中小企業(yè)財務信息化初期建設研究

王景輝

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展與完善，中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中的地位和作用已經(jīng)變得越發(fā)重要和不可忽視，并逐步成為國民經(jīng)濟健康發(fā)展的重要基礎和社會穩(wěn)定的保證。對于中小企業(yè)而言，隨著其規(guī)模和數(shù)量的不斷擴大，傳統(tǒng)的財務管理模式已經(jīng)很難滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，財務信息化建設作為一種新型的管理手段已成為中小企業(yè)財務管理的必然趨勢。實施財務信息化是企業(yè)降低成本提高效率以及增強市場競爭力的重要途徑和手段。然而在當前形勢下，國內很多中小企業(yè)普遍存在財務信息化過程中人才匱乏、資金不足、領導干部觀念陳舊等諸多問題，嚴重制約了中小企業(yè)的發(fā)展?；谝陨锨闆r，本文以中小企業(yè)——A公司的初步財務信息化建設為例，對A公司實施財務信息化過程中發(fā)現(xiàn)的問題展開重點分析，提出中小企業(yè)在財務信息化建設方案中應注意的問題及解決對策，希望可以有效提升中小企業(yè)財務信息化建設水平，為促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。并在此基礎上提出一些建設性的建議，以供參考。

關鍵詞：中小企業(yè);財務信息化;建設研究

一、相關概念

（一）中小企業(yè)的界定

2011年6月18日，工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計局國家發(fā)展和改革委員會、財政部研究制定出我國中小企業(yè)劃分標準，并聯(lián)合下發(fā)了《關于印發(fā)中小企業(yè)劃型標準規(guī)定的通知》工信部聯(lián)企業(yè)〔2011〕300號，通知將中小企業(yè)劃分為中型、小型、微型三種類型，具體標準根據(jù)企業(yè)從業(yè)人員、營業(yè)收入、資產(chǎn)總額等指標，結合行業(yè)特點制定。

（二）財務信息化

將財務信息作為管理信息資源，運用以計算機網(wǎng)絡和通訊為主的信息技術，進行獲取、加工、傳遞、存儲、應用等處理，建立計算機技術與會計高度融合的開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。即采用現(xiàn)代信息技術，對傳統(tǒng)財務模型進行重構，并在重構的現(xiàn)代會計基礎上建立技術與財務高度融合的現(xiàn)代財務信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)“提供決策有用信息”的財務目標。

二、中小企業(yè)信息化建設的特點：

（一）管理者對財務信息化的認識不足

雖然信息化已經(jīng)深入各行業(yè)及不同領域，但因中小企業(yè)發(fā)展時間尚短，仍有大部分企業(yè)領導未對財務信息化給予足夠關注，并且受到傳統(tǒng)思維模式影響，對財務信息化的認識僅僅停留在購買一個財務軟件的觀念中，對其作用認識不到位，更沒有意識到財務信息化建設及管理對企業(yè)發(fā)展起到的至關重要的作用，不能給財務信息化建設提供足夠支持，僅停留在口頭重視的層面，從而影響企業(yè)效率和管理水平的提升。

（二）缺乏具有專業(yè)技術的員工

隨著市場競爭的不斷加劇，專業(yè)化的人才在給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的同時，逐漸成為企業(yè)的核心競爭力，然而對于眾多中小企業(yè)來說，節(jié)約成本尤其是節(jié)約人力資源成本卻最能讓其看到直觀的經(jīng)濟利益，在這種大背景下，財務信息化工作便變成了由財務人員主導下進行，而財務人員受時代發(fā)展和教育方式的限制及“會計越老越吃香”等主觀意識的影響，難以適應以計算機技術為基礎的財務信息化處理模式，即使進行了財務信息化建設，也會由于員工專業(yè)技術水平低等問題的存在，使操作中的失誤時常發(fā)生，經(jīng)營管理效率難以得到提升。

（三）缺乏能夠進行財務信息化建設的基礎設施

隨著時代的不斷發(fā)展和科學技術的不斷進步，單機版的財務軟件及內部局域網(wǎng)的連接，已經(jīng)不能滿足企業(yè)財務信息化建設和發(fā)展的要求，財務信息化建設的基礎設施是一個單位信息系統(tǒng)建設、運行的基礎，其穩(wěn)定性、可靠運行的能力將直接影響上層信息系統(tǒng)的使用。而對于專業(yè)化設備的建設和維護等又是一項系統(tǒng)的工程，因而我們在對中小企業(yè)財務信息化建設方案選擇時，我們盡量依托現(xiàn)有設備或采用云技術等多個企業(yè)共用一套專業(yè)設備，從而兼顧成本與效率之間的一個平衡。

（四）缺乏能夠支撐大規(guī)模財務信息化建設的資金

如上所述，財務信息化建設是一項系統(tǒng)工程，周期長、實施困難大，風險高，并且需要投入大量的資金進行維護的工作，而相當一部分中小企業(yè)受其發(fā)展階段及外部環(huán)境的制約，本身就面臨著極大的生存壓力，企業(yè)自有資金少，且在融資方面非常困難，實施財務信息化建設往往“有心無力”。我們如何能利用較小的投入獲取更強大的功能，是中小企業(yè)在其財務信息化建設過程中需要考慮的問題。

（五）財務信息系統(tǒng)需要個性化訂制

在社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展過程中，中小企業(yè)往往以“市場信息反饋速度快”、“決策流程時間短”、“經(jīng)營靈活”等相對競爭優(yōu)勢在激烈的市場競爭中能夠爭得一席之地，正所謂船小好調頭，在這種情況下，公司的財務信息化建設僅僅依靠某些軟件公司的提供的標準化服務很難滿足企業(yè)的需求，中小企業(yè)更需要在財務信息化建設過程中針對資金的業(yè)務流程、經(jīng)營特點等要素單獨開發(fā)屬于自己的財務信息系統(tǒng)。

（六）財務信息系統(tǒng)的可擴展性要求高

企業(yè)財務信息化系統(tǒng)終究是為企業(yè)經(jīng)營管理提供服務，隨著企業(yè)業(yè)務發(fā)展重點的不同，對財務信息化系統(tǒng)的要求也不同，所以財務信息系統(tǒng)需要隨時更新，若每次更新都需要重新開發(fā)一套適合的系統(tǒng)從資金及成本的角度考慮也不太現(xiàn)實，因此中小企業(yè)要建立一套可擴展性極高的信息化系統(tǒng)以應對未來不斷變化的經(jīng)營管理需要。

三、A企業(yè)財務信息化建設

（一）A企業(yè)的基本情況

1、企業(yè)簡介

A企業(yè)成立于1990年，是一家以提供展覽、會議及其相關服務為主的現(xiàn)代服務企業(yè)，企業(yè)自成立以來，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢、利用行業(yè)資源、服務行業(yè)發(fā)展、滿足企業(yè)需求，在海內外創(chuàng)辦并組織了多個具有行業(yè)影響力的展覽及會議，主要領域包括：石油化工、農用化學品、膠粘劑與密封劑、特種化學品等，為企業(yè)搭建了國際化的展示交流和貿易合作平臺。企業(yè)目前年營業(yè)額逾1.5億，且年增長額保持在10%左右。企業(yè)擁有員工為55人，其中財務人員僅有4人，財務工作負擔較重，企業(yè)僅有單機版標準化的財務軟件及內部局域網(wǎng)作為財務信息化的管理工具，企業(yè)管理層已經(jīng)意識到進行財務信息化建設更新?lián)Q代的緊迫性。

2、A企業(yè)財務信息化建設的發(fā)展概況

A企業(yè)目前擁有專職財務人員4人，在企業(yè)財務信息化建設過程中經(jīng)歷了2個發(fā)展階段，第一階段為2010年初，當時財務專職人員僅有3人，隨著公司業(yè)務的擴展，傳統(tǒng)的手工記賬模式已經(jīng)使財務工作不堪重負，這樣在財務部門的見一下，公司及時購置了一套財務核算軟件，來代替手工記賬的操作流程，大大縮減了財務部門的工作量，也基本滿足了業(yè)務增長對財務核算工作的要求。然而隨著公司業(yè)務范圍的不斷擴張，業(yè)務部門的管理需求對財務工作提出了跟高的要求，因公司業(yè)務特點屬于對公客戶眾多，不同展會的客戶從幾十個到幾千個不等，對客戶資料的更新、財務數(shù)據(jù)反饋的及時性要求（如是每個客戶否開票、是否收款、是否已經(jīng)尾款結算），僅僅一個財務軟件已經(jīng)無法同時滿足業(yè)務部門和財務部門的需求。這樣A企業(yè)第二階段的信息化建設從2016年始在業(yè)務部門主導下展開，在沒有長遠規(guī)劃的前提下，A企業(yè)在財務軟件中單獨開發(fā)應收款模塊（即項目管理模塊），用以記錄客戶資料、財務數(shù)據(jù)等，并同時將數(shù)據(jù)推送至總賬系統(tǒng)生成相關憑證，業(yè)務部門員工可登陸財務軟件查詢相關資料，這樣業(yè)務部門和財務部門的相關需求基本得到解決。但僅僅3年時間，第二次的信息化建設問題凸顯，因該軟件為了滿足業(yè)務部門需求，設置了大量輔助核算和權限層級，反應到總賬系統(tǒng)中就是很多科目重復但輔助核算明細不同的憑證，在維持原業(yè)務量的基礎上尚可滿足兩個部門需求，但隨著公司業(yè)務的不斷增長，該軟件強化了項目管理功能卻弱化了財務核算功能的弊端顯現(xiàn)，財務核算的工作量成倍增長，在財務專職人員增加到4人時，仍使財務核算及相關工作處于飽和狀態(tài)。這樣使得公司領導意識到必須重新開發(fā)一套功能更全面，拓展性更強的私有化定制軟件，并著手進行建設。

（二）A企業(yè)財務信息化建設方案選擇的基本程序

1、確定牽頭部門，組建實施小組

公司領導首先開會研究，在公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的指引下確立了以財務部牽頭，其他各業(yè)務部室配合的總體方針，再由4個業(yè)務部室分別抽調預計使用信息化系統(tǒng)的人員，與財務部全體人員一起組成項目實施小組，通過不定期開會討論，使小組成員對財務信息化建設有個初步概念，并以各自部門的需求為基礎提出建設意見，為財務信息化建設順利實施做出應有的貢獻。

2、確定財務信息化建設的目標和需求

由于前兩個階段公司信息化建設不盡如人意，公司領導希望能在保證財務核算效率的基礎上開發(fā)一套可擴展性強，并針對公司業(yè)務特點將項目數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、稅務數(shù)據(jù)三模塊可實時進行數(shù)據(jù)交換的高效財務信息化系統(tǒng)，同時該系統(tǒng)可進行一定統(tǒng)計分析和財務決策并兼顧成本效益。

通過開會討論，小組成員一致同意將應收系統(tǒng)（即項目管理模塊）從財務軟件系統(tǒng)中移出，作為財務管理的一個子系統(tǒng)單獨進行開發(fā)和完善，增加其項目管理和財務管理的功能需求，再與財務軟件和稅控軟件分別關聯(lián)，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)和項目數(shù)據(jù)實時共享，提高項目信息反饋速度，增強財務決策信息的及時性，具體如圖1：

（三）A企業(yè)財務信息化建設方案類型的選擇

1、直接購買一套ERP管理系統(tǒng)：ERP是企業(yè)資源計劃的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，通過一些先進管理思想和方法，對企業(yè)內部資源和企業(yè)相關的外部資源進行整合，通過標準化的數(shù)據(jù)和業(yè)務操作流程，把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應的物流、信息流、資金流進行緊密集成，最終實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和業(yè)務流程優(yōu)化的目的，為企業(yè)各級管理人員提供一個有效、科學的決策管理平臺。

ERP是一套強大的管理軟件，更是一種管理思想理念，但絕不是企業(yè)萬能的救世主，它只可以對企業(yè)一部分的控制目標進行量化并不是所有，折舊需要信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調配合才能全面有效的內控。另外隨著企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)業(yè)結構是不斷變化的，這就要求對ERP系統(tǒng)進行及時更新，也無疑增加企業(yè)的開支，這些對于中小企業(yè)而言無疑是一筆巨大的成本。

2、委托軟件公司進行開發(fā)：對于中小企業(yè)而言，受到專業(yè)人員、資金、業(yè)務量等相關條件的限制，一般來講沒有條件也沒必要自己開發(fā)建設。由軟件公司對企業(yè)進行設計和網(wǎng)絡體系構建，提供軟件開發(fā)服務，并幫助企業(yè)進行安裝和維護是也是一個不錯的選擇。這種方案的優(yōu)點在于，由于財務軟件開發(fā)公司是針對一個企業(yè)所進行的服務，很好的避免了第一種方案的缺點，在共性與個性上找到了很好的融合點，并且去掉冗長的對企業(yè)實際作用不大的模塊，軟件的安全性也大大提高，并且有專人負責安裝，維護，升級業(yè)務，免去了企業(yè)的后顧之憂。

（四）A企業(yè)財務信息化建設過程

經(jīng)過前期充分討論，經(jīng)企業(yè)管理層決議，決定按照以下三個階段進行財務信息化建設：

1、初期討論及整體架構設計階段

A公司項目實施小組及部分熟悉及分管業(yè)務部門的管理層，與軟件開發(fā)專業(yè)人員進行多次討論，將企業(yè)內部結構及業(yè)務流程與專業(yè)技術人員進行詳細講解，著重強調企業(yè)的業(yè)務特點是客戶眾多且絕大多數(shù)面對ToC端客戶，對發(fā)票開具的工作量比較大而且絕大多數(shù)為專用發(fā)票，客戶信息維護是比較突出的問題。上次信息化建設目標不夠明確，對以財務為重點進行功能設施還是以業(yè)務為核心進行模塊設計的各種職能定位比較模糊，造成弱化財務核算功能，并隨著業(yè)務量的增大業(yè)務信息的及時性也并不能達到要求。最好是將業(yè)務部門相關需求從原賬務系統(tǒng)模塊中遷移，作為財務系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)單獨滿足業(yè)務部門需求，并與稅控系統(tǒng)和財務系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口進行串聯(lián)，實現(xiàn)各個模塊之間的數(shù)據(jù)即時傳輸，同時滿足財務和業(yè)務的需求。

技術人員了解了企業(yè)業(yè)務流程和各部門的需求后，進行了如上圖所示的初步方案設計，技術人員認為，子系統(tǒng)即項目管理模塊的開發(fā)比較容易實現(xiàn)，并能在該模塊中即時實現(xiàn)信息錄入、編輯、篩選及維護等功能，與財務管理模塊和稅控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口開發(fā)也并不困難，主要是項目管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互傳輸及原財務軟件中的客戶信息數(shù)據(jù)遷移存在較大難度，因上次信息化建設已將應收款模塊內置在財務管理軟件中，且為實現(xiàn)業(yè)務部門需求已在財務軟件中對所有客戶信息進行錄入并定期維護，且設置大量輔助核算實現(xiàn)業(yè)務部門對項目數(shù)據(jù)的簡化獲取，若在此次信息化建設中實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互傳輸，兩個模塊中的數(shù)據(jù)口徑需一致方能實現(xiàn)。這樣需要重現(xiàn)建立一套賬務系統(tǒng)，并統(tǒng)一各模塊數(shù)據(jù)口徑，方能實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互傳輸。

2、上線調試，兩套賬務系統(tǒng)并行

軟件公司技術人員將設計好的系統(tǒng)進行專業(yè)化開發(fā)，并將開發(fā)完畢的信息化系統(tǒng)向企業(yè)管理層和員工進行了細致全面的展示，基本可以實現(xiàn)之前提出的各種功能需求。由于系統(tǒng)剛剛上線，各部門在應用該系統(tǒng)過程中均需要對人員配置做出相應調整，為防止試運行過程中出現(xiàn)問題，給公司業(yè)務造成不必要的麻煩，公司領導決定或新系統(tǒng)和老系統(tǒng)同時并行，期限三個月，以盡快適應新系統(tǒng)的操作方式和流程，并抓緊完成相關數(shù)據(jù)遷移及數(shù)據(jù)核對工作。

3、新系統(tǒng)全面運行階段。

經(jīng)過3個月的試運行與調試，A企業(yè)的信息化建設卓有成效，并形成以財務管理系統(tǒng)為主，項目管理系統(tǒng)、稅控系統(tǒng)為輔的財務信息化系統(tǒng)，公司業(yè)務以項目管理系統(tǒng)為發(fā)起點，即由財務人員將每日收款信息導入項目管理系統(tǒng)，再由業(yè)務人員進行項目歸類確認和客戶信息維護，業(yè)務人員進行項目歸類后，先由財務人員將收款信息推送至財務管理系統(tǒng)進行批量制單，再由業(yè)務人員將相關信息推送至稅控系統(tǒng)，完成自動開具發(fā)票，稅控系統(tǒng)開票完成后將相關信息回傳至項目管理系統(tǒng)，方便業(yè)務人員查詢開票信息，同時由財務人員將開票信息核對后推送至財務軟件管理系統(tǒng)完成批量制單。三個模塊既相互獨立有可實現(xiàn)信息實時共享，大大提高了工作效率。

四、結束語

企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，應當重視財務的信息化建設，中小企業(yè)尤為如此，中小企業(yè)在財務信息化建設過程中有很多劣勢：管理層認識不足、資金短缺、專業(yè)人才匱乏，這變相對中小企業(yè)提出更高的要求，不僅要從長遠規(guī)劃，更應兼顧成本效益原則，結合當前企業(yè)發(fā)展的情況和目標，通過人力、財力、物力的投入，提高企業(yè)財務信息化水平，開發(fā)或定制適合自己業(yè)務模式的財務信息化系統(tǒng)，確保企業(yè)在現(xiàn)代化市場環(huán)境發(fā)展中能夠占領一席之地，增強企業(yè)競爭力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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