如何創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理

王春輝

（江蘇省鎮(zhèn)江市人民代表大會常務(wù)委員會，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

辦公室是一個綜合化、系統(tǒng)化、全面化的工作部門，對于宣傳行政機關(guān)形象、協(xié)調(diào)各部門事務(wù)、傳達決策等方面起著十分關(guān)鍵的作用。而行政辦公室又是單位的外戶窗口，其服務(wù)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到行政機關(guān)或單位的整體形象面貌。在實際的工作中，要選擇正確的工作方法不斷提升辦公室行政事物管理的效率和質(zhì)量。

1 辦公室行政事物管理概述

辦公室作為行政機關(guān)的一個重要部門，主要用來處理行政機關(guān)中的行政事務(wù)，在行政機關(guān)中起著承上啟下的作用。辦公室已經(jīng)成為綜合性的服務(wù)管理部門。具體來說，其職能分為以下幾點：

1）作為助手，協(xié)助開展各種會議的進行與實施，保證行政工作內(nèi)部各項事務(wù)的順利進行。

2）參與事務(wù)決策，協(xié)調(diào)部門關(guān)系。辦公室行政管理對行政機關(guān)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)起著輔助作用，不僅能夠幫助上級領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)部分事務(wù)，同時還扮演著上級領(lǐng)導(dǎo)與下級工作人員之間的溝通橋梁，進行信息的傳達、部門工作的總結(jié)等。

3）宣傳行政機關(guān)文化形象。辦公室行政事務(wù)管理還承擔(dān)著樹立行政機關(guān)正面形象的角色。

2 辦公室行政事務(wù)管理創(chuàng)新策略

2.1 明確辦公室行政事務(wù)管理范圍

辦公室行政事務(wù)管理是一項比較復(fù)雜的工作，可能涉及多個部門，因此更要明確辦公室行政事務(wù)管理的范圍，以便進一步提高整體工作的效率和質(zhì)量。具體來說，首先行政機關(guān)內(nèi)部要加強對這一問題的重視程度，重新認(rèn)識辦公室行政事務(wù)管理的職責(zé)和范圍，不要任意安排工作內(nèi)容[1]。其次，要根據(jù)實際情況劃分工作職責(zé)，確保每個人都各司其職，每一項事務(wù)都有人管理和負責(zé)。最后，還要注重宣傳，確保行政機關(guān)內(nèi)部的人員都能認(rèn)識到辦公室行政事務(wù)管理的重要性，能夠主動配合開展各種事務(wù)。

2.2 強化管理人員素質(zhì)與服務(wù)意識

在新時期下，辦公室行政事務(wù)管理人員必須進一步提高自身的素質(zhì)，明確自身所承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任，認(rèn)識到自身工作的重要性，加強服務(wù)意識，能夠應(yīng)對各類突發(fā)事件和問題。此外，還要結(jié)合具體的工作內(nèi)容和實際需求，形成吃苦耐勞、踏實肯干的精神品質(zhì)，遵守各項規(guī)章制度，從各項工作中吸取工作經(jīng)驗，不斷提升自身的工作能力和素質(zhì)[2]。同時，還要進一步加強隊伍的學(xué)習(xí)能力，提升隊伍的綜合素質(zhì)，營造善于思考的良好氛圍。辦公室人員通過學(xué)習(xí)，不斷提升自身的大局意識和處理問題的能力，使每一個人都能夠從全局的角度思考問題、處理問題，站得遠、想得深、做得細。

2.3 構(gòu)建健全的工作體系

任何工作的順利開展都離不開一個完善的工作體系，信息化的今天給人們的生活帶來了巨大的便利，同時也提高了行政機關(guān)工作的效率[3]。在這一背景下，人大辦公室行政事務(wù)管理也要充分利用信息化技術(shù)，創(chuàng)新工作體系，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上根據(jù)不同的工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的工作體系，例如賬務(wù)管理體系、任務(wù)分配體系、醫(yī)療保障體系等。同時利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)不斷提升信息收集和分析的能力，構(gòu)建更加全面地信息管理系統(tǒng)，確保各項信息的真實性和可靠性，提高工作效率。同時借助信息化手段提升內(nèi)部管理控制制度，優(yōu)化工作程序，盡量減少回報程序，提升辦公室工作效率。

2.4 科學(xué)規(guī)劃，做好參謀工作

人大辦公室要緊緊圍繞常委會的決策部署，從全局出發(fā)，整體規(guī)劃，考慮全局，充分發(fā)揮辦公室參謀助手的職能[4]。一方面，人大辦公室要從常委會的權(quán)利和職責(zé)出發(fā)，找準(zhǔn)人民群眾關(guān)注的重點和難點問題，深入開展各項工作調(diào)查，掌握社會實情和民意，提出具有前瞻性的、建設(shè)性的意見，為常委會決策提供相應(yīng)的依據(jù)。另一方面，人大辦公室要從自身的工作特點和任務(wù)出發(fā)，構(gòu)建完善的、暢通的信息傳遞和收集渠道，利用好新媒體，開通微博號和微信公眾號，及時發(fā)布人大常委會簡訊、參考消息等，為常委會提供及時、全面、準(zhǔn)確、客觀的消息，為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.5 做好監(jiān)督監(jiān)察工作

人大辦公室能夠?qū)崿F(xiàn)高效率運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵是抓好督促各項工作的落實。一方面，針對各項會議的意見落實以及人民群眾信訪來訪辦理的落實，要堅持敢于督查辦理、善于督辦、嚴(yán)格督辦的原則，同時采取現(xiàn)場監(jiān)督、電話監(jiān)督等方式，進一步加強監(jiān)督力度，確保各項工作的順利落實。另一方面，要建立健全辦公室督查督辦的各項工作機制，嚴(yán)格執(zhí)行批示文件的檢閱和反饋機制、電話記錄接手人負責(zé)到底等一系列行之有效的工作機制，根據(jù)工作的輕重緩急分配工作任務(wù)，確保各項任務(wù)的高效完成。保證常委會領(lǐng)導(dǎo)批必查，查了一定要有結(jié)果，有結(jié)果了一定要落實處理，使辦公室的每一項行政事務(wù)都有人辦，都能夠落實到底。

3 結(jié)語

新時期，辦公室行政事務(wù)管理也面臨著新任務(wù)，對待新任務(wù)新工作要明確好責(zé)任，建立行之有效的工作制度和工作體系，利用信息化技術(shù)創(chuàng)新辦公模式，增強服務(wù)意識和責(zé)任意識，不斷提高人大辦公室內(nèi)部的管理質(zhì)量，確保各項工作事務(wù)的順利開展。