信息化技術(shù)在工程項目檔案的應(yīng)用
——以齊魯石化工程建設(shè)數(shù)字化交付系統(tǒng)為例

路鐵硯

（中國石化齊魯石化信息中心（檔案館），山東 淄博 255400）

在建設(shè)工程項目資料收集和管理過程中不完整、不規(guī)范、不及時的情況較為突出，致使后續(xù)項目文件整理、審查花費大量人力、物力，嚴(yán)重影響了項目竣工驗收進(jìn)度。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，以及電子文件在工程項目建設(shè)過程中的普遍應(yīng)用，建設(shè)一套既能將設(shè)計、施工、監(jiān)理、項目管理等單位納入其中又能滿足工程項目檔案完整性、系統(tǒng)系和準(zhǔn)確性的工程文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)很有必要。

1 建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容

齊魯石化工程項目文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)（以下簡稱“文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)”）的建設(shè)目標(biāo)是：通過對建設(shè)工程項目資料全過程、全范圍、全對象的電子化管理，實現(xiàn)建設(shè)工程項目資料收集和管理的規(guī)范、完整和及時，全面提升齊魯石化建設(shè)工程項目數(shù)字化交付水平。

基于齊魯石化建設(shè)工程項目文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)項目的建設(shè)目標(biāo)，項目建設(shè)內(nèi)容主要包含了以下幾個方面：

一是，實現(xiàn)建設(shè)工程項目資料從生成、流轉(zhuǎn)、簽章到終版、整編以及歸檔全過程的管理。

二是，實現(xiàn)通過資料模板提供、資料內(nèi)容規(guī)范性檢查、資料信息自動生成等多技術(shù)手段，實現(xiàn)項目資料收集的規(guī)范性管理。

三是，實現(xiàn)系統(tǒng)具備設(shè)計、施工、監(jiān)理、管理等各參建單位均可使用的條件，實現(xiàn)項目資料收集的完整性。

四是，實現(xiàn)各參見單位的資料管理人員根據(jù)項目實際進(jìn)展情況隨時對資料進(jìn)行業(yè)務(wù)處置，實現(xiàn)項目資料的實時收集和管理。

2 項目建設(shè)方案說明

文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)功能包含過程資料中心、終版資料中心、資料整編中心、歸檔中心、項目管理中心、統(tǒng)計中心、資料模板中心等模塊?，F(xiàn)結(jié)合齊魯石化建設(shè)工程項目資料的收集管理工作與系統(tǒng)的應(yīng)用情況說明如下：

外部參建單位資料的收集和管理。建設(shè)工程項目外部參建單位的資料收集和管理工作一直是建設(shè)工程項目資料收集的重點和難點。主要問題：一是，參建單位對資料管理普遍重視程度不高，過程管理不嚴(yán)謹(jǐn)，人員配備不到位；二是，參建單位對建設(shè)工程項目資料相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范掌握不透徹，資料人員水平參差不齊，提交的資料存在不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象；三是，人員更換頻繁，資料遺失的情況時有發(fā)生等。

針對以上情況，文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)具有針對性的開發(fā)了過程資料中心、終版資料中心、資料模板中心和項目管理中心等模塊。結(jié)合建設(shè)工程項目建設(shè)的過程，業(yè)務(wù)應(yīng)用情況說明如下：

1）項目前期階段。在項目前期階段，齊魯石化公司項目資料收集的管理人員會根據(jù)項目的實際情況在系統(tǒng)中創(chuàng)建并初始化好項目參建單位資料收集對象的權(quán)限（包含單位、人員等）、資料收集模板（包含資料關(guān)鍵元數(shù)據(jù)、資料模板以及注意事項信息等）、資料審核流程、各參建單位的電子簽章、電子簽名等相關(guān)內(nèi)容。除此之外，齊魯石化公司檔案管理部門聯(lián)合公司工程建設(shè)管理部門就資料收集要求以及系統(tǒng)應(yīng)用組織專門的培訓(xùn)說明會，說明項目資料收集的相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及系統(tǒng)的應(yīng)用操作。

2）項目過程階段。在項目建設(shè)過程階段，與項目建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理等各相關(guān)參建單位均可通過文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)進(jìn)行資料的起草、流轉(zhuǎn)、簽章/簽名和定稿等相關(guān)工作。其中：資料的起草及分發(fā)工作：可在文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)過程資料中心模塊中新建起草相關(guān)文件，并進(jìn)行流轉(zhuǎn)分發(fā)到其他相關(guān)單位對應(yīng)人員進(jìn)行簽章/簽字。資料的簽章/簽名工作：在接收到項目外部參建單位的資料并完成檢查和確認(rèn)工作后，可通過系統(tǒng)功能進(jìn)行在線的簽章/簽名，并再流轉(zhuǎn)至下一個參建單位進(jìn)行確認(rèn)。資料的定稿環(huán)節(jié)：在完成了資料的起草、流轉(zhuǎn)和簽章/簽名后，各參建單位資料員可通過系統(tǒng)進(jìn)行最終的定稿并將終稿文件移交終版資料中心待預(yù)歸檔。

3）項目驗收階段。在項目驗收階段（含階段/專業(yè)驗收）階段，各參建單位的資料員可通過本系統(tǒng)完整、全面的梳理項目資料并進(jìn)行組卷、移交清單生成及打印等相關(guān)工作，并對項目資料進(jìn)行檢查和查漏補(bǔ)缺。其中：資料組卷工作：在項目驗收階段，對于系統(tǒng)內(nèi)的資料可以進(jìn)行組卷操作，系統(tǒng)會根據(jù)內(nèi)置的規(guī)則自動生成案卷和卷內(nèi)目錄的公共元數(shù)據(jù)信息（如：分類編碼、階段號等）。線下資料上傳工作：在實際項目中，還存在部分資料在線下形成和流轉(zhuǎn)的情況。針對這種情況，系統(tǒng)設(shè)定了線下資料的批量導(dǎo)入和檢查功能，通過該功能可以把線下資料的電子版批量導(dǎo)入到系統(tǒng)中并通過系統(tǒng)的檢查（如：元數(shù)據(jù)填寫完整度的檢查，電子原文對應(yīng)檢查等）以確保資料收集的完整性和準(zhǔn)確性。移交預(yù)歸檔工作：通過本系統(tǒng)可向檔案部門進(jìn)行移交并在線等待檔案部門人員的檢查反饋消息，一旦有信息反饋可在系統(tǒng)中及時查看并根據(jù)反饋意見進(jìn)行拆卷、重新組卷以及重新整編移交。

3 項目建設(shè)亮點

目前油品質(zhì)量升級碳四資源綜合利用技術(shù)改造、科魯爾26萬噸/年丙烯腈生產(chǎn)及配套項目二期工程利用該系統(tǒng)收集、整編、歸檔項目文件，提升了齊魯石化建設(shè)工程項目資料收集的管理水平和執(zhí)行效率，取得了良好的成效，主要體現(xiàn)以下幾個特點：

一是，前置項目資料收集，保證資料的收集和項目的建設(shè)進(jìn)度同步。通過項目系統(tǒng)作為平臺前置了工程建設(shè)項目資料收集管理，使得在公司工程建設(shè)項目伊始各參建方就可以將相關(guān)資料提交至系統(tǒng)中，確保了資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時性，并實現(xiàn)了資料收集進(jìn)度和項目建設(shè)進(jìn)度的一致。

二是，實現(xiàn)項目資料的在線歸檔，實現(xiàn)了項目資料全過程管理。通過項目資料的在線歸檔并結(jié)合系統(tǒng)過程資料、終版資料的收集整編，實現(xiàn)了建設(shè)工程項目資料全過程數(shù)字化管理。

三是，加強(qiáng)了資料收集的質(zhì)量管控。通過系統(tǒng)的項目資料收集模板、數(shù)據(jù)檢查、關(guān)鍵信息和移交報表自動生成等功能，實現(xiàn)了對系統(tǒng)內(nèi)資料的規(guī)范性約束，提升了項目資料的規(guī)范性。

四是，增加了在線簽章功能，實現(xiàn)了項目資料在線流轉(zhuǎn)、簽章等功能，進(jìn)一步提升了電子資料的平整性。

4 總結(jié)

通過建設(shè)工程項目文檔數(shù)字化交付系統(tǒng)的建設(shè)，大幅度提升了齊魯石化在建設(shè)工程項目資料收集和檔案管理的信息化水平和管理水平，為后續(xù)全面實現(xiàn)無紙化管理,“單套制”模式推行奠定基礎(chǔ)。