發(fā)揮干部檔案信息化在干部管理工作中的作用

周子健

摘要：干部檔案信息化對推進(jìn)干部管理改革創(chuàng)新具有積極作用，為干部任用考察、薪資調(diào)整、辦理離退休手續(xù)等提供優(yōu)質(zhì)高效的全方位服務(wù)，為人力資源合力配置提供詳實(shí)、可信、原始的信息資源材料，確保干部人才信息共享優(yōu)勢作用有效發(fā)揮。本文就干部檔案信息化在干部管理工作中的作用發(fā)揮進(jìn)行探討研究。

關(guān)鍵詞：檔案應(yīng)用 ?信息化 ?干部管理 ?作用

Give Full Play to the Role of Cadre Archives Informatization in Cadre Management

ZHOU Zijian

（Organization Department of Lijin County Party Committee， Dongying City， Dongying， Shandong Province， 257400 China）

Abstract： The informatization of cadre archives plays a positive role in promoting the reform and innovation of cadre management， and provides high-quality and efficient all-round services for cadre appointment investigation， salary adjustment and handling retirement procedures， providing detailed， reliable and original information resource materials for the joint allocation of human resources， and ensuring the effective play of the advantageous role of cadre talent information sharing. This paper discusses the role of cadre archives informatization in cadre management.

Key Words： Archives application; Promotion of information technology; Cadre management; Effect

干部檔案信息化就是在檔案管理建設(shè)與應(yīng)用過程中，引進(jìn)信息化技術(shù)設(shè)備，在建檔組卷的過程中，紙質(zhì)材料信息同時(shí)入錄計(jì)算機(jī)干部檔案查詢系統(tǒng)，包括一些干部人才的視頻資料、實(shí)物照片等，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在干部任用考察、辦理工作崗位變動手續(xù)、薪資調(diào)整、獲獎受罰的過程中，相關(guān)人員可以利用設(shè)置的賬號、密碼，登入干部檔案信息系統(tǒng)平臺，獲取干部的信息數(shù)據(jù)資料，作為工作執(zhí)行的決策參考，實(shí)現(xiàn)了干部管理的信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，提高了現(xiàn)代干部管理水平。

1影響干部檔案信息化在干部管理中作用發(fā)揮的因素

1.1重建輕用，意識淡漠

很多地方或單位，在干部檔案管理信息化建設(shè)過程中，為了檔案館（室）信息化建設(shè)升級達(dá)標(biāo)，增加投入，購置設(shè)備，連接入網(wǎng)，配備專門計(jì)算機(jī)檔案管理人員，進(jìn)行檔案資料的審核、整理、組卷歸檔;引進(jìn)信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，采集、建立干部人事檔案信息資源庫，開辟客戶查詢窗口。但是，信息化檔案信息資源的利用率不高，在不重視、意識淡漠方面表現(xiàn)比較突出，干部調(diào)整任用過程中，提名和考察階段，都是憑借單位領(lǐng)導(dǎo)和組織部門對干部的“兩推一選”（即：班子推薦選票數(shù)、群眾推薦選票數(shù)和談話選舉）結(jié)果，沒有查閱干部檔案的環(huán)節(jié);干部在辦理離退休手續(xù)的過程中，勞動保障部門要的也是紙質(zhì)檔案登記表的復(fù)印件、工資流水等證明材料，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中干部檔案信息資源有共享功能，辦理手續(xù)的崗位不能上網(wǎng)查詢，而堅(jiān)持要本人繳納紙質(zhì)原件或者復(fù)印件，信息化檔案形同虛設(shè)，不能發(fā)揮實(shí)際功效，因而影響了干部檔案信息化在干部管理中作用的發(fā)揮[1-2]。

1.2從業(yè)人員素質(zhì)低，操作失誤，造成信息缺失

信息化檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，從信息的入錄、編輯、組卷等多個環(huán)節(jié)，不僅需要高超的計(jì)算機(jī)軟件使用技術(shù)，還要有一定的學(xué)習(xí)能力，適應(yīng)信息技術(shù)軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代較快的新形勢，目前，從事干部檔案信息化建設(shè)、管理的普遍不是技術(shù)較高的專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍不高，有的情況下，往往因?yàn)檎`操作，造成干部檔案信息的誤刪，或者存儲不到位，復(fù)制粘貼過程出現(xiàn)錯誤，致使檔案資料信息的“原始”“準(zhǔn)確”效果盡失，一定程度上影響了干部檔案信息化在干部管理中作用的發(fā)揮。

1.3意外傷害造成的檔案信息“毀壞”

干部檔案信息化在干部管理中的作用，主要表現(xiàn)在信息化檔案資料的開發(fā)利用和功能作用上，因此，干部信息化檔案的使用受制于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運(yùn)行、電能的安全供應(yīng)及管理人員的專業(yè)化嫻熟的技能操作。在工作實(shí)踐中，雷擊能夠造成計(jì)算機(jī)燒毀癱瘓;電路短路能夠破壞計(jì)算機(jī)的功能健全應(yīng)用;還有碰撞、擠壓，以及運(yùn)輸過程的交通事故等都會對計(jì)算機(jī)信息存儲硬盤造成不同程度的傷害，計(jì)算機(jī)受損，信息不能提取應(yīng)用，就不能為干部管理決策過程適時(shí)提供及時(shí)的信息材料，嚴(yán)重影響了干部檔案信息化在干部管理中的作用發(fā)揮。

1.4“木馬”“病毒”等危及干部檔案信息安全

計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)遭受“黑客”“木馬”“病毒”“流氓軟件”的襲擊后，往往會導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，信息被盜。干部檔案信息化的載體就是線上檔案館，在干部管理過程中，登入檔案管理系統(tǒng)，憑借賬戶、密碼就能查閱干部管理過程需要的信息內(nèi)容，盡管干部檔案信息中還有很多的隱私信息，也采取了一定的保密技術(shù)措施，但是，信息技術(shù)發(fā)展較快，“黑客”“木馬”“病毒”對網(wǎng)絡(luò)軟件的入侵、攻擊從未間斷，網(wǎng)絡(luò)信息被盜的惡性案件居高不下，在干部管理的信息使用過程中，稍有不慎，就會造成個人信息外泄，給干部本人造成很大的麻煩，形成網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)，危及信息化檔案的安全。從這一點(diǎn)上，也對干部檔案信息化在干部管理中的作用發(fā)揮，帶來不同程度的影響[2-5]。

2干部檔案信息化在干部管理工作中的安全保障措施

2.1從源頭上防控信息安全風(fēng)險(xiǎn)

干部檔案是非常重要的人力資源信息，發(fā)生信息泄密或者被盜，就會對人力資源的合理配置或者調(diào)整使用造成影響，因此，干部信息化檔案建設(shè)要從設(shè)計(jì)階段、落實(shí)過程、保密保障措施等方面，共同發(fā)力，從源頭上防控信息安全風(fēng)險(xiǎn)。一是選配安全的信息技術(shù)設(shè)備。比如，服務(wù)器主機(jī)、軟件系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、防火墻、交換機(jī)、前端客戶主機(jī)、后端數(shù)據(jù)主機(jī)、寬帶等。二是網(wǎng)站安全鏈接。做好網(wǎng)絡(luò)安全防控策略，與專業(yè)網(wǎng)絡(luò)公司簽署安全協(xié)議，在網(wǎng)站服務(wù)器和鏈接的計(jì)算機(jī)之間設(shè)置防火墻，拒絕網(wǎng)絡(luò)外來惡意攻擊，在局域網(wǎng)工作站、服務(wù)器上全部配置安全防止扼殺病毒軟件，完善一整套防范有害電子郵件及計(jì)算機(jī)病毒的防范措施，控制有害網(wǎng)絡(luò)信息對信息化檔案系統(tǒng)的破壞、干擾，保障信息安全。三是做好檔案信息數(shù)據(jù)庫的備份。網(wǎng)站的記錄功能一般只能保存用戶使用過程60d的信息軌跡，比如，網(wǎng)頁瀏覽、IP地址、主頁維護(hù)、郵箱使用等。做好信息備份有利于防止檔案信息的資源存儲丟失。四是發(fā)揮信息技術(shù)安全保護(hù)功能。比如，交互欄目的識別確認(rèn)、IP地址確認(rèn)、身份登記確認(rèn)等功能，能夠關(guān)閉不具備傳輸條件或者不合法的電子信息文件。五是在網(wǎng)站信息服務(wù)系統(tǒng)中健全雙機(jī)熱備份機(jī)制，當(dāng)主系統(tǒng)遭到攻擊、破壞、意外傷害不能按照正常狀態(tài)運(yùn)行的情況下，備用系統(tǒng)就承擔(dān)起主系統(tǒng)的服務(wù)功能，保證信息及時(shí)應(yīng)用。六是進(jìn)行安全防護(hù)設(shè)置，關(guān)閉不應(yīng)用或者應(yīng)用率不高的系統(tǒng)，減少惡意軟件進(jìn)攻的渠道目標(biāo)，封堵經(jīng)常不使用的外鏈端口，定期查殺病毒，刷新軟件，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。七是鎖定服務(wù)器，切實(shí)保管好登錄密碼，在后臺的管理界面設(shè)置自己的用戶名、密碼，綁定IP。八是設(shè)置管理權(quán)限。干部檔案信息化系統(tǒng)針對不同的操作人員、用戶終端、應(yīng)用系統(tǒng)等，由系統(tǒng)管理員設(shè)置共享信息數(shù)據(jù)資源的訪問權(quán)限，分別設(shè)置密碼、口令，系統(tǒng)操作人員要根據(jù)工作需要設(shè)置用戶名，查閱、瀏覽工作結(jié)束后就更改用戶，重新設(shè)置，管理員定期檢查用戶權(quán)限的更新使用，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，嚴(yán)禁用戶密碼借用、泄露。九是按照電信機(jī)房安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)信息檔案館（室），保證用電安全，防潮、防火、控制溫度。

2.2完善干部信息化檔案安全管理制度

沒有規(guī)矩，難成方圓，干部檔案信息化安全管理也是一樣，必須建立健全切實(shí)可用的制度措施，形成長效工作機(jī)制，才能取得實(shí)質(zhì)性的效果。一是明確責(zé)任，傳遞壓力，分工負(fù)責(zé)。按照主要領(lǐng)導(dǎo)總體負(fù)責(zé)、主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)、科室人員具體負(fù)責(zé)的信息安全保障工作責(zé)任體系，一級抓一級，級級有責(zé)任，一抓到底，細(xì)化流程措施，責(zé)任人和“責(zé)、權(quán)、利、害”，嚴(yán)格捆綁，一一對應(yīng)，為干部檔案信息化使用安全，打好思想基礎(chǔ)。二是強(qiáng)化人員素質(zhì)。聘請計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理應(yīng)用的專業(yè)人員，從事干部檔案的信息化管理，規(guī)范提供檔案信息資源服務(wù)，要求檔案管理員不但有高超的信息技術(shù)設(shè)備操作技能，熟悉檔案工作，還要有較高的責(zé)任心、使命感和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)和互聯(lián)網(wǎng)信息管理辦法，在工作中，堅(jiān)持原則，不徇私情，確保檔案信息資源開發(fā)利用的安全。三是定期開展對有害信息、惡意信息插入的清理。在工作中，堅(jiān)持定期對信息資源的更新維護(hù)，經(jīng)常性地開展服務(wù)信息的監(jiān)視、保存和備份，及時(shí)查處并清除惡意軟件的信息入侵和流氓軟件的信息插入，確保檔案信息化系統(tǒng)始終保持“一片凈土”。

2.3把握工作重點(diǎn)，堅(jiān)持科學(xué)管理

黨委組織部門及政府人事機(jī)構(gòu)是干部檔案收轉(zhuǎn)、管理、存儲的重任單位，新形勢下，從檔案信息資源安全利用的層面考慮，必須以確保檔案信息資源安全利用為重點(diǎn)，堅(jiān)持科學(xué)管理的原則，不斷提高工作水平。一是增加投入，及時(shí)更新設(shè)備。配置較低的設(shè)備不僅不能提供高效快捷的服務(wù)，還存在網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，計(jì)算機(jī)、寬帶、交換器等要及時(shí)更新?lián)Q代，按照檔案服務(wù)方便、快捷、及時(shí)的特點(diǎn)要求，引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，按照干部管理權(quán)限，制定統(tǒng)一的信息化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，核對信息表格、工作履歷等信息，保證信息有效、安全。二是健全檔案管理體系。檔案館管理系統(tǒng)與各單位檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上無縫連接、分級管理、分級應(yīng)用;各單位干部的流動、進(jìn)出、離崗、退休、死亡等，檔案信息系統(tǒng)管理員要做到及時(shí)更新，完成上報(bào);檔案館管理系統(tǒng)隨之進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的信息更新。三是打好基礎(chǔ)。干部檔案信息包括個人簡歷、學(xué)業(yè)水平、工作變動、獲獎受罰、升遷降職等不同的信息表材料，檔案館及各單位檔案系統(tǒng)維護(hù)管理員，要結(jié)合實(shí)際進(jìn)行信息的更新與完善，為信息化檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行打下基礎(chǔ)。

3干部檔案信息化在干部管理工作中發(fā)揮作用的策略

3.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

干部檔案信息化在干部管理中要發(fā)揮作用，關(guān)鍵在于各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理，提高干部檔案信息化在干部管理中應(yīng)用的認(rèn)識水平，結(jié)合工作中檔案信息資源利用價(jià)值與作用沒有發(fā)揮所導(dǎo)致的一系列“惡果”，舉一反三，把干部檔案信息化在干部管理中發(fā)揮的作用及利害關(guān)系在會議上講清楚，在具體工作中指導(dǎo)到位。

3.2強(qiáng)化培訓(xùn)，提高素質(zhì)

干部檔案信息化是借助信息技術(shù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)干部檔案資料的信息采集、組卷和存儲等信息處理一體化，從事干部檔案信息化建設(shè)管理服務(wù)的工作人員，必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和職業(yè)道德水平，精通計(jì)算機(jī)、軟件等信息技術(shù)設(shè)備的操作、維護(hù)和應(yīng)用，熟悉干部人事檔案管理服務(wù)技術(shù)技能，具備愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)的精神。因此，對從業(yè)人員要強(qiáng)化培訓(xùn)，優(yōu)化隊(duì)伍素質(zhì)，提高工作水平。一是搞好崗位技術(shù)“傳幫帶”。組織業(yè)務(wù)骨干，定期分享工作經(jīng)驗(yàn)及解決問題的技術(shù)、技能方法等，與同事們進(jìn)行交流，針對崗位工作普遍存在的問題，各抒己見，由骨干為大家講課，現(xiàn)身說法，就信息技術(shù)設(shè)備應(yīng)用及檔案管理服務(wù)能力提高，傳遞技術(shù)，互幫互助。二是定期選派檔案管理員到高校深造，或者接受檔案主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理員自覺利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行在線學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化操作技能培養(yǎng)，不斷提高工作水平。三是結(jié)合檔案信息化建設(shè)、管理和服務(wù)應(yīng)用檢查，以問題處理為技能培訓(xùn)手段，抓住問題的要害和問題的焦點(diǎn)，舉一反三，強(qiáng)化技術(shù)能力培養(yǎng)，為信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用打下基礎(chǔ)[6]。

3.3完善功能，發(fā)揮價(jià)值作用

在建成的信息化檔案查詢系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合硬件、軟件技術(shù)的升級換代，進(jìn)一步高質(zhì)量建設(shè)檔案查詢系統(tǒng)的信息資源，完善系統(tǒng)功能，擴(kuò)大價(jià)值作用的發(fā)揮，提高信息化檔案系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。一是拓展信息采集范圍，把干部全方位的檔案信息全部入錄信息系統(tǒng);二是建立干部檔案信息庫模塊，方便快捷查詢;三是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息電子化，把所有紙質(zhì)檔案信息全部制作成電子版，方便檔案服務(wù)應(yīng)用。

4結(jié)語

發(fā)揮干部檔案信息化在干部管理工作中的作用，要從影響因素、管理措施、方法模式多方面進(jìn)行探究創(chuàng)新，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢，克服缺點(diǎn)，才能不斷進(jìn)步。

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