大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑分析

宋施瑤

（南充市中心醫(yī)院，四川 南充 637000）

隨著云計(jì)算等新技術(shù)的更新發(fā)展，各種結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)正以指數(shù)級(jí)的速度在增長(zhǎng)，人類已經(jīng)進(jìn)入前所未有的信息爆炸時(shí)代，也稱為“大數(shù)據(jù)時(shí)代”。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作發(fā)生了一系列變化，其中包括理論和體系方面的變化，檔案形成主體也逐漸多元化，這樣一來(lái)，檔案收集方法以及內(nèi)容管理方式便隨之更加豐富。2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》。修訂后的《檔案法》新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專章。因此，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該探究更加科學(xué)、高效的資源收集和整理方式，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建更加科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，從而更好地保證檔案管理工作高效進(jìn)行。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的新需求

檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展，維護(hù)黨和人民群眾根本利益的重要依據(jù)，隨著我國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的推進(jìn)，檔案管理發(fā)展也面臨新需求。

1）隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案管理的主體多元化，社會(huì)的各行各業(yè)的活動(dòng)中都形成了大量對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的材料，然而還有許多人甚至領(lǐng)導(dǎo)層中對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)認(rèn)知不足，導(dǎo)致檔案管理水平低下，歸檔范圍不明確等問(wèn)題，因此有必要進(jìn)一步明確歸檔范圍和檔案管理責(zé)任。

2）隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案快速發(fā)展，檔案管理工作從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，為更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

3）檔案管理在國(guó)家經(jīng)濟(jì)、政治、文化、生態(tài)文明建設(shè)以及軍事、外事等方面發(fā)揮著不可或缺的作用。而檔案管理又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案的整理、鑒定、保護(hù)、編研等工作都需要先進(jìn)的技術(shù)和一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍為支撐。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還必須重視專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方法

2.1 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的宣傳，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

在實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化中，思維理念現(xiàn)代化是其前提保證，檔案管理者應(yīng)對(duì)檔案管理相關(guān)的發(fā)展及時(shí)關(guān)注，并對(duì)上級(jí)乃至國(guó)家號(hào)召積極響應(yīng)，以起到良好的示范作用。單位應(yīng)該建立相應(yīng)工作小組對(duì)檔案管理工作提出重視，并充分運(yùn)用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，樹(shù)立檔案管理與信息技術(shù)緊密聯(lián)系的意識(shí)。

根據(jù)最新修訂的《檔案法》再次明確檔案法的適應(yīng)范圍和應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍的材料，落實(shí)責(zé)任主體，建立健全檔案管理制度。單位應(yīng)當(dāng)以標(biāo)準(zhǔn)的理論原則和技術(shù)方法進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，促進(jìn)現(xiàn)代化管理的順利開(kāi)展。另外還需做好宣傳，使得單位員工均具有科學(xué)、合理的檔案管理觀念，為單位檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。

2.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性建設(shè)，轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存方式，建構(gòu)“數(shù)字化”檔案資源

單位應(yīng)當(dāng)致力改革以往落后的工作模式及方法，加強(qiáng)資金投入、支持領(lǐng)先設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，以便在實(shí)踐中真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性建設(shè)，要及時(shí)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞，使用安全性能更高的軟件，并對(duì)重要文件進(jìn)行備份和加密，防止因網(wǎng)絡(luò)漏洞導(dǎo)致黑客入侵，竊取檔案資料的可能發(fā)生。另一方面，在信息化時(shí)代，以非數(shù)字化形式來(lái)儲(chǔ)存檔案資料已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。紙質(zhì)資料不僅對(duì)儲(chǔ)存空間形成較大挑戰(zhàn)，也不利于數(shù)據(jù)信息的完整保存。因此，現(xiàn)代化檔案管理必須要做好對(duì)紙質(zhì)檔案、視頻、照片等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息保存并將各類數(shù)字化檔案進(jìn)行收集和整合，便于檢索和管理，為數(shù)據(jù)分析做好準(zhǔn)備。

當(dāng)然對(duì)于部分單位還可以采用檔案管理服務(wù)外包的方式進(jìn)行檔案管理，但在使用外包服務(wù)中必須做好資料保密、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)問(wèn)題的協(xié)議簽署，從制度和法律層面保證檔案管理安全。

2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高從業(yè)者綜合素養(yǎng)

現(xiàn)代化檔案管理工作不僅僅是對(duì)資料、數(shù)據(jù)等簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)和管理工作，而是更多的需要運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，對(duì)收集的資料進(jìn)行分析、鑒定、編研等，真正發(fā)揮檔案管理的作用，這就使得單位管理者更需要注重加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，在引進(jìn)、培養(yǎng)人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重分類培養(yǎng)人才，如組織管理者、工程技術(shù)者、技術(shù)操作者等。同時(shí)，單位還應(yīng)對(duì)檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其具有現(xiàn)代檔案管理思想和良好的專業(yè)技能，不斷提升檔案管理工作效率，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理工作的要求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理現(xiàn)代化，檔案管理者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化手段管理檔案的重要性，要及時(shí)關(guān)注時(shí)代發(fā)展的動(dòng)態(tài)，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的宣傳，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性建設(shè)，轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存方式，建構(gòu)“數(shù)字化”檔案資源和加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高從業(yè)者綜合素養(yǎng)，從而全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。