新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的研究進(jìn)展

張寧

（濟(jì)寧市中醫(yī)院辦公室，山東 濟(jì)寧 272037）

進(jìn)入21世紀(jì)以來，在新醫(yī)改下，醫(yī)療衛(wèi)生方面的改革不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要性越來越高，同時(shí)，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作也越來越難滿足醫(yī)療發(fā)展的需求。新醫(yī)改是2009年3月17日由中共中央、國務(wù)院向社會(huì)公布的關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見。醫(yī)院檔案管理工作如何適應(yīng)新醫(yī)改，如何加強(qiáng)管理，已成為亟待解決的問題。本文旨在深入探討醫(yī)院檔案管理的意義、當(dāng)前存在的問題及對(duì)策。

1 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的意義

首先，從傳統(tǒng)角度分析，醫(yī)院檔案管理的媒介通常為紙質(zhì)類，記錄、儲(chǔ)存及傳播相關(guān)信息；而目前，隨著信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在醫(yī)院的各個(gè)診療環(huán)節(jié)的應(yīng)用，傳統(tǒng)媒介已不能滿足當(dāng)前診療水平發(fā)展的需求，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化勢在必行。其次，醫(yī)院檔案能反映醫(yī)院在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況的檔案資料，是醫(yī)院工作人員的各項(xiàng)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)的結(jié)晶。新醫(yī)改背景下醫(yī)院需正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理工作，并建立相應(yīng)的檔案管理體系，規(guī)范醫(yī)院管理制度，保證醫(yī)院健康可持續(xù)的發(fā)展[1-3]。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 缺乏規(guī)范的檔案管理體系 目前，幾乎所有醫(yī)院建立了相對(duì)健全的醫(yī)院管理制度和體系，但較少有醫(yī)院建立了健全完整的檔案管理體系。未執(zhí)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的收集效率不高，管理也較松散[4]。一直以來，醫(yī)院管理層未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從管理層忽略了對(duì)醫(yī)院檔案管理的財(cái)力和物力的支持，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，主動(dòng)性不強(qiáng)，從而影響醫(yī)院檔案管理的整體水平，無法滿足新醫(yī)改的工作需要。

2.2 從業(yè)人員缺乏較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和文化程度 很少有醫(yī)院對(duì)檔案加大投入管理，缺少專業(yè)的檔案管理人員。絕大部分是非專業(yè)性的兼職人員，未接受過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)的技術(shù)水平較低[5]。

2.3 從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)偏低 長期以來，由于醫(yī)院管理層忽視了檔案管理及對(duì)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)的培訓(xùn)，導(dǎo)致其整體的職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)偏低，最終致使醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量和效率落后。

2.4 檔案管理的意識(shí)薄弱 長期以來，醫(yī)院對(duì)門診、住院部、藥房等直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門關(guān)注度較高，而對(duì)檔案管理缺乏關(guān)注。從事檔案管理的工作人員在思想觀念和管理水平均落后[6]。

2.5 醫(yī)院檔案管理社備落后，信息化程度低 由于醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理重視程度不高，在有限的資源配置下，未對(duì)檔案管理相關(guān)的信息化、設(shè)備等進(jìn)行資金和人才的投入。因此，檔案管理相關(guān)的設(shè)備較落后，最終影響醫(yī)院檔案管理的效率。

3 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度 根據(jù)新醫(yī)改的要求，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從思想和行動(dòng)上重視醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案管理的關(guān)注度。只有包括管理層在內(nèi)的各級(jí)員工從思想意識(shí)和行動(dòng)上重視檔案管理工作，才能體現(xiàn)檔案管理部門的地位和作用，才能與醫(yī)院同步發(fā)展[7]。

3.2 建立規(guī)范的醫(yī)院檔案管理體系 保障醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行，需建立醫(yī)院檔案管理體系，完善檔案管理制度。首先，基于醫(yī)院運(yùn)營的現(xiàn)狀，建立和/或完善檔案管理制度。其次，完善各崗位的工作職責(zé)，明確分工，如定期維護(hù)檔案室，保障清潔有序。再次，配備相應(yīng)的檔案管理人員。最后，建立與各個(gè)部門的檔案管理交流借閱存檔制度。

3.3 加大信息化程度和設(shè)備的投入 在新醫(yī)改下，醫(yī)院的檔案管理也需適應(yīng)時(shí)代和醫(yī)療水平發(fā)展的需要，要想提高質(zhì)量和效率，需配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，如常見的復(fù)印機(jī)、掃描儀等。如檔案錄入存檔可采用掃描，提高準(zhǔn)確度與完整性，降低人工出錯(cuò)率?？刹捎肊RP管理信息技術(shù)分析資料，保證各個(gè)部門共享檔案資料，同時(shí)為醫(yī)院的科研和醫(yī)療服務(wù)提供參考信息數(shù)據(jù)?？蓱?yīng)用自動(dòng)化分類系統(tǒng)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一管理[8-9]。

3.4 提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)、文化程度和道德素質(zhì) 在新醫(yī)改的要求下，醫(yī)院的管理應(yīng)提高檔案管理人員的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，招聘理論知識(shí)扎實(shí)、計(jì)算機(jī)水平高、具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)且職業(yè)素養(yǎng)高的人才；加強(qiáng)培訓(xùn)工作，定期開展相關(guān)理論知識(shí)培訓(xùn)、組織開展實(shí)踐操作，不斷提升檔案管理工作效率和水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高責(zé)任心、社會(huì)責(zé)任感，并在工作的過程中，不斷思考和反思，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理工作水平。加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，調(diào)動(dòng)從業(yè)人員的積極性。為檔案管理招聘專業(yè)的檔案管理人員做到專人專崗，加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，定期考核與績效考核相結(jié)合的方式。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)[10]。

3.5 采用新型檔案管理方式 傳統(tǒng)的檔案管理方法，如采用人工存檔歸檔，不但影響工作效率，也會(huì)影響工作質(zhì)量。因此，需采用符合時(shí)代發(fā)展的管理設(shè)備與方法，如可使用大容量存儲(chǔ)技術(shù)與超文本技術(shù)管理檔案，將檔案資料制備成電子文檔格式，可隨時(shí)查閱檔案資料，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值與作用。在新醫(yī)改要求下，全體員工應(yīng)重視檔案管理的工作，重視檔案信息的收集與整理，與自己的日常工作緊密聯(lián)系。確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與保密性，可運(yùn)用秘鑰技術(shù)與防火墻技術(shù)，以保護(hù)患者的隱私數(shù)據(jù)[11-12]。

綜上所述，隨著新醫(yī)改的不斷深入，檔案管理工作應(yīng)提高到一個(gè)新高度，要求各工作人員積極的參與檔案管理工作，最終建立符合新醫(yī)改要求的檔案管理制度。