中專學(xué)校食品安全檔案管理分析

中專學(xué)校的建校歷程、校園管理、員工資料和食品安全等都離不開檔案的構(gòu)建，同時(shí)這些重要的檔案數(shù)據(jù)是作為學(xué)校指導(dǎo)其進(jìn)行督促并作出科學(xué)評(píng)估的有效根據(jù)?；诖耍疚膶?duì)中專學(xué)校食品安全檔案管理的規(guī)范、創(chuàng)新及信息化建設(shè)進(jìn)行了研究，希望以此可以提高食品安全檔案管理的有效性。

中專學(xué)校食品安全檔案的重要作用

為了有效控制中專學(xué)校食物中毒及其他食源性疾患的發(fā)生，確保學(xué)校師生員工身體健康和生命安全，維護(hù)學(xué)校正常教育教學(xué)生活秩序，進(jìn)行中專學(xué)校食品安全檔案的全面研究，提升其食品檔案管理水平，無疑具有不可忽視的重要意義。

中專學(xué)校食品安全檔案管理工作的現(xiàn)狀

管理布局雜亂

現(xiàn)階段，普遍的中專學(xué)校部門涉及面較廣，對(duì)檔案管理工作重視不足，學(xué)校檔案管理工作較為雜亂。首先，由于歸檔管理員人數(shù)較少，或者歸檔管理人員食品安全意識(shí)薄弱，導(dǎo)致學(xué)校的食品安全檔案出現(xiàn)錯(cuò)放漏放甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。其次，由于歸檔管理人員未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)食品安全檔案整理的工作也不能足夠重視，導(dǎo)致其對(duì)食品安全檔案的整理、歸納等工作業(yè)務(wù)不熟練。另外，由于歸檔管理人員涉及的業(yè)務(wù)較多，導(dǎo)致其沒有足夠的時(shí)間和精力投入到食品安全檔案管理工作中，致使食品安全檔案的信息數(shù)據(jù)存在不準(zhǔn)確和沒有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象發(fā)生。

管理方式落后

中專學(xué)校對(duì)食品安全檔案管理工作沒有足夠的重視度，造成學(xué)校并未設(shè)立專職的歸檔管理崗位，負(fù)責(zé)食品安全檔案管理工作的大多是學(xué)校的教師、兼職人員以及臨時(shí)負(fù)責(zé)的人員。因此，大部分的食品安全檔案管理人員并沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，只是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行食品安全檔案信息收集、食品安全檔案裝訂以及食品安全檔案整理等工作。另外，中專學(xué)校并沒有配備單獨(dú)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行食品安全檔案信息管理，仍然使用占地空間大且不便于查詢的食品安全檔案存放柜。

食品安全檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

由于中專學(xué)校內(nèi)普遍存在著歸檔管理人員離職或者工作產(chǎn)生變動(dòng)的情況，導(dǎo)致食品安全檔案經(jīng)常需要進(jìn)行交接。然而由于食品安全檔案的交接手續(xù)并未妥善處理，導(dǎo)致在交接過程中并沒有將食品安全檔案進(jìn)行全面的整理、對(duì)食品安全檔案沒有進(jìn)行徹底的檢查和涉及簽字的食品安全檔案沒有簽字的情況，導(dǎo)致在食品安全檔案的數(shù)據(jù)、分類不夠準(zhǔn)確以及部分食品安全檔案信息不完整。

食品安全檔案管理缺乏創(chuàng)新

多數(shù)的中專學(xué)校在食品安全檔案管理工作中管理效率低且服務(wù)意識(shí)薄弱，導(dǎo)致食品安全檔案信息中存在數(shù)據(jù)不夠完整、信息的記錄缺乏真實(shí)性，食品安全檔案信息整理的工作沒有及時(shí)跟進(jìn)的情況，進(jìn)而影響了食品安全檔案管理對(duì)于服務(wù)學(xué)校以及社會(huì)的有效性。

規(guī)范學(xué)校食品安全檔案管理的策略

構(gòu)建完善的食品安全檔案管理系統(tǒng)

中專學(xué)校應(yīng)響應(yīng)國家號(hào)召并結(jié)合本校的基本情況構(gòu)建完善的食品安全檔案管理系統(tǒng)，并將食品安全檔案管理的運(yùn)行制度、食品安全檔案管理的詳細(xì)責(zé)任進(jìn)行完善的建立，便于從事食品安全檔案管理人員或教師可以按照章程工作且按照制度完成食品安全檔案管理。另外中專學(xué)校應(yīng)構(gòu)建全面系統(tǒng)化的《食品安全檔案管理工作制度》《食品安全檔案利用條例》《歸檔管理人員責(zé)任明細(xì)》等相關(guān)規(guī)定，進(jìn)而完善食品安全檔案管理的各方面工作，為中專學(xué)校食品安全檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

明確分工食品安全檔案管理工作

中專學(xué)校應(yīng)對(duì)本校的每個(gè)部門在食品安全檔案管理工作中對(duì)食品安全檔案信息的整理、對(duì)食品安全檔案數(shù)據(jù)的匯總以及其他歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行具有針對(duì)性和可實(shí)施性的分工處理，進(jìn)而形成一套合理的食品安全檔案管理系統(tǒng)，并將食品安全檔案的作用進(jìn)行積極發(fā)揮。

提高食品安全檔案管理專員的素質(zhì)

中專學(xué)校應(yīng)從兩方面著手提高食品安全檔案管理專員的素質(zhì)。第一方面，學(xué)校應(yīng)挑選一些責(zé)任心強(qiáng)且可以吃苦耐勞的教師或人員進(jìn)行專職的食品安全檔案管理工作。另一方面，學(xué)校應(yīng)建設(shè)食品安全檔案管理專員的團(tuán)隊(duì)，并為其設(shè)立專門的培訓(xùn)，從而可以全面提升食品安全檔案管理專員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)食品安全檔案管理業(yè)務(wù)的熟練度，進(jìn)而提高食品安全檔案管理工作的效率。

配置先進(jìn)的食品安全檔案管理設(shè)施

中專學(xué)校必須加強(qiáng)食品安全檔案管理的工作，引進(jìn)專業(yè)先進(jìn)的硬件設(shè)施，以此提高學(xué)校的食品安全檔案管理整體水平，并在學(xué)校建設(shè)的總規(guī)劃中添加食品安全檔案管理設(shè)施項(xiàng)目。另外，還要為其配置充足的用于歸檔整理的區(qū)域，并根據(jù)學(xué)校的基本情況配置除濕機(jī)、空調(diào)、防火、防盜等必備設(shè)施。同時(shí)，便于食品安全檔案管理專員工作還要為其配備打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)等專業(yè)的現(xiàn)代辦公設(shè)施，進(jìn)而提升食品安全檔案管理的整體效率。

創(chuàng)新食品安全檔案管理的有效途徑

構(gòu)建歸檔館

中專學(xué)?？梢越Y(jié)合本校的信息技術(shù)管理部門構(gòu)建相應(yīng)的歸納食品安全檔案館，并且食品安全檔案管理中心可以將學(xué)校的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及信息進(jìn)行整合，制作出本校獨(dú)立的網(wǎng)頁。同時(shí)，可以將食品安全檔案管理體系與學(xué)校的網(wǎng)頁相結(jié)合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)食品安全檔案的信息通過網(wǎng)頁就可以直接搜索，便于用戶更好地體驗(yàn)服務(wù)。

做好電子信息的整理工作

中專學(xué)校應(yīng)做好電子信息的收集及整理工作，提高食品安全檔案利用效率。首先，學(xué)校需要結(jié)合電子信息所具備的特征進(jìn)行收集工作。例如，針對(duì)草稿性信息文件，因其功能性不全，所以普遍不會(huì)留存。然而，在進(jìn)行正式的紙質(zhì)文件全文信息搜索時(shí)，就需收集草稿性文件。其次，針對(duì)具有輔助功能和正式性信息文件，需要進(jìn)行及時(shí)的收集，并將他們與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)信息文件構(gòu)建起標(biāo)記關(guān)系。最后，在收集電子信息文件時(shí)，為避免其中的數(shù)據(jù)丟失，需要將其備份并打印成紙質(zhì)信息文件[2]。

針對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理

中專學(xué)校在食品安全檔案管理工作中應(yīng)明確電子信息文件的歸檔特性，并將其進(jìn)行歸檔管理時(shí)確保信息數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，可以進(jìn)行永久的儲(chǔ)存和應(yīng)用。另外，如果對(duì)儲(chǔ)存載體傳送的電子信息文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)，必須要涉及一些輔助及認(rèn)證性工作，將電子信息文件進(jìn)行多重備份，一種是紙質(zhì)形式備份，另一種為刻錄光盤備份，并將其放在不同的食品安全檔案館進(jìn)行管理。同時(shí)，為便于食品安全檔案管理專員工作，可以將兩份備份交給專門的食品安全檔案館和相關(guān)的管理部門進(jìn)行分別保管，以此確保電子信息食品安全檔案的安全性。除此之外，將電子信息文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)，要特別注意對(duì)電子信息數(shù)據(jù)運(yùn)行的設(shè)施以及具體操作環(huán)境和平臺(tái)的注意事項(xiàng)。

開展食品安全檔案線上服務(wù)

中專學(xué)校在食品安全檔案管理中可以針對(duì)用戶開展線上的使用服務(wù)，便于人們可以快速且高效地獲取相應(yīng)的資訊。另外，針對(duì)線上的食品安全檔案管理專員應(yīng)具有極高的服務(wù)意識(shí)，可以為人們提供準(zhǔn)確、熱情的服務(wù)資訊。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)為食品安全檔案管理專員指明線上食品安全檔案服務(wù)的工作流程及方向，進(jìn)而不斷地提升線上服務(wù)的整體質(zhì)量與效率，為人們帶來極佳的服務(wù)體驗(yàn)[3]。

現(xiàn)階段在中專學(xué)校的食品安全檔案管理上仍然存在很多問題，本文主要針對(duì)食品安全檔案管理布局雜亂、食品安全檔案管理方式落后、食品安全檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密以及食品安全檔案管理缺乏創(chuàng)新這四點(diǎn)問題進(jìn)行了分析。同時(shí)，本文針對(duì)規(guī)范學(xué)校食品安全檔案管理提出了四點(diǎn)建議：構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)、明確食品安全檔案管理的分工、提高食品安全檔案管理人員的素質(zhì)以及配置先進(jìn)的食品安全檔案管理設(shè)施。另外，本文針對(duì)創(chuàng)新食品安全檔案管理方法提出了四條有效途徑：構(gòu)建食品安全檔案館、做好電子信息整理工作、針對(duì)電子文件進(jìn)行分檔管理以及開展食品安全檔案的線上服務(wù)，希望以此可以促進(jìn)中專學(xué)校食品安全檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]分析中專學(xué)校食品安全檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].姜家松.傳媒論壇.2019（17）.

[2]新時(shí)代背景下中專學(xué)校食品安全檔案管理制度優(yōu)化策略研究[J].徐鋒.陜西食品安全檔案.2020（02）.

[3]電子食品安全檔案管理在高職學(xué)校食品安全檔案管理中的實(shí)踐探索[J].吳冬梅.信息記錄材料.2020（01）.

作者簡介：

李曉林 ，本科學(xué)歷，四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校檔案館員，研究方向，檔案管理。

四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校