提升機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

李巖慶

（中共巴林左旗紀(jì)律檢查委員會(huì)，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

1 引言

當(dāng)前，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量的增加，檔案數(shù)量呈現(xiàn)出增長的態(tài)勢，面對堆積如山的檔案，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)有些不相適應(yīng)，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案的管理工作與單位的日常運(yùn)營息息相關(guān)，在科技不斷進(jìn)步的今天，科技對于各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，同時(shí)也為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展提供了巨大動(dòng)力。各級(jí)單位部門在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，這樣才能更好地服務(wù)于本單位的其他日常工作。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時(shí)，將原本的實(shí)體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c(diǎn)，兼具了實(shí)用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本繁復(fù)的工作流程得以被簡化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗(yàn)積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到檔案信息化建設(shè)體系的意義，拓寬信息化建設(shè)體系的完善渠道，為構(gòu)建完善的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1 工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價(jià)值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響。

3.2 缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的信息化管理機(jī)制

事業(yè)單位在檔案管理的過程中，所使用的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不相同，很多單位采用的是傳統(tǒng)管理軟件來進(jìn)行管理，這造成軟件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理軟件，在進(jìn)行信息搜索時(shí)，也很難進(jìn)行相通的信息管理，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化水平不高，很難實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。除此之外，很多檔案管理單位在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，處于各自為政、獨(dú)立開發(fā)狀態(tài)，由此導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，所管理的檔案信息數(shù)據(jù)在內(nèi)容、質(zhì)量上也良莠不齊，最主要的是沒有根據(jù)統(tǒng)一的作業(yè)流程來做好各項(xiàng)管理工作，這導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的作用無法得到有效發(fā)揮。

3.3 沒有正確利用信息資源

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要不足是未能充分利用檔案信息資源。傳統(tǒng)的檔案管理理念認(rèn)為檔案管理只是對檔案進(jìn)行長期保管，為后續(xù)的查找和利用提供方便。但是現(xiàn)代檔案管理模式和過去比起來有很大的差異，現(xiàn)代管理理念認(rèn)為檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源共享，關(guān)注的方向也在向資源利用方面發(fā)展，有效利用檔案資源的同時(shí)也可以提供更多的方便，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。但是管理人員缺少對這一觀念的正確認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)關(guān)注對象還是檔案保存，檔案資源利用率的提升停滯不前，降低了檔案管理效率，也導(dǎo)致了檔案管理水平的相對下降。

4 提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平的有效對策

4.1 構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時(shí)代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個(gè)信息站點(diǎn)的實(shí)際情況與人們對檔案的實(shí)際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時(shí)，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實(shí)施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升檔案管理社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益做好鋪墊。

4.2 提高信息化管理水平

建立數(shù)字檔案，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，是推進(jìn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。應(yīng)加大軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入，建設(shè)主要基于獨(dú)立服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，大力推進(jìn)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化，建立一定規(guī)模的數(shù)字檔案資源，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理服務(wù)的水平和能力，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。應(yīng)提高信息化管理能力和水平，根據(jù)檔案管理法律法規(guī)，建立完善的管理制度，依法管理檔案；轉(zhuǎn)變管理模式，將傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)提高信息化管理水平的目標(biāo)。

4.3 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)操技能

加強(qiáng)檔案管理人員對于信息化的認(rèn)知水平，使他們認(rèn)識(shí)到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時(shí)，由于當(dāng)前工作人員的專業(yè)技能素質(zhì)并不高，也可以有計(jì)劃地組織檔案信息化管理培訓(xùn)，可以聘請一些專家學(xué)者到單位內(nèi)部進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)，切實(shí)提高廣大管理人員的業(yè)務(wù)水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識(shí)儲(chǔ)備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對于新技術(shù)的接受能力非常差，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)普及力度，使他們可以積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)各種全新的技術(shù)，以便推動(dòng)檔案管理工作的開展。

4.4 加大應(yīng)用開發(fā)

為了進(jìn)一步做好事業(yè)單位檔案管理工作，我們還需要進(jìn)一步加大檔案管理的應(yīng)用開發(fā)，通過應(yīng)用開發(fā)可以做好檔案管理的推廣和使用。在開發(fā)的過程之中，事業(yè)單位可以聘請社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，也可以與其他的兄弟單位進(jìn)行合作聯(lián)合開發(fā)，進(jìn)一步提高應(yīng)用與檔案管理之間的融合度，這樣有助于提高信息化的質(zhì)量。

5 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為系統(tǒng)復(fù)雜的過程，需要相關(guān)管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值，同時(shí)了解在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，依然存在的一些問題，并結(jié)合這些問題，提出一些針對性的應(yīng)對策略，最終有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。