對提高檔案利用質(zhì)量的思考和探索

石莉萍

摘要：檔案資料只有通過平衡而又充分地利用，才能發(fā)揮其該有的價值作用。只有完善創(chuàng)新相應(yīng)的檔案利用措施，才能獲取更多有價值的檔案內(nèi)容。積極開展檔案利用工作，注重檔案信息的質(zhì)量，才能用優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)社會，增強(qiáng)檔案工作自身生存力和競爭力。

關(guān)鍵詞：檔案利用;思考;探索

在整個檔案工作體系之中，檔案資源的開發(fā)利用是重要的工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)，將豐富的檔案資源充分利用好，服務(wù)發(fā)展之需，這都是檔案工作的職責(zé)和任務(wù)要求，利用工作在彰顯檔案工作價值的同時，又不斷開拓了檔案發(fā)展空間，為檔案工作的持續(xù)快速發(fā)展意義深遠(yuǎn)而重大。

一、檔案利用工作的意義

（一）促進(jìn)檔案工作的全面開展。就檔案整體環(huán)節(jié)來說，雖然檔案利用工作只是眾多檔案管理環(huán)節(jié)的一部分，但是，檔案利用環(huán)節(jié)處于整個檔案管理過程的末端，開發(fā)利用成效如何與前面的檔案管理流程和環(huán)節(jié)密切相關(guān)，其中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將導(dǎo)致利用效果不佳的狀況。通過檔案利用工作的開展。對整個檔案管理狀況是一項有益的檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時改正，促進(jìn)整個檔案流程環(huán)節(jié)的規(guī)范化發(fā)展，推動檔案工作質(zhì)量提高。與此同時，檔案工作的利用成效可以推進(jìn)檔案管理場所的改善，以及制約檔案工作持續(xù)發(fā)展的人員配備問題，讓檔案管理工作的發(fā)展形成良性循環(huán)。

（二）發(fā)揮檔案的價值作用。檔案資源在未進(jìn)行開發(fā)利用時，是靜態(tài)存于檔案櫥柜之中，其作用無從發(fā)揮，蘊(yùn)含的內(nèi)容也無從得知，只能認(rèn)為其是沉睡于庫房中的紙張等資料，這與檔案該有的屬性和該起到的作用是不相適應(yīng)的，是一種重要信息資源的浪費。以積極地開發(fā)利用檔案理念，采取先進(jìn)而強(qiáng)有力的檔案利用舉措，可以將檔案的內(nèi)在價值最大化激活，使其與社會發(fā)展同步予以外在性展現(xiàn)，還可以激活檔案工作發(fā)展?jié)摿?，實現(xiàn)檔案管理既定服務(wù)社會，造福利用者的根本目標(biāo)，檔案服務(wù)價值才會得到充分發(fā)揮。

（三）推動檔案工作社會化發(fā)展。檔案是社會的宏觀性概念，其不可避免的來源于社會，自然應(yīng)回歸社會，服務(wù)社會，與社會同生共存，共同進(jìn)步發(fā)展。通過開發(fā)利用工作的開展，促進(jìn)檔案管理由封閉獨立到與社會民眾的開放和融合，這個過程就是檔案工作回歸社會發(fā)展的過程。在日益開放的社會發(fā)展形勢下，檔案的開放發(fā)展已經(jīng)成為一種新時代的必然要求，檔案的開發(fā)利用正是實現(xiàn)這一要求的最好途徑。

二、檔案利用存在問題

（一）存在偏面的檔案利用意識。.檔案雖然不同于其它形式的信息，但是其對外利用的價值和作用是不可否認(rèn)的。目前檔案開發(fā)利用工作進(jìn)展緩慢，很多檔案內(nèi)容沒有開發(fā)出來，在一定程度是受不正確的檔案提供利用理念導(dǎo)致的，如，偏面的認(rèn)為檔案就是保存的重要信息，不能隨便提供利用，防止過多的人知曉檔案內(nèi)容;還有的偏面認(rèn)為在利用中容易出現(xiàn)檔案磨損、丟失等現(xiàn)象，以不提供更有利于檔案安全管理為由;有的認(rèn)為檔案沒什么價值利用可言等等。這樣導(dǎo)致的結(jié)果就是嚴(yán)重影響檔案的對外開發(fā)發(fā)展，受限于思想觀念、技術(shù)和經(jīng)費人員等方面的限制，有效的檔案信息只能封存于黑暗的空間之中，實際作用不能發(fā)揮出來。

（二）檔案利用方式傳統(tǒng)、落后。因檔案利用工作開展不夠，檔案查閱數(shù)量較少，很多單位在檔案利用時依靠紙質(zhì)檔案登記目錄進(jìn)行檢索，然后對應(yīng)目錄調(diào)閱檔案案卷進(jìn)行內(nèi)容查找，這種方式工作效率低下，沒法滿足查閱的質(zhì)量和效率要求。在信息化辦公已經(jīng)普及的情況之下，檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)明顯脫節(jié)，置身于現(xiàn)代化辦公環(huán)境下，卻仍然沒有開展現(xiàn)代化檔案管理，已經(jīng)落后于時代和社會的發(fā)展。

（三）檔案信息不豐富。檔案利用需要大量的檔案信息為資源支持，很多單位所存檔案數(shù)量較少，并且門類也不齊全，辦公性文件占絕大多數(shù)，科研技術(shù)等專業(yè)檔案以及照片音像等檔案數(shù)量較少，在檔案提供利用時經(jīng)常出現(xiàn)查找不到等窘迫情況，檔案利用工作顯得不夠規(guī)范。

三、檔案高質(zhì)量利用的策略

（一）強(qiáng)化檔案利用意識。在具體的檔案管理工作中，要樹立利用意識，主動掌握檔案信息內(nèi)容，了解所存檔案結(jié)構(gòu)，在工作中遇到問題或有人利用檔案時能夠及時快速地提供檔案。檔案管理人員要注意平時學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案利用服務(wù)程序，靈活運用查找技巧，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)心對待每一次查閱利用服務(wù)，科學(xué)解決查找方法和業(yè)務(wù)不熟悉等方面導(dǎo)致的檔案無法查找的問題。

（二）提升檔案利用效率。一是要發(fā)揮計算機(jī)查閱檔案的優(yōu)勢，除了利用計算機(jī)提供紙質(zhì)檔案服務(wù)外，大量的圖片、音頻等檔案資料也可以通過科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)給利用者，同時很多文件材料也可以轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)數(shù)據(jù)形式存放于計算機(jī)管理系統(tǒng)便于隨時調(diào)閱，并且在一定程度上還有利于保護(hù)檔案原件免受損壞;二是發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)程查檔的優(yōu)勢，連接區(qū)域內(nèi)的檔案數(shù)字信息資源，利用網(wǎng)絡(luò)平臺和開放權(quán)限，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上傳輸，達(dá)到資源共享和資源壯大豐富的目的，提供更多可選檔案資源。

（三）豐富檔案利用資源。檔案資源是檔案開展成果的表現(xiàn)形式，也是利用的的物質(zhì)基礎(chǔ)。提供更多的可用檔案資源，要注意做好檔案門類和內(nèi)容的收集積累工作，在門類方面注意開展材料的全面收集，紙張、圖片、膠片、實物等載體的檔案都要收集入庫，進(jìn)行系統(tǒng)化整理;在內(nèi)容方面要注意圍繞工作職責(zé)開展，屬于職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料不要遺漏，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不系統(tǒng)不齊全的問題。

（四）科學(xué)合理規(guī)劃開發(fā)。檔案資源眾多，在開發(fā)過程中要注重圍繞社會需求度，對近年來利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，總結(jié)和對比，找出社會利用率高，需求量大的檔案類型進(jìn)行開發(fā)，增強(qiáng)開發(fā)的針對性和需求性。改變過去不分重點或者機(jī)械性的按照時間順序進(jìn)行開發(fā)的做法，做到重點開發(fā)，圍繞需求多出開發(fā)成果，保證開發(fā)工作的有序推進(jìn)，獲取更高質(zhì)量的利用成效。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案工作的重要性主要是通過檔案的開發(fā)利用予以體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用的質(zhì)量如何體現(xiàn)了檔案的整體質(zhì)量和水平。為此，檔案部門要以利用為各項業(yè)務(wù)工作開展的導(dǎo)向，保證開發(fā)人才到位，先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)充分運用，豐富檔案利用形式，以高質(zhì)量的服務(wù)贏得社會的支持和認(rèn)可，促進(jìn)檔案利用工作走向開放，走向社會民眾，展現(xiàn)檔案價值，造福社會發(fā)展。

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