淺談新《檔案法》修訂后辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)用

李欣然

（上海市城市建設(shè)檔案館，上海 200336）

2020年6月20 日，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議表決通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”），這是新時(shí)代我國檔案法制建設(shè)的一大成果。新《檔案法》有諸多特點(diǎn)和亮點(diǎn)，具有很大的進(jìn)步意義。與此同時(shí)，新形勢下我國企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也產(chǎn)生了新的變革，使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機(jī)遇，也要迎接新的挑戰(zhàn)。

1 新形勢下制約辦公室檔案管理水平提升的主要問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

目前來看，雖然企事業(yè)單位已經(jīng)開始認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，然而重視和投入程度還相對較低。在大多數(shù)觀念中，辦公室檔案管理工作雖然必不可少，但也只是常規(guī)工作，既無法帶來實(shí)際效益，對提升單位社會形象也沒有太大的幫助。受這種傳統(tǒng)思想的影響，企事業(yè)單位對于辦公室的檔案管理工作在投入軟硬件設(shè)施和分配人力資源時(shí)，常常放在比較次要的位置予以考慮，使得檔案管理工作質(zhì)量不盡如人意。

1.2 檔案管理制度建設(shè)不夠完善

隨著新形勢下各級單位轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，對加強(qiáng)內(nèi)部管理水平和精細(xì)化管理的要求也越來越高，與時(shí)俱進(jìn)、完善健全的制度機(jī)制是開展各項(xiàng)工作的根本保障，也是夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)、助力檔案工作創(chuàng)新升級的重要抓手。新《檔案法》中強(qiáng)調(diào)建章立制，明確提出檔案治理體系和治理能力是單位治理體系和治理能力的重要支撐和保障，但仍有部分單位還未制定出科學(xué)合理的檔案管理工作制度，這也是導(dǎo)致辦公室檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)的一項(xiàng)主要原因。舉例來說，有些單位對于內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)將哪些資料整理歸檔，在歸檔時(shí)如何編目、如何裝訂，以及提交電子檔案時(shí)需要使用什么樣的文本格式，檔案資料歸檔整理的期限是多久都沒有以制度形式確定下來，導(dǎo)致了辦公室檔案管理工作長期處于不規(guī)范的狀態(tài)。

1.3 檔案管理工作者的專業(yè)技能素養(yǎng)還需加強(qiáng)

眾所周知，辦公室檔案管理工作相對于其他崗位而言較為枯燥乏味，很多年輕同志不愿意從事這項(xiàng)工作。所以大部分企事業(yè)單位都將這項(xiàng)工作交給了年齡結(jié)構(gòu)偏大、專業(yè)技術(shù)相對欠缺的職工負(fù)責(zé)，而這些檔案工作者對于現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握與應(yīng)用水平也不高。目前很多檔案管理工作者雖然在崗時(shí)間較長，但是工作方法較為陳舊，缺乏創(chuàng)新意識和工作積極性，因此難以高質(zhì)量地完成本職工作。

1.4 檔案管理信息化建設(shè)水平偏低

現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案仍是以紙質(zhì)為主，信息化管理水平較低。紙質(zhì)檔案在分類和保管過程中，不僅耗時(shí)耗力，也無法保障管理質(zhì)量。而在相關(guān)經(jīng)費(fèi)欠缺、各級重視力度不夠的情況下，檔案管理人員即使提出了檔案管理信息化建設(shè)的建議，也經(jīng)常得不到采納，檔案管理仍需依賴于人工操作，致使管理工作質(zhì)量長期得不到提升。

2 新形勢下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新建議

2.1 進(jìn)一步提高對檔案管理工作的重視程度

檔案是單位發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與記錄，是企事業(yè)單位文化的沉淀與宣揚(yáng)，也是進(jìn)一步推動單位發(fā)展提升的前提條件之一。作為檔案工作者，要高度重視檔案管理工作，摒棄落后觀念，創(chuàng)新管理思想，認(rèn)清新形勢下辦公室檔案管理在單位發(fā)展過程中所起的重要作用。只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，以先進(jìn)的檔案管理思想為指引，把檔案管理工作列到單位整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，理順體制機(jī)制，在人才、技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施配備等方面向檔案管理工作適度傾斜，才能形成有利于檔案工作良性發(fā)展的管理格局。

2.2 建立健全檔案管理工作機(jī)制

新《檔案法》第十二條首次提出“建立檔案工作責(zé)任制”，并新增第六章“監(jiān)督檢查”、拓展第七章“法律責(zé)任”，這既是對制度的強(qiáng)化，又是對制度的創(chuàng)新。單位檔案管理工作也應(yīng)該通過創(chuàng)新檔案管理工作制度，明確人員分工，界定各檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)。檔案形成之后，不管是保管還是應(yīng)用，均應(yīng)通過制度設(shè)計(jì)做到責(zé)任到人，通過制度明確歸檔內(nèi)容、歸檔方式、保密解密、借閱管理等相關(guān)內(nèi)容。唯有堅(jiān)持依法依規(guī)治檔，把檔案管理工作納入法治軌道，才能不斷完善檔案制度體系，提高檔案管理水平。

2.3 積極創(chuàng)新檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

加強(qiáng)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平、職業(yè)道德修養(yǎng)是確保檔案管理工作規(guī)范、高效發(fā)展的必然要求。針對現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作者新知識新技能較為薄弱的情況，各單位更應(yīng)該著力創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，積極倡導(dǎo)檔案工作者樹立終身學(xué)習(xí)的理念。一方面可以通過開展多層次、多形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)和造就一批掌握檔案現(xiàn)代化管理知識，適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展需要的高素質(zhì)復(fù)合型人才；另一方面還要注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，讓他們自發(fā)主動地去學(xué)習(xí)和領(lǐng)會先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方法，提升工作效率?？傊ㄟ^多種方式提升檔案管理工作者的素質(zhì)水平，鼓勵(lì)青年職工和技術(shù)骨干投身新形勢下的檔案管理事業(yè)，為他們創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，為辦公室檔案管理工作的良性開展提供有力的人才支持。

2.4 不斷深化檔案管理工作信息化水平

相比現(xiàn)行《檔案法》，新修訂的《檔案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，旨在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。信息技術(shù)的引入，無疑會帶動辦公室檔案管理工作效率與質(zhì)量的顯著提升，鑒于現(xiàn)階段大部分單位辦公室檔案信息化管理水平較低的現(xiàn)狀，更需要積極創(chuàng)新檔案信息化管理工作。具體而言，要在做好調(diào)研考察的基礎(chǔ)上，不斷完善檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，拿出必要的資金引入先進(jìn)的檔案管理信息化系統(tǒng)，在保證檔案管理由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的平穩(wěn)過渡的基礎(chǔ)上，有效提高辦公室檔案管理信息化效率。此外，也可以積極借助新媒體平臺優(yōu)勢，借助微信公眾號、單位網(wǎng)站、微信、微博等方式做好與檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作的宣傳，使廣大職工能夠深入了解檔案信息化建設(shè)的意義與作用，以此推進(jìn)檔案信息化管理工作有序開展。

3 結(jié)束語

檔案作為單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和各方面管理情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)單位根本利益的重要依據(jù)。修訂后的《檔案法》對于提升檔案管理水平，推動檔案信息化發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義。雖然現(xiàn)階段各單位對檔案管理重要性的認(rèn)識和管理水平均已有所提升，但實(shí)踐中依然存在著一些問題與弊端。新形勢下的辦公室檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，作為檔案管理工作者，必須審時(shí)度勢、積極創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作理念與方法，才能促使辦公室檔案管理工作良性開展，有效提高檔案管理水平。