關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位推進業(yè)務(wù)檔案信息化管理

劉 偉

（故城縣人力資源和社會保障局，河北 衡水 253811）

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理既是一個難點，又是一個重點。在近20年里，我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式在不斷地轉(zhuǎn)變，檔案管理離不開信息化的建設(shè)和發(fā)展。優(yōu)化信息化建設(shè)是提高機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理的前提，也對機關(guān)事業(yè)單位推進業(yè)務(wù)檔案信息化管理提供了有利保障。

1 檔案信息化的發(fā)展趨勢

21世紀是科技、信息飛速發(fā)展的時代，以網(wǎng)絡(luò)為載體的信息化技術(shù)正在逐步進入人們的生活、工作、學(xué)習(xí)當中。使用計算機設(shè)備連接互聯(lián)網(wǎng)，方便了人們的生活、工作和學(xué)習(xí)，提高了人們的各種效率，既省時又省力。檔案管理是應(yīng)用信息化技術(shù)的一個領(lǐng)域，檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作，當機關(guān)事業(yè)單位與員工的檔案非常多時，存儲檔案成為一個難點，也是一個大的工程。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展使得人們利用信息化技術(shù)進行檔案管理成為一個常態(tài)，檔案管理可以利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案和管理檔案，方便了檔案的存儲和查找。利用信息化檔案管理方式不僅可以不斷提高和完善信息管理方式，還可以降低檔案管理成本，實現(xiàn)平臺資源共享，為機關(guān)事業(yè)單位和用戶之間建設(shè)良好的聯(lián)系和溝通。機關(guān)事業(yè)單位進行檔案信息化管理成為必然之路，也是推進機關(guān)事業(yè)單位員工工作方式的基石。

2 機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)中存在的問題

機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理在建設(shè)過程中會遇到各種困難和問題，阻礙了檔案管理信息化的進程。從古至今，每一個新事物的產(chǎn)生與發(fā)展都會遇到各種問題，阻礙了新事物的發(fā)展。但人們利用其聰明的智慧解決了新事物遇到的障礙，沖破阻礙，使其健康發(fā)展。因此，機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理在建設(shè)和發(fā)展進程中也受到了諸多阻礙，對信息化技術(shù)提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，同時也對機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的管理人員提出了新的要求。

1）管理人員意識薄弱。機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案信息化管理是現(xiàn)在社會發(fā)展的一個必然趨勢，但是許多機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理人員沒有完全意識到這個趨勢，依然采用傳統(tǒng)的手工管理和操作方法，對業(yè)務(wù)檔案信息化管理的進程和技術(shù)沒有明確的認識，意識相對薄弱，尤其是經(jīng)濟、信息技術(shù)相對薄弱的地區(qū)。一些業(yè)務(wù)檔案管理人員覺得自己只是一個負責(zé)保管的工作人員，并非多么重要的一個工作，只要做好業(yè)務(wù)檔案管理工作即可，不必對一些信息化管理方式重視。這些顯然是一個錯誤的想法，對于對信息化管理認識相對落后的地區(qū)和管理人員，政府和社會機構(gòu)也正在逐漸對其進行宣傳，完善當?shù)氐挠布O(shè)備和軟件設(shè)備，為管理人員宣傳和輸入信息化管理方式的重要性和優(yōu)勢，培養(yǎng)他們進行信息化管理的技能。

2）業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系不完善。機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理人員的水平參差不齊，有些人甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案知識培訓(xùn)，沒有經(jīng)歷過業(yè)務(wù)檔案信息化發(fā)展的進程。另外，也有一些管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的時間和精力去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)檔案管理，使得業(yè)務(wù)檔案管理雜亂無章。機關(guān)事業(yè)單位的一些檔案也因時間久遠而出現(xiàn)資料不真實、不規(guī)范、不準確的現(xiàn)象。這些都是業(yè)務(wù)檔案管理方式落后及機制不完善所造成的。面對這些現(xiàn)象，各機關(guān)事業(yè)單位要因地制宜，建設(shè)相符的業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系。

3）業(yè)務(wù)檔案信息化管理安全的忽視。機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理主要是以信息化技術(shù)為依托，信息安全成為重點。業(yè)務(wù)檔案管理與信息技術(shù)緊密相聯(lián)，一旦信息技術(shù)受到不法分子破壞，如黑客利用病毒入侵計算機，造成計算機業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)丟失或修改，會給機關(guān)事業(yè)單位帶來無法彌補的損失。因此，強加和管控信息化安全成為各機關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)檔案信息化管理中的主抓問題，提高管理人員的信息安全防范意識。

3 機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)中的措施

機關(guān)事業(yè)單位在推進業(yè)務(wù)檔案信息化管理進程中，其領(lǐng)導(dǎo)和普通員工都要不斷學(xué)習(xí)和強化檔案信息化管理，從主觀思想上轉(zhuǎn)換為業(yè)務(wù)檔案信息化管理的重要性。在一般情況下，可以從以下幾個方面推進機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)。

1）機關(guān)事業(yè)單位要完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系。機關(guān)事業(yè)單位完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系可以從以下兩個方面入手。第一，機關(guān)事業(yè)單位要制定業(yè)務(wù)檔案管理體系的總體規(guī)劃。機關(guān)事業(yè)單位在進行業(yè)務(wù)檔案信息化管理時，要提前制定業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系的總體規(guī)劃，從服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的全局戰(zhàn)略角度出發(fā)，制定符合本機關(guān)單位長遠的發(fā)展規(guī)劃，從而使機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理形成一個完善的信息化管理體系，以便機關(guān)事業(yè)單位推進業(yè)務(wù)檔案信息化管理的進程。第二，機關(guān)事業(yè)單位根據(jù)自身情況制定與之相符的內(nèi)部管理標準體系。機關(guān)事業(yè)單位在建設(shè)業(yè)務(wù)檔案信息化管理時，不僅要為其制定總體規(guī)劃，還要不斷優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案管理體系，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位自身的發(fā)展，按照國家標準制定內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系，更加健康、穩(wěn)固的發(fā)展與完善業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)。

2）機關(guān)事業(yè)單位要不斷強化業(yè)務(wù)檔案信息化管理的安全。機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理與信息技術(shù)緊密相連，如果信息技術(shù)遭受黑客等網(wǎng)絡(luò)不法分子攻擊，將計算機病毒傳播到機關(guān)事業(yè)單位的計算機上，破了計算機上的數(shù)據(jù)，就會導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案的泄露和篡改，直接威脅機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的安全性。因此，機關(guān)事業(yè)單位要加強這方面的安全保障體系建設(shè)，聘請計算機網(wǎng)絡(luò)安全專家不斷強化網(wǎng)絡(luò)安全，時刻對網(wǎng)絡(luò)安全保持高度警惕，做到早發(fā)現(xiàn)早處理。一般，機關(guān)事業(yè)單位可以從以下兩個方面強化業(yè)務(wù)檔案管理的信息安全。第一，機關(guān)事業(yè)單位要強化業(yè)務(wù)檔案信息安全管理制度的建設(shè)，嚴密地保護電子檔案，禁止非本規(guī)定計算機接入或訪問電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，禁止非本機關(guān)事業(yè)單位移動電子設(shè)備對電子檔案進行輸入與輸出，禁止一切非業(yè)務(wù)檔案管理人員接觸電子檔案，使用一系列制度管理電子檔案，強化電子檔案的信息安全。第二，機關(guān)事業(yè)單位要定期維護業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。一般來說，機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息管理的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強力度，定期維護業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。例如，某機關(guān)事業(yè)單位每周日進行計算機病毒檢測和查殺，不斷進行數(shù)字化掃描，通過各種維護方式來保護業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。另外，機關(guān)事業(yè)單位還可以聘用一名計算機工程師，對本單位的業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進行檢查和防病毒軟件升級。

3）機關(guān)事業(yè)單位要提高管理人員對業(yè)務(wù)檔案管理信息的安全意識，加強學(xué)習(xí)，提高自身信息管理意識和專業(yè)素養(yǎng)，更好地服務(wù)于本職工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位針對業(yè)務(wù)檔案信息化管理面臨著諸多的機遇和挑戰(zhàn)，機關(guān)事業(yè)單位要在其中找到適合的方法，不斷推進業(yè)務(wù)檔案信息化管理。