淺談多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

胡 毓

（太原市房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)和研究中心，山西 太原 030002）

隨著我國(guó)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代后，信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用范圍也在日益擴(kuò)大，其中，檔案管理領(lǐng)域中對(duì)于多媒體信息技術(shù)的運(yùn)營(yíng)就極為頻繁。一般而言，檔案管理工作主要涉及內(nèi)容整理、信息查閱等內(nèi)容，但傳統(tǒng)的管理手段下，無(wú)論是查閱還是管理中，均易出現(xiàn)損害甚至丟失的問(wèn)題，阻礙了檔案管理工作順利推進(jìn)。鑒于此，針對(duì)多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用這一主題進(jìn)行深入分析具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 多媒體技術(shù)的內(nèi)涵及其在檔案信息化建設(shè)中的積極作用

多媒體技術(shù)是指通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、動(dòng)畫(huà)、聲音等多種媒體信息進(jìn)行綜合處理和管理，使用戶可以通過(guò)多種感官與計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交互的技術(shù)，又稱為計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)[1]。多媒體技術(shù)的發(fā)展改變了計(jì)算機(jī)的使用領(lǐng)域，使計(jì)算機(jī)由辦公室、實(shí)驗(yàn)室中的專用品變成了信息社會(huì)的普通工具，廣泛應(yīng)用于工業(yè)生產(chǎn)管理、學(xué)校教育、公共信息咨詢、商業(yè)廣告、檔案管理、軍事指揮與訓(xùn)練，甚至家庭生活與娛樂(lè)等領(lǐng)域[2]。

將多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化管理中，其積極作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：1）顯著優(yōu)化工作流程，促使檔案信息化建設(shè)的水平及效率均實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步地提升，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)查詢與借閱歸檔的同時(shí)，且用戶進(jìn)行檔案的借閱時(shí)，也不會(huì)受到時(shí)間和空間的限 制[3]。2）在檔案信息化管理工作建設(shè)中，多媒體技術(shù)主要發(fā)揮媒介和技術(shù)支持的功能，不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的單一性，且在檔案的管理保存、傳輸及管理方面也發(fā)揮了積極性的促進(jìn)作用。

2 多媒體應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)的原則及對(duì)策

1）多媒體應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)的原則。將多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)工作中，想要進(jìn)一步提升信息化建設(shè)水平，就必須深入了解相關(guān)建設(shè)原則，方能夠進(jìn)一步保障后續(xù)的檔案信息化管理工作順利推進(jìn)。詳細(xì)分析而閆妮，應(yīng)該嚴(yán)格遵守以下原則展開(kāi)：（1）規(guī)范性原則。居于檔案管理工作本身的性質(zhì)而言，其主要目的是能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作能夠更具規(guī)范性，從而更好地從宏觀層面上實(shí)現(xiàn)對(duì)于各類檔案信息的收集、整理、保存及歸檔工作的全程管控[4]。與此同時(shí)，將規(guī)范性建設(shè)原則應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案本身的程序化建設(shè)也具有顯著的促進(jìn)成效。（2）內(nèi)部協(xié)調(diào)原則。檔案管理本身屬于一類十分龐大的系統(tǒng)性建設(shè)工程，不同環(huán)節(jié)之間相互分工十分明確，此時(shí)想要保障各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展期間能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一目標(biāo)，就必須做好檔案管理的整合與協(xié)調(diào)工作，相互之間保持獨(dú)立的同時(shí)，且整體趨于協(xié)調(diào)。此外，為了提升管理工作的協(xié)調(diào)性，還需做好管理人員的意見(jiàn)收集工作，促使管理工作開(kāi)展質(zhì)量得到進(jìn)一步地提升。

2）多媒體應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。（1）增強(qiáng)對(duì)于多媒體軟件硬件設(shè)施的建設(shè)。檔案管理系信息化建設(shè)過(guò)程中，想要實(shí)現(xiàn)多媒體軟件及硬件建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，就必須做好以下幾項(xiàng)工作內(nèi)容：①在保障經(jīng)費(fèi)足夠的基礎(chǔ)上，定期督促部門(mén)配置更先進(jìn)的多媒體應(yīng)減少設(shè)施，并同步做好設(shè)備使用全程的運(yùn)維保養(yǎng)工作。②在檔案管理部門(mén)之內(nèi)構(gòu)設(shè)一個(gè)更為專業(yè)的軟件平臺(tái)，此平臺(tái)可直接用于信息的搜集和處理，從而顯著提升檔案管理信息化建設(shè)中軟件建設(shè)水平[5]。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)積極與單位內(nèi)其他部門(mén)之間進(jìn)行工作性質(zhì)以及內(nèi)容方面的配比，提升多媒體軟件的運(yùn)行及功能開(kāi)發(fā)質(zhì)量。（2）強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)構(gòu)建。檔案管理工作推進(jìn)的過(guò)程中，不同介質(zhì)的檔案在面向多媒體檔案轉(zhuǎn)型時(shí)，由于兩者之間存在一定的信息轉(zhuǎn)存障礙，此時(shí)想要解決此障礙，充分做好數(shù)字化處理系統(tǒng)建設(shè)工作，對(duì)于信息轉(zhuǎn)換效率的提升具有重要促進(jìn)作用。具體而言，可從以下工作內(nèi)容著手進(jìn)行數(shù)字化處理系統(tǒng)構(gòu)建：①在檔案管理部門(mén)之內(nèi)，構(gòu)建出一套全新的信息數(shù)字化檔案處理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的設(shè)定，能夠統(tǒng)一信息的制作、加工以傳輸?shù)榷鄠€(gè)管理環(huán)節(jié)，此時(shí)管理通過(guò)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性，進(jìn)一步預(yù)防檔案管理演變?yōu)樾畔⒐聧u現(xiàn)象[6]。②在進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí)，應(yīng)該充分做好相應(yīng)的檢索程序優(yōu)化工作，首先在系統(tǒng)中構(gòu)建一個(gè)用于存儲(chǔ)檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，隨后以不同主題進(jìn)行檔案分類，完成歸檔處理工作，最終為檔案管理效率及信息檢索速度提升起到幫助。（3）構(gòu)建完善的檔案信息安全保障體系。在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)社交已經(jīng)成為國(guó)民與外界交流的重要形式，但此過(guò)程中，信息泄露問(wèn)題也隨之產(chǎn)生，促使信息安全問(wèn)題受到越來(lái)越多人的重視。在背景下，檔案管理工作中，對(duì)于信息安全地管理也不能忽視。此時(shí)，為了進(jìn)一步提升檔案信息保障，圍繞其構(gòu)建一個(gè)完善的檔案信息安全保障提示十分有必要：檔案管理部門(mén)所屬單位自身應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于信息安全管理意識(shí)的培養(yǎng)，對(duì)于自身能力有限的單位，可面向外界進(jìn)行信息安全處理技術(shù)的引進(jìn)，部分條件充足的單位，則可自行研發(fā)更適用于本單位檔案管理的安全保障體系。保障體系投入運(yùn)行后，需積極與信息化管理軟件之間做好配合工作，將安全保障技術(shù)作為屏障，從而促使后續(xù)的信息安全管理能夠有效抵御外界所構(gòu)成的信息安全隱患。（4）助推多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建工作。檔案管理者利用多媒體進(jìn)行管理質(zhì)量提升時(shí)，還可以進(jìn)一步利用多媒體構(gòu)建更優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，詳細(xì)分析而言，應(yīng)該做好以下工作內(nèi)容：①提升多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作開(kāi)展速度，期間可積極向內(nèi)引進(jìn)相應(yīng)的信息加工、數(shù)據(jù)組織及整合方案，如自身?xiàng)l件有限，也可通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的形式為本單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行技術(shù)強(qiáng)化。②充分做好紙質(zhì)檔案與多媒體信息檔案之間的技術(shù)轉(zhuǎn)換，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)及信息化建設(shè)的全新信息轉(zhuǎn)化格局，期間，還需同步做好相應(yīng)的技術(shù)交流及電子檔案轉(zhuǎn)換，借此促使檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)成熟化。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，將多媒體信息處理技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作中，不僅能夠助推檔案管理工作面向信息化方向發(fā)展，同時(shí)還可為更多檔案用戶提供豐富的檔案服務(wù)。在此認(rèn)知基礎(chǔ)上，將多媒體融入到檔案管理環(huán)節(jié)中，不僅需要工作人員自身加深對(duì)于應(yīng)用原則的掌握，同時(shí)在數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建方面也不能掉以輕心，而是應(yīng)該投入更多管理精力，唯有如此，方能夠真正為我國(guó)整體檔案管理工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)階段性的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。