基于信息化的退役軍人檔案管理探究

郭甫義

（四川省眉山市退役軍人事務局，四川 眉山 620020）

1 引言

退役軍人安置和管理工作的高效開展是社會管理體系的重要構成，對維護社會穩(wěn)定提供基礎保障。退役軍人檔案為相關工作開展提供有效憑證，需要對其個人信息、學歷文化、服役經(jīng)歷和獎懲情況等進行全面的收集和科學管理，為保證退役軍人合法權益提供基礎保障。信息技術在檔案工作中的科學利用對提升檔案管理水平提供有效支持。

2 我國退役軍人的基本特征

對退役軍人的特征進行準確的掌握是推動檔案工作高效開展的重要基礎，隨著軍隊改革的不斷深化，對兵員質(zhì)量的要求不斷提升，大學生已經(jīng)成為軍隊的重要組成，服役期間對軍人的文化教育的重視程度不斷提升，使得退役軍人的文化素養(yǎng)得到顯著提高，需要檔案工作重視對退役軍人學歷證明等資料的管理[1]。同時軍人的思想政治覺悟和思想道德水平相對較高，具有較強的組織觀念、紀律意識和吃苦耐勞的優(yōu)秀品質(zhì)，其中的黨員團員的比重較大，需要在檔案工作中對其入黨、入團資料進行科學的管理。退役軍人檔案是安置工作開展的主要依據(jù)，需要檔案管理環(huán)節(jié)對相關資料進行全面的收集和科學的管理，保證資料信息的真實有效，并充分發(fā)揮檔案資源價值，為退役軍人事務工作開展提供有效支持[2]。

3 退役軍人檔案管理信息化的重要性

信息技術在檔案工作中的科學運用對提升檔案管理水平起到關鍵作用，首先是提升管理效率，隨著退役軍人數(shù)量的不斷提升和安置政策的不斷調(diào)整，對檔案工作的要求不斷提升，需要對大量的數(shù)據(jù)資料進行及時準確的收集、整理、分類和存儲，利用專業(yè)的設備和技術手段，實現(xiàn)資料信息的數(shù)字化轉變，優(yōu)化檔案管理流程，發(fā)揮技術優(yōu)勢，提升管理效率。其次是強化檔案資源的利用效率，推動憑證作用的高效實現(xiàn)，利用技術手段對檔案資料進行深入的分析，建設完善的資料數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，通過網(wǎng)絡渠道實現(xiàn)檔案資源的高效共享，為退役軍人管理工作開展提供有效數(shù)據(jù)保障[3]。

4 退役軍人檔案管理信息化建設中存在的主要問題

4.1 投入力度相對不足

信息基礎設施建設是保證信息化管理水平的重要基礎，在實際的管理活動中，已經(jīng)實現(xiàn)了基本的信息化管理體系的構建，隨著檔案工作壓力的不斷提升，對相應的軟硬件設施進行及時的更新和維護是管理工作的重要環(huán)節(jié)。但是當前對基礎設施的重視和投入程度相對不足，缺乏相應的資金投入，無法實現(xiàn)對信息資源的科學配置，傳統(tǒng)存儲載體無法實現(xiàn)數(shù)字化轉變，無法保證管理工作的高效推進。同時缺乏高質(zhì)量的網(wǎng)絡環(huán)境，無法實現(xiàn)檔案資源和管理指令的高效傳遞，不利于管理效率的提升。

4.2 管理思路較為傳統(tǒng)

信息技術的運用需要管理部門轉變傳統(tǒng)的管理思路，充分結合退役軍人特點，構建完善的信息化管理體系，保證管理效果。而在實際的管理活動中，管理理念相對傳統(tǒng)，缺乏主動創(chuàng)新意識，對先進管理理念和技術缺乏有效的引進，不利于管理模式的科學升級。同時存在重管理輕利用的問題，檔案資源利用形式相對單一，只是提供相應的查詢和調(diào)用服務，無法有效滿足檔案使用需求，不利于檔案家長的高效實現(xiàn)。同時各個管理環(huán)節(jié)相對獨立，無法形成對資料的高效整合，管理體系建設缺乏科學的統(tǒng)籌規(guī)劃，融入存在管理漏洞，不能對各個管理流程形成全面的覆蓋[4]。

4.3 管理制度建設相對滯后

完善的管理制度是保證檔案真實有效的基礎，而隨之信息技術的廣泛運用，在相關管理細節(jié)上發(fā)生了很大的變化，使得現(xiàn)有的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應的實際工作需求，不能對管理流程形成有效的規(guī)范，各個管理環(huán)節(jié)的資料數(shù)據(jù)格式、通信協(xié)議等無法形成統(tǒng)一的標準，加大了管理難度。缺乏完善的監(jiān)管機制的，不能對管理活動中存在的問題做到及時地發(fā)現(xiàn)和解決，對相關資料信息無法進行有效的審核，影響檔案真實性。

4.4 信息安全防護工作不夠到位

信息化管理體系的建設實現(xiàn)了檔案管理水平的提升，網(wǎng)絡作為管理工作的重要基礎，為信息傳輸提供了高速通道，而網(wǎng)絡安全威脅已經(jīng)成為影響檔案安全的重要因素。特別是隨著網(wǎng)絡環(huán)境的不斷復雜，大量的病毒、木馬和惡意入侵等安全問題容易影響管理系統(tǒng)的正常運行，造成資料的篡改或泄露。當前的安全防護體系建設存在不足，缺乏完善的安全管理機制，對管理人員的操作缺乏有效的規(guī)范，容易因人為問題形成安全漏洞，缺乏完善的身份識別和權限設置。同時缺乏網(wǎng)絡安全技術的應用，無法形成對網(wǎng)絡安全威脅的有效抵御[5]。

4.5 管理人員的信息素養(yǎng)存在不足

信息化管理體系的建設對管理人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求，需要其在具備檔案專業(yè)素養(yǎng)的同時，能夠合理利用先進信息設備和技術，并對相應的軟硬件設施進行維護。而管理部門對檔案工作隊伍建設的重視程度相對不足，隊伍組成不夠科學，專業(yè)水平相對不足。同時管理人員缺乏相應的信息素養(yǎng)，無法保證管理工作的高效開展。缺乏服務意識，無法為檔案使用人員提供優(yōu)質(zhì)的服務，服務模式相對單一，無法有效滿足使用需求。

5 退役軍人檔案管理信息化建設優(yōu)化策略

5.1 加強重視和支持力度

退役軍人檔案管理模式的科學轉型需要管理部門加強思想重視和資金投入，充分結合當前信息化水平，根據(jù)檔案工作實際情況，強化重視力度，積極地協(xié)調(diào)相關職能部門和管理環(huán)節(jié)，為管理工作開展提供環(huán)境基礎，保證管理工作的高效執(zhí)行。要加強對信息基礎設施建設的資金投入，對相關軟硬件設備進行及時的更新維護，保證設備運行效率。要加強高速網(wǎng)絡環(huán)境的搭建，為信息傳遞和共享提供高質(zhì)量的渠道，為檔案資源的利用提供有效條件。

5.2 優(yōu)化管理思路

管理體系的科學轉型需要管理部門轉變傳統(tǒng)的管理理念，提升主動創(chuàng)新意識，推動管理體系的科學構建，實現(xiàn)檔案工作的科學開展。要加強對退役軍人安置管理相關政策方針的學習領悟，提升思想認識，與檔案工作實際進行有效結合，提升管理活動的科學性。要積極深入到檔案工作一線，進行全面細致地調(diào)研，有效掌握當前的管理過程出現(xiàn)的具體問題，堅持以問題為導向，推動管理工作的針對性開展。要提升信息化管理思維，對技術優(yōu)勢形成正確的認識，對先進技術手段進行合理地利用，積極引進先進設備和技術，推動管理質(zhì)量的整體提升。要強化服務意識，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，有效滿足不同的檔案使用需求，推動檔案資源的高效共享。

5.3 完善管理制度

信息化程度的不斷提升使得現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法形成對檔案工作的全面規(guī)范，管理部門要構建長效管理機制，對相關的技術和設備更新情況進行及時跟進，實現(xiàn)對規(guī)章制度的針對性調(diào)整。要落實責任機制，明確權責劃分，對崗位職能進行科學劃定，做到責任落實到人，對管理人員形成有效的督促作用，提升責任意識。要完善監(jiān)管機制，充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，對管理過程進行全面記錄，對管理工作中出現(xiàn)的問題和漏洞做到及時地發(fā)現(xiàn)解決。要完善評價機制，對信息化建設成效進行準確的評價，為檔案工作開展提供及時地反饋，并在相關的系統(tǒng)改進升級或是設備更新等環(huán)節(jié)，進行科學評估，提升管理工作的科學性。

5.4 建設信息化管理體系

信息化管理體系的完善對提升檔案管理質(zhì)量和服務水平起到積極作用，當前已經(jīng)基本實現(xiàn)了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)的建設，但是系統(tǒng)功能不夠完善，運行效率相對不足，需要管理部門對管理系統(tǒng)進行科學的維護。要積極利用先進技術，如大數(shù)據(jù)，云計算等，利用豐富的網(wǎng)絡資源，提升系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理效率，有效降低硬件成本的投入。要進一步推動傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉型，保證資料的完整性。要優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，提升服務質(zhì)量，對資料數(shù)據(jù)進行全面的分析，形成完善的資料數(shù)據(jù)庫，有效滿足使用需求。要優(yōu)化檔案檢索機制，利用技術手段對使用人員的歷史記錄和需求進行分析，對檢索關鍵詞進行科學推送，提供個性化服務。要充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)遠程服務體系的建設，使用人員能夠通過對系統(tǒng)的登陸和訪問，在其權限內(nèi)進行檔案的查詢和調(diào)用服務，有效提升檔案利用效率。

5.5 強化安全管理

安全管理是保證檔案工作科學開展的重要基礎，管理部門要提升安全管理意識，建設完善的安全管理制度，對管理人員的行為進行科學規(guī)范，提升安全管理效果。要強化對網(wǎng)絡安全的重視，構建完善的網(wǎng)絡安全防護體系，合理利用網(wǎng)絡安全技術，對病毒、木馬和惡意入侵的網(wǎng)絡威脅進行有效抵御，切實保證檔案安全。要利用云技術優(yōu)勢，引進云安全服務，利用豐富的云端資源和技術，實現(xiàn)對檔案工作的全面安全管理，有效提升安全防護效果。要完善身份識別機制，對系統(tǒng)接入設備和管理活動進行的身份認證和安全檢測，根據(jù)管理人員和訪問人員的實際情況，設定相應的權限，提升系統(tǒng)運行的安全性。要利用先進技術對現(xiàn)有的網(wǎng)絡安全技術進行優(yōu)化，建設智能化防火墻，對數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)控，對異常數(shù)據(jù)做到準確的定位和隔離處理。要利用云存儲技術，對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進行備份，對系統(tǒng)進行及時的修復。要利用VPN技術，搭建虛擬網(wǎng)絡，與公共網(wǎng)絡進行有效的隔離，有效抵御公共網(wǎng)絡中的安全威脅和存在的風險隱患，提升防護效果。要加強對傳統(tǒng)的檔案資料、服務器等重點硬件設備的安全管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術，對重點區(qū)域進行全面監(jiān)控，實時掌握相應的環(huán)境數(shù)據(jù)，為運維工作開展提供有效支持。

5.6 重視管理隊伍建設

信息技術的科學運用是提升檔案管理水平的重要途徑，對管理人員的信息素養(yǎng)的要求不斷提升，管理部門要加強對檔案工作隊伍建設的重視和支持，積極引進優(yōu)秀的信息技術人才，為管理系統(tǒng)的運維工作提供基礎保障。要加強對管理人員的培訓教育，引導其形成主動提升意識，積極參與技能培訓活動，實現(xiàn)信息知識水平和專業(yè)素養(yǎng)的全面提升，推動復合型人才的科學培養(yǎng)。要完善考核評價機制，根據(jù)具體的崗位職能制定相應的考核標準，將信息能力水平作為重要的考核內(nèi)容，將考核結果與激勵政策進行有效結合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責任心。

6 結語

信息化檔案管理體系的構建對提升退役軍人檔案工作水平起到關鍵作用，能夠有效提升檔案管理效率，推動檔案資源利用效率的提升，為退役軍人管理服務工作開展提供有效支持。管理部門要提升對信息化建設的重視，轉變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進先進的信息技術，對管理體系進行科學優(yōu)化，強化安全管理，提升檔案管理質(zhì)量和服務水平，推動檔案資源的科學利用，促進檔案價值的高效實現(xiàn)，保證退役軍人安置和管理工作的高效推進。