雙元價(jià)值視域下的高校輔導(dǎo)員檔案工作策略

紀(jì)向宇 黃丹璐 王君儀

摘? 要：本文旨在探究雙元價(jià)值視域下的高校輔導(dǎo)員檔案工作策略。文章探討了雙元價(jià)值理論體系為高校輔導(dǎo)員檔案工作帶來(lái)的新契機(jī)，基于雙元價(jià)值視角，通過(guò)建立高校輔導(dǎo)員檔案工作新模式、增強(qiáng)高校輔導(dǎo)員檔案工作意識(shí)，提高高校輔導(dǎo)員檔案專業(yè)素養(yǎng)，以期達(dá)到推進(jìn)輔導(dǎo)員檔案工作發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：雙元價(jià)值;高校;輔導(dǎo)員;檔案工作;歸檔范圍

Abstract： This article aims to explore the strategy of college counselors' file work under the dual value perspective. The article discusses the new opportunities brought by the dual value theory system to the archives work of college counselors. Based on the dual value perspective， through the establishment of a new model of college counselors' archives work， the awareness of college counselors' archives work is enhanced， and the profession of college counselors' archives is improved. Accomplishment， in order to achieve the purpose of advancing the development of counselors' archives work.

Keywords： Dual value; Colleges and universities; Counselors; Archives work; Archive scope

1 從“雙元價(jià)值”看高校輔導(dǎo)員檔案工作

1.1 雙元價(jià)值論的基本涵義。檔案雙元價(jià)值理論由覃兆劌教授首次提出，他在《檔案雙元價(jià)值論談》[1]一書中指出：“檔案是工具價(jià)值與信息價(jià)值的雙元價(jià)值結(jié)合體，這是與圖書、情報(bào)、文物相異之處?！痹凇半p元價(jià)值觀”理論中，檔案被定義為“人類對(duì)憑證信息的合目的的控制”。從檔案雙元價(jià)值論視角出發(fā)，檔案始終可以作兩個(gè)層面的理解，一是它作為一種行為方式，人類的初衷在于借助其結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能，人們稱之為“工具價(jià)值”;一是作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容負(fù)載的價(jià)值，人們稱之為“信息價(jià)值”。前者是一種普遍意義的價(jià)值，后者是一種個(gè)性價(jià)值;前者由檔案的社會(huì)屬性賦予，后者由檔案的自然屬性賦予。從檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)角度來(lái)看，檔案雙元價(jià)值觀的提出及其發(fā)展將檔案的利用價(jià)值提升到一個(gè)新的高度，同時(shí)，將檔案學(xué)界理論研究推進(jìn)到更深層次的領(lǐng)域，為檔案的社會(huì)貢獻(xiàn)開辟了新的道路。

1.2 高校輔導(dǎo)員檔案工作。高校輔導(dǎo)員是開展學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是高校學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者。[2]高校輔導(dǎo)員的工作離不開各類文件材料，與檔案的關(guān)系尤為密切。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間在思想、學(xué)習(xí)、生活實(shí)踐等方面形成的資料，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。[3]因此學(xué)生檔案管理工作已成為高校輔導(dǎo)員工作的重要組成部分。

1.3 輔導(dǎo)員檔案工作及雙元價(jià)值。高校學(xué)生檔案是高校輔導(dǎo)員檔案工作的對(duì)象，具有檔案的一般屬性。受“雙元價(jià)值”理論的啟發(fā)，筆者認(rèn)為高校學(xué)生檔案在其本質(zhì)上同樣應(yīng)作雙重屬性的理解，即高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值和信息價(jià)值。輔導(dǎo)員在進(jìn)行檔案工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)兼顧檔案的工具價(jià)值與信息價(jià)值，做到利用檔案管理學(xué)生與實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值并重的目的。高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值首先體現(xiàn)為一種管理手段和控制方式，是對(duì)學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)的記錄的保存，是對(duì)學(xué)生檔案信息憑證性的賦予和維系;高校學(xué)生檔案的信息價(jià)值則是在其工具價(jià)值得以確認(rèn)的同時(shí)產(chǎn)生的。高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值決定了高校學(xué)生檔案所承載的信息是原始的、真實(shí)的記錄，因而高校學(xué)生檔案能夠真實(shí)準(zhǔn)確地反映學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展的過(guò)程和細(xì)節(jié)。

2 輔導(dǎo)員檔案工作新契機(jī)

2.1 創(chuàng)新理念。雙元價(jià)值體系為輔導(dǎo)員檔案工作開辟了全新理念，促使輔導(dǎo)員強(qiáng)化自身檔案意識(shí)，正確理解高校學(xué)生檔案的“雙元價(jià)值”，注重高校學(xué)生檔案的“雙元價(jià)值”并重。一些高校輔導(dǎo)員認(rèn)為對(duì)現(xiàn)下學(xué)生管理有用的文件資料才需要留存歸檔，這就是典型的只看到了其工具價(jià)值而忽略了其信息價(jià)值的表現(xiàn)，很容易導(dǎo)致今后該輔導(dǎo)員所管理的學(xué)生檔案缺失，信息價(jià)值嚴(yán)重喪失。又譬如一些輔導(dǎo)員僅僅重視對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容信息的獲取，而無(wú)視了檔案從生成到歸檔再到利用全過(guò)程中的真實(shí)性證明，這是看重檔案信息價(jià)值而忽略工具價(jià)值的表現(xiàn)，在利用檔案對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法證明檔案本身有效性的情況。高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值和信息價(jià)值體現(xiàn)在輔導(dǎo)員工作的各個(gè)方面。在其工作過(guò)程中，高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值強(qiáng)調(diào)輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生的把控與管理，高校學(xué)生檔案的信息價(jià)值則強(qiáng)調(diào)輔導(dǎo)員及社會(huì)、個(gè)人進(jìn)行信息服務(wù)，兩者的恰當(dāng)結(jié)合是檔案雙元價(jià)值理論的闡釋重心和終極訴求。理解了這個(gè)核心，便有助于強(qiáng)化輔導(dǎo)員的檔案意識(shí)，創(chuàng)新輔導(dǎo)員檔案工作理念。

2.2 明確取向。在“雙元價(jià)值”視域下，輔導(dǎo)員檔案工作的價(jià)值取向體現(xiàn)在高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值和信息價(jià)值兩個(gè)層面，且是兩者的結(jié)合體。[4]明確了學(xué)生檔案的工具價(jià)值，從而對(duì)信息價(jià)值產(chǎn)生深刻理解，有助于輔導(dǎo)員檔案工作重心的確立。一方面，雙元價(jià)值體系為輔導(dǎo)員檔案工作確立了檔案資源重心，即通過(guò)檔案收集與學(xué)校相關(guān)部門歸檔，注重學(xué)生活動(dòng)記錄的及時(shí)檔案化控制。高校學(xué)生檔案信息資源的重心是與高校學(xué)生思想、學(xué)習(xí)、生活實(shí)踐等活動(dòng)密切相關(guān)的檔案信息資料，在高校檔案收集和積累的選擇過(guò)程中，要注重其與學(xué)生相關(guān)的成績(jī)記錄、思想?yún)R報(bào)、家庭背景等的收集，這都是輔導(dǎo)員檔案工作保障檔案信息價(jià)值取向使然。另一方面，雙元價(jià)值體系為輔導(dǎo)員檔案工作確立了檔案安全重心，即對(duì)檔案憑證性的維護(hù)。高校學(xué)生檔案的信息價(jià)值是與其工具價(jià)值同時(shí)產(chǎn)生的?！靶畔r(jià)值是作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容負(fù)載的價(jià)值?！睓n案信息的真實(shí)性通過(guò)其實(shí)體的安全可靠性得以體現(xiàn)。因此加強(qiáng)高校學(xué)生檔案實(shí)體或電子文件元數(shù)據(jù)及其載體的重點(diǎn)保管和安全把控是雙元價(jià)值理論體系指導(dǎo)下的輔導(dǎo)員檔案工作的重要舉措。理解了高校學(xué)生檔案“雙元價(jià)值”的涵義，不僅對(duì)高校學(xué)生檔案安全保管的意義更明晰，也更有助于提高其安全系數(shù)。

2.3 促進(jìn)利用。從“檔案雙元價(jià)值”來(lái)看，檔案的信息價(jià)值是其內(nèi)容負(fù)載的價(jià)值，即檔案所具備的可供參考、可供研究的知識(shí)源價(jià)值，[5]高校檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度直接決定以工具價(jià)值和信息價(jià)值為合力的輔導(dǎo)員檔案工作水平，深刻理解高校學(xué)生檔案的“信息價(jià)值”，有助于強(qiáng)化輔導(dǎo)員檔案工作中檔案信息的有效開發(fā)與利用。過(guò)往輔導(dǎo)員單一重視檔案工具價(jià)值從而進(jìn)行學(xué)生管理的工作模式受到雙元價(jià)值體系的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)全新契機(jī)。在雙元價(jià)值視域下，高校學(xué)生檔案不僅具有為輔導(dǎo)員管理學(xué)生服務(wù)的工具價(jià)值，同時(shí)也具有為公眾提供信息資源服務(wù)的信息價(jià)值。促進(jìn)檔案利用的根本目的在于擴(kuò)大檔案在社會(huì)的影響范圍，全方位、多渠道地實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值，通過(guò)促使各高校輔導(dǎo)員對(duì)檔案雙元價(jià)值的重視與發(fā)掘，進(jìn)一步擴(kuò)大高校學(xué)生檔案利用范圍，增強(qiáng)社會(huì)影響力是雙元價(jià)值理論體系指導(dǎo)下高校輔導(dǎo)員檔案工作的必經(jīng)之路。

3 基于雙元價(jià)值的高校輔導(dǎo)員檔案工作策略

3.1 建立高校輔導(dǎo)員檔案工作模式。根據(jù)2020年新修訂《檔案法》第十二條的規(guī)定：按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度，[6]筆者從雙元價(jià)值角度出發(fā)，著力構(gòu)建高校輔導(dǎo)員檔案工作模式。筆者認(rèn)為，高校輔導(dǎo)員檔案工作至少應(yīng)當(dāng)包含以下幾個(gè)階段，即收集歸檔階段、整理保管階段、提供利用階段。在收集歸檔階段，明確文件材料收集歸檔范圍，嚴(yán)格制定規(guī)范化的收集方式和歸檔流程，從檔案工作開展之始保證學(xué)生檔案的真實(shí)安全，做好前端把控，確保檔案雙元價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在整理保管階段，制定相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案在此階段作為工具所體現(xiàn)的價(jià)值與作為信息承載對(duì)象所具備的價(jià)值得以有效保障。在提供利用階段，充分發(fā)揮高校學(xué)生檔案的工具價(jià)值與信息價(jià)值進(jìn)行學(xué)生管理與信息利用，同時(shí)根據(jù)實(shí)際利用需求，及時(shí)分析社會(huì)及個(gè)人利用學(xué)生檔案的需要，靈活調(diào)整歸檔范圍，以滿足當(dāng)前瞬息萬(wàn)變的信息需求。三個(gè)階段環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成了雙元價(jià)值視域下的“閉環(huán)型”高校輔導(dǎo)員檔案工作新模式。

3.2 增強(qiáng)高校輔導(dǎo)員檔案工作意識(shí)。高校輔導(dǎo)員檔案工作意識(shí)是指輔導(dǎo)員對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知與態(tài)度，特別是對(duì)自己工作范圍內(nèi)的檔案的認(rèn)知、了解、重視和利用。在雙元價(jià)值視角下的輔導(dǎo)員檔案工作，可能出現(xiàn)輔導(dǎo)員僅僅注重檔案一元價(jià)值的情況，轉(zhuǎn)換并加強(qiáng)輔導(dǎo)員檔案價(jià)值意識(shí)是雙元價(jià)值指導(dǎo)下的高校輔導(dǎo)員檔案工作的必要舉措。雙元價(jià)值視域下，增強(qiáng)高校輔導(dǎo)員檔案工作意識(shí)首先要做到增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感。將基于雙元價(jià)值的檔案工作意識(shí)融入到輔導(dǎo)員入職培訓(xùn)工作中，促使輔導(dǎo)員對(duì)檔案雙元價(jià)值的深刻理解與靈活運(yùn)用，挖掘輔導(dǎo)員檔案工作的意義與價(jià)值。

3.3 提高高校輔導(dǎo)員檔案專業(yè)素養(yǎng)。第一，通過(guò)培訓(xùn)教育，使輔導(dǎo)員掌握與檔案雙元價(jià)值和檔案管理利用的相關(guān)理論知識(shí)。為了幫助輔導(dǎo)員盡快了解高校學(xué)生檔案的雙元價(jià)值并為其提供實(shí)際工作的規(guī)范參考 ，在培訓(xùn)教育工作的開展過(guò)程中，可以針對(duì)高校學(xué)生檔案的工作流程進(jìn)行梳理和總結(jié)，強(qiáng)調(diào)檔案作為管理學(xué)生工具價(jià)值與獲取信息資源的信息價(jià)值并重，形成統(tǒng)一的工作規(guī)范。[7]

第二，通過(guò)實(shí)例教學(xué)與實(shí)踐，使輔導(dǎo)員掌握高校檔案雙元價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑與利用方法。在具體教學(xué)實(shí)踐中，使輔導(dǎo)員意識(shí)到學(xué)生檔案所具有的雙元價(jià)值，并幫助輔導(dǎo)員盡快熟悉雙元價(jià)值視角下的檔案利用方法，確保輔導(dǎo)員能夠靈活運(yùn)用高校學(xué)生檔案進(jìn)行學(xué)生管理與信息資源利用，為高校輔導(dǎo)員做好檔案工作提供保障。

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[7]胡鴻杰.一個(gè)想法與三條路徑——論檔案學(xué)術(shù)之濫觴及流向[J].檔案管理，2020（01）：5-9+14.

（作者單位：紀(jì)向宇，黃丹璐，華北水利水電大學(xué);王君儀，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2021-02-18）