張 林 余 霞 王洪彬 中國工程物理研究院激光聚變研究中心
信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的一個重大趨勢,信息技術的迅猛發(fā)展給國家?guī)砹朔旄驳氐淖兓⑵鸬搅酥陵P重要的作用。我院也在全力推進信息化建設,其中包含了院固投管理綜合平臺和BIM管理等系統(tǒng),固定資產(chǎn)投資管理的信息化已然成為項目管理發(fā)展的必然趨勢。
本文將從用戶需求和期望進行分析,梳理現(xiàn)狀的痛點以及難點,論證具體解決措施,構建一個與流程互動的自我完善的知識庫,從根本上提升建設管理效率,旨在為今后的信息化工作順利開展提供支持。
在當前知識經(jīng)濟時代,信息技術已經(jīng)被應用到了各個領域,用google也好,用百度也好,用語音也好,一定是你說你能形成一個關鍵詞,但是很多時候是形不成關鍵詞的或者是形成錯誤的關鍵詞,還有一種是我不會做,我也不知道查什么。我們對知識的掌握有四種狀態(tài):知道自己知道,知道自己不知道,不知道自己知道,不知道自己不知道;我們希望達到:我知道你知道,大家都知道。
通過以下幾個運用場景來展望一下知識的力量。
1.任務流無縫對接(屬性管理)
期望典型情景:2020年12月29日,在OA上張某接到一個簽訂設計合同的任務,知識庫對應彈出了一個下表。
①合同簽訂時間(合同文本評估):3周,②報批周期:4周...9 周 期是 □ 否 □10 成 果 ①項目建議書;②論證材料... 是 □ 否 □ 檔案要求11 外 協(xié)①招投標;②競爭性談判③單一源...是 □ 否 □12 報 批 外協(xié)形式、提前啟動需要報批 是 □ 否 □13 統(tǒng) 籌 考慮可研、初步設計 是 □ 否 □14 分 工①所級負責人;②工藝部門;③任務牽頭部門...是 □ 否 □15 驗 收①驗收形式;②驗收時間;③驗收標的...是 □ 否 □16 接 口 任務下一級:可研 是 □ 否 □17 廉 政 采購方式... 是 □ 否 □18 工作機制 例會制... 是 □ 否 □19 XXX 納入要素管理 是 □ 否 □ 待補充
通過對任務屬性管理,明確了任務涉及到方方面面,利用系統(tǒng)思維將任務管理到位,避免出現(xiàn)“這個沒有考慮”、“那個資料不全”等現(xiàn)象,確保任務推進“一次成功”,從而提高工作效率。
2.表單內(nèi)容全是選擇題(標準管理)
期望典型情景:2020年12月30日,在OA上張某在接到一個簽訂設計合同的任務之后,開始填寫申請表,知識庫對應彈出了一個下表。
表2 XXXXX項目采購申報表
(1)申報單位:點擊空白處,自動彈出備選單位,進行勾選。
(2)申報人:點擊空白處,縮小到申報單位的人員名單,進行勾選。
(3)聯(lián)系電話:點擊空白處,自動填寫申報人的座機號/手機號。
(4)采購事項名稱:點擊空白處,優(yōu)先彈出待完成的任務清單,進行勾選或重新填寫任務名稱。
(5)項目編號:點擊空白處(后臺依據(jù)采購事項名稱進行檢索和識別),優(yōu)先彈出項目編號,進行勾選。
(6)采購依據(jù):點擊空白處,優(yōu)先彈出項目批復,進行勾選,并彈出批復內(nèi)容的相應檢索,進行確認;再彈出近期例會紀要或請示等,進行勾選,并彈出會議紀要等文件的相應檢索,進行確認;最后人工填寫,彈出相應檢索,進行確認。
(7)需求時間:點擊空白處,自動彈出備選時間,進行勾選。對任務來源的時間,以及后續(xù)合同簽訂時間、驗收時間的統(tǒng)一約定,避免事后補充,時間邏輯錯誤。
(8)經(jīng)費科目:點擊空白處,優(yōu)先彈出項目批復,進行勾選。
(9)預算:點擊空白處,彈出項目批復的經(jīng)費,以及已實施經(jīng)費和待實施經(jīng)費,同時備選項:彈出該筆費用測算的依據(jù)文件和公式,進行核實和確定。
(10)形成資產(chǎn):點擊空白處,彈出資產(chǎn)的定義,同時根據(jù)前面所需項,提出備選方案,進行勾選。
(11)采購內(nèi)容:點擊空白處,彈出項目批復的內(nèi)容;同時備選項:彈出該任務相似業(yè)績的填寫內(nèi)容共參考。
(12)采購方式:點擊空白處,彈出項目批復的內(nèi)容(包括項目批復以及請示等文件內(nèi)容);同時備選項:依據(jù)采購辦法根據(jù)經(jīng)費體量等彈出采購方式的備選方案,進行勾選。
(13)零星基建:點擊空白處,依據(jù)定義進行勾選。
(14)建議供方:點擊空白處,彈出從事類似業(yè)績的單位;同時備選項:依據(jù)資格要求等彈出供貨商的備選方案,進行勾選。
實際上知識運用的地方還有很多,實現(xiàn)無紙化辦公不是夢,比如簡單的電子化就能提高工作效率,例如合同文本電子化,不用每次支付經(jīng)費,還要去借合同文本(數(shù)量有限,不可能每個崗位都有一份);還有合同模板化,表單標準化等等。
一個好的知識庫,其核心是有人用,然而經(jīng)調(diào)研:51%企業(yè)內(nèi)知識庫文檔的打開數(shù)量是小于10次的,寫的人看一遍,發(fā)布的人看一遍,審核的人看一遍,就沒人看了,真的是這么一個狀況。為什么會出現(xiàn)這種狀況呢?使用方覺得不好用,是個負擔,對工作沒有實質(zhì)性促進,只會增加額外的工作量,長此以往,知識庫的運用越來越少,最后就不了了之。
下面從知識庫的定位以及知識運用的深度、廣度兩個方面介紹知識運用的現(xiàn)狀。
總體上,當前的知識庫定位主要是為數(shù)據(jù)的合集,并沒有與業(yè)務流程進行強關聯(lián),響應使用方的訴求不足,從而導致利用率偏低。
案例再現(xiàn):2020年1月8日,張某收到外單位的請款申請,啟動辦理支付流程,完成填寫經(jīng)費支付審批表,并打印出來走審批程序,結果到支付環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)填寫的合同總額與簽訂合同的總額不對應,經(jīng)核實外單位提交申請時,寫錯了合同總額,張某抄錄的是外單位的請款報告上的數(shù)據(jù)。重新填寫審批表,重新打印,重新簽字,程序完成之后,比預計晚了三天。
分析一下:該審批表所需填寫內(nèi)容的共15項,審批的共4項;填寫內(nèi)容全部與合同有關,張某需要借閱合同文本,抄錄合同的信息,包括合同支付條款,合同金額以及收款單位等信息,同時要核對是否滿足合同支付條款,相關證據(jù)材料是否齊套。如果填寫錯誤,打印填寫簽字,程序走完,多出兩三天!按照現(xiàn)在基建要求,每個月都需要支付合同進度款,大部分時間都在簡單重復的工作量上。
在知識庫實際運用過程中,尤其是固投項目,其實施流程總體上一致,現(xiàn)在每個項目之間知識借鑒比較少,知識沉淀以及開發(fā)深度不夠,只是將結果(數(shù)據(jù)/信息)記錄下來,對其他任務而言,可利用或使用的知識較少,從而使用知識庫頻次降低。
案例再現(xiàn):2019年11月9日,張某接到招標文件審查任務,對“投標人資格要求:3.1本次招標要求投標人須具備:①獨立企業(yè)法人;②營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍包括園林綠化相關內(nèi)容資格資質(zhì),投標人需提供近三年(2016年1月1日至今)完成不少于3個類似項目業(yè)績,類似項目業(yè)績是指:單項合同金額不少于100萬元的園林綠化工程或景觀工程類似項目業(yè)績,并在人員、設備、資金等方面具有相應的施工能力”。其中“近三年業(yè)績(2016年1月1日至今)”是否合適,嚴格計算不夠三年,針對該問題經(jīng)溝通主管部門以及查閱相關資料,最終認定該寫法可行,比預計晚了兩天。
分析一下:項目業(yè)績時間無實質(zhì)影響,但是最佳寫法應為“投標前三個月反推三年”。在所有工程招標文件中,都含有此條信息,可是以前似乎沒有太關注,一旦關注起來,需要查證該信息的上位法,以及咨詢主管部門的意見,耗時耗力。
固投項目涉及面比較廣,專業(yè)領域也較多,其知識分布較廣,相互關聯(lián)性較差,經(jīng)常會信息不對稱,形成信息孤島;現(xiàn)在保證信息的準確性都有困難,何談效率。
案例再現(xiàn):2019年11月11日,張某接到編報某項目的下一年投資計劃,張某梳理某項目合同清單,核實每個合同進度以及經(jīng)費支付和結算情況;查詢已采購審批情況以及后續(xù)工作安排;同時對管理開支進行預判。一周完成了投資計劃初稿的編制,隨后組織評審生效程序。最終完成該任務花費了兩周時間。
分析一下:項目投資數(shù)據(jù)分散在需求部門、實施管理部門以及財務部門,合同數(shù)據(jù)狀態(tài)也分審批金額、已簽合同金額、已支付金額、合同結算金額等,管理性開支分為已用金額,預留金額,可用金額等。現(xiàn)在采用EXCEL進行統(tǒng)計,每次更新比較費時,同時也容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)引用錯誤。
痛點分析:針對投資經(jīng)費以及任務進度等重要核心數(shù)據(jù)應建立了全周期管控手段,具備實時更新掌控,為后續(xù)決策提供基礎數(shù)據(jù);目前已有財務系統(tǒng)對支付進行了信息化,如果按照項目全周期投資數(shù)據(jù)進行管控,效果會更好。知識庫廣度應涵蓋固投項目所有環(huán)節(jié)以及相關方,建立信息基準,形成信息統(tǒng)一口徑,確保信息完整性和系統(tǒng)性,從而做到真正的信息共享。
在數(shù)據(jù)驅(qū)動的信息化時代,如何深度融通業(yè)務價值鏈體系,整合單位內(nèi)外部數(shù)據(jù),為創(chuàng)新賦能,最終建成智慧企業(yè),是我們共同努力的方向。知識管理是單位、組織長久發(fā)展之大計,功在當代,利在千秋;但其所包含的內(nèi)容廣、可深可淺,無法一蹴而就。當知識管理已作為必然的發(fā)展戰(zhàn)略,只有“制度 + 文化+ 平臺”有機結合,才能從思維到行為,真正激發(fā)員工之間的知識合作、協(xié)同意識;打通單位內(nèi)部知識從采集、加工、整合、存儲到管理、服務及應用的全鏈條,源源不斷地為單位的創(chuàng)新發(fā)展提供動力。
針對平臺的建設其中重點內(nèi)容就是知識庫構建,堅持“需求牽引、分布實施”的原則,以使用方的需求為關注點,結合我中心實際情況,尤其是我所固投項目管理模式以及內(nèi)控制度,努力打造一個“好用”的固投項目知識庫,為我所信息化建設添磚加瓦。
未來應加強對固投項目知識庫與外界軟件或信息接入的綜合考慮,原則上應無縫對接,自動關聯(lián)到知識庫,適時更新知識庫內(nèi)容,保障知識的及時性和準確性。知識庫的更新主要來自五個方面:一是平臺系統(tǒng)通過接口和自動抓取等方式,自動實時采集內(nèi)部系統(tǒng)知識進行更新;二是外購知識資源,第三方按時更新;三是在機構內(nèi)部業(yè)務開展過程中,所產(chǎn)生的知識內(nèi)容及時按照制度要求存儲到知識庫中進行更新;四是針對特定群體設置專職或兼職的知識管理員,定期對特定領域的知識進行更新;五是用戶個人自主上傳相關知識。
通過該步驟,將知識庫的素材進行融合,解決了知識的來源以及渠道,保障了知識庫的輸入暢通無阻,從而知識庫內(nèi)確實有信息,解決知識的有無問題,實現(xiàn)知識庫的可用。
知識的標準化工作主要是對知識進行深度挖掘,深到“認知共識”程度,從而保證知識的有用性和精準度,主要內(nèi)容包括對知識體系(要素)的標準化以及知識內(nèi)容(屬性)標準化等。知識體系主要是構建知識框架,描述知識的要素,對知識進行分門別類處理,比如按照項目前期策劃(規(guī)劃論證等)、項目建議書、項目可行性研究、項目初步設計、施工圖設計、組織施工建設、試運行及驗收等板塊對固投項目知識庫進行領域板塊分類;對知識內(nèi)容主要按照其屬性進行標準化,比如按照項目、時間、經(jīng)費、質(zhì)量、涉密、接口、成果、程序、職責、驗收等方面,建立多級分層的類別庫,比如項目庫、法規(guī)庫、標準文本庫、案例庫、流程庫、經(jīng)驗共享庫等一級庫,同時對項目等庫進行分解,比如分解成規(guī)劃項目庫、已完成項目庫和在建項目庫;對庫的內(nèi)容進行質(zhì)量、計劃、經(jīng)費等多維度標簽識別。
科學決策離不開數(shù)據(jù)的支撐。知識的系統(tǒng)化整合主要是瞄準總體以及系統(tǒng)層面,主要解決知識的分散性(信息孤島)問題。通過技術,快捷、高效地整合知識庫的相關知識,直接采用相應的統(tǒng)計分析方法,實現(xiàn)人、業(yè)務、數(shù)據(jù)、知識的實時動態(tài)匯聚,根據(jù)需要建立靜態(tài)或者動態(tài)的報表,構建“管理”儀表盤,從而幫助決策者從宏觀和微觀全方位掌控業(yè)務工作情況,進行決策參考和業(yè)務指揮,提高決策的科學性。以項目竣工驗收業(yè)務為例,它是項目建設全過程的最后一個環(huán)節(jié);該業(yè)務流程中所需知識,可以整合項目庫的相關知識(主要是數(shù)據(jù)),實現(xiàn)數(shù)據(jù)報告的適時更新;可以整合案例庫的相關知識,挖掘出新的知識,如項目竣工驗收中最容易出現(xiàn)的影響驗收的問題分析,各個項目的共性與特性分析,為項目綜合審計順利開展奠定堅實的基礎。
“流程管道,知識活水”,知識豐富、管道通暢,才能及時將知識之水源源不斷地輸送到業(yè)務流程管道每個節(jié)點的人員身上,為其提供創(chuàng)新的養(yǎng)分。作為固投事業(yè)的從業(yè)者,針對固投項目的信息化建設根本解決之道,從自身經(jīng)歷以及看到的行業(yè)現(xiàn)狀、變化進行了系列思考和研究,提出了構建知識庫的設想,希望對未來固投信息化系統(tǒng)的建設有所幫助。