更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

王 帥

（安國市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)中心，河北 安國 071200）

檔案管理將檔案部門發(fā)展充分體現(xiàn)出來，而且檔案管理是對檔案信息實(shí)施管理且提供利用服務(wù)的重要記錄工具，其記錄的都是所有活動的真實(shí)過程，從某個(gè)程度來看，為所有工作提供重要的參考依據(jù)。通過分析現(xiàn)階段我國社會形勢，不難發(fā)現(xiàn)，在與時(shí)俱進(jìn)的基礎(chǔ)上，確保檔案管理規(guī)范化已經(jīng)慢慢成為主要方向，確定檔案管理工作的開展目標(biāo)。如果檔案部門想要促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，需要及時(shí)更新管理理念，真正滿足時(shí)代發(fā)展需求。

1 提高檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序

提高所有檔案管理人員的管理意識，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。并且在硬件設(shè)施方面不斷優(yōu)化檔案管理設(shè)備，所有單位都必須要配備專門的隱蔽的檔案庫房，在庫房中安裝必需的應(yīng)用設(shè)備以及管理配件，比如：除濕機(jī)以及空調(diào)等等[1]。為了可以促進(jìn)檔案信息化發(fā)展，必須要將在檔案管理程序中運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件，將計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用全面發(fā)揮出來，例如：構(gòu)建檔案的信息檢索系統(tǒng)以及存儲系統(tǒng)等等。并且需要加強(qiáng)所有檔案管理人員的綜合能力，激發(fā)其工作熱情，從本質(zhì)上保證檔案材料真實(shí)完整、迅速歸檔。除此之外，必須要合理制定檔案管理制度，盡可能做到檔案搜集全面、內(nèi)容準(zhǔn)確。這樣才符合新時(shí)期檔案管理工作的具體要求，冷靜面對繁雜的檔案材料以及檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。

2 檔案交接根據(jù)程序開展

檔案交接工作有著重要的責(zé)任，手續(xù)復(fù)雜，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，一旦不注意就容易造成檔案失真，所以在實(shí)際交接過程中必須要根據(jù)程序進(jìn)行辦理。一般來說，檔案交接的手續(xù)是：首先，一次性全方位清理保管的檔案，確保賬務(wù)相符。然后，在第一時(shí)間催還借出的檔案[2]。最后，科學(xué)分類存放沒有經(jīng)過整理的一些零散文件材料，必須要將尚未清理的材料整理成完整的文件，匯編成案，耐心對其進(jìn)行合理排序且迅速歸檔。只有根據(jù)此順序做好檔案交接工作，才可以保證檔案交接工作正常進(jìn)行。

3 合理制定檔案管理制度

在制定檔案管理制度過程中必須要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，減少或者防止在檔案操作中有可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。第一，需要不斷提高檔案管理者的職業(yè)道德意識，對其定期展開專業(yè)的安全操作規(guī)范培訓(xùn)教育，讓檔案管理者具有良好的職業(yè)操守，而且利用規(guī)范化的操作，以免在人員操作中出現(xiàn)失誤。第二，盡可能實(shí)現(xiàn)單位檔案存儲格式的統(tǒng)一化、采用相同的處理軟件。這樣一來，可以避免文檔在格式轉(zhuǎn)換過程中因?yàn)檐浖嫒菪詥栴}而受到損壞。并且制定檔案工作制度應(yīng)該嚴(yán)格遵循以下幾個(gè)方面的要求：首先，規(guī)章制度必須要凸顯出合理性。制定的規(guī)章制度應(yīng)該與單位特征以及檔案管理具體情況相符，進(jìn)而適應(yīng)各個(gè)單位對各種檔案管理的實(shí)際需求[3]。然后，確保制度執(zhí)行具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性。就檔案部門來講，不僅是建立檔案規(guī)章制度的主要部門，而且是執(zhí)行規(guī)章制度的部門。在執(zhí)行規(guī)章制度中必須做到獎(jiǎng)懲分明，將制度本身的權(quán)威性全面體現(xiàn)出來。最后，簡單明了實(shí)用。制度應(yīng)該具有很強(qiáng)的可操作性，其構(gòu)建必須要以簡單方便容易操作和很強(qiáng)可操作性為根本目標(biāo)，進(jìn)而充分發(fā)揮制度規(guī)范以及指導(dǎo)的重要作用，達(dá)到簡單便捷以及人性化管理的操作目的。

4 建立規(guī)章制度，按照制度遵循，準(zhǔn)確操作

當(dāng)前，每個(gè)單位對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定都是不同的，而且很多單位都沒有標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，這樣明顯減少檔案管理工作的規(guī)范化水平，導(dǎo)致工作效率不高、檔案質(zhì)量良莠不齊的情況出現(xiàn)，不僅降低檔案調(diào)配和存取的水平，而且不利于促進(jìn)檔案信息規(guī)范化發(fā)展，甚至不利于檔案的運(yùn)用[4]。許多水平不高的反復(fù)作業(yè)和建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，而且有關(guān)制度的落后也導(dǎo)致檔案管理工作僅僅發(fā)揮著輔助管理的作用，始終不能前進(jìn)，更加不能有所突破。因此，必須要科學(xué)制定有關(guān)制度實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，這是至關(guān)重要的，促進(jìn)制度建設(shè)以及章程規(guī)范必須要剔除規(guī)范化的檔案管理工作流程，此流程必須要與具體工作的要求相符。在實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的章程以及規(guī)范后，要求檔案管理部門以及有關(guān)工作人員必須要嚴(yán)格遵守，確保其操作流程符合規(guī)范要求，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真完成工作，真正做到有規(guī)章制度可遵循。此外，對檔案進(jìn)行調(diào)取以及更新時(shí)必須要重視規(guī)范性，防止出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

5 結(jié)語

總而言之，檔案屬于現(xiàn)代化信息資源，檔案管理在人類政治和國際事務(wù)中起著至關(guān)重要的作用。在科技化以及信息化普遍深入的背景下，規(guī)范化的管理方法已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作的主流趨勢，怎樣做好規(guī)范化的檔案管理，近年來受到廣大學(xué)者的高度重視。當(dāng)前，我國很多單位都充分認(rèn)識到在檔案管理中規(guī)范化體系的重要應(yīng)用價(jià)值，而且開始探索全新的模式，促進(jìn)改革，這在檔案管理領(lǐng)域中是重大的突破。然而就總體情況來講，目前檔案管理工作還是處在初步發(fā)展階段，并沒有完全成熟，也未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，檔案管理工作依舊存在諸多不足，必須要在將來的工作中日益完善。