事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與策略

吳思忱

（煙臺(tái)市芝罘區(qū)競(jìng)技體育學(xué)校，山東 煙臺(tái) 264000）

事業(yè)單位管理工作中的核心內(nèi)容便是人事管理，只有充分發(fā)揮人事檔案管理價(jià)值，才能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位良好發(fā)展。事業(yè)單位中的人事檔案管理主要是記錄工作人員的基本信息及工作情況，為事業(yè)單位人力資源等工作提供數(shù)據(jù)支持。現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位中普遍存在人事檔案管理問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位有序發(fā)展，需要事業(yè)單位積極采取合適手段解決問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)自身良好發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理必要性

1.1 提高事業(yè)單位管理能力

人事檔案作為事業(yè)單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其中涵蓋了單位工作人員的基本信息，為事業(yè)單位利用人才提供可靠依據(jù)，做好人事檔案管理工作，可以對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作起到優(yōu)化作用，進(jìn)而提高事業(yè)單位管理能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位有序合理的發(fā)展。

1.2 優(yōu)化事業(yè)單位人力資源配置

事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)離不開人力資源，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，人才競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，優(yōu)化人員配置的主要方式為外部引進(jìn)與內(nèi)部提拔，而人事檔案涵蓋工作人員基本信息內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位優(yōu)化人員配置具有重要參考作用，利于單位正確認(rèn)知每個(gè)員工的工作價(jià)值，保證員工在最合適的崗位上工作，從而優(yōu)化事業(yè)單位人力資源配置。

1.3 實(shí)現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)跟蹤

現(xiàn)代社會(huì)背景下，人才是保障事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要因素之一，人事檔案詳細(xì)記錄了事業(yè)單位所有工作人員的工作表現(xiàn)以及獎(jiǎng)懲情況等信息，不僅可以為員工自我提升提供參考，還可以幫助事業(yè)單位準(zhǔn)確掌握員工的思想動(dòng)態(tài)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)跟蹤，為事業(yè)單位儲(chǔ)備人才、利用人才提供基礎(chǔ)條件[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理缺乏規(guī)范性

我國(guó)大多事業(yè)單位中的人事檔案管理體系不健全，存在員工職責(zé)不明確現(xiàn)象，人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。另外，人事檔案管理部門人員流動(dòng)性較強(qiáng)，始終沒(méi)有形成專人專責(zé)的工作模式，管理工作較為懶散，造成了人力資源與時(shí)間的浪費(fèi)，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作價(jià)值。

2.2 檔案管理人員管理能力不足

檔案管理人員是人事檔案管理工作中的重要因素，管理人員的管理水平直接影響人事檔案管理效率，但部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，分配的檔案管理人員缺少系統(tǒng)性培訓(xùn)，管理能力不足，無(wú)法及時(shí)整理歸納各種檔案資料，降低了人事檔案管理效率。同時(shí)還存在人員兼任管理的情況，一定程度上影響了人事檔案管理工作質(zhì)量，不利于人事檔案管理有序開展。

2.3 信息化建設(shè)水平較低

隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，事業(yè)單位中的人事檔案資料越來(lái)越多，人事檔案管理工作壓力隨之增加，大量檔案資料的收集、整理及儲(chǔ)存等工作難度逐漸加大，對(duì)事業(yè)單位的信息化建設(shè)提出了更高要求。但目前來(lái)看，人事檔案管理信息化建設(shè)水平較低，很多事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)管理辦法，不利于人事檔案管理工作有序高效開展，同時(shí)也間接影響了事業(yè)單位中其他部門的正常工作。

2.4 人事檔案資料利用價(jià)值低

自改革開放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案資料呈現(xiàn)指數(shù)型增長(zhǎng)，但由于長(zhǎng)期以來(lái)人事檔案資料管理混亂，存在有用資料與無(wú)用資料混淆保存的現(xiàn)象，并且諸多人事檔案資料中，絕大部分為低價(jià)值檔案資料，這不僅無(wú)法發(fā)揮人事檔案資料價(jià)值，更給人事檔案管理工作帶來(lái)了困難，阻礙了人事檔案管理工作效率的提升。

3 提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的策略

3.1 完善人事檔案管理模式與管理制度

提高人事檔案管理效率，需要事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展情況，及時(shí)優(yōu)化人事檔案管理模式，不斷完善管理制度。首先，應(yīng)構(gòu)建合理科學(xué)的檔案管理工作平臺(tái)，設(shè)立人事檔案工作委員會(huì)，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息資源共享；其次，設(shè)立人事檔案科室，并選用經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的科室管理人員，依托專業(yè)人才開展人事檔案管理工作，從源頭保證人事檔案管理質(zhì)量[2]。另外，還應(yīng)成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行檢查培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理能力，從而提高人事檔案管理工作實(shí)效性，以滿足現(xiàn)代化信息社會(huì)發(fā)展需求。最后還應(yīng)完善人事檔案管理制度，以管理制度為指導(dǎo)方針，落實(shí)人事檔案管理工作，從而提高人事檔案管理價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案管理作用。

3.2 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)中占據(jù)重要地位，人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，直接影響著人事檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀的人事檔案管理法和理念，定期開辦檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括管理知識(shí)，還要涉及信息技術(shù)操作知識(shí)以及職業(yè)道德素養(yǎng)，以此提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其更好地開展人事檔案管理工作。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)重視人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，積極發(fā)掘單位內(nèi)部檔案人才，并吸收外部檔案人才，不斷提高人事檔案管理水平。另外，還應(yīng)建立合理的獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范管理人員的工作行為，并調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

近年來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展，使其廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，事業(yè)單位應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，充分利用信息技術(shù)，將信息技術(shù)與人事檔案管理工作有機(jī)融合，從而提高人事檔案管理工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位有序發(fā)展。事業(yè)單位需要結(jié)合自身發(fā)展情況，合理利用信息技術(shù)，開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作。首先，事業(yè)單位應(yīng)配置信息化管理必需的硬件設(shè)備，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供硬件支撐；其次，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案資源庫(kù)建設(shè)，在傳統(tǒng)文字檔案資源的基礎(chǔ)上，融入音頻及視頻等新型形式，推動(dòng)人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展，從而減少紙質(zhì)檔案資料的管理成本，全面提高人事檔案管理效率。

3.4 提高人事檔案資料的利用價(jià)值

如上文所述，大部分事業(yè)單位的人事檔案資料管理混亂，有利用價(jià)值的檔案資料占比較小，一定程度上影響了人事檔案資料價(jià)值，所以事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理情況，篩選甄別有用檔案信息，放棄無(wú)效檔案資料，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)盡可能刪除不必要的人事信息，提高有效人事檔案資料的占比，從而提高人事檔案資料利用價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展具有重要作用，事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，不斷探尋有效措施，提高人事檔案管理工作水平及效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位良好發(fā)展。