談信息時代事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新

陳嘉儀

（鄆城縣檔案館，山東 菏澤 274700）

事業(yè)單位的檔案管理主要體現(xiàn)在人力資源開發(fā)與人才管理方面，合理的檔案管理工作為企業(yè)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。當(dāng)前是信息化時代，事業(yè)單位為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，適應(yīng)當(dāng)前社會的不斷發(fā)展，就需要將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，保證事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。在此基礎(chǔ)上，還能根據(jù)檔案中記錄的事業(yè)單位實際情況與資料，為事業(yè)單位選擇出合適的人才。

1 事業(yè)單位檔案管理的作用

檔案管理是事業(yè)單位進(jìn)行發(fā)展的基礎(chǔ)，是衡量事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展成果的標(biāo)準(zhǔn)，能夠通過檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展水平、員工工作效率、事業(yè)單位發(fā)展能力等進(jìn)行判斷。但是，只有保證檔案管理的科學(xué)性與合理性，才能保證檔案管理發(fā)揮其作用，為年事業(yè)單位的發(fā)展提供理論支持。事業(yè)單位的檔案管理有以下兩方面作用。一方面，檔案對事業(yè)單位當(dāng)前階段的發(fā)展情況進(jìn)行了如實的記錄，事業(yè)單位在進(jìn)行發(fā)展的過程中能根據(jù)檔案的記錄進(jìn)行分析，找到適合企業(yè)發(fā)展與人才選拔的方式，為企業(yè)的發(fā)展提供理論基礎(chǔ)；另一方面，檔案的記錄具有法律效應(yīng)，事業(yè)單位工作人員需要公平公正的將企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r記錄在檔案之中。不管公眾的檔案記錄具有一定的說服性，可以作為事業(yè)單位發(fā)展的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作人員需要根據(jù)法律規(guī)定，準(zhǔn)確地對企業(yè)發(fā)展過程進(jìn)行記錄，嚴(yán)格地執(zhí)行檔案管理工作。

2 如何利用信息化進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理

2.1 創(chuàng)新服務(wù)

對事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理服務(wù)創(chuàng)新包括對象的創(chuàng)新與模式的創(chuàng)新。對象創(chuàng)新指的是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中需要拓寬服務(wù)范圍，不僅將本單位的對象列入服務(wù)范圍，還要將社會中的用戶列入服務(wù)范圍，實現(xiàn)檔案管理的社會性。利用信息化建立檔案網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)尋找到可用的社會資源。用這種方式進(jìn)行的檔案管理，能拓寬其信息存儲內(nèi)容，將信息進(jìn)行數(shù)字化，最大程度的對信息資源進(jìn)行利用。一般情況下，社會服務(wù)分為有償性與無償性，技術(shù)信息等服務(wù)都是有償?shù)?，社會公共效益是無償。

服務(wù)模式創(chuàng)新指的是將傳統(tǒng)服務(wù)模式與信息化服務(wù)模式相結(jié)合，為事業(yè)單位提供多樣化的服務(wù)。比如事業(yè)單位能建立檔案管理信息，根據(jù)用戶的需求，提供相應(yīng)的檢索功能，讓用戶更加迅速的進(jìn)行資料的查詢。一般情況下來說，服務(wù)的質(zhì)量與服務(wù)的時間是成反比的。傳統(tǒng)的服務(wù)模式需要耗費大量的時間，在信息化不斷發(fā)展之下，能為用戶減少查詢的時間。除此之外，針對保密性較嚴(yán)格的檔案，還需要進(jìn)行審批才能查詢，提高了檔案管理的安全性。

2.2 管理觀念創(chuàng)新

事業(yè)單位為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，首先需要做的就是轉(zhuǎn)變思想觀念，適應(yīng)信息化發(fā)展的時代，將檔案管理工作與信息化相融合，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。在社會不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息資源成為事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，信息化檔案在事業(yè)單位發(fā)展中起到了推動作用。事業(yè)單位在生產(chǎn)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，都需要信息化檔案管理的支持。事業(yè)單位管理人員需要意識到信息化檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的作用，不斷對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保檔案管理滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。

2.3 信息收集與借閱創(chuàng)新

當(dāng)前管理工作的基本內(nèi)容是對信息的收集與借閱。因此，在進(jìn)行檔案管理工作改革與創(chuàng)新的時候，需要重點對信息的收集與借閱進(jìn)行重點的關(guān)注。傳統(tǒng)的信息收集需要檔案管理人員對信息進(jìn)行記錄與提交，保證信息的準(zhǔn)確性，并對檔案進(jìn)行核實。這種信息收集方式增加了檔案管理人員的工作量。在信息化時代，檔案管理人員能利用掃描機(jī)、計算機(jī)對檔案進(jìn)行智能化的記錄，在提升信息收集效率的同時，還能保證信息收集的準(zhǔn)確性。借閱指的是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的根本原因。高效的檔案借閱是檔案管理順利進(jìn)行的關(guān)鍵內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理是采用人工管理的方法，不僅效率不高，還存在一些工作人員不能按時歸還資料的現(xiàn)象，影響了檔案管理的質(zhì)量。在信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位工作人員能利用APP進(jìn)行資料的查閱，減少了工作人員的工作量，同時，也防止資料翻閱的過程對資料的損害。

3 結(jié)論

綜上所述，相當(dāng)管理工作與信息化相結(jié)合是事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展基本需求。因此事業(yè)單位需要不斷創(chuàng)新檔案管理方法，通過多種方法進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。為事業(yè)單位的日常工作、系統(tǒng)籌劃、人力資源管理以及人才培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。