數(shù)字辦公環(huán)境下事業(yè)單位醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及有效對策

李亞杰

（紅山區(qū)醫(yī)療保險管理局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 數(shù)字辦公環(huán)境下事業(yè)單位醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1）實現(xiàn)醫(yī)保檔案科學(xué)化管理的必然要求。世間萬物都是在不斷發(fā)展變化，醫(yī)保檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式受管理理念、管理技術(shù)等多種因素的影響，具有一定的局限性。為此，必須要進一步將數(shù)字信息技術(shù)融入到醫(yī)保檔案管理領(lǐng)域，并利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對醫(yī)保檔案信息的有效管理。一方面，加快醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)進程，可以更高效地對線上終端產(chǎn)生的醫(yī)保數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)整合、分析、利用，減少管理過程中存在的漏洞，實現(xiàn)科學(xué)化管理的目標。另一方面，加快醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)進程，可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式安全性低的問題，有效避免醫(yī)保檔案資源發(fā)生物理變化、化學(xué)變化，進而保障檔案的完整性。

2）減少醫(yī)保檔案管理成本的內(nèi)在要求。新時期，事業(yè)單位在管理好醫(yī)保檔案的同時，也需要思考檔案成本問題，實現(xiàn)成本最少與效益最大的有機結(jié)合。一方面，加快醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)進程，直接應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代信息工具對醫(yī)保檔案進行科學(xué)管理，能夠減少醫(yī)保檔案所占用的物理空間，緩解紙質(zhì)檔案存儲壓力。同時，數(shù)字類的醫(yī)保檔案無需存儲于相應(yīng)的檔案架等硬件設(shè)施中，能夠進一步幫助事業(yè)單位節(jié)約成本。另一方面，加快醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)進程，培育檔案管理人員的數(shù)字化思維，可以降低檔案管理難度，縮減不必要的檔案管理流程，減少醫(yī)保檔案所占用的人力資源成本。

2 數(shù)字辦公環(huán)境下事業(yè)單位醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)中常見的問題

1）醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫是存儲醫(yī)保檔案資料的核心。事業(yè)單位只有建立完善的數(shù)據(jù)庫，才能減少后期的檢索查詢成本，便于檔案管理人員管理好檔案。然而，部分事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，表現(xiàn)在以下幾個方面：一是質(zhì)量控制不達標。部分事業(yè)單位沒有就醫(yī)保檔案的格式和標準進行明確，導(dǎo)致檔案管理人員在立卷歸檔過程中存在不規(guī)范的問題，仍然停留在低層次的檔案數(shù)字化建設(shè)階段。二是醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏規(guī)劃[1]。部分事業(yè)單位沒有進一步對醫(yī)保檔案進行系統(tǒng)分類，檔案管理模式?jīng)]有朝著智能化、精細化、網(wǎng)絡(luò)化的方向轉(zhuǎn)型。

2）醫(yī)保檔案開發(fā)利用程度較低。一是沒有處理好醫(yī)保檔案公開與保密之間的關(guān)系。醫(yī)保檔案較為特殊，其與單位秘密、個人隱私息息相關(guān)。與此同時，醫(yī)保檔案也具有較大的社會價值、經(jīng)濟價值，是許多業(yè)務(wù)工作中不可缺少的憑證。上述特性使得部分事業(yè)單位在開發(fā)利用醫(yī)保檔案的過程中存在較為保守的態(tài)度，影響了醫(yī)保檔案價值的發(fā)揮。二是醫(yī)保檔案開發(fā)利用過程中沒有體現(xiàn)用戶需求，難以為用戶檢索、查詢提供便利。三是醫(yī)保檔案信息資源共享滯后[2]。典型表現(xiàn)在事業(yè)單位與其它業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間的數(shù)據(jù)共享渠道不暢，導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集、更新成本較高。

3）醫(yī)保檔案安全管理問題突出。一方面，部分事業(yè)單位沒有充分將現(xiàn)代的數(shù)字安全技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)保檔案管理的各個環(huán)節(jié)，存在黑客入侵、病毒入侵、程序加密的風險，容易出現(xiàn)檔案失真、損毀、滅失的問題。另一方面，部分事業(yè)單位沒有從事后防控的角度做好安全管理工作。例如，對醫(yī)保檔案沒有及時予以備份，一旦計算機以及儲存設(shè)施出現(xiàn)損毀，檔案資源也會隨之滅失，難以提升單位整體抗風險的能力[3]。

3 數(shù)字辦公環(huán)境下事業(yè)單位醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策

1）加快醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。對醫(yī)保檔案進行數(shù)字化加工是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理的基礎(chǔ)。為此，事業(yè)單位要著眼于單位本身的管理現(xiàn)狀、利用需求，對醫(yī)保檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將其錄入到醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)當中。一是要嚴格質(zhì)量控制，從制度層面明確醫(yī)保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的格式及其標準。例如，對于電子文件類，可以統(tǒng)一為word或者pdf格式的文件；對于聲像類和影像類，可以統(tǒng)一為avi格式。二是要有計劃、有步驟地建設(shè)醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫，激活醫(yī)保檔案潛在的價值，不斷充實事業(yè)單位的數(shù)字信息資源。為此，事業(yè)單位可以按照形成部門、業(yè)務(wù)類型為分類依據(jù)，在數(shù)據(jù)庫下端設(shè)立子數(shù)據(jù)庫，為后期的查詢、檢索創(chuàng)造有利條件。

2）探索建立移動檔案庫，發(fā)揮醫(yī)保檔案的價值。隨著多媒體技術(shù)、信息技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案用戶對醫(yī)保信息的需求趨向于個性化、便捷化、智能化、泛在化。為此，事業(yè)單位要進一步利用好微信公眾號、單位網(wǎng)站等平臺，建立移動檔案庫。一是要處理好醫(yī)保檔案公開與保密之間的關(guān)系。要嚴格按照法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度，在網(wǎng)絡(luò)終端開設(shè)檔案查詢窗口，滿足相關(guān)主體查詢醫(yī)保檔案的需求[4]。二是要探索應(yīng)用新型的信息技術(shù)，為檔案用戶提供全面的移動閱覽服務(wù)，滿足檔案用戶在智能手機等智能電子設(shè)備上的查檔、用檔需求。三是要加快信息資源共享。事業(yè)單位要進一步與醫(yī)療衛(wèi)生行政部門、醫(yī)院等業(yè)務(wù)相關(guān)單位的聯(lián)系，打造數(shù)據(jù)共享模型，實現(xiàn)醫(yī)保信息資源一站式更新、調(diào)取、查閱的目標。

3）重視醫(yī)保檔案安全管理，解決檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題。作為雙刃劍，信息技術(shù)雖然為事業(yè)單位提供了科學(xué)的管理工具，但也使得事業(yè)單位面臨安全管理的問題。為此，醫(yī)院必須要充分重視安全建設(shè)，保障醫(yī)保檔案的完整性、真實性以及準確性。一是要做好事前防控工作。一方面，事業(yè)單位要充分利用殺毒軟件、防火墻等工具對檔案管理系統(tǒng)、計算機、檔案存儲介質(zhì)進行安全管理。有條件的事業(yè)單位還可以通過內(nèi)外網(wǎng)隔離的方式對醫(yī)保檔案資源進行管理，進一步減少安全風險。另一方面，事業(yè)單位要明確醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，留存相關(guān)的訪問記錄，便于后期查詢。二是要做好事后防控工作。事業(yè)單位要進一步應(yīng)用云儲存工具對醫(yī)保檔案進行備份，提升單位整體的抗風險能力和災(zāi)后數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，打造全方位的安全管理體系。

4 結(jié)束語

總而言之，實現(xiàn)醫(yī)保檔案數(shù)字化管理與數(shù)字化服務(wù)是新時代事業(yè)單位檔案管理工作的重要方向。只有真正將信息技術(shù)融入其中，建立多途徑、多樣化、廣覆蓋的醫(yī)保檔案管理體系，構(gòu)建智慧檔案服務(wù)模式，才能最大限度地滿足檔案管理人員的現(xiàn)實需求。具體而言，一是要加快醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)；二是要探索建立移動檔案庫，發(fā)揮醫(yī)保檔案的價值；三是要重視醫(yī)保檔案安全管理，解決檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題。相信在事業(yè)單位檔案管理人員的切實努力下，事業(yè)單位能夠更好地適應(yīng)新模式、新業(yè)態(tài)、新技術(shù)對醫(yī)保檔案管理工作的影響和要求，不斷創(chuàng)新出適合單位本身的檔案管理模式。