事業(yè)單位社會保險檔案管理工作科學化、規(guī)范化的實現(xiàn)路徑

陸秋燕

（大理州人民醫(yī)院人力資源部，云南 大理 671000）

1 社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案屬于民生檔案，是以備考察的歷史保存文件。其中記錄的內(nèi)容包括系統(tǒng)記錄單位、個人參保、繳費和賬戶轉(zhuǎn)移等重要信息，需要以此為憑證發(fā)放社會保險待遇。規(guī)范化管理社會保險檔案，完整。安全和有效使用社會保險檔案，體現(xiàn)了以人為本、保障民生和改善民生的理念，只有這樣，才能實現(xiàn)“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標。

只有做好社會保險檔案管理工作，才能保證標準化和規(guī)范化管理社會保險經(jīng)辦工作，從而推動社會保險經(jīng)辦業(yè)務管理的發(fā)展。在社會保險、統(tǒng)計和社會化服務等各個環(huán)節(jié)都貫穿著社會保險檔案管理，其中各項經(jīng)辦業(yè)務之間屬于相輔相成的關系，協(xié)調(diào)好這些關系，才能順利完成各項具體經(jīng)辦業(yè)務。在進行檔案管理時，社保經(jīng)辦部門通過整理、總結已經(jīng)完成的業(yè)務工作，總結經(jīng)驗，吸取教訓，才能為后續(xù)工作的開展提供借鑒和推動，為決策者提供各項準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，使其可以準確制定決策，使辦事效率得到顯著提升[1]。

2 事業(yè)單位社會保險檔案管理工作科學化、規(guī)范化的實現(xiàn)路徑

1）積極提高檔案為日常業(yè)務和群眾的利用服務效率。目前需要重新整理所存在的業(yè)務檔案，科學分類后分類別進行歸納整理，根據(jù)每個省市的具體要求，并與當?shù)氐臉I(yè)務檔案管理情況結合后分門別類的歸類業(yè)務檔案。目前的業(yè)務檔案分為3類，分別是待遇類、征繳類和管理類。為了更好地管理這些不同類別的業(yè)務檔案，需要檔案室進行統(tǒng)一管理。通過與計算機技術相結合，設計業(yè)務檔案平臺，將查詢軟件與傳統(tǒng)的查詢方式相結合，使查詢工作更加便捷，目前最為常用的查詢方法為電腦檢索和人工查詢。單純的人工輸入查詢已經(jīng)跟不上現(xiàn)代業(yè)務檔案查詢的發(fā)展，需要引進硬件設備進行科學配備。在檔案儲藏室要配備好滅火器和溫濕度計，以免儲藏室發(fā)生火災引發(fā)嚴重后果。一旦損傷檔案，對于信息管理來說，影響非常大。此外，還要為計算機配備專門的打印機，儲備一定量的檔案盒和檔案卷皮，并保證這些物品符合國家要求[2]。

2）注重日?？茖W管理。一定要大力管理好檔案庫房，保證防高溫、防鼠、防蟲、防塵、防潮、防盜、防水和防光，全面保護業(yè)務檔案，監(jiān)督日常管理工作，保證不留任何遺憾，定期噴灑防蟲噴霧劑，以免蟲害損傷檔案，定期檢查檔案庫存室的溫濕度，以免檔案發(fā)生損傷，將每一次的檢查結果都要詳細記錄好，做好備案，確認沒有任何安全隱患，日后在出現(xiàn)問題時能準確核查。檔案管理室的管理人員需要和有關單位簽署保密協(xié)議，保證不泄露檔案中的任何內(nèi)容，在崗期間嚴格履行自己的崗位職責。在日常管理中，制作借閱登記簿，禁止他人私自閱讀檔案，每個人都需要嚴格遵守借閱登記制度。編寫好檔案庫存管理員指南，當管理員換人后，需要上界管理員將清冊移交給本屆管理員。定期檢查案卷，確認其中沒有紕漏，整體統(tǒng)計檔案的數(shù)量。

3）加強檔案工作的組織領導。在制定單位年度計劃時，需要在其中納入業(yè)務檔案管理工作，并根據(jù)本年度的業(yè)務檔案管理情況對檔案管理工作計劃進行調(diào)整，一旦出現(xiàn)問題，需要及時匯報并采取有效措施進行解決。如果工作進度不達標，必須要及時提升進度，解決整體上的檔案管理問題。檔案庫存室的領導需要不定時抽查檔案管理工作，對檔案工作的整體進度進行整體改善，積極開展精神文明建設，使檔案工作的整體管理水平更高。提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，對其進行定期培訓，使其專業(yè)水平較高。以前的檔案管理人員多為大專文化水平，隨著科技的進步，未來需要加強對檔案管理工作人員的審核力度，除了組織定期培訓外，還需要鼓勵其自學《社會保險法》和《檔案法》[3]。

4）加強檔案管理的制度建設。根據(jù)事業(yè)單位的實際檔案管理情況，制定完整的業(yè)務檔案管理規(guī)則，對具體的檔案管理工作流程有一個詳細的標準。規(guī)范檔案管理的日常制度，因為工作人員需要檔案保密，所以需要引入保密工作制度。每位檔案管理人員具有不同的管理責任，每次注意要做好檔案借閱人員的記錄，及時銷毀每一個檔案鑒定模板，明確不同的檔案管理人員的具體管理范圍。每年年終都需要全面檢查業(yè)務檔案，并在年底考核中納入檢查結果。在管理業(yè)務檔案期間，必須有專人做好監(jiān)督工作。為了使檔案管理工作更好地發(fā)展，需要建設好檔案管理制度，對檔案管理進行規(guī)范，提升管理人員的管理水平[4]。

3 加強社會保險檔案統(tǒng)一化、標準化和規(guī)范化管理

1）收集。社保檔案是在社會保險具體工作中形成的檔案材料，注意做好與其他類型檔案材料的區(qū)分。目前設備工作中的電子信息量較大，這些電子信息也要與紙質(zhì)信息一起收集歸檔，如電子信息尚未打印出紙質(zhì)材料，需要打印出來后與其他紙質(zhì)材料統(tǒng)一進行歸檔。

2）整理。在整理社保檔案時可以選擇文書立卷、軟卷皮盒裝等方法，也可以根據(jù)本單位的具體情況選擇適宜的方法。在整個機關檔案編號體系內(nèi)對社保檔案進行編制，保證其具有科學合理性。在整理社保檔案時原則上要求業(yè)務部門立卷制度。每個單位需要根據(jù)自身的實際情況選擇合適的環(huán)境立卷。

3）保管。建立綜合檔案室負責保管本單位的社保檔案。在建設綜合檔案室時需要根據(jù)工作量的大小配備對應的專兼職人員，并配備必要的檔案保管保護措施，任何部門和個人禁止私自留存社保檔案。《檔案法》中有明確規(guī)定，社保檔案在經(jīng)辦機構保管和利用一定期限后，必須要移交到同級國家檔案館進行保管[5]。

4 加強社會保險檔案管理的設想

1）建立相應的規(guī)章制度，加快社保檔案規(guī)范化建設。建立健全檔案的各種基礎管理制度和標準管理體系，對檔案記載的內(nèi)容進行規(guī)范，逐漸引導社保業(yè)務檔案管理走向標準化和規(guī)范化軌道。

2）不斷完善社保檔案設施和條件。大力投入資金用于購買基礎設備和配備高素質(zhì)人才，逐步改善檔案管理工作的環(huán)境和條件。

3）提高社保業(yè)務檔案管理人員的業(yè)務水平。通過內(nèi)部培訓或高薪外聘等方式選擇高素質(zhì)的檔案管理人員組建專業(yè)隊伍，使其可以更好地為檔案管理工作作出貢獻[6]。

5 小結

現(xiàn)代社會發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求，所以需要對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，與計算機技術相結合，設置業(yè)務檔案平臺，引進硬件設備和先進的密集型檔案柜，為每臺檔案專用計算機配備打印機。在進行日常管理時，需要建立借閱登記簿，借閱時嚴格做好登記，這樣才能從整體上提升檔案管理的水平。