應急管理部門檔案工作現(xiàn)狀和對策

邵繼仁

（山東省單縣應急管理局，山東 菏澤 274300）

相比其他單位部門，應急管理部門工作存在一定的特殊性。做好檔案管理工作，不僅有利于對以往工作內(nèi)容進行梳理，更有助于為日后相關工作提供參考。但從當前應急管理部門檔案工作現(xiàn)狀來看，在檔案管理工作過程中存在一些問題有待改進，為進一步優(yōu)化應急管理部門檔案管理工作質量與效率，有必要采取針對性的措施改進檔案管理工作。

一、應急管理部門檔案工作現(xiàn)狀

1.檔案管理方式滯后

在社會建設發(fā)展過程中，應急管理部門發(fā)揮了重要的作用與價值，應急管理部門也積累了大量的檔案資料，且隨著發(fā)展的不斷深入，檔案資料數(shù)量也在不斷增加。因此，有必要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改進，但從當前應急管理部門工作情況來看，依舊有些單位采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在挑閱檔案資料內(nèi)容時，依舊采用人工查找的傳統(tǒng)模式。還有些單位雖然建立了檔案管理系統(tǒng)，但具體功能依舊受到限制，沒能將所有檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)中，使得在檢索檔案信息時需要進行手工操作，導致檔案管理系統(tǒng)形同虛設，沒能發(fā)揮出信息化技術優(yōu)勢，使得檔案管理工作與時代發(fā)展脫節(jié)。

2.檔案管理人員素質有待提升

當前很多應急管理單位的檔案管理人員并不具備專業(yè)資質，甚至有些單位會聘請一些兼職人員負責檔案管理工作，使得檔案管理工作質量與效率難以有效提升，有些應急管理部門的檔案管理人員年紀較大，對于當前提倡的信息化檔案管理方式并不了解，缺乏基礎的計算機操作知識，對檔案管理信息化發(fā)展起到了一定的限制。

3.忽視了檔案管理信息化工作的重要性

從當前應急管理部門實際情況來看，很多單位沒能認識到檔案管理工作的重要性，在此方面投入的人力資源、財力資源、物力資源十分有限，沒能建立信息化檔案管理工作模式，為了能夠有效提升及管理部門檔案工作效率，發(fā)揮出檔案資源的作用與價值，勢必要提升單位整體人員的檔案管理意識。要讓單位領導層認識到檔案管理工作信息化建設與發(fā)展的重要性，并制定相應的管理規(guī)范，投入足夠的資金完善相關建設。

4.應急服務能力有待提升

由于當前應急管理部門信息化建設水平不到位，導致應急服務能力受到一定的影響。例如有些單位沒能對我國歷年來各項重大事故、自然災害數(shù)據(jù)、氣象分析、繪圖等進行系統(tǒng)收集與分類，沒能為應急工作提供有力的數(shù)據(jù)支持，無法支持大數(shù)據(jù)與分析調閱等工作。應急管理部門需在此方面進行進一步改進與提升，要進一步改進并完善檔案管理工作，提升對檔案資料的整合力度，為日后開展應急管理工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，以此提升應急管理工作質量與效率。

二、優(yōu)化應急管理單位檔案管理工作的有效對策

1.提高對檔案管理工作的重視

在很長一段時間里，應急管理單位工作滯后的主要原因是沒能認識到檔案管理工作的重要性，并且在檔案工作方面投入的資源十分有限。為了提升檔案管理工作質量與效率，更好地發(fā)揮出應急管理部門檔案資料的作用與價值，有必要提高單位領導層對檔案工作的重視，并積極引入現(xiàn)代化檔案管理工作、技術、模式，將信息化檔案管理方式落實到實踐中。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化檔案管理技術具有容量大、占地小、易于查詢、不易丟失損壞等優(yōu)勢，數(shù)字化存儲方式可以有效解決當前應急管理部門檔案管理工作與日常業(yè)務發(fā)展不協(xié)調的問題。以信息化工作模式開展檔案管理工作，可以有效節(jié)約人員方面的支出并且提高檔案工作的準確性。

2.引進信息化答案管理設備

應急管理部門檔案管理工作需要處理大量的數(shù)據(jù)信息，為實現(xiàn)信息化檔案管理模式，需投入一定的資金用于基礎設備購置，如掃描儀、計算機設備等，通過鍵盤錄入設備與掃描等方式，將文檔原件的信息內(nèi)容輸入到信息系統(tǒng)中，形成電子文件，以此做好信息化檔案管理工作。要求相關工作人員在錄入檔案信息時認真核對每條信息數(shù)據(jù)，避免錯漏并做好目錄登記工作，保證建立系統(tǒng)、全面、完整的數(shù)字化檔案。同時，由于應急管理單位檔案信息的特殊性，有些檔案信息具有較強的專業(yè)性與嚴格的機密性，這些檔案信息在保管方面有較高的要求，要求長時間儲存，避免受到損壞，且保管難度較大。因此，需建立信息化檔案管理工作模式才能保證應急管理單位檔案管理工作質量與效率，支持應急管理工作更好地開展[1]。

3.應用現(xiàn)代化技術手段

新時期背景下互聯(lián)網(wǎng)技術得以快速發(fā)展，數(shù)字化工作模式逐漸融入各領域中，事業(yè)單位在檔案管理方面也進入到全新的發(fā)展階段。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術可實現(xiàn)為應急管理單位添加圖片、畫面視頻、錄像錄音等內(nèi)容的檔案信息，以此記載更為詳細具體的檔案內(nèi)容，便于日后工作順利進行。應用信息化技術開展檔案管理工作已成為應急管理部門檔案工作的必然發(fā)展趨勢，為此去積極配置優(yōu)質的計算機系統(tǒng)并利用信息手段與科學技術，將各項信息資源以數(shù)字化的方式進行存儲保管，客觀真實的記錄檔案信息內(nèi)容，做好檔案信息存儲工作，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫與語音檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并結合傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案管理工作便捷高效開展[2]。

4.提升檔案管理人員專業(yè)技術與綜合素養(yǎng)

在應急管理部門檔案管理工作是一項非常重要的工作內(nèi)容。要選擇專業(yè)技術能力超群、具有正確政治素養(yǎng)、道德品質優(yōu)良、能夠嚴格保守國家機密的人負責檔案管理工作，在檔案管理工作信息化建設發(fā)展的背景下，要求其具備一定的文化水平與計算機操作能力，能夠靈活熟練地操作計算機系統(tǒng)，高效準確地做好檔案管理工作。當前信息化檔案管理工作已經(jīng)陸續(xù)在我國事業(yè)單位開展，利用信息化系統(tǒng)開展檔案信息管理工作，能夠實現(xiàn)對檔案資料的匯總與整合，且在信息化技術的支持下，能夠快速完成檔案信息檢索、調閱、歸還等操作。應用計算機軟件技術可以根據(jù)各種角度對檔案信息進行分類與歸納，為日后檔案信息記錄查詢奠定良好基礎。應急管理部門在檔案管理工作中不僅要選擇專業(yè)技術強、綜合素質高的工作人員，還要定期對檔案工作人員進行培訓與教育，不斷豐富其專業(yè)知識儲備量，提升其業(yè)務水平，使其認識到自身工作的重要性，認真負責地完成檔案管理工作內(nèi)容。定期對檔案管理人員進行崗位技術考核，檢驗其計算機操作能力與電子檔案管理能力。同時，要重視對檔案工作人員進行思想教育，提升檔案管理人員的保密意識，做好檔案信息保密工作，避免造成檔案信息泄露，強化其對自身工作的認同感[3]。

5.完善對專業(yè)性答案內(nèi)容的整理工作

應急管理部門成立至今，處理了大量的重大災害事故，有效推動了安全生產(chǎn)形勢穩(wěn)定發(fā)展。新時期背景下，對歷年來各大重大災害事故、自然災害及國際救援等專業(yè)類檔案進行整理至關重要。這類專業(yè)性較強、涉及面較為廣泛的檔案在文件中會記錄具體的辦理流程。因此，在開展檔案整理工作之前，相關工作人員需要了解并熟悉此類檔案的形成過程，確保在進行檔案排序與歸納整理時，不破壞業(yè)務流程記錄資料的功能性。同時，業(yè)務類檔案會有大量的圖紙表格附件，在進行整理工作的過程中，要應用熨燙等各種各樣的方法，保證大圖能夠規(guī)整地存放到檔案盒中，便于在應急工作過程中能夠及時完整的查閱檔案文件[4]。

6.加大對應急部門檔案資料的收集整合力度

應急部門要與檔案館相配合，整理出重大事件的檔案資料內(nèi)容與重大突發(fā)事件。在以政府為領導，各部門參與協(xié)作配合完成，在這樣的情況下，檔案資料會存儲在不同的部門，作為處理突發(fā)事件的領頭單位，應急管理部門需做好檔案資料收集管理工作。例如根據(jù)搜集、安排、部署、組織、實施、評估、分析、善后處置等各項工作的文字材料、聲音材料、影像材料，盡量系統(tǒng)全面地將整個事件過程還原出來，為后續(xù)工作人員提供有價值的參考資料，要根據(jù)突發(fā)事件的具體情況與特點編制檔案內(nèi)容。檔案資料管理工作并不是完成搜集工作便結束，而是需要根據(jù)突發(fā)事件的具體特點與情況，對檔案進行開發(fā)與延伸。例如要對當?shù)鼗A設施、人口地理、人員力量等內(nèi)容進行分析，并且需要進行嚴格的篩選。以此提高檔案資料的精準性與利用價值，通過分析延伸便于為后續(xù)工作人員從中總結有價值的信息，從而更好地應對突發(fā)事件。對檔案信息進行整合利用，開展科普宣傳活動，提高廣大人民群眾對突發(fā)事件的應對能力。通過對檔案信息資料的整合與歸納，選擇其中有科普教育意義的檔案內(nèi)容，面向社會進行大力宣傳，提升民眾對突發(fā)事件的應對能力。要與本地檔案館建立良好的合作關系，實現(xiàn)雙方檔案資料共享，完善應急管理部門檔案資料內(nèi)容，進一步發(fā)揮出檔案的服務能力與功能作用[5]。

結語

綜上所述，應急管理部門檔案信息本身具有一定的特殊性，對日后各項應急處理工作可以發(fā)揮出有效的指導價值。在信息化技術高速發(fā)展的時代背景下，檔案信息化建設成為未來檔案工作的必然發(fā)展趨勢，應急管理部門要想進一步強化自身檔案工作質量與效率，更好地發(fā)揮出檔案信息的作用與功能，需積極落實信息化檔案建設管理工作，在信息技術的支持下，有效提升檔案信息的管理效率，發(fā)揮出檔案信息的整合作用，為各項事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展起到積極推動的作用。