信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

李國輝

（內(nèi)蒙古自治區(qū)人力資源和社會保障廳機(jī)關(guān)事務(wù)中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

數(shù)字化技術(shù)對于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效能具有重要作用，尤其在資料供給、完善、傳遞以及分享方面具有更大的便捷性，并且也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲物理空間。這一管理模式的變革對從業(yè)人員的職業(yè)技能提出新的要求，因此檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的未來發(fā)展趨勢，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行思考分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用效率[1]。

1 信息化發(fā)展對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的影響

檔案管理是對檔案信息進(jìn)行收集、整理以及服務(wù)利用，而信息化檔案管理則是通過現(xiàn)有的信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等對檔案信息資源進(jìn)行虛擬化的歸納收集整理。同時(shí)，信息化建設(shè)也需要從多個方面進(jìn)行考慮，例如信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息化人才培養(yǎng)以及信息化設(shè)備的維護(hù)與更新，等等。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理包含的內(nèi)容繁雜和多元，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求也在不斷提高。在信息化技術(shù)的支撐下，檔案管理工作可以更加有效提高工作效率，同時(shí)也能將多元化的檔案信息進(jìn)行融合，不僅可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理運(yùn)作模式中存在問題，也能夠?yàn)闄n案的查詢、調(diào)取、檢索等工作提供便捷性[2]。

2 信息化技術(shù)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理多以紙質(zhì)模式為主，不僅需要使用大量的設(shè)備和空間進(jìn)行保存，同時(shí)由于不同階段需要進(jìn)行資料補(bǔ)充和更新，因此對于檔案管理的保密性和真實(shí)性也具有一定的隱患。而數(shù)字化的檔案管理更多的依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)，改變了傳統(tǒng)的檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進(jìn)行多元化管理，不僅豐富了檔案內(nèi)容，同時(shí)還能對存儲信息進(jìn)行功能檢索，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理現(xiàn)代化發(fā)展推進(jìn)的重要技術(shù)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，如果想要查閱檔案資料需要根據(jù)檔案所屬類別逐個尋找，整個工作流程繁瑣且耗費(fèi)大量人力，同時(shí)精準(zhǔn)度也無法保證。由于當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)也突破了時(shí)間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，可以在任何條件下進(jìn)行查詢，對于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的綜合水平具有積極意義。數(shù)字化的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可以對檔案資料進(jìn)行多維度、立體化的管理，明確了各層級機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的工作職責(zé)，同時(shí)還能對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的優(yōu)化和完善進(jìn)行不斷的設(shè)計(jì)規(guī)劃，通過建立統(tǒng)一化的數(shù)字機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理平臺，讓多個部門全程參與，對于檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展具有重要意義[3]。

3 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

我國的數(shù)字化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理仍處于探索階段，在不同地區(qū)以及不同單位采取了不同的資料分類方式，但是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理具有流動性，因此各地區(qū)各單位必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才能讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息實(shí)現(xiàn)共享，提高檔案管理效能，如果標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，那么可能反而增加工作量。實(shí)行數(shù)字化的檔案工作管理模式就需要工作人員，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，同時(shí)還要熟悉數(shù)字化的系統(tǒng)操作以及相關(guān)的信息設(shè)備維護(hù)，這樣可以增加檔案管理的安全性和時(shí)效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，這也給數(shù)字化建設(shè)提出了難題。由于數(shù)字化檔案管理需要通過系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)完成，但是由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺，其中也不乏有病毒或木馬，如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案被病毒或木馬侵入將可能造成無法挽回的損失，因此在數(shù)字化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理平臺建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮其安全性的管控措施[4]。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

檔案管理是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)檔案管理也需跟著社會技術(shù)發(fā)展形勢進(jìn)行更新，計(jì)算機(jī)已經(jīng)與當(dāng)前人們的生產(chǎn)生活以及學(xué)習(xí)深度融合，同時(shí)也為檔案信息化管理指明了方向，信息化建設(shè)可以提高檔案管理的工作效能，同時(shí)也減少了傳統(tǒng)檔案的占地空間，在信息檢索方面也更加便捷快速使未來檔案管理的重要發(fā)展方向。

1）加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理需要從軟件和硬件兩方面入手。首先，在硬件方面需要注重檔案管理、設(shè)備更新以及原有設(shè)備的外接拓展，未來的數(shù)字化發(fā)展具有較大潛力，因此檔案管理在設(shè)計(jì)之初，硬件就不能匡定在具體范圍內(nèi)，而是要注重技術(shù)的革新以及拓展，同時(shí)由于當(dāng)前檔案信息的多元化，因此要注重多樣性多媒體信息技術(shù)與3D技術(shù)的結(jié)合，這樣有利于將傳統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，同時(shí)也能豐富檔案管理的綜合效能。其次在軟件方面應(yīng)該注重相應(yīng)檔案管理的應(yīng)用程序開發(fā)，根據(jù)實(shí)際需求結(jié)合智能化技術(shù)將查詢方式、調(diào)檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)快速發(fā)展。

2）建立多功能檔案室建設(shè)。多功能檔案室是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，隨著信息化檔案管理建設(shè)的逐步開展，多功能檔案室不僅可以提供便捷舒適的檔案調(diào)取環(huán)境，同時(shí)也能加快信息的傳播與共享。建立多功能檔案室時(shí)要針對工作需求以及檔案管理工作特征進(jìn)行分析，注重網(wǎng)絡(luò)咨詢以及檔案檢索等服務(wù)，加快自身的服務(wù)效能，打破時(shí)間與空間的限制，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作提供更多便利，同時(shí)也要注重傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化，讓多功能檔案室資源更加豐富，以滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作需求。

3）提高檔案管理人員的綜合能力。隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷的向上發(fā)展，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)部門中的檔案管理工作必須提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的快速應(yīng)用。首先，建議檔案管理部要注重自身新鮮血液的引進(jìn)，例如與各大高校的計(jì)算機(jī)專業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議，以專項(xiàng)培養(yǎng)的方式為部門做好人才儲備，年輕人也能為檔案管理帶來更多的創(chuàng)新型思想，對于檔案管理的未來發(fā)展具有重要意義。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓(xùn)的方式促進(jìn)業(yè)務(wù)能力成長，學(xué)習(xí)有關(guān)信息化的技術(shù)，尤其在設(shè)備維修應(yīng)用檢查等方面要結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行自我能力提升。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著科技的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是未來的必然發(fā)展趨勢，相關(guān)工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，從硬件和軟件兩個方面進(jìn)行資源建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理信息化水平提升到一個全新高度，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的全面發(fā)展。