淺析高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)的實踐應(yīng)用

黃鶯 白利閃 孫云峰 王謙

【摘要】黨和國家歷來重視檔案和檔案工作。開展科學(xué)高效的檔案信息化管理，是高職院校檔案工作的必然發(fā)展之路。高職院校要多措并舉，逐步配置完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，以此來提高檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)的效能。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 檔案信息化? 實踐應(yīng)用

【課題項目】課題名稱：高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)的實踐應(yīng)用研究，課題編號：2021RWSY107。

【中圖分類號】G717.24 ? 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2021）36-0066-02

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作。

高職院校的檔案是其在各類社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，對高職院校的管理和發(fā)展都具有切實的參考、利用價值，總結(jié)經(jīng)驗、掌握規(guī)律、延續(xù)歷史都離不開檔案。檔案對于社會的整體進步也發(fā)揮著非常重要的參考作用。在信息化、現(xiàn)代化管理高速發(fā)展的今天，開展科學(xué)高效的檔案信息化管理，是高職院校檔案工作的必然發(fā)展之路。

一、建立檔案信息化管理系統(tǒng)的必要性

（1）2020年6月20日，中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》?！稒n案法》是為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定的法律。此次修訂通過的《檔案法》單獨提出了檔案數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的上層要求，這在以往的檔案相關(guān)法規(guī)、制度中是沒有的。這也充分體現(xiàn)了黨和國家對檔案和檔案工作的重視，對檔案管理信息化現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的決心。（2）檔案信息資源無論是對形成者還是利用者都有很高的參考價值與利用價值，實現(xiàn)信息共享是檔案管理的宗旨，使檔案信息能夠為管理和發(fā)展工作提供更多、更安全便捷的服務(wù)則是檔案管理的最終目的。紙質(zhì)資料的查閱、利用因傳遞途徑使得利用者的范圍和檔案利用方式受到一定限制，但通過建立檔案信息化管理系統(tǒng)，可以對眾多檔案信息進行合理的整合，為檔案信息的檢索、利用及開發(fā)提供信息化的平臺，即可實現(xiàn)各部門間檔案信息資源的共享，從而提高檔案信息對高職院校整體運轉(zhuǎn)的更強的支撐能力。

因此，高職院校檔案工作要健康、順利發(fā)展，必須加強檔案的信息化建設(shè)，開展科學(xué)高效的檔案信息化管理。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在高職院校的應(yīng)用現(xiàn)狀

（1）很多高職院校的建立是在原有中專學(xué)校的基礎(chǔ)上升格形成，或是中專學(xué)校與成人教育學(xué)校等合并組成的，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，沒有專崗或?qū)I(yè)人員，加上單位機構(gòu)建制在經(jīng)歷合并、升格、重組后，制度修訂、人員調(diào)整等等因素造成的檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象，這使得高職院校檔案工作相對其他本科院校較為薄弱。（2）目前大部分高職院校沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，綜合檔案室（館）多隸屬于辦公室或圖情中心等職能部門，而且也少有專職專業(yè)的檔案管理人員，很多高職院校的檔案管理都是以兼職管理人員為主，他們大多數(shù)都沒有接受過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此并不具備檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論和基本技能。檔案管理方式主要是以收集、保存為主，檔案得不到深入的開發(fā)利用，檔案工作較被動。（3）學(xué)校對檔案工作的投入不足。在高職院校的發(fā)展建設(shè)中，決策層尤其重視教學(xué)品牌的打造，在資金投入和人力支持上自然有明顯傾斜，而檔案工作在高職院校內(nèi)部更多時候被劃分在服務(wù)或教輔類工作，得不到資金、人員的大力支撐，檔案信息化建設(shè)自然處于比較滯后的狀態(tài)。

因此，在眾多高職院校檔案管理工作中，管理體制不健全、管理方法落后，設(shè)施設(shè)備簡陋及檔案管理人員的不專業(yè)等因素都直接影響、制約了檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

三、推進高職院校檔案信息化建設(shè)的實施策略

（一）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作

高職院校要多措并舉，逐步配置完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施。一是硬件方面，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房、辦公室、閱卷室“三分開”制度，建立符合檔案“八防”要求的檔案庫房，配備獨立的服務(wù)器、掃描儀和刻錄機等設(shè)備，這樣就必須有專項資金的大力投入。第二是軟件方面，檔案信息化管理要依托于檔案管理的信息平臺，必須建立高職院校適用的檔案管理系統(tǒng)，同時還要解決檔案信息化建設(shè)的安全問題，建立檔案信息安全保障體系。第三是完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)管理，充分調(diào)動兼職檔案員的主觀能動性，大大減少有價值的檔案材料流失的情況。

為了提高工作效能，我院從2017年開始，各職能部門紛紛引進、建立了適合內(nèi)部工作流程的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，逐步趨向無紙化信息交流，這勢必會造成電子文件數(shù)量的急劇增加，同時增加的還有電子文件、紙質(zhì)文件同時管理的難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能很好地適應(yīng)信息快捷交流的工作背景，必須建立具有綜合功能的檔案信息化管理系統(tǒng)。

2019年，我院引進、建立了集檔案收集、整理、保管、查詢、利用為一體的綜合檔案管理系統(tǒng)。功能包括電子文件的歸檔以及檔案的整理、保管、檢索、開發(fā)利用等，實現(xiàn)對檔案系統(tǒng)中的條目和原文進行模糊的查詢，同時設(shè)立了查詢預(yù)約端口，實現(xiàn)檔案自助預(yù)約查詢、文書檔案預(yù)約利用等功能;檔案管理系統(tǒng)對接學(xué)院已建立的行政辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等，可在行政辦公系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，也可抓取官網(wǎng)對外發(fā)布的信息進行保存，保證信息鏈的完整，也有效消除信息孤島，保證鏈接數(shù)據(jù)不再成為信息碎片。我院現(xiàn)已對庫存文書檔案和部分學(xué)生學(xué)籍檔案進行了第一批數(shù)字化轉(zhuǎn)化，所有轉(zhuǎn)化的檔案文書材料已實現(xiàn)全文檢索。從檔案數(shù)據(jù)掛接后的實際使用效果看，大大提高了檔案查閱、利用的效率。不僅本院各部門工作人員辦理檔案借閱的時間縮減，畢業(yè)學(xué)生到校查詢、借閱利用個人檔案的辦事流程也得到明顯簡化。

（二）建立檔案管理二級管理網(wǎng)絡(luò)體系

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，高職院校兩級管理體制下對檔案信息化的需求越來越高，但目前專職檔案管理工作人員畢竟數(shù)量有限，有部分高職院校甚至還未設(shè)立專職的檔案管理崗位，這就需要各職能部門和系部與綜合檔案室（館）發(fā)生積極聯(lián)動。

我院在建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)的同時建立了檔案管理的二級網(wǎng)絡(luò)。各部門、系部根據(jù)工作開展情況確立自己的兼職檔案員，學(xué)院專職綜合檔案室（館）檔案工作人員負責(zé)制訂單位年度檔案工作計劃，也要開展兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作指導(dǎo)，負責(zé)兼職檔案員檔案工作的督促、驗收，學(xué)院綜合檔案室（館）與各部門的兼職檔案員就檔案的收集、鑒定、整理、立卷工作直接對接，能夠更加及時、高效地收集各部門公務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案材料，也在一定程度上減少了檔案的流失。專、兼職檔案人員共同提高，在良好合作的環(huán)境下順利推進檔案管理工作。

（三）制訂、完善檔案工作系列制度

在大力推進檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時，必須制訂與檔案信息化、現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理系列制度作為開展檔案工作的保障，使檔案工作流程規(guī)范化，保障信息交流的安全與高效。

新的《檔案法》頒布施行后，我院即開始對檔案管理系列制度做積極的修訂，涉及檔案的保管、保密、查閱、鑒定、工作規(guī)程等等各方面，根據(jù)《檔案法》建立自身的檔案管理辦法，并與電子文件管理、計算機管理規(guī)范相結(jié)合，打造現(xiàn)代化辦公與檔案管理的合理環(huán)境。另一方面，建立適合檔案信息化管理系統(tǒng)的保密制度極其重要，以《保密法》為指導(dǎo)，要遵循涉密電子文件保密管理，使信息環(huán)境下的電子文檔管理高度適應(yīng)法規(guī)，在實際操作中清晰設(shè)置管理者、利用者、開發(fā)者的權(quán)限，嚴(yán)格各級審核要求，從而保護檔案信息的安全。

（四）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

首先，不斷加強專、兼職檔案人員對檔案工作重要性的充分認識，只有堅定檔案信息化工作發(fā)展方向，樹立明確目標(biāo)，才能在檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作中更好地展現(xiàn)主觀能動性。其次，必須加強對檔案管理系列制度的學(xué)習(xí)，管理制度是在檔案工作中要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守檔案管理系列制度，這對提高檔案工作整體業(yè)務(wù)水平有著重要的指導(dǎo)作用。

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，檔案工作人員尤其是專業(yè)知識缺乏的兼職檔案人員參加相關(guān)檔案管理機構(gòu)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)必不可少，除了使他們系統(tǒng)地了解檔案的新知識、新技術(shù)、新的發(fā)展方向外，還應(yīng)該創(chuàng)造條件讓他們了解相關(guān)信息技術(shù)的基礎(chǔ)應(yīng)用知識，從而不斷提高各級檔案管理人員對綜合檔案管理系統(tǒng)的實際操作能力和服務(wù)能力。

另外，除了進行檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識以及檔案管理信息化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，去檔案管理水平較高的專業(yè)機構(gòu)或兄弟單位考察、學(xué)習(xí)也是更新檔案工作人員工作觀念，開闊專業(yè)視野的良好途徑。

只有從上述幾個方面同時推進，保持工作人員在思想上、業(yè)務(wù)上不斷學(xué)習(xí)提高的狀態(tài)，才能保障檔案信息化建設(shè)的順利進行，從而提高整體辦公的效率和水平。

四、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一個長期的發(fā)展過程，在這個過程中，需要不斷采取現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并持續(xù)保證管理人員的綜合素質(zhì)提升，以此來提高檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)的效能。

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作者簡介：

黃鶯（1976年-），女，漢族，四川簡陽人，館員，研究方向為檔案信息化管理。