大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

孫晶晶

（秦皇島排水有限責(zé)任公司，河北 秦皇島 066000）

企業(yè)檔案主要是對企業(yè)的發(fā)展和各項實踐工作進行如實記錄，通過企業(yè)檔案管理工作，可以對這些檔案進行有效的分類、整理和保存。為了保證檔案完整，就要充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，這樣才能進一步提高檔案質(zhì)量和價值。

1 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 應(yīng)用成本高

在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析法時，要構(gòu)建完善的信息化管理平臺，這樣就會增大投入成本。為了提高大數(shù)據(jù)的分析質(zhì)量，保證分析結(jié)果更加真實可靠，還要嚴(yán)格控制運算時間。由此可見，將大數(shù)據(jù)分析法應(yīng)用在檔案管理之中會存在一定的推廣難度，而且成本高，這是各大企業(yè)要面臨的主要問題。

1.2 數(shù)據(jù)比較滯后

大數(shù)據(jù)分析法的主要依據(jù)是最新的信息，如果信息時間滯后，就會影響大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性和應(yīng)用價值。進行建模時，由于模型不能與企業(yè)的發(fā)展同步，就會影響到分析結(jié)果，降低數(shù)據(jù)的可參考 價值。

1.3 不重視檔案管理

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的競爭越來越大，為了提高企業(yè)的競爭力，就要不斷提高檔案管理質(zhì)量，使其能夠為決策提供參考依據(jù)。一部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案管理的作用有限，也不重視檔案管理建設(shè)，沒有進一步加大投入力度，因此，大數(shù)據(jù)分析法很難在檔案管理中進一步發(fā)揮作用。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有限

目前，企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)還有待進一步提升，對待檔案管理工作缺乏責(zé)任感，不能意識到自身崗位的重要性，這就會影響到檔案管理水平的提升。這些檔案管理人員不能充分掌握大數(shù)據(jù)分析方法，使得這一方法難以進一步發(fā)揮優(yōu)勢。

1.5 檔案信息化管理不完善

許多企業(yè)開始重視檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用先進的技術(shù)提高檔案管理效率。不過，大多數(shù)檔案管理信息化建設(shè)水平不足，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。雖然檔案管理信息化技術(shù)已經(jīng)日益完善，并在市場上得到大力推廣，不過，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并不認為檔案管理信息化建設(shè)很重要，對先進技術(shù)的引進和投入不夠重視，從而影響到大數(shù)據(jù)分析方法的應(yīng)用。大多數(shù)企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的思路和方法進行檔案管理，難以提高檔案的利用率。

2 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析法時，要結(jié)合企業(yè)的檔案管理實際情況，確保檔案管理能夠得到進一步創(chuàng)新。許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人需要利用各種檔案開展相應(yīng)的決策，而這離不開大數(shù)據(jù)分析方法的支持。要依據(jù)與時俱進的數(shù)據(jù)，保證分析定量化，為企業(yè)的各項工作提供參考依據(jù)。

2.1 對數(shù)據(jù)進行分析和挖掘

由于企業(yè)檔案管理中包含的內(nèi)容比較多，需要對檔案進行合理分類和整理，這樣才能保證檔案成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，這就需要利用大數(shù)據(jù)分析方法進行檔案信息分析和挖掘，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效處理。大數(shù)據(jù)分析法能夠?qū)Ω黜棓?shù)據(jù)進行全面的收集和整理，并對數(shù)據(jù)進行格式化處理。通過大數(shù)據(jù)分析法可以構(gòu)建模型，并運用強大的計算方式，保證數(shù)據(jù)能夠得到充分地利用。企業(yè)根據(jù)檔案管理的實際情況應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析法，保證各項資源以更加直觀的方式呈現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的可視化技術(shù)能夠幫助相關(guān)人員對數(shù)據(jù)進行分析，并使其能夠結(jié)合工作的情況利用數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)分析方法可以提高數(shù)據(jù)的品質(zhì)，實現(xiàn)資源的充分利用，并在逐漸挖掘和分析的過程中了解數(shù)據(jù)的價值，亦為企業(yè)的進一步發(fā)展提供相應(yīng)參考。

2.2 優(yōu)化工作流程

利用大數(shù)據(jù)分析方法，可以進一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理的流程，使檔案管理工作更有效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作通常十分繁瑣，而且大多是以紙質(zhì)檔案文件為主，這樣不僅會導(dǎo)致檔案丟失，還難以提高工作效率。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就可以進一步減少時間耗費，保證各個流程之間的銜接更加緊密，使工作能夠得到統(tǒng)一高效的開展。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以減少不必要的操作流程，通過先進的信息化平臺對檔案進行收集和整理，使各項信息和數(shù)據(jù)得到高效正確的處理，這樣就可以及時滿足相關(guān)人員的需求，還可以保證信息的完整性和真實性。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方式

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以保證企業(yè)的檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變成電子檔案形式，這樣可以保證檔案得到更加安全的保管，同時還可以對檔案進行加密，采用先進的防火墻等技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)正常運行，進一步保障檔案的安全。同時還會采取備份技術(shù)，使檔案獲得備份，不會輕易遺失。

3 結(jié)束語

總之，企業(yè)檔案管理水平的提升離不開大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以保證數(shù)據(jù)得到全面的收集整理和分析，實現(xiàn)檔案的安全保管，滿足各個部門的需求。應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)還可以促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)更上一層樓，積極解決現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，保證檔案管理工作不斷創(chuàng)新，還可以進一步提高廣大檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠充分運用新技術(shù)開展檔案管理工作，提高安全管理意識，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。