檔案數(shù)字化建設的價值與問題探微

楊 燕

（山東明圖信息科技有限公司，山東 泰安 271000）

近幾年檔案管理的數(shù)字化、信息化建設愈發(fā)受到社會各界的重視，依托于云數(shù)據(jù)、計算機等技術(shù)的應用，實現(xiàn)為企事業(yè)單位構(gòu)建具有共享性、集成性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，在有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式的同時，促使其檔案管理工作發(fā)揮出最大的作用與功能。而要想進一步推動檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，需在明確檔案管理數(shù)字化價值的基礎上，充分挖掘出數(shù)字化檔案管理建設中存在的問題，進而采取針對性措施來促進檔案管理數(shù)字化的深入發(fā)展。

1 數(shù)字化檔案管理價值分析

1）實現(xiàn)信息管理的便捷化。數(shù)字化的檔案建設決定了檔案管理開展成效，通過將檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，管理人員可借助信息化手段來提升其檔案管理成效[1]。在實際管理期間，可依托于檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建實現(xiàn)對不同類型檔案的有效存儲，具體包括對音頻、文字、視頻、圖片等檔案資料。另外，借助信息化手段可實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的高效率歸檔、整理等工作。用戶在使用檔案服務時，能夠?qū)崿F(xiàn)對所需檔案資源的及時查詢與獲取，確保其信息管理的效率性、便捷性得到顯著提升。

2）實現(xiàn)原始檔案資料保護。保存于檔案室的文檔資料均有一定的利用價值，而受限于以往檔案管理采用紙質(zhì)形式，使得檔案資料極易在存儲、使用期間出現(xiàn)損壞、丟失等問題，進而對檔案資料作用與價值的體現(xiàn)產(chǎn)生一定影響。而得益于檔案數(shù)字化建設，能夠以電子形式進行紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)化，并以網(wǎng)絡為載體來實現(xiàn)對檔案資料的長效管理與存儲，并降低檔案資源出現(xiàn)損壞、丟失問題的發(fā)生概率。另外，檔案數(shù)字化建設為副本異地存儲提供可能[2]。管理人員可以采用縮微膠片的形式進行紙質(zhì)資料的存儲，即使源文件出現(xiàn)丟失、損毀的問題，也不會影響到單位機構(gòu)對檔案資源的應用。

3）實現(xiàn)檔案資料管理創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案資料以人工管理形式為主，盡管能夠做到對檔案資料的一定程度應用，但是難以避免出現(xiàn)部門信息孤島的問題，無法做到對相關檔案資料的全面共享與利用。而在檔案數(shù)字化建設的背景下，可實現(xiàn)以互聯(lián)網(wǎng)為載體進行檔案資料的傳輸與共享，進而打破以往檔案管理存在的時間、空間局限，用戶可做到異地進行檔案資料的查閱與獲取。并且依據(jù)對用戶需求的分析，可以為其提供個性化的檔案服務，進而實現(xiàn)對檔案管理模式的有效創(chuàng)新[3]。

2 數(shù)字化檔案建設存在問題

1）數(shù)字化標準尚未統(tǒng)一。數(shù)字化檔案建設的主要目的在于檔案服務的優(yōu)化與創(chuàng)新，為用戶提供更為多元化、多樣化以及個性化的檔案管理服務[4]。但是受到某些因素的影響，使得現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設仍尚存標準不統(tǒng)一的問題。不同機構(gòu)、部門之間缺乏有效的溝通和交流，再加上其檔案管理范圍的局限性，使得不同部門在數(shù)字化檔案建設方面存在差異化認知，導致不同部門、企業(yè)、機構(gòu)等制定不同的數(shù)字化檔案建設標準，使得檔案資源難以在多部門、企業(yè)之間進行有效共享和傳遞。

2）數(shù)字化管理人員匱乏。盡管大部分企事業(yè)單位已經(jīng)提高對檔案數(shù)字化建設的重視度，但是在數(shù)字化管理人員建設方面卻有所忽視[5]。大部分管理人員為檔案部門的老員工，雖然能夠?qū)堎|(zhì)檔案管理流程、制度、技巧等方面熟練掌握，但是對于檔案數(shù)字化建設方面卻未有正確的認知，再加上企事業(yè)單位對人才培養(yǎng)的不重視，導致其管理人員自身素質(zhì)、能力無法滿足檔案數(shù)字化建設的需求，即使企業(yè)在軟硬件設施方面加大投入力度，也難以發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設的真正價值。

3）數(shù)字化建設進度緩慢。傳統(tǒng)管理模式的應用存在效率低下、任務量繁重等問題，所以各企事業(yè)在信息技術(shù)普及的當下，紛紛加入到檔案數(shù)字化建設的隊伍中[6]。但是在實際建設發(fā)展過程中，受到企業(yè)領導人重視度、資金投入等因素的影響，使得部分企事業(yè)單位仍以較為緩慢的速度進行數(shù)字化檔案建設，所取得的建設成效難以支撐檔案管理發(fā)揮出最大的作用與價值。另外，部分企事業(yè)單位為實現(xiàn)對建設成本的縮減，在實際檔案管理期間仍以紙質(zhì)檔案為主，導致其檔案數(shù)字化建設進度開展受到嚴重限制，久而久之會對企事業(yè)單位發(fā)展造成不利影響。

3 數(shù)字化檔案建設問題的解決對策

1）重視數(shù)字化檔案建設制度、標準的統(tǒng)一完善。為進一步推動我國數(shù)字化檔案建設的深入開展，需要以統(tǒng)一且完善的建設標準為基礎前提。鑒于此，在實際建設發(fā)展期間，需依據(jù)對數(shù)字化檔案建設需求的分析，對其架構(gòu)設計、資源掃描、資源整理、數(shù)字化備份等工作的開展進行標準統(tǒng)一，確保其數(shù)字檔案資源可以得到有效共享利用。同時，部門需正確認知數(shù)字化檔案建設的必要性，并在此基礎上加大資金投入力度，結(jié)合對先進設備、技術(shù)的引進與融合，促使企事業(yè)單位檔案管理朝著數(shù)字化的方向持續(xù)發(fā)展。另外，我國相關部門需要對檔案數(shù)字化建設落實相關文件標準，并要求各企事業(yè)單位在建設期間嚴格按照文件標準進行，進而在提升數(shù)字化檔案建設規(guī)范性的同時，為不同企事業(yè)單位、行業(yè)領域創(chuàng)設良好的檔案共享空間。

2）重視數(shù)字化管理人員培養(yǎng)與建設。高素質(zhì)、高能力的數(shù)字化管理人員是推動檔案數(shù)字化建設深入發(fā)展的基礎前提，所以企事業(yè)單位需在人才培養(yǎng)與建設方面加大力度。在實際建設期間，需在充分明確管理人員素質(zhì)基礎的前提下，開展計算機操作能力、數(shù)字化檔案理論知識等方面的培訓教育，提高管理人員對檔案數(shù)字化建設的認知度。同時，加大對人員職業(yè)態(tài)度、自我發(fā)展意識的培養(yǎng)，鼓勵其積極參與到能力提升、培訓過程中，做到對相關知識、技能的自主學習與掌握，進而實現(xiàn)以高素質(zhì)管理隊伍來推動數(shù)字化檔案建設。

3）重視數(shù)字化建設認知度提高。為有效解決現(xiàn)階段存在的數(shù)字化檔案建設進度緩慢問題，需要從提高企事業(yè)單位認知度入手。首先，我國相關部門應出臺相關文件政策來鼓勵企事業(yè)單位積極參與到數(shù)字化檔案建設過程中。其次，需要從單位部門領導入手來提高對數(shù)字化檔案建設的認知度，明確檔案數(shù)字化建設對企事業(yè)單位發(fā)展的作用與價值，進而提高對數(shù)字化檔案建設的支持力度。最后，持續(xù)加大對數(shù)字化檔案建設的資金支持力度，確保以足夠的資金支持來提升檔案數(shù)字化建設成效。

4 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化檔案建設已然成為推動企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的必要舉措。所以，需正確認知數(shù)字化檔案建設的價值與作用，并在此基礎上挖掘出阻礙數(shù)字化發(fā)展的問題，結(jié)合對相關措施的實施來進一步推動數(shù)字化檔案建設的深化，為檔案管理工作的全面發(fā)展提供支撐。