數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

王晞

[摘 要] 隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，越來越多的數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)了數(shù)字化，使得檔案管理的模式多樣化，因此數(shù)字化的干部人事檔案管理就成為未來的發(fā)展趨勢。數(shù)字化的干部人事檔案超越了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理的形式，具有了更大的可能性。因此，文章從數(shù)字化的重要性和必要性出發(fā)，討論了現(xiàn)今在數(shù)字化干部人事檔案的優(yōu)勢以及會遇到的問題，并提出了一些建議，希望能夠更好地發(fā)揮干部人事檔案數(shù)字化管理的作用。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化；干部；人事檔案；管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）06-0077-03

電子化檔案是在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展之下形成的，表明我國的檔案管理工作開始越來越新，與傳統(tǒng)的干部人事檔案相比，電子化的干部人事檔案有著許多的優(yōu)勢，肯定會成為未來的主流檔案管理方式，但是在生產(chǎn)工作的過程中，任何的事情都要辯證看待，它既有好處，又有壞處，所以我們要正確的分析數(shù)字化背景下干部檔案管理工作，探尋出更好的檔案管理工作方式，使我國的干部人事檔案管理工作規(guī)范化。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性

干部人事檔案數(shù)字化，可以通過互聯(lián)網(wǎng)手段來保障干部人事檔案工作，能夠正常的轉(zhuǎn)型，提高辦事的效率，同時使得組織部的工作更加高效，因此，檔案管理工作必須要進(jìn)行改制。干部人事檔案數(shù)字化主要通過建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來對檔案材料進(jìn)行收集工作，這樣可以更好地進(jìn)行規(guī)范填寫、保管和查閱，并且如果干部人事檔案從紙質(zhì)檔案變化為硬盤上的數(shù)字檔案還可以改進(jìn)干部人事管理工作的管理方式，更加高效，保證我國的干部人事檔案數(shù)字化工作能夠與時俱進(jìn)[1]。

干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化，有利于干部人事檔案工作人員通過計算機(jī)來對干部人事檔案進(jìn)行歸檔工作以及查詢工作，這就從根本上提高了檔案管理工作的效率，保證檔案信息可以在一定程度上共享，也就可以更好地對干部的人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的保護(hù)。因此干部人事檔案數(shù)字化工作有著很高的必要性。

二、數(shù)字化背景下的檔案管理優(yōu)勢

（一）表現(xiàn)形式更加豐富

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷改進(jìn)，干部的檔案大部分都是通過數(shù)據(jù)庫的形式存在，因此現(xiàn)在的干部檔案管理工作，數(shù)字化使得干部的檔案表現(xiàn)形式更加豐富，它不僅僅可以存儲文字信息、表格信息，還可以存儲圖像、視頻、指紋等其他信息都可以進(jìn)行儲存。并且對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息來說，數(shù)字化的信息能夠使得干部的檔案資料更加的形象化，數(shù)字化的干部檔案管理通過針對性和開放性的網(wǎng)絡(luò)的表現(xiàn)形式，使得人們對干部的檔案資料進(jìn)行更深刻的理解，為檔案管理工作添加了新的活力[2]。

（二）提高了干部檔案管理的質(zhì)量

干部檔案存在的意義就是為了查閱，因此必須要在可查閱性和質(zhì)量上提高要求，而隨著數(shù)字化時代的到來，電子干部檔案工作時的檔案查閱工作更加的快捷，并且方便管理人員有更多的時間對檔案信息進(jìn)行研究，并且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)，檔案全憑立卷人的主觀印象來進(jìn)行操作，有著很強(qiáng)的主觀性，影響了其他人的閱讀，并且內(nèi)容過于散漫，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。電子化的干部檔案通過電腦程序來進(jìn)行管理，使得管理檔案的人員有了更多的時間來對檔案進(jìn)行分析，檔案中的內(nèi)容得到更好的提煉，保證了干部檔案管理的質(zhì)量[3]。

（三）對檔案信息進(jìn)行查漏補(bǔ)缺

紙質(zhì)的檔案資料管理，工作過于繁瑣，并且在對檔案資料收集的過程中，由于紙質(zhì)原因很有可能會由于個人的疏忽，從而導(dǎo)致許多檔案無法及時記錄在冊，從而導(dǎo)致歸檔工作無法順利完成，而且紙質(zhì)檔案可能會由于自然災(zāi)害等原因?qū)е录堎|(zhì)檔案被破壞，并且查閱的時候要從整理好的檔案中進(jìn)行查閱，工作量巨大，而電子化干部檔案則十分方便，不僅是統(tǒng)計簡單，還能夠隨時對檔案進(jìn)行查閱和修改，更好地對檔案信息進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺。

（四）減少工作量

電子檔案主要通過工作人員在計算機(jī)上輸入來完成，相比工作人員立卷歸檔工作，工作量降低了很多，而且并不需要太大的精力，可以隨時對歸檔工作進(jìn)行檢查，使得工作人員在最容易出錯的檢查工作中提高了效率，也提高了干部檔案的質(zhì)量，簡化了工作的具體內(nèi)容，同時，工作人員在計算機(jī)上的電子檔案進(jìn)行輸入，將檔案人員從繁重的檔案管理工作中解救了出來，可以更好地提高檔案管理人員的工作積極性，從而為檔案歸檔工作提供更多的可能性[4]。

三、當(dāng)前機(jī)關(guān)干部人事檔案管理中存在的問題

（一）歸檔不齊全

社會經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，改革工作勢頭十分強(qiáng)勁，因此，機(jī)關(guān)內(nèi)的干部，調(diào)動十分的頻繁，人事檔案的作用變得越來越大，因此，檔案歸檔工作就變得十分的重要。但是在這種情況下，干部的檔案由于歸檔的要求不一致，就會出現(xiàn)機(jī)關(guān)干部的內(nèi)部檔案資料出現(xiàn)不齊全的問題。比如在一個部門中要求對干部的學(xué)歷資料歸檔，但是有的單位內(nèi)部并沒有這種要求，因此他從沒有學(xué)歷要求的部門調(diào)到這個部門時，就會出現(xiàn)干部的檔案資料不齊全的問題，所以干部的檔案資料歸檔問題就變得十分重要。許多的機(jī)關(guān)部門的檔案缺少對相關(guān)干部的具體工作的考察的資料，這就使得干部管理人員無法對相對的干部的政治思想等信息進(jìn)行了解，增加了干部檔案管理的難度[5]。

（二）錄入不準(zhǔn)確信息

干部人事檔案的錄入工作必須要準(zhǔn)確，但是在輸入干部人事檔案時，由于檔案管理人員或者干部本人沒有認(rèn)識到檔案的重要作用，從而忽視了檔案填寫的過程，導(dǎo)致個人基本信息填寫過程中沒有細(xì)心的填寫，從而導(dǎo)致檔案管理人員在錄入時信息也無法保證嚴(yán)謹(jǐn)。在實際的過程中，由于檔案管理人員沒有將填寫工作規(guī)范化，導(dǎo)致機(jī)關(guān)干部的出生年月、民族、學(xué)歷、入黨時間等信息填寫不完善，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)干部的信息管理工作難以展開。錄入不準(zhǔn)確信息的影響非常嚴(yán)重，如果干部的基本信息履歷信息表達(dá)不準(zhǔn)確，就難以根據(jù)他的政績來對干部進(jìn)行考察，嚴(yán)重影響機(jī)關(guān)干部的前途，因此這是一個必須要解決的問題。

（三）日常維護(hù)不規(guī)范

機(jī)關(guān)干部對人事檔案管理日常維護(hù)很不規(guī)范，導(dǎo)致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因有很多。首先，許多的機(jī)關(guān)部門雖然及時展開了數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)工作，但是并沒有在建設(shè)工作中投入相應(yīng)的精力，從而導(dǎo)致數(shù)字化干部人事檔案管理工作不完善，沒有發(fā)揮出數(shù)字化管理平臺的作用。因此，互聯(lián)網(wǎng)平臺的日常維護(hù)十分的重要，日常的維護(hù)會影響數(shù)字化管理平臺的安全性和可操作性。其次，機(jī)關(guān)檔案部門工作人員流動比較頻繁，很多時候會發(fā)生本已經(jīng)熟悉檔案規(guī)程的人員被調(diào)走，而新的工作人員需要重新開始學(xué)習(xí)掌握檔案管理工作操作的規(guī)程，因此無法做到日常維護(hù)，甚至還有可能導(dǎo)致檔案遭到損毀、遺失部分原始的資料的現(xiàn)象。這是現(xiàn)在許多的機(jī)關(guān)部門普遍存在的現(xiàn)象，因此需要引起檔案管理部門相當(dāng)?shù)闹匾?，才能夠解決這個問題[6]。

（四）信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險管控不足

時代在飛速的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷更新，將干部人事檔案放置在互聯(lián)網(wǎng)上，就有可能遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題，導(dǎo)致干部的個人信息被篡改、泄密甚至刪除，增加一部分干部信息的風(fēng)險，導(dǎo)致干部的個人信息無法得到保障，因此必須要加強(qiáng)對于信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的管控，提高干部人事檔案信息平臺的秘密等級。

（五）人才隊伍專業(yè)化不足

無論在何時何地，專業(yè)化的隊伍都是人們所需要的，在數(shù)字化的背景之下，干部人事檔案管理工作就越來越需要專業(yè)化的人才來對檔案管理工作進(jìn)行支持。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等各個方面的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的技術(shù)操作規(guī)范，任何的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)都需要專業(yè)的人才和有專業(yè)技能的人才才能夠勝任，但是在現(xiàn)在的檔案管理人才隊伍中，許多的單位內(nèi)部的檔案管理人員仍然在用手工操作為主的傳統(tǒng)方式，并沒有參與過檔案管理的信息化技術(shù)培訓(xùn)，并且由于干部的人員流動頻繁，檔案專業(yè)化能力的人員太少，能夠?qū)I(yè)化的知識與實際工作將結(jié)合的人才也很少，導(dǎo)致無法提高檔案管理的效率[7]。

四、數(shù)字化背景下的機(jī)關(guān)干部人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化人事檔案的日常管理

機(jī)關(guān)干部的人事檔案管理工作可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來增強(qiáng)。第一，機(jī)關(guān)干部通過將檔案管理制度與大數(shù)據(jù)分析融合為一體，讓每一條制度條例與實際的操作來進(jìn)行對應(yīng)，只有這樣才能提高檔案管理人員的規(guī)范意識，從而使得檔案管理人員能夠主動適應(yīng)干部人事檔案管理的需求，只有通過制度的規(guī)范，才能將干部檔案管理中出現(xiàn)的問題和缺點改正過來，讓機(jī)關(guān)干部人事檔案管理體系得到完善。第二，機(jī)關(guān)干部通過數(shù)字化的檔案管理制度，可以準(zhǔn)確查出干部人事檔案的個人信息，這樣既可以保證檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性，還可以提高工作的效率，保證資料更加完善。第三點，數(shù)字化檔案管理工作可以使得機(jī)關(guān)干部人員對檔案資料進(jìn)行更好地收集和整理，讓資料的歸檔工作更加規(guī)范，保障檔案管理工作日常管理能夠更加完善[8]。

（二）做好人事檔案的安全管理

干部人事檔案的安全性要求十分高，在數(shù)字化機(jī)關(guān)干部人事檔案建設(shè)過程中，要將安全放在第一位，從各個方面如軟件的安全、硬件的安全、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸安全、檔案數(shù)據(jù)庫安全等方面出發(fā)，全面保障干部人事檔案信息的安全。在檔案管理的過程中，許多人事檔案數(shù)字化建設(shè)，采用外包的形式，因此就必須要對系統(tǒng)開發(fā)單位的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格考察，將檔案管理的安全放在首位[9]。機(jī)關(guān)的檔案館可以安裝相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，并且要嚴(yán)格管理檔案的出入庫，避免檔案庫內(nèi)的原始檔案被破壞或者更改，并且嚴(yán)禁無關(guān)的人員進(jìn)入檔案庫內(nèi)。檔案管理人員要隨時對軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證干部人事檔案信息不被泄露。此外，機(jī)關(guān)干部人事檔案的管理工作，首先要強(qiáng)化管理人員的安全意識，對相應(yīng)的人員進(jìn)行定期的安全和保密培訓(xùn)活動，從思想上嚴(yán)格要求管理人員，并且要將反面案例通報所有人嚴(yán)格處理，避免出現(xiàn)檔案泄密的問題，從而在根本上保證人事檔案的安全管理。

（三）開展人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是機(jī)關(guān)干部人事檔案數(shù)字化與實際是相貼合的，也是十分有必要的，可以很大程度上避免檔案資料過于繁雜或者過于簡單。在數(shù)字化的干部人事檔案建設(shè)的過程中，必須要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定出相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范，通過規(guī)定人事檔案的圖像的質(zhì)量、儲存格式、數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換格式等方面進(jìn)行保存，確立標(biāo)準(zhǔn)化的格式，保證記錄的檔案資料能夠在大范圍內(nèi)使用，符合文檔的處理格式。同時對于干部人事檔案管理人員要進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，這樣就可以提高管理人員對數(shù)字化平臺的熟悉度，可以更好地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行管理和歸檔，并且還能夠提高檔案管理人員的處理效率[10]。在整體上來說，數(shù)字化的機(jī)關(guān)干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化需要建立完整的體系，建立相應(yīng)的軟件平臺，開發(fā)相應(yīng)的軟件應(yīng)用，組成一個完整的有機(jī)整體，這樣就可以對檔案數(shù)字化平臺上的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，同樣可以使機(jī)關(guān)干部人事檔案資源能夠被更好地共享。

（四）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提升檔案服務(wù)意識

檔案管理工作者是數(shù)字化機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作的主要執(zhí)行者，要具備相應(yīng)的安全意識和保密意識，因此，要不斷地對相關(guān)的檔案管理工作人員確定相應(yīng)的管理培訓(xùn)方案，提升檔案管理工作人員的服務(wù)理念，提高檔案管理人員對于數(shù)字化管理的資源開發(fā)利用水平。機(jī)關(guān)人事檔案管理，單位要力推專業(yè)素質(zhì)高、政治素養(yǎng)合格的專業(yè)性人才，要不斷地將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。無論在什么樣的工作范圍之中，都需要業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理人員來進(jìn)行操作，尤其是在專業(yè)性強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理工作之中，因此，檔案管理單位要不斷引進(jìn)相應(yīng)的人才，通過培訓(xùn)來提高綜合素質(zhì)，保證其能夠適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的需要。

五、結(jié)語

隨著信息化社會的到來，干部人事檔案管理已經(jīng)成為了必然要發(fā)展的趨勢，因此干部人事檔案數(shù)字化管理工作要運用現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)，不斷推動干部人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新。通過強(qiáng)化人事檔案的日常管理，做好人事檔案的安全管理，開展人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等行動，來建設(shè)完善的干部人事檔案管理體系。檔案管理者要充分認(rèn)識到干部人事檔案數(shù)字化的意義，不斷推進(jìn)干部人事檔案體系的建設(shè)，培養(yǎng)相應(yīng)的專業(yè)型人才以適應(yīng)時代的發(fā)展，更好地保證檔案的安全性和保密性，從而提高干部人事檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[S]，2018-11-28.

[2]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會[S].干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，2007-07-01.

[3]沙蓉.數(shù)字化人事干部檔案管理應(yīng)用探討[J].城建檔案，2019（12）：43-44.

[4]馬靜媛.人事檔案數(shù)字化管理分析[J].信息與電腦（理論版），2019，31（23）：221-222.

[5]郭懷珍.新時代人事檔案數(shù)字化及其規(guī)則、管理、關(guān)鍵問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：146-148.

[6]段玉玲，侯德山.數(shù)字化人事檔案的信息安全保障研究[J].無線互聯(lián)科技，2019，16（22）：13-14.

[7]張品晶.數(shù)字化背景下干部檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2014（04）：78.

[8]數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險與對策[OL].頭條新聞網(wǎng)，2020-3-6.

[9]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案，2017（2）：71-73.

[10]米永寧，耿志杰.應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)數(shù)字檔案信息資源的現(xiàn)實困境與策略研究[J].北京檔案，2016（11）：16-19.