高校圖書館閱讀推廣活動檔案管理探析

孫瑞娜

(太原師范學院圖書館，山西晉中 030600)

1 概述

目前，開展閱讀推廣活動已經(jīng)成為各個高校圖書館重要的服務內(nèi)容之一，對于高校圖書館閱讀推廣的研究也成為高校圖書館界的熱點，但是對于閱讀推廣活動形成的檔案的管理，并未引起該有的重視和研究。本文以主題為檢索點，檢索時間為2020年6 月30 日，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻為46 篇，對文獻進行閱讀、整理后，其中真正內(nèi)容相關(guān)的只有5 篇，是以“閱讀推廣檔案”為研究對象的，其他大部分文章中，都是研究閱讀推廣，只是文中極少一部分提及了閱讀推廣檔案。以題名為檢索點，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻僅為3 篇，而且這3 篇文獻包含在以主題為檢索點檢索到的文獻中。以關(guān)鍵詞為檢索點，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻為0 篇。因此，高校圖書館閱讀推廣活動的檔案的研究還有很大的空間。

2 高校圖書館閱讀推廣活動檔案的內(nèi)涵

對高校圖書館閱讀推廣活動的檔案進行研究，首先應該明確高校圖書館閱讀推廣檔案的內(nèi)涵，即高校圖書館閱讀推廣活動中形成的哪些資料應該被列為活動檔案，從而進行進一步的整理和保存，以備后續(xù)查考。許天才、楊新涯、徐娟、魏群義、彭曉東在《高校圖書館閱讀推廣評價機制的研究》一文中提到：閱讀推廣活動檔案應包括活動各細節(jié)，如參與人員、分工、主題、形式、時間、地點、費用、活動前后圖書館運轉(zhuǎn)指標、工作人員自述建議、突發(fā)情況記錄等。每次活動后一段時間內(nèi)可以在圖書館主頁、官方微博、相關(guān)論壇等平臺進行活動問卷調(diào)查，并邀請參與讀者和工作人員一同開展討論例會，而問卷調(diào)查結(jié)果和會議記錄也應該一同并入檔案[1]。而任小行在《用戶檔案在高校圖書館閱讀推廣中的應用價值》一文中提到：所謂用戶檔案，顧名思義就是指用戶在圖書館閱讀過程之中所產(chǎn)生的一切軌跡的總和。不僅涵蓋著相關(guān)用戶對圖書館資源和空間的利用，還包括對用戶閱讀喜好的真實記錄[2]。

綜上，本文認為高校圖書館閱讀推廣活動檔案是指高校圖書館閱讀推廣活動中所產(chǎn)生的一切記錄。從閱讀推廣活動檔案的形成者來分類，不僅包括組織者形成的各種記錄，如活動策劃案、宣傳報道資料、活動總結(jié)等等，還應包括參與者，即讀者形成的各種記錄，如征文、手工藝品、攝影作品、視頻作品等等。從閱讀推廣活動檔案的載體來分類，它應該包括閱讀推廣過程中形成的紙質(zhì)文獻、電子文獻，即紙質(zhì)檔案和電子檔案，還包括如重大活動中形成的紀念品、宣傳品以及獎杯、獎牌、獎章、榮譽證書等等各種實物檔案。

3 高校圖書館閱讀推廣活動檔案管理的意義

3.1 研究閱讀推廣活動的原始記錄

孫旭霞、李靜在《公共國書館讀者活動檔案的收集與保管》一文中提到：讀者活動中形成的檔案，真實記錄了公共圖書館服務讀者的各種活動，從中可以看出圖書館服務讀者工作的方向、內(nèi)容、質(zhì)量和特點，其重要性不言而喻[3]。在高校圖書館做閱讀推廣活動工作中，因為缺乏經(jīng)驗，想?yún)⒖计渌愒盒５拈喿x推廣活動情況，因此筆者訪問了山西省內(nèi)不少高校的圖書館網(wǎng)站、微信公眾號等，發(fā)現(xiàn)多數(shù)高校并沒有為閱讀推廣活動設置專門欄目，需要在網(wǎng)站、微信公眾號中的大量信息中去查找；同時時間比較久遠的信息，因網(wǎng)站更新等原因查不到，如果高校圖書館相關(guān)部門沒有保留當時的閱讀推廣活動檔案的話，那么后人可能就無從知曉當時的閱讀推廣活動的情況了。

3.2 評價閱讀推廣活動的重要依據(jù)

自2014 年“倡導全民閱讀推廣”被寫入政府工作報告以來，全國各圖書館都紛紛開展閱讀推廣活動，高校圖書館也不例外。雖然全國高校圖書館的閱讀推廣活動不斷創(chuàng)造佳績，特別是涌現(xiàn)出了很多優(yōu)秀案例，在中國圖書館學會每年公布的全民閱讀示范基地、全民閱讀優(yōu)秀組織、全民閱讀先進單位、閱讀推廣優(yōu)秀項目等名單中，高校圖書館總是能夠占據(jù)一席之地。但是在讀書日活動結(jié)束后，高校圖書館普遍都缺乏對于活動的深入反思和準確測評。如陳寶美在《臺灣高校圖書館閱讀推廣活動研究與啟示——以臺灣政治大學圖書館為例》 一文中提到：閱讀推廣活動舉辦的很多，活動辦完了就結(jié)束，缺少對活動的評價環(huán)節(jié)，缺少對活動科學的統(tǒng)計與評估，如對參與者的滿意度調(diào)查，評估活動的成效等[4]。

缺乏評價是目前高校圖書館閱讀推廣活動普遍存在的問題。究其原因，有缺乏評價意識、缺乏科學的評價系統(tǒng)等因素，但是缺乏評價資料也是其中的重要因素之一。因為沒有妥善留存、保管閱讀推廣活動中形成的各種資料，自我評價時僅僅依靠組織者的大腦記憶去完成年度閱讀推廣活動總結(jié)是很難做到既全面又詳細的，而其他機構(gòu)、人員對閱讀推廣活動評價時更是缺乏原始資料，因而很難做出科學、公正的評價。檔案一直以來都是領導決策的重要參考資料，閱讀推廣活動檔案也不例外，它是評價閱讀推廣活動的重要依據(jù)。

3.3 提供個性化閱讀推廣服務的參考資料

高校圖書館的閱讀推廣活動雖然組織者熱情高漲，特別是每年的4 月23 日—世界讀書日期間，可以看到各個高校圖書館的閱讀推廣活動層出不窮，但是據(jù)調(diào)查了解，不少高校圖書館的閱讀推廣活動都存在讀者參與度低的問題，反思其中重要原因，就是高校圖書館的閱讀推廣活動不符合讀者的“口味”，對讀者沒有吸引力。如何設計符合現(xiàn)代年輕一代的大學生們喜歡的閱讀推廣活動，如何知曉他們對于圖書館閱讀推廣活動的需求，本文認為，從閱讀推廣活動的檔案中尋找“蛛絲馬跡”是一種途徑。

閱讀推廣活動檔案記錄了各個閱讀推廣活動過程中讀者的參與情況，如果我們持續(xù)對這些檔案進行跟蹤和挖掘，從中提煉讀者參與度好的一些活動，或者是從中發(fā)現(xiàn)讀者的興趣點，或者是發(fā)現(xiàn)某一類型的讀者的個性化需求，那么我們就可以有針對性地為不同讀者設計不同的閱讀推廣活動，提供個性化的閱讀推廣服務，從而提高讀者參與度。

4 高校圖書館閱讀推廣活動檔案管理體系構(gòu)建

4.1 加強高校圖書館閱讀推廣人的檔案意識

高校圖書館閱讀推廣活動檔案的管理第一步是能夠被及時留存，而目前狀況不容樂觀，其中重要的原因是負責閱讀推廣的工作人員沒有意識到保存閱讀推廣活動檔案的意義，因此也沒有留存這些檔案的意識，導致很多閱讀推廣活動檔案無法被留存。所以，構(gòu)建高校圖書館閱讀推廣活動檔案的管理體系的第一步，就是要加強閱讀推廣人的檔案意識，從思想層面深刻認識閱讀推廣活動檔案管理的現(xiàn)實意義和重要作用，從而提高對閱讀推廣過程中產(chǎn)生的檔案的重視，保證它們能夠及時進入負責閱讀推廣的工作人員的“視線”中，從而及時被留存下來。

4.2 建立高校圖書館閱讀推廣活動檔案的工作制度

無規(guī)矩不成方圓。任何一項工作要得以順利開展，都需要有制度可循。檔案工作制度一般包括檔案的形成、歸檔、整理、統(tǒng)計與利用等各方面的具體措施。那么高校圖書館閱讀推廣活動檔案的工作制度，就是要把閱讀推廣活動檔案哪些需要歸檔、按哪種分類方案進行整理、如何統(tǒng)計分析等等相關(guān)內(nèi)容形成管理辦法，以便此項工作能夠有章可循。

檔案整理是檔案管理中最為關(guān)鍵的一環(huán)，它直接關(guān)系到留存下來的檔案能否被方便地利用，具體到高校圖書館閱讀推廣活動檔案也不例外。檔案整理包括檔案分類、排序、裝訂加工、編制目錄等。其中分類方法常用的有年度分類和主題分類。具體到高校圖書館閱讀推廣活動檔案，因為其時間特征明顯，一般高校圖書館在不同時間節(jié)點有不同主題的閱讀推廣活動，因此高校圖書館閱讀推廣活動檔案一般情況下，首先是按照年代來分卷宗，然后每個年度下再按主題來分類。但是，有許多高校圖書館的某一主題的閱讀推廣活動連續(xù)開展很多年，已經(jīng)成為該校圖書館的閱讀推廣活動的招牌，本文認為應該在常規(guī)方法整理之后另外單獨形成卷宗，以形成本館閱讀推廣活動的特色紀錄。因此，各個高校圖書館應該根據(jù)本館、本校的情況和特點，制定符合本單位實際的閱讀推廣活動檔案的工作制度。

4.3 提高高校圖書館閱讀推廣活動檔案管理人員的業(yè)務水平

保存的檔案的目的就是為了利用檔案，如果將檔案雜亂無章地堆放在一起，那么查找檔案就像大海撈針一樣費時費力了。因此為了方便后人能夠很好的利用檔案，必須對檔案進行管理。如何對檔案進行管理，由誰來管理，這些都是影響檔案利用率的重要因素，也就是說檔案管理人員的業(yè)務水平是影響檔案管理工作現(xiàn)狀的重要因素之一，因此要改善高校圖書館閱讀推廣活動檔案的現(xiàn)狀必須提高檔案管理人員的業(yè)務水平。

提高高校圖書館閱讀推廣活動檔案管理人員的業(yè)務水平，最主要的方法之一是有意識地定期參加檔案專業(yè)培訓，不斷提升業(yè)務水平，除此之外，在實際中遇到問題，可以向?qū)W校檔案館的專業(yè)人士請教，有問題隨時解決，及時留存各種閱讀推廣活動中形成的各種資料。