新時代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升分析

楊彩燕

（鄆城縣民政局，山東 菏澤 274700）

一、新時代民政局檔案管理工作分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會處于全新的時代中，人們懂得利用全新技術(shù)提高工作效率，例如許多單位減少了紙質(zhì)文件的使用，用計算機中的文檔處理工作，方便了信息的傳播，促進了工作方式的革新。在新時代背景下民政局應(yīng)認識到信息發(fā)展對工作質(zhì)量的影響，分析新時代給檔案管理工作過帶來了哪些發(fā)展機遇。民政局檔案管理的工作量較大，加上工作制度比較嚴格，會導(dǎo)致許多管理人員覺得工作內(nèi)容枯燥，導(dǎo)致工作人員更新較快，不利于檔案工作效率的提高。而且檔案管理需要端正的工作態(tài)度，保證管理工作的精細化、規(guī)范化和準確化，這就需要管理人員根據(jù)新時代的特點提升民政局檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理為民政局的發(fā)展提供了依據(jù)，提升民政局檔案管理的工作質(zhì)量能帶動其他部門管理工作的開展，對工作內(nèi)容進行客觀、理性的判斷，還能增強人民群眾對民政局的信任，為民政局未來發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、新時代民政局檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理意識薄弱

許多工作人員沒有認識到檔案管理的價值，在工作中認為只要保存好檔案信息即可，忽視了對檔案的管理和運用。加上檔案管理不是民政局的重點工作，無法直接為單位帶來效益，導(dǎo)致管理人員產(chǎn)生了應(yīng)付的態(tài)度，覺得自己只需要保管好檔案別出現(xiàn)遺失、損壞的問題就行，這導(dǎo)致人們普遍忽視檔案管理工作，缺乏檔案管理的意識。

2.缺乏先進管理手段

民政局是市政府主管社會行政事務(wù)的職能部門，不僅要關(guān)注到社會基層建設(shè)，還要做好社會規(guī)劃，保證人民的最低生活質(zhì)量，承擔(dān)著很大的社會責(zé)任，隨著社會的發(fā)展民政局的職權(quán)范圍也逐漸擴大，檔案管理的任務(wù)也越來越繁重，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段會影響管理質(zhì)量，還無法保障檔案的準確性和完整性，因此需要采納全新的管理方式進行民政局檔案管理改革。但大部分民政部門缺乏先進信息技術(shù)的運用能力，尤其是在建設(shè)電子檔案的過程中使用的方法也比較機械，沒有形成靈活高效的管理體系，阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升[1]。

3.管理人員素質(zhì)較低

目前，民政局許多管理人員的管理能力、專業(yè)素養(yǎng)都比較低，直接影響了檔案管理工作的水平，一方面是因為部分管理人員沒有嚴格按照檔案管理的制度，對檔案進行收集、整理、歸納，導(dǎo)致檔案信息存在不準確、不真實的問題。另一方面管理人員缺乏管理創(chuàng)新的意識能力，無法有效運用信息技術(shù)進行管理工作，需要民政局加大對人才培養(yǎng)的投入，建立起專業(yè)化的隊伍進行檔案管理工作。

4.沒能充分利用檔案

為了適應(yīng)新時代背景下管理工作的要求，民政局也進行了一定程度的工作創(chuàng)新，確保檔案管理能跟上社會發(fā)展的步伐。但他們忽視了檔案信息的利用，缺乏主動服務(wù)、管理的意識，很難滿足民眾在檔案管理上的服務(wù)需求。而且許多檔案的年限久遠，資料信息也比較雜亂，管理人員沒有分類建立信息資源庫，無法根據(jù)需求快速準確地搜索檔案信息，導(dǎo)致檔案信息資源利用率較低。

三、新時代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升策略

1.重視管理工作，形成創(chuàng)新意識

在新時期提升民政局檔案管理的工作質(zhì)量，需要先改變工作人員對檔案管理的認識，培養(yǎng)民政局整體對管理工作的重視。因此，民政局領(lǐng)導(dǎo)需要帶頭加強對檔案管理工作的關(guān)注，認識到檔案管理不僅僅是整理信息，還為單位發(fā)展提供了依據(jù)。在新時代下信息技術(shù)的發(fā)展沖擊了傳統(tǒng)管理模式，檔案管理人員必須要有創(chuàng)新意識，主動研究全新的檔案管理模式，認識到檔案管理不是基礎(chǔ)的管理工作，融入工作人員不同的專業(yè)特長進行創(chuàng)新，如用計算機專業(yè)知識建立電子系統(tǒng)，推動自動化工作模式的發(fā)展，結(jié)合語言學(xué)、管理學(xué)、信息學(xué)等專業(yè)知識將檔案資源分類，建立起符合民政局工作特點的管理模式。另外，想要提高人們檔案管理的意識，還要加大對檔案管理的宣傳，可以在民政局宣傳欄里張貼一些有關(guān)檔案管理的重大成就，如用圖畫方式介紹我國檔案事業(yè)的發(fā)展，講述科技檔案、歷史檔案為國家科學(xué)技術(shù)進步的作用，還可以在民政局的報刊中宣傳檔案管理，改變?nèi)藗儗n案管理漠不關(guān)心的態(tài)度，趁機讓人們認識到更多的有關(guān)檔案管理的知識，突出檔案管理對民政局服務(wù)工作的積極作用。

2.建立電子系統(tǒng)，規(guī)范管理方法

隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)為人們的生活、學(xué)習(xí)、工作提供了更加便利的方式，民政局想要提高檔案管理工作的質(zhì)量可以從信息技術(shù)入手，建立起電子化、信息化的管理方式，加快工作人員輸入信息、管理信息、運用信息的效率，減少重復(fù)、不必要的工作。在建立電子化系統(tǒng)的過程中，需要管理人員先學(xué)習(xí)信息化工作方法，如何建立網(wǎng)上的資源信息庫和檔案管理網(wǎng)站，如何在網(wǎng)上收集檔案信息等，還要規(guī)范電子管理工作的內(nèi)容，電子檔案大多是直接在網(wǎng)上上傳或下載，在上傳后管理人員應(yīng)及時歸檔或修改。而且電子化系統(tǒng)會改變檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，為了讓人們能及時、準確地獲取檔案信息，需要在檔案網(wǎng)站上建立搜索專題，教授人們?nèi)绾卫镁W(wǎng)站查詢或上傳信息，在網(wǎng)上回答人們有關(guān)檔案管理的問題，促進各單位、部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享。另外，電子化管理需要專門的設(shè)備和軟件，因此民政局要加大在檔案管理工作上的投入。例如在硬件建設(shè)上要建設(shè)專門的檔案辦公室，選擇封閉、安全的場所保存紙質(zhì)檔案。還要購入計算機、打印機、掃描儀等信息設(shè)備配合電子化檔案系統(tǒng)的使用，做好日常的維護、維修工作。在軟件建設(shè)上需要統(tǒng)一檔案的儲存、管理方式，建立安全的系統(tǒng)軟件來保障檔案資源的利用和共享。

3.完善管理制度，增強工作責(zé)任

民政局檔案管理制度時根據(jù)我國的《檔案法》《檔案工作細則》《檔案工作條例》等建立的，但新時代下檔案管理事業(yè)有了很大的變革，如果民政局還運用傳統(tǒng)的管理制度無法適應(yīng)相關(guān)工作的開展，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。因此，民政局要不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度包括很多方面，首先，民政局應(yīng)明確工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)，如要求他們貫徹學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策、理論知識和職業(yè)技能；熟悉民政局檔案管理工作內(nèi)容，指導(dǎo)民政局單位的工作規(guī)章；了解電子化檔案管理的分類方法、歸檔方法，掌握不同形式檔案信息的收集、整理方法，保證民政局檔案管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展。其次，雖然建立了電子化檔案系統(tǒng)，但也要妥善保管紙質(zhì)檔案，需要建立起檔案保管制度，如檔案的擺放順序，進入檔案室的要求等，還要保證管理人員根據(jù)季節(jié)、環(huán)境的變化及時保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，定期清點、檢查檔案，及時發(fā)現(xiàn)破損、霉變問題。另外，為了增強管理人員的工作責(zé)任感可以建立檔案管理獎懲制度，如果檔案管理工作的完整性在98%以上、準確率在100%應(yīng)適當(dāng)獎勵工作人員，但如果出現(xiàn)檔案丟失、偽造或其他的工作失誤，應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度給予處分，嚴重的還要追究刑事責(zé)任，這樣才能端正檔案員的管理態(tài)度，促使他們在工作中主動提升自己能力、完善工作內(nèi)容。

4.提升管理能力，保證工作質(zhì)量

檔案管理工作的質(zhì)量直接與管理人員的素質(zhì)相關(guān)，民政局要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)先進的工作方法和規(guī)范的工作制度，保證他們在日后的工作中能靈活解決各種管理問題。檔案管理是一門專業(yè)的管理工作，需要工作者有良好的職業(yè)精神和細心的工作態(tài)度，能嚴格根據(jù)規(guī)章制度進行管理工作，懂得操作現(xiàn)代信息技術(shù)，主動學(xué)習(xí)心得管理技巧和方法，因此民政局可以采用新型的培訓(xùn)形式，為管理人員提供不同的培訓(xùn)課程，讓他們根據(jù)自己的工作需求學(xué)習(xí)，改變被動的培訓(xùn)方式。在選擇培訓(xùn)課程時考慮到管理人員的需求，不僅是專業(yè)知識、技能的培訓(xùn)，更重要的是進行道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，如培訓(xùn)管理人員如何增強自身的創(chuàng)新能力、協(xié)作能力，在提升他們專業(yè)素養(yǎng)的過程中適應(yīng)新時代背景下的檔案管理工作。同時，還要完善民政局的招聘制度，公開透明地招聘檔案管理方面的人才，才能保證民政局檔案管理工作的質(zhì)量。

5.提高資源利用，加強檔案管理

檔案資源的利用代表了民政局檔案管理的效果，提高檔案資源的利用率不僅能推動檔案管理工作的開展，還能反饋出管理問題。為了提高民政局檔案資源的利用率，檔案管理人員必須深入了解自己的工作職能，檔案的內(nèi)容，檔案與檔案間的聯(lián)系，檔案資源的價值等，尤其是珍貴檔案要充分掌握，避免在查閱檔案時出現(xiàn)盲目、雜亂的問題。利用檔案資源是民政局的重要服務(wù)工作，需要管理人員加強檔案編研，有些利用者在查閱檔案資源時不僅要利用檔案原件，還需要相關(guān)的檔案資料，為了能提供完善的服務(wù)，管理人員需要加工檔案資源，為利用者提供專業(yè)的建議。如可以在電子化系統(tǒng)上開發(fā)檔案資源利用實例專題，讓人們了解該如何正確使用檔案資源，使得民政局檔案管理越來越規(guī)范，給檔案管理工作帶來全新的發(fā)展動力，保證檔案資源在民政局服務(wù)工作中發(fā)揮出自身價值[2]。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是民政局的基礎(chǔ)工作，在新時代下提升民政局檔案管理工作質(zhì)量是工作人員亟需解決的問題，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，民政局應(yīng)正確分析檔案管理中的問題，采取科學(xué)有效的方式端正工作人員對檔案管理的態(tài)度，運用電子化的管理系統(tǒng)和方法，逐漸完善檔案管理制度，幫助管理者提升檔案管理的能力和檔案資源的利用率，以此來提升民政局檔案管理工作的質(zhì)量。