建筑工程檔案資料管理中的問題及處理方法

王杉林

（貴州建工泉城建筑工程有限公司，貴州銅仁 554300）

建筑工程檔案資料管理是眾多管理工作中的一種，其具備特殊性的特點(diǎn)，項(xiàng)目本身的工期比較長，涉及達(dá)到內(nèi)容相對(duì)比較復(fù)雜，因此在工程檔案的施工管理中，必須嚴(yán)加規(guī)范。但是現(xiàn)階段的建筑企業(yè)工程檔案管理階段受其他因素的影響，存在不同程度的問題，直接影響建筑企業(yè)的發(fā)展。因此對(duì)建筑工程檔案資料必須及時(shí)處理，探究切實(shí)可行的管理方案，保證檔案系統(tǒng)發(fā)揮巨大的作用。

1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容

建筑工程檔案是一個(gè)比較寬泛的對(duì)建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)所需文檔的總稱，其中涉及的文檔資料相對(duì)比較多，如下：

1.1 準(zhǔn)備階段文件資料

在工程前期的準(zhǔn)備階段需要對(duì)各種文檔資料進(jìn)行綜合分析，了解建設(shè)工程的各個(gè)環(huán)節(jié)的構(gòu)想，將具體的構(gòu)想落實(shí)成評(píng)估報(bào)告和工程造價(jià)等。此外在工程預(yù)期、工程目標(biāo)和工程選材中其本身也比較完善，必須做好評(píng)估工作[1]。

1.2 監(jiān)理資料

監(jiān)理資料指的是對(duì)整個(gè)施工建設(shè)階段的各個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估監(jiān)理的記錄，包括質(zhì)量、技術(shù)、過程等方面。此外監(jiān)理的細(xì)則、監(jiān)理會(huì)議綱要等也是重要的組成部分。

1.3 施工資料

施工資料是工程建設(shè)中的重要文檔資料，對(duì)工程建設(shè)中技術(shù)的應(yīng)用和環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)等起到突出的指導(dǎo)意義。施工資料檔案指的是施工過程中各個(gè)施工環(huán)節(jié)的施工和技術(shù)的管理資料，是建筑工程的最后一道工序，也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量驗(yàn)證建筑工程各項(xiàng)指標(biāo)的重要文件。在資料中對(duì)隱蔽工程也有明確的規(guī)定，包括檢查地下線路是否紋路和鋼筋是否外露等。

1.4 工程質(zhì)量強(qiáng)制控制資料

工程質(zhì)量強(qiáng)制控制條文資料內(nèi)容多，指的是前期建設(shè)方和施工方簽訂的合同條文，其本身有一定的約束作用[2]。

2 建筑工程檔案資料管理階段存在的問題

2.1 工作人員缺少較高的管理意識(shí)

在具體工作中，一切所有的建筑工程檔案資料比較多，涉及的范圍也比較廣，工程完成之后，進(jìn)行該項(xiàng)目的驗(yàn)收，在驗(yàn)收的時(shí)候，需要審核的資料更多，因此需要管理人員具備比較強(qiáng)的管理意識(shí)，能靈活處理建筑工程檔案資料的各種問題。但是在具體管理中，管理人員的自身意識(shí)比較薄弱，對(duì)建筑工程檔案資料缺少認(rèn)知，自身的工作態(tài)度不積極，認(rèn)為建筑工程檔案資料就是進(jìn)行資料的整理，對(duì)于其中的細(xì)節(jié)問題和重要資料的檢查沒有提上日程。認(rèn)為建筑工程檔案資料即使存在問題，對(duì)工程建設(shè)也不存在明顯的影響，此類思想形式導(dǎo)致建筑工程檔案資料的管理效率比較低[3]。

2.2 缺少完善的管理機(jī)制

在建筑工程檔案資料中有明確的管理規(guī)定，針對(duì)冗雜的管理資料，需要積極完善現(xiàn)有管理機(jī)制，及時(shí)處理其中的各種問題。在實(shí)施中缺少完善的管理制度，其管理流于形式，對(duì)于建筑工程檔案資料的詳細(xì)內(nèi)容缺少規(guī)劃，加上不存在完備的管理依據(jù)，導(dǎo)致建筑工程檔案資料管理混亂。現(xiàn)階段的工程項(xiàng)目施工特點(diǎn)是工程量大，周期長，施工的任務(wù)量也比較大，如果缺少完善的管理對(duì)策，導(dǎo)致施工管理存在漏洞，不利于企業(yè)的整體發(fā)展。

2.3 檔案管理的質(zhì)量比較低

在現(xiàn)階段的建筑工程檔案管理中，存在管理質(zhì)量低的現(xiàn)象。較多的建筑企業(yè)習(xí)慣注重建筑工程檔案數(shù)量的收集，忽視了對(duì)資料的鑒定和管理，導(dǎo)致工作檔案中很多的文檔沒有及時(shí)保存，對(duì)檔案的優(yōu)化管理和長期存放產(chǎn)生影響。當(dāng)前企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案資料的管理缺少監(jiān)督，將重點(diǎn)放在檔案資料的數(shù)量上，導(dǎo)致檔案管理很多的重要資料沒有被及時(shí)收集，很多的資料都是可有可無，極大地降低了工程檔案的質(zhì)量[4]。

2.4 檔案資料收集不及時(shí)

多數(shù)的建筑企業(yè)沒有意識(shí)到建筑工程資料的具體作用，在實(shí)施中借鑒或者獨(dú)創(chuàng)不完善的資料管理?xiàng)l例，針對(duì)其中的相關(guān)問題不能及時(shí)和準(zhǔn)確的進(jìn)行記錄。此外資料員在具體工作中沒有及時(shí)的進(jìn)行問題分析，也會(huì)導(dǎo)致資料存在疏漏和錯(cuò)誤等現(xiàn)象。工程資料本身不真實(shí)、不準(zhǔn)確，很多資料喪失后期的繼續(xù)利用價(jià)值。質(zhì)量檢查和驗(yàn)收工作中存在很多的錯(cuò)誤，后期質(zhì)量事故的出現(xiàn)對(duì)工程管理造成影響。記錄工程資料不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致部分資料失去后期利用價(jià)值。

3 建筑工程檔案資料的管理對(duì)策

建筑工程檔案資料管理涉及的內(nèi)容多，針對(duì)管理階段的各種問題，在實(shí)施中需要對(duì)重點(diǎn)問題及時(shí)處理，建立完善的管理對(duì)策。詳細(xì)如下：

3.1 提升工作人員的綜合能力

工作人員的管理能力，對(duì)建筑工程檔案資料管理有一定的影響，在具體管理中，要求管理人員從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，開發(fā)公司企業(yè)等在實(shí)際管理中也需要不斷增強(qiáng)管理力度，采取定期培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)建筑企業(yè)人員的綜合管理意識(shí)。在實(shí)踐中可制定學(xué)習(xí)章程，結(jié)合工程的實(shí)際施工情況，避免培訓(xùn)和工作沖突。在檔案管理工作開展的階段，適當(dāng)?shù)臏p少培訓(xùn)課程，通過短時(shí)間的學(xué)習(xí)后，能讓大家對(duì)建筑工程檔案資料引起重視。在新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)起到重要的作用，建筑企業(yè)可通過互聯(lián)網(wǎng)的方式，加強(qiáng)宣傳和管理，增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)[5]。

3.2 完善現(xiàn)有管理制度

為了確保建筑工程檔案管理工作的效率，在實(shí)施中要建立一個(gè)完善的檔案管理制度，將其作為管理的依據(jù)，發(fā)揮檔案管理的積極作用。首先要明確工程檔案的管理范圍，對(duì)所有的記錄和管理細(xì)節(jié)等明確，避免在后續(xù)管理中，由于管理漏洞出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象。此外工程記錄存在重復(fù)記錄的現(xiàn)象，資料比較冗雜，借助完善的管理制度，避免在管理中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。要明確各個(gè)部門的職能，成立檔案管理的專職部門，開展統(tǒng)籌管理。檔案資料的統(tǒng)籌管理是管理的關(guān)鍵所在，對(duì)工程中的所有資料進(jìn)行收集和整理，在各個(gè)不同的階段，有專門的檔案管理人員，定期的移交工程資料，最后需要依據(jù)檔案分類法的相關(guān)要求，對(duì)其進(jìn)行分類管理，每一個(gè)可以歸檔的文件，都要保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。歸檔的文件需要是資料的原件，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性[6]。

3.3 提升檔案管理質(zhì)量

檔案管理質(zhì)量對(duì)工程項(xiàng)目有一定的指導(dǎo)性作用，要求開發(fā)公司企業(yè)內(nèi)部的管理人員做好統(tǒng)籌管理，各個(gè)項(xiàng)目單位對(duì)基本的施工情況需要嚴(yán)格的記錄，此外需要結(jié)合相關(guān)記錄和規(guī)范等進(jìn)行資料的填寫。所有的表格都需要按照規(guī)定進(jìn)行裝訂，對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)疏漏。此外項(xiàng)目資料要及時(shí)交給上級(jí)部門進(jìn)行檢查，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)檢查簽字，不存在問題后進(jìn)行歸納整理。如果資料存在問題則需要重新進(jìn)行審核，上交的資料也需要進(jìn)行第二次審核。對(duì)于文件審核中出現(xiàn)的問題需要明確標(biāo)注，在資料重新整合時(shí)進(jìn)行核對(duì)[7]。

3.4 及時(shí)收集檔案信息

建筑工程檔案資料的內(nèi)容多，要第一時(shí)間進(jìn)行收集，如果信息資料收集不及時(shí)或者存在疏漏等都對(duì)工程項(xiàng)目自身產(chǎn)生影響。建筑工程的檔案資料比較特殊，項(xiàng)目工程內(nèi)容多，分散在各個(gè)位置，加上工程項(xiàng)目的周期長，施工內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣，因此工程檔案管理中要求工作人員優(yōu)化配置，要不斷提升自身工作責(zé)任心，在工作中要做好分類處理，對(duì)相關(guān)資料整合和錄入，針對(duì)檔案管理人員的選拔，可以從企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，選擇的工作人員自身有工作經(jīng)驗(yàn)，也比較了解施工一線的具體情況，對(duì)于檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行精細(xì)化管理。工作中定期對(duì)工作人員進(jìn)行考核，結(jié)合考核成績進(jìn)行人員的調(diào)動(dòng)，選擇有管理能力的人參與到各項(xiàng)管理中。檔案管理的階段，工作人員的考核不僅局限在技能層面，要求綜合考慮到期工作態(tài)度和人品等方面情況，對(duì)于工作不積極和態(tài)度不好的工作人員不能委以重任。通過對(duì)資料的及時(shí)收集和處理，也確保建筑工程檔案資料的時(shí)效性，資料較多，如果各項(xiàng)管理滯后，從而影響項(xiàng)目的整體管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

建筑行業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中面對(duì)的挑戰(zhàn)也比較大，工程檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)施中必須發(fā)揮出具體管理作用。針對(duì)建筑工程檔案資料的管理現(xiàn)狀，在實(shí)施中可以從提升工作人員的綜合能力、完善現(xiàn)有管理制度、提升檔案管理質(zhì)量、及時(shí)收集檔案信息等方面入手，合理地進(jìn)行檔案資料管理。工作人員自身要不斷的提升自身綜合能力，增強(qiáng)管理意識(shí)，對(duì)管理階段存在的各種問題引起重視，積極處理，進(jìn)而提高工程檔案管理工作的水平。