淺談加強公路工程檔案管理工作的途徑

趙蕓蕓

（山東沂蒙交通投資發(fā)展集團(tuán)有限公司，山東 臨沂 276000）

公路工程檔案不僅是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位開展工作的真實體現(xiàn)，還是工程建設(shè)、改建擴建、維護(hù)管理和交付使用的重要依據(jù)。城建檔案館做好公路工程檔案管理工作，不僅可為現(xiàn)代公路建設(shè)提供有力的參考資料，還能為城市現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文結(jié)合城市公路工程檔案管理的必要性及所需遵循的原則，對當(dāng)前檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并從做好前期控制、調(diào)整檔案接收模式、加強工程檔案管控等方面著手，提出幾點有效的檔案管理策略。

1 工程檔案質(zhì)量管理的重要性

1）工程建設(shè)的重要組成部分工程檔案記錄建設(shè)過程、管理決策、材料使用等動態(tài)信息轉(zhuǎn)化為靜態(tài)信息的過程。因此，在工程建設(shè)的各個階段都發(fā)揮著重要的參考和憑證價值，是順利施工的重要依據(jù)。從工程建設(shè)的流程來看，主要包括施工準(zhǔn)備階段、施工階段和竣工驗收階段。由于工程本身周期就長，工程檔案也具備種類豐富、體量大、時間跨度長、涉及單位多等特點。此外，工程檔案所記錄的圖紙、建筑材料等信息都要在竣工驗收階段進(jìn)行檢測，這些材料是否符合建筑設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn)，合格后才能使用，這些檢測資料是至關(guān)重要的，是保障建筑質(zhì)量的依據(jù)。

2）有助于控制工程質(zhì)量工程檔案的種類豐富、體量大、時間跨度長、涉及單位多等特點決定其管理的復(fù)雜性。在現(xiàn)實管理工作中時常出現(xiàn)由于管理不力而導(dǎo)致的檔案歸檔質(zhì)量不高、標(biāo)準(zhǔn)不一、完整性不佳等情況，工程檔案質(zhì)量大打折扣，其價值自然也無法得到發(fā)揮。而質(zhì)量管理則有助于推進(jìn)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，讓各個參與主體更加明確自己的職責(zé)。工程項目檔案往往是直觀、可視的，因此其質(zhì)量也直接反映了該單位的綜合管理能力。在工程項目建設(shè)中，工程質(zhì)量的評價是多方面的，不能僅從外觀判斷。這是因為工程項目建設(shè)是極為復(fù)雜的，工序眾多且互相覆蓋，如使用性能、安全等級等屬性就要綜合現(xiàn)場情況和現(xiàn)場記錄進(jìn)行判斷。而工程檔案記錄了項目施工的每一道工序，是工程質(zhì)量最為直觀的體現(xiàn)。

2 加強公路工程檔案管理工作的途徑

2.1 重視公路工程檔案原始資料的收集管控

公路工程檔案原始資料按項目各階段落實收集管控。前期主要有項目立項批文、工可、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及批復(fù)、招投標(biāo)、合同、公函等資料；建設(shè)期主要有施工、監(jiān)理、第三方檢測、監(jiān)督和項目業(yè)主管理及征地拆遷產(chǎn)生的大量原始資料，包括質(zhì)量檢查記錄、試驗檢測報告、監(jiān)督檢查資料、施工和監(jiān)理日志、征地拆遷資料和管理文件、建設(shè)相關(guān)方來往文件、會議紀(jì)要、決算、交工、竣工、圖片和視頻等有價值的資料；投入營運管理主要是大小修和改擴建產(chǎn)生資料。以上各階段必須落實原始資料管控并及時收集整理歸檔立卷，確保資料真實完整。

2.2 不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的過程中，公路工程建設(shè)取得突出的進(jìn)步，在實際發(fā)展中，要求工作人員對公路工程檔案資料有一定的了解。因此，需要不斷地提升工作人員的素質(zhì)，使其掌握信息化操作的內(nèi)容和注意事項。定期組織工作人員到培訓(xùn)中心學(xué)習(xí)，及時發(fā)放對應(yīng)的手冊，開展培訓(xùn)、訓(xùn)練，積極地聘請專家進(jìn)行專題講座，不斷地提升工作人員的素質(zhì)。促使工作人員，特別是檔案管理人員，樹立信息化的檔案管理意識，有效地對信息進(jìn)行技術(shù)管理，可以將其和以往的檔案資料結(jié)合在一起，探索新的管理模式，特別是大數(shù)據(jù)、信息化的應(yīng)用，為切實做好公路工程檔案資料的管理工作提供有力的技術(shù)支撐。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法

若想實現(xiàn)公路養(yǎng)護(hù)技術(shù)檔案管理質(zhì)量的提升就要突破傳統(tǒng)檔案管理方法，在提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上創(chuàng)新管理方法，加強對于重要資料的搜集整理，自項目工程立項起便對相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌，制定有效管理辦法，妥善保存審批、招標(biāo)以及合同簽訂以及后續(xù)工程作業(yè)中各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料信息。在以往出現(xiàn)檔案資料不齊全現(xiàn)象時，部分監(jiān)理單位可能會對此加以忽視盲目交工，而在新形勢下，相關(guān)單位必須加強把關(guān)，摒除傳統(tǒng)模式，在驗收時若發(fā)現(xiàn)此問題則對工程款結(jié)算加以延后，通過強制管控提升檔案管理規(guī)范合理，糾正檔案管理無序的問題。

2.4 建立健全檔案管理制度

一套較為完整的制度在公路檔案管理中可以推動該項工作更加有序和高效地展開，實踐中可以結(jié)合城建檔案館實際情況，構(gòu)建公路工程檔案管理工作小組，并明確各成員之間權(quán)屬關(guān)系，以幫助其更好地了解自身的工作內(nèi)容和職責(zé)。然后結(jié)合公路工程檔案管理要求，對各項檔案資料類別、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)致劃分。整個工作過程中也要將相關(guān)規(guī)章制度融入其中，確保公路竣工資料收集、整理、分析、保管等工作落到實處，為后期工程檔案有效利用和城市公路建設(shè)服務(wù)提供有力支持。最后是加強責(zé)任追究，通過對整個公路工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)實際工作中存在的問題，并將相關(guān)責(zé)任落實到人，同時指導(dǎo)相關(guān)人員采取對應(yīng)措施快速解決遇到的問題。這樣不僅可以保證工程檔案資料完整、有效，還能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語

面對檔案管理與現(xiàn)代科技發(fā)展融合的大趨勢，公路工程檔案管理基礎(chǔ)性工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，正視基礎(chǔ)性工作的價值和明確提升方向。依托檔案管理基礎(chǔ)工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)融合發(fā)展的管理模式，在“軟件”和“硬件”方面增加投入。充分發(fā)揮新時期檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員的專業(yè)能力，將基礎(chǔ)性工作落到實處。以檔案管理基礎(chǔ)工作和信息技術(shù)為先導(dǎo)，提高檔案管理的科技含量，加快公路工程科技檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，利用現(xiàn)代科技手段讓公路工程科技檔案更好地服務(wù)公路事業(yè)。