淺析新形勢(shì)下水利工程檔案管理的創(chuàng)新策略

李文芬

（云南省紅河州個(gè)舊市北坡水庫(kù)管理處，云南 個(gè)舊 661000）

引言

水利工程檔案管理是水利工程基礎(chǔ)建設(shè)和監(jiān)督管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，水利工程檔案是水利工程基礎(chǔ)建設(shè)中產(chǎn)生的詳細(xì)的歷史時(shí)間證據(jù)，數(shù)千名水利工程工作者的智慧和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)實(shí)踐活動(dòng)、科學(xué)研究、成本效益分析、參考等具有關(guān)鍵的使用價(jià)值。在科技飛速發(fā)展的時(shí)期，針對(duì)新形勢(shì)和新的日常任務(wù)，如何完成水利工程檔案管理從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變，也是水利工程檔案管理面臨的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

一、水利工程檔案的概念與內(nèi)涵

水利工程檔案是指在水利工程建設(shè)項(xiàng)目融資計(jì)劃、方案設(shè)計(jì)、進(jìn)度資料、工程竣工驗(yàn)收、更新改造等全過(guò)程中建立的文件和資料。它涵蓋了水利工程基礎(chǔ)建設(shè)的全過(guò)程，依托水利工程檔案，一方面，可以掌握建設(shè)項(xiàng)目的所有條件；另一方面，也可以為今后新建水利工程的完善提供物質(zhì)支撐點(diǎn)。早在1992年，中國(guó)水利部就明確規(guī)定，檔案是體育運(yùn)動(dòng)的記錄，具有非常關(guān)鍵的數(shù)據(jù)使用價(jià)值。水利工程檔案對(duì)水利工程行業(yè)的進(jìn)步具有不可替代的作用，特別是隨著國(guó)內(nèi)水利工程科研能力和設(shè)計(jì)方案能力的不斷提高，水利工程檔案可能發(fā)揮更加關(guān)鍵的作用。如果不能合理保證水利工程檔案管理質(zhì)量，建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)建設(shè)和中后期相關(guān)工作進(jìn)展將無(wú)法有效開(kāi)展[1]。

二、改變水利工程檔案管理模式的必要性

水利工程檔案管理方式的改變是完成水利工程智能化系統(tǒng)和智能化的必然規(guī)定。2018年2月，中國(guó)水利部印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)新時(shí)代水利現(xiàn)代化建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)的通知》，明確提出要以智慧水利基礎(chǔ)設(shè)施為生力軍和突破口。推進(jìn)水利工程智能化。因子信息的內(nèi)容和各層次的數(shù)據(jù)信息被立即收集、解析和分析。顯然，對(duì)改變水利工程檔案的存儲(chǔ)方式、提高利用率提出了更高的要求。以社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為支撐點(diǎn)的快速增長(zhǎng)縱橫比，明確提出廣泛運(yùn)用信息化管理、智能系統(tǒng)、翠綠科技應(yīng)用和優(yōu)良裝備，武裝水利工程領(lǐng)域，進(jìn)一步提高水利工程自動(dòng)化、智能化系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)化管理能力。水利工程檔案管理方式必須進(jìn)行相應(yīng)的變革，提高檔案信息內(nèi)容資源共享的高效性，為水利科學(xué)管理決策提供數(shù)據(jù)支撐點(diǎn)。水利工程檔案管理方式的轉(zhuǎn)變是完成檔案工作自身發(fā)展趨勢(shì)的必然。檔案管理是各項(xiàng)工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵性和基礎(chǔ)性工作[2]。檔案資料具有以后工作參考等功能，檔案資料的用戶必須快速準(zhǔn)確地找到資料。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式，查看不便，人工成本高，容易出錯(cuò)，使用不方便，有著便利性和資源無(wú)法共享的缺點(diǎn)，遠(yuǎn)非新時(shí)期檔案工作推進(jìn)的必要條件。水利工程行業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)、總數(shù)和方式日益增多，對(duì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、保管和使用全過(guò)程提出了新的挑戰(zhàn)。以往的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法與大量網(wǎng)絡(luò)資源的信息內(nèi)容保持一致。代碼序列、檔案類(lèi)別、館藏方式等都需要解決，進(jìn)行相應(yīng)的改造，打造全方位的文件資源系統(tǒng)并對(duì)外開(kāi)放。因此，文件的使用，必須努力打造現(xiàn)代化的文件管理方式，并將其融入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代和綠色發(fā)展理念。

三、現(xiàn)階段水利工程檔案管理過(guò)程中存在的缺陷與不足

1．檔案的收集與歸檔缺乏標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性

過(guò)去，在水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施和進(jìn)度上，很多建設(shè)單位過(guò)于注重工程建設(shè)的速度和質(zhì)量，而忽視了檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的差異。這導(dǎo)致實(shí)際檔案的收集和歸檔工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，造成檔案不全、檔案存儲(chǔ)混亂。

2．檔案管理隊(duì)伍整體專(zhuān)業(yè)性不足

從目前水利工程檔案保管的現(xiàn)狀來(lái)看，許多檔案保管人員面臨著多項(xiàng)任務(wù)或臨時(shí)性的挑戰(zhàn)，因?yàn)檫M(jìn)行員工的分配和招聘并不是檔案保管的主要要求。一方面，檔案保管人員缺乏較強(qiáng)的檔案保管工作經(jīng)驗(yàn)，不具備專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)能力。另一方面，檔案員團(tuán)隊(duì)的綜合能力無(wú)法滿足管理要求。

3．檔案管理制度不完善

尤其是在我國(guó)中小水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施中，很多建設(shè)單位的檔案保管規(guī)章制度比較簡(jiǎn)單，可操作性不強(qiáng)。只有一種方式既不能有效提高文件存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，也不能在水利工程建設(shè)中充分利用文件存儲(chǔ)的有效性。在一些新建項(xiàng)目中，相關(guān)文件資料沒(méi)有選定的存放位置、文件信息和參考的實(shí)用價(jià)值不大。不僅耗費(fèi)人力、物力，也達(dá)不到檔案管理工作的預(yù)期效果。

4．基礎(chǔ)建設(shè)不足

檔案庫(kù)的核心基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括檔案庫(kù)房、信息內(nèi)容設(shè)施等。這種基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)。但是現(xiàn)階段非常多的水利工程建設(shè)單位，還沒(méi)有開(kāi)展多方位的檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃，檔案保管工作沒(méi)有得到有效保障。

5．督導(dǎo)工作及檔案移交缺乏管理

一方面，我國(guó)當(dāng)今許多水利工程必須建立科學(xué)合理的管控體系，完善檔案保管的檢查監(jiān)督，增強(qiáng)檔案保管的嚴(yán)肅性和規(guī)范性；項(xiàng)目出現(xiàn)檔案資料過(guò)時(shí)的問(wèn)題，不少檔案保管人員沒(méi)有立即完成資料的核對(duì)工作，造成檔案資料遺漏、丟失等問(wèn)題。

四、創(chuàng)新水利工程檔案管理的有效途徑

1．提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

水利部門(mén)要提高對(duì)水利工程管理辦法的重視程度，從根源上充分發(fā)揮檔案保管工作的優(yōu)勢(shì)和作用，塑造積極主動(dòng)的水利企業(yè)形象。新時(shí)期，水利工程檔案保管負(fù)責(zé)人要積極轉(zhuǎn)變創(chuàng)新思路，自主創(chuàng)新檔案保管工作方式，穩(wěn)步發(fā)展，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展。水利工程檔案保管，積極表彰和引進(jìn)優(yōu)秀管理解決方案，取得優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和成果；同時(shí)，水利部門(mén)要結(jié)合自身具體發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)，積極開(kāi)展和落實(shí)檔案保管工作，進(jìn)一步提高水利工程檔案保管水平。

2．建立健全完善的檔案管理制度

為從根本上提高水利工程檔案保管質(zhì)量，水利部門(mén)要嚴(yán)格按照《檔案法》，制定規(guī)范的水利工程檔案保管管理制度，創(chuàng)建技術(shù)專(zhuān)業(yè)檔案室，選拔技術(shù)人才。檔案信息為人才招聘信息，通過(guò)專(zhuān)業(yè)人才提高人力資源優(yōu)化配置的利用率，逐步改善檔案?jìng)}儲(chǔ)企業(yè)人員結(jié)構(gòu)，減少人員流動(dòng)。確立人員工作職責(zé)，落實(shí)自身具體義務(wù)，完善檔案保管人員管理，按時(shí)開(kāi)展檔案保管工作中的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，落實(shí)水利部門(mén)合同、協(xié)議、招投標(biāo)會(huì)議管理辦法提高檔案保管人員的專(zhuān)業(yè)能力，確保工作人員將專(zhuān)業(yè)技能與檔案保管工作的詳細(xì)實(shí)踐緊密結(jié)合。在檔案保管過(guò)程中，原材料的施工管理、工業(yè)設(shè)備文件、地質(zhì)構(gòu)造與生態(tài)環(huán)境有效銜接。劃分和整理其他研究站點(diǎn)以供參考文獻(xiàn)。同時(shí)，水利部門(mén)要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)好的骨干員工實(shí)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案保管管理的人員進(jìn)行批評(píng)和文化教育，鼓勵(lì)員工參與檔案保管工作。此外，水利工程企業(yè)必須深入了解我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，在水利工程檔案保管全過(guò)程中把握社會(huì)發(fā)展重心，完善和推進(jìn)各項(xiàng)水利工程建設(shè)、水利工程檔案保管政策，并嚴(yán)格遵守。相關(guān)人員要進(jìn)一步貫徹落實(shí)相關(guān)政策，從根本上提高水利工程檔案保管的專(zhuān)業(yè)技能、規(guī)范性和有序性。

3．推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)

新形勢(shì)下，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助文件存儲(chǔ)。水利部門(mén)《管理?xiàng)l例》工作人員要繼續(xù)建設(shè)自身的知識(shí)素養(yǎng)，不斷創(chuàng)新紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式，提高文件存儲(chǔ)質(zhì)量，按時(shí)邀請(qǐng)互聯(lián)網(wǎng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才到水利部門(mén)培訓(xùn)講座，講解水利智能文件存儲(chǔ)。發(fā)揮工程基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)勢(shì)和作用，積極推進(jìn)水利工程檔案數(shù)字化更新改造。水利工程檔案本身包括地下水庫(kù)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)歷史文獻(xiàn)、文獻(xiàn)檔案、工程征地資料、綠色生態(tài)生態(tài)環(huán)境保護(hù)資料等。在創(chuàng)建智能檔案資料智能管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，完善檔案存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案資料數(shù)字化。在修改工作中，選擇PDF方式進(jìn)行文檔存儲(chǔ)和管理方式，提高文件管理的安全性和一致性，為實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)提供原材料查詢服務(wù)。同時(shí)，在新增項(xiàng)目資料和文本文件時(shí)，可根據(jù)智能檔案數(shù)據(jù)智能管理系統(tǒng)，添加新的項(xiàng)目條款，解決了傳統(tǒng)檔案資料滯后的問(wèn)題。

4．提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案工作人員作為水利部門(mén)檔案保存工作的重要組成部分，可以加快自身技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)和專(zhuān)業(yè)技能的提升，提高檔案保存的整體水平，推動(dòng)我國(guó)水利工程的發(fā)展趨勢(shì)。新時(shí)代，水利部門(mén)要根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”階段的發(fā)展，按時(shí)對(duì)相應(yīng)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，建設(shè)數(shù)字化管理素養(yǎng)，提高考核水平，確保檔案保管人員能夠使信息靈活管理。運(yùn)行期間的文件存儲(chǔ)移動(dòng)應(yīng)用程序，以改善文件存儲(chǔ)。指導(dǎo)數(shù)字化更新改造過(guò)程，規(guī)范檔案保管人員整理、記錄、歸檔行為，杜絕人為因素問(wèn)題。在系統(tǒng)記錄的所有過(guò)程中，應(yīng)按照文件的編號(hào)和順序進(jìn)行記錄，并對(duì)所使用的材料進(jìn)行操作系統(tǒng)的質(zhì)量檢查和批準(zhǔn)，以確保文件信息、內(nèi)容的準(zhǔn)確性，保證文件數(shù)據(jù)的一致性。

5．加強(qiáng)檔案移交環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理

水利工程文件交接環(huán)節(jié)一般發(fā)生在水利工程驗(yàn)收階段，此環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)缺乏文檔和混亂的現(xiàn)象，因此，制定這一環(huán)節(jié)的監(jiān)管方式十分重要。一般來(lái)說(shuō)，一是針對(duì)文件傳輸環(huán)節(jié)的特點(diǎn)和管理方案，制定有針對(duì)性的文件傳輸規(guī)范，同時(shí)制定職責(zé)和要求，提高文件傳輸?shù)膰?yán)肅性和規(guī)范性；二是相關(guān)信息正在傳遞、申請(qǐng)過(guò)程中，管理者必須對(duì)檔案資料進(jìn)行具體檢查，確保檔案資料的一致性和準(zhǔn)確性，在檢查過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須立即處理。

結(jié)語(yǔ)

在水利工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃和進(jìn)度不斷加快的同時(shí)，水利工程檔案的作用更加重要，在未來(lái)的基礎(chǔ)建設(shè)工程和水利工程進(jìn)展中，要充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案的重要性，詳細(xì)分析檔案保管中遇到的問(wèn)題，建立科學(xué)合理的檔案保管管理制度和監(jiān)督制度，其獎(jiǎng)勵(lì)制度調(diào)動(dòng)了檔案管理人員的積極性，增強(qiáng)了檔案管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，為提高檔案保管標(biāo)準(zhǔn)和水利項(xiàng)目的快速發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。