公文智能交換系統(tǒng)在黨政機關(guān)單位中的應(yīng)用

李陸昆 曲靖市大數(shù)據(jù)建設(shè)和管理中心

前言：為了貫徹落實國家的重要政策和發(fā)展戰(zhàn)略，對黨政機關(guān)單位中，需要采用條碼識別的先進技術(shù)。針對傳統(tǒng)的手工處理紙質(zhì)機要文件的做法，改善以往信息資源共享能力差和人工效率低等問題。對公文智能交換系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提高文件高度的安全性和保密性，對文件的精準(zhǔn)性也有了顯著的提高，對辦公效率的提升也作出了卓越的貢獻。

一、公文智能交換系統(tǒng)的概述

公文智能交換系統(tǒng)是一種智能化管理設(shè)備，它主要針對紙質(zhì)公文，利用自別識別條碼的技術(shù)，以及先進化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)支持，對文件流轉(zhuǎn)實現(xiàn)智能化的管理。系統(tǒng)結(jié)合數(shù)字簽名，對軟件和硬件的加密功能，CA認(rèn)證等一系列的安全技術(shù)，采用高標(biāo)準(zhǔn)的XML格式，讓電子公文的交換實現(xiàn)跨平臺的操作，對文件的安全性也有了進一步的提升。公文智能交換系統(tǒng)基于先進的智能化信息技術(shù)，可以連接不同公司開發(fā)的辦公自動化產(chǎn)品，調(diào)用跨平臺的接口，讓辦公系統(tǒng)接口不一的難題得到了解決[1]。讓用戶可以體驗到網(wǎng)上協(xié)同辦公和跨部門的信息共享，以及公文的智能交換等功能。在實際的工作過程中，在文件上生成相關(guān)信息的二維碼，通過讀取二維碼，可以獲取紙質(zhì)文件的記錄流轉(zhuǎn)信息，運用智能的軟件為工具，安全規(guī)范為基礎(chǔ)，對公文交換運轉(zhuǎn)實現(xiàn)了高效智能化的管理。

二、公文智能交換系統(tǒng)的功能介紹及應(yīng)用

（一）系統(tǒng)的功能介紹

公文智能交換系統(tǒng)可以對機要公文進行精準(zhǔn)的識讀，包括發(fā)件量和運行狀態(tài)等動態(tài)信息。系統(tǒng)的主要功能分為業(yè)務(wù)管理平臺、文件智能交換、糾錯管理、查詢統(tǒng)計、自助服務(wù)關(guān)聯(lián)、系統(tǒng)應(yīng)用管理、交換箱監(jiān)控平臺以及急件服務(wù)提醒等。在實際的工作中，可以更好地解決了在實際工作過程中發(fā)生的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和勞動強度大的問題，讓以往人工進行處理文件的現(xiàn)象得到妥善的解決，節(jié)省了人力物力，優(yōu)化了資源的合理配置。在工作效率提高的同時，也進一步推進了智能化辦公的進程。

（二）公文智能交換系統(tǒng)在黨政機關(guān)單位中的具體應(yīng)用

在實際應(yīng)用公文智能交換系統(tǒng)的工作中，業(yè)務(wù)管理平臺可以登記掃描就要文件，便于信息的存儲統(tǒng)計和督辦，針對工作人員的操作可以實現(xiàn)全程追蹤，對規(guī)范工作流程和明確責(zé)任提供了有力的保障。文件智能交換在實際的工作中，對文件進行條碼掃描，達到對開箱取件自動簽收和自主打印的目的，交換箱可以在文件交換過程中，自動對文件進行跟蹤管理。糾錯管理提供了糾錯的功能。查詢統(tǒng)計功能可以查詢統(tǒng)計收發(fā)文件的詳細情況，可生成圖形報表里進行編輯和打印。自主服務(wù)關(guān)聯(lián)功能可以自動識別交換單位的身份，提供打印清單和條碼標(biāo)簽，捕捉圖像和箱門開啟等自助服務(wù)功能。系統(tǒng)應(yīng)用管理功能可以實現(xiàn)外設(shè)維護、安全管理、審計管理、證卡維護、交換箱配置和用戶管理等功能的操作。交換箱監(jiān)控平臺的管理包括對采集數(shù)據(jù)、設(shè)備控制、監(jiān)控日志生成和箱組狀態(tài)監(jiān)視的管理，可以糾正誤投的文件，從而保證文件的質(zhì)量。急件提醒服務(wù)可以對急件進行催促的方式，實現(xiàn)對辦理效率的加速[2]。公文智能交換系統(tǒng)用安全和穩(wěn)固的技術(shù)，提供可以讓系統(tǒng)平穩(wěn)運行的平臺。加上標(biāo)準(zhǔn)化的格式和封裝交換數(shù)據(jù)，讓文件數(shù)據(jù)的安全系數(shù)得到了很高的提升。跨平臺接口的調(diào)用，讓不同的辦公自動化產(chǎn)品都能夠進行很好的連接，解決辦公室因為產(chǎn)品不同，而導(dǎo)致接口不一帶來的問題，實現(xiàn)了智能化辦公和信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)完美的結(jié)合。

公文智能交換系統(tǒng)在實際的工作中，操作簡單，界面友好，為用戶提供了簡潔方便地使用條件。極大地提高了對文件流轉(zhuǎn)信息的準(zhǔn)確性，在文件處理方面也提供了可靠的安全性，實現(xiàn)了對文件信息的智能化管理。系統(tǒng)使用功能的強大，有良好的擴展性，可以保證對未來增長的信息量有效的處理，也可以滿足不斷擴大的業(yè)務(wù)范圍。為紙質(zhì)公文辦公帶來的人力物力和時間成本的損耗問題，提供了有效的解決手段[3]。為未來的無紙化和系統(tǒng)辦公，提供了優(yōu)質(zhì)的解決方案。云南省曲靖市一直推進數(shù)據(jù)曲靖項目的發(fā)展，積極的推進公文智能交換系統(tǒng)的實施工作，對實體經(jīng)濟與人工智能大數(shù)據(jù)的結(jié)合做出了積極的貢獻。結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，積極面對實際工作過程中發(fā)生的問題，讓數(shù)據(jù)共享的技術(shù)進一步走進各黨政機關(guān)單位中，培養(yǎng)高科技人才，建立曲靖人才庫儲備機制，為發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟提供了強有力的技術(shù)支持。通過對政務(wù)信息系統(tǒng)的整合，建立政務(wù)信息共享平臺，對政務(wù)數(shù)據(jù)資源的渠道拓展，從而讓公文數(shù)據(jù)交換可以在交換共享平臺實現(xiàn)，加快數(shù)字經(jīng)濟的迅速發(fā)展，讓市場優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，培養(yǎng)具有新動能的數(shù)字經(jīng)濟模式。為曲靖黨政機關(guān)部門在未來的工作中，提供智能化的服務(wù)，讓專業(yè)性強的系統(tǒng)軟件，來更好的輔助辦公模式的全面升級。

結(jié)論：公文智能交換系統(tǒng)的應(yīng)用，對單位間公文的全面管理和信息共享達成了實現(xiàn)的目的。在工作人員操作系統(tǒng)時，可以全面跟蹤文件流轉(zhuǎn)的內(nèi)容，還可以對操作節(jié)點的訪問進行有效的監(jiān)控，解決了實際工作中，因為移交工作和公文簽收，以及工作授權(quán)的不及時的問題，有效地避免了因為發(fā)生差錯時責(zé)任劃分不清等現(xiàn)象，保障了公文處理質(zhì)量，提高了工作效率。應(yīng)該加大在黨政機關(guān)工作中的應(yīng)用力度，認(rèn)真地履行工作職責(zé)，來實現(xiàn)辦公的智能化。