信息化背景下文書檔案管理工作分析

劉 穎

（石家莊市藁城區(qū)工業(yè)和信息化局，河北 石家莊 052160）

伴隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，相關(guān)行業(yè)也逐漸趨向于網(wǎng)絡(luò)化以及電子化發(fā)展，與此同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案逐漸由越來越多的電子文檔所替代，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式以及檔案信息的記錄方式已經(jīng)無法滿足信息時(shí)代發(fā)展的相關(guān)要求。所以，新時(shí)期背景下的檔案管理工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷創(chuàng)新文書檔案管理方式，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、落后、陳舊的管理理念，時(shí)刻保持全新的管理觀念、管理思想以及管理方法。在以后的文書檔案管理工作開展過程中，相關(guān)工作人員要堅(jiān)持不懈，團(tuán)結(jié)合作，共同努力，有效推進(jìn)我國文書檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。

1 文書檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期時(shí)代發(fā)展的必然要求

所謂檔案就是指在人類生活學(xué)習(xí)以及工作過程中所記載的具有一定的保存價(jià)值和重要意義的文字或者以其他方式對(duì)之前發(fā)生事情的真實(shí)記錄。我國相關(guān)文件明確規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照自身部門的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行有序統(tǒng)一的安排以及具體的檔案管理組織工作。借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，重新對(duì)文書檔案資源進(jìn)行大范圍的整理與管理工作，同時(shí)建立相應(yīng)的電子操作系統(tǒng)，方便文書檔案使用者的查詢，促進(jìn)檔案信息的利用。由于文書檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，是一項(xiàng)持久的工作，因此，相關(guān)管理部門每年都會(huì)拿出一定的資金投入到文書檔案管理當(dāng)中。如果進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案全面的信息化管理，在管理過程中更多地使用電子信息化操作系統(tǒng)，那么在文書檔案管理工作中所需要的投資就會(huì)極大程度地降低。從另一個(gè)角度出發(fā)，結(jié)合文書檔案的實(shí)際特征，因?yàn)橄嚓P(guān)工作者以及社會(huì)的需要，紙質(zhì)版文書檔案經(jīng)常被搜索、翻閱、查詢，久而久之，紙質(zhì)版的文書檔案會(huì)在一定程度上受到破壞，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息丟失的情況。與此同時(shí)，紙質(zhì)版的文書檔案的保存環(huán)境也會(huì)收到外部因素的影響，也會(huì)因自然環(huán)境的變化自然損壞，其中也會(huì)包含許多具有價(jià)值的檔案，因此，文書檔案的管理工作也會(huì)出現(xiàn)許多障礙。對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理工作來講，其中最重要的工作內(nèi)容就是保護(hù)好文書檔案，使其不受任何外部環(huán)境以及人為因素的損壞或者丟失。這也就使得紙質(zhì)版文書檔案的保存對(duì)紙張的質(zhì)量以及穩(wěn)定性提出了全新的要求，其中耐久性就是保證其長(zhǎng)期不受損壞的關(guān)鍵。從目前的生產(chǎn)技術(shù)來看，纖維素決定了紙張的質(zhì)量，然而纖維素具有極大的不穩(wěn)定性，尤其是高溫、高酸、氧化、高壓等環(huán)境都是使其受到損壞。因此，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文書檔案管理工作開展過程中，稍微有一點(diǎn)粗心就會(huì)給單位造成不可估量的損失，然而，在新時(shí)期文書檔案管理工作中全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，借助科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)文書檔案信息進(jìn)行分類、整理、記錄、儲(chǔ)存等工作，因此，在新時(shí)期文書檔案工作開展過程中全面實(shí)現(xiàn)信息化，會(huì)促使檔案掛你工作開展得更加輕松便捷。能夠在一定程度上降低單溫文書檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)以及工作數(shù)量。綜上所述，事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)展信息化已經(jīng)成為我國社會(huì)發(fā)展進(jìn)步過程中不可缺少的一部分。

2 目前我國事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中存在的問題分析

雖然現(xiàn)階段文書檔案管理工作的信息化發(fā)展給其管理工作提供了諸多便利的條件。但是目前我國許多單位在信息化文書檔案管理工作開展過程中依然存在諸多問題，主要由以下幾點(diǎn)。

1）相關(guān)工作者缺乏專業(yè)的管理知識(shí)。目前，我國許多單位文書檔案管理工作者缺乏專業(yè)的信息化文書檔案管理知識(shí)，對(duì)于一些先進(jìn)的信息化操作技術(shù)在文書檔案管理工作中無法更好地掌握運(yùn)用，在工作開展過程中缺乏積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)心態(tài)，行動(dòng)遲緩，缺乏上進(jìn)心，甚至還有部分工作人員年齡較大，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握的較少，不懂得最基本的計(jì)算機(jī)操作等。因此，在部分單位文書檔案管理工作中的信息化進(jìn)程，只能是隨口說說而已，無法將其真正落實(shí)到位。

2）缺乏完善的管理設(shè)施。現(xiàn)階段，我國部分檔案管理工作者對(duì)信息化建設(shè)工作沒有引起足夠地重視，以致于硬件設(shè)施陳舊，已經(jīng)無法在檔案管理信息化開展中發(fā)揮作用，僅僅是一個(gè)擺設(shè)。新時(shí)期檔案管理所使用的信息化設(shè)施主要是其工作開展的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及數(shù)字化設(shè)施，二者均可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸工作以及共享工作。

3）相關(guān)工作者缺乏積極地創(chuàng)新意識(shí)。目前我國諸多檔案管理工作者在工作開展過程中，只是一味地保管檔案，而沒有考慮到如何才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)效性，提升檔案信息的價(jià)值發(fā)揮。

3 信息化檔案管理建設(shè)工作的相關(guān)策略分析

1）及時(shí)建立統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。新時(shí)期背景下的文書檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作要時(shí)刻以信息化建設(shè)為中心，最大化發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，以致于檔案管理工作沒有在時(shí)代發(fā)展過程中形成完整統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的前提與基礎(chǔ)。因此，在檔案管理相關(guān)工作開展過程中都要有標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)范，及時(shí)建立高效的檔案管理平臺(tái)，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一高效的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2）進(jìn)一步提升相關(guān)工作者的操作技能。信息化檔案管理工作的有序開展，離不開具備專業(yè)知識(shí)以及操作技能的工作者，單位在檔案管理建設(shè)過程中要定期對(duì)工作者開展培訓(xùn)工作，不斷提升工作者的操作能力，保證信息化檔案管理工作的有序開展。然而，現(xiàn)階段我國諸多單位檔案管理工作者無法達(dá)到此要求，缺乏專業(yè)的管理人員，造成這種現(xiàn)象的主要原因是管理工作理念的落后，沒有跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，因此，單位在改革發(fā)展過程中重視人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，保證單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3）進(jìn)一步加大投入力度?，F(xiàn)階段在單位信息化文書檔案管理工作開展過程中，為保證其工作能夠持續(xù)有效展開，首先要樹立正確的管理方向，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對(duì)文書檔案管理工作的資金投入，不斷改進(jìn)并優(yōu)化管理設(shè)施，在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障下，對(duì)單位配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)以及信息采集設(shè)施，同時(shí)建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化文書檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理信息化的有效推進(jìn)。

4 結(jié)語

在現(xiàn)階段信息化大環(huán)境下，單位文書檔案管理工作的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，與此同時(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作，是一項(xiàng)為人民服務(wù)對(duì)工作，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)的工作，文書檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，對(duì)于我國社會(huì)的發(fā)展卻有著非常重要的意義。所以，在文書檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，相關(guān)工作者必須對(duì)其引起足夠地重視，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)、開拓進(jìn)取，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，進(jìn)一步提升自身的信息化文書檔案管理意識(shí)，為信息化文書檔案管理工作的有序開展貢獻(xiàn)自己的力量。