的風(fēng)險(xiǎn)減少。同時(shí)，必須確保會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作和計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟件開展的同步性。

硬件環(huán)境要求會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)場(chǎng)溫濕度適宜，整潔、清潔，以免影響電子檔案存儲(chǔ)的安全[8]。在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，事業(yè)單位可以運(yùn)用磁盤或檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存。但不管單位選擇什么樣的方法儲(chǔ)存，都必須立足于其特性展開合理維護(hù)，以此使會(huì)計(jì)檔案信息的有效性得到保證。例如：某事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中儲(chǔ)存了全部會(huì)計(jì)檔案信息，為了使系統(tǒng)運(yùn)作更加安全，此單位還將殺毒軟件和防火墻安裝在了電腦中。如此便能使會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)得到有效保護(hù)，以免受到互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險(xiǎn)，從而確保檔案存儲(chǔ)管理環(huán)境的良好性，使檔案管理系統(tǒng)更加安全，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案更加有效、完整。

3.4 提高檔案信息化管理人員素質(zhì)

就事業(yè)單位會(huì)計(jì)從業(yè)人員而言，應(yīng)從業(yè)務(wù)和思想兩個(gè)方面促進(jìn)其綜合素質(zhì)提高。第一，從思想方面加強(qiáng)教育從業(yè)人員。利用多種形式（黨課、參觀學(xué)習(xí)、警示教育等），對(duì)廣大財(cái)務(wù)檔案工作人員展開教育，使其做到盡職盡責(zé)、廉潔奉公、嚴(yán)于律己。第二，加強(qiáng)培訓(xùn)從業(yè)人員的素質(zhì)。在開展教育培訓(xùn)過程中，要在培訓(xùn)教育的必學(xué)內(nèi)容中納入電算化、會(huì)計(jì)信息化、財(cái)務(wù)知識(shí)等專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)，給予檔案管理管理人員鼓勵(lì)，讓其積極學(xué)習(xí)，進(jìn)而在會(huì)計(jì)檔案管理中靈活運(yùn)用信息化技術(shù)。此外，還要注重大力引入復(fù)合型人才。應(yīng)與事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要相結(jié)合，選聘相關(guān)人才，人才必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，并對(duì)信息化財(cái)務(wù)管理知識(shí)比較熟悉，從而不斷增強(qiáng)管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)[9]。

4? 結(jié)語

總而言之，會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算中不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、信息化管理已成為必然趨勢(shì)，若要進(jìn)一步發(fā)展事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案，就需要和時(shí)代發(fā)展保持同步，積極運(yùn)用信息化手段管理會(huì)計(jì)檔案。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，可以為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展保駕護(hù)航。

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