淺談紀(jì)檢監(jiān)察業(yè)務(wù)檔案工作面臨的問題及要求

劉 濤

（山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030012）

醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察部門不僅僅要把主要職責(zé)和業(yè)務(wù)做好，同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的重視，這也屬于醫(yī)院管理的一部分。紀(jì)檢監(jiān)察檔案主要是指醫(yī)院的監(jiān)察機(jī)關(guān)在檢查、處理各方面違紀(jì)案件工作中所篩選出來的、具有一定保存意義的監(jiān)察案件材料，這些材料的形成恰好說明了監(jiān)察機(jī)關(guān)對(duì)自身職責(zé)的履行，而且都是經(jīng)過系統(tǒng)整理的。然而，在目前的醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察業(yè)務(wù)檔案管理過程中還存在著一些問題，具體表現(xiàn)為檔案管理制度不夠完善、過于分散、工作人員自身的專業(yè)技能有待提升、相關(guān)設(shè)施還不到位等等。因此，筆者針對(duì)現(xiàn)存的問題，在本文提出了一些相應(yīng)的解決對(duì)策，希望可以為其他醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作帶來一定的借鑒和參考[1]。

一、當(dāng)前醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作存在的共性問題

1.檔案管理工作人員專業(yè)技能有待提高

在近些年的發(fā)展中，黨和國家對(duì)醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察工作提出了更新、更高的要求，要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及監(jiān)察部門全體人員加強(qiáng)對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察工作的重視，進(jìn)一步探索提高檔案管理水平的途徑和方法，以此來促進(jìn)醫(yī)院整體服務(wù)水平的提升。但是目前的檔案管理工作中還存在這樣或那樣的問題，也不是三天兩天就可以完善的，大部分的檔案管理工作人員自身的素養(yǎng)不太高，認(rèn)為自己的工作非常簡單、輕松，所以也沒有太上心，單純地把業(yè)務(wù)停留在保存歸檔的層面，也沒有對(duì)檔案展開進(jìn)一步的開發(fā)和利用，久而久之，逐漸淪為了檔案保管員，總體來說他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能還有待進(jìn)一步提升[2]。

2.檔案管理存在分散問題

如今的許多醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案保存、管理的不集中，過于分散，廉潔檔案和信訪檔案，通常將各門類的檔案分室保存，在檔案室也僅僅保存文件、財(cái)務(wù)、照片、實(shí)物檔案等，對(duì)于其他的檔案卻沒有進(jìn)行集中的保存和歸檔，比如音像資料、會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等，這就造成了各門類的檔案分散，發(fā)揮和利用收到嚴(yán)重影響。

3.檔案管理制度不完善

由于紀(jì)檢監(jiān)察工作在不斷發(fā)展，與此同時(shí)也產(chǎn)生了新的工作目標(biāo)和業(yè)務(wù)，對(duì)于檔案管理工作提出來更新的要求，但是當(dāng)前的紀(jì)檢監(jiān)察管理制度還跟不上它發(fā)展的步伐，沒有及時(shí)地對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行調(diào)整和完善，這就造成有一些醫(yī)院的檔案管理制度缺乏對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)工作的理論指導(dǎo)，或者說指導(dǎo)意義不大，無法滿足當(dāng)前的工作需求。具體而言，可以說醫(yī)院沒有設(shè)置專用的檔案保管場(chǎng)地、對(duì)于紀(jì)檢監(jiān)察檔案資料的分類也不夠合理、科學(xué)，而且檔案資料移交流程和手續(xù)也不夠規(guī)范，這些制度上的缺陷都影響著紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作整體水平的穩(wěn)步提升[3]。

4.軟、硬件設(shè)施不到位

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的滲透，不僅改善當(dāng)前人們的生活，而且也為醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察管理工作提供了技術(shù)支持。但是仍有一些醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門的思想比較落后，采取的管理手段也比較陳舊，比如在立卷、歸檔、檢索時(shí)都采取傳統(tǒng)的手段，還沒有建設(shè)起專業(yè)的、便利的檔案管理信息系統(tǒng)。而且還有少數(shù)醫(yī)院沒有設(shè)立專門的紀(jì)檢監(jiān)察檔案保管室，可以說是軟件和硬件設(shè)施都不夠齊全，造成檔案管理工作的開展缺乏必要的物質(zhì)基礎(chǔ)[4]。

二、紀(jì)檢監(jiān)察檔案對(duì)醫(yī)院反腐倡廉的重要意義

1.是促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要保障

檔案是一種對(duì)各方面信息進(jìn)行最真實(shí)、最客觀的記錄，紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作也是醫(yī)院響應(yīng)黨反腐倡廉的號(hào)召，同時(shí)，也是促進(jìn)醫(yī)院整體形象建設(shè)的重要組成部分。紀(jì)檢監(jiān)察檔案中的內(nèi)容大部分都是對(duì)腐敗案件的真實(shí)反映，記錄了案件發(fā)生的時(shí)間、背后的具體原因、具體的過程以及最終的處理結(jié)果，通過對(duì)這些案件檔案進(jìn)行梳理、加工和分類，再有選擇地加上圖片和相關(guān)影像等資料，可以逐步形成一些具有教育性的典型案例，從而更好地對(duì)其他醫(yī)療人員進(jìn)行反腐倡廉的教育，主要目的是為了對(duì)醫(yī)務(wù)人員起到很好的警示作用。與此同時(shí)，醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察人員還可以通過全程參與人員招聘、藥品購銷、耗材采購等環(huán)節(jié)并對(duì)其進(jìn)行清晰的記錄，做到倒查有據(jù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)監(jiān)督作用，在一定程度上可以減少醫(yī)務(wù)人員出現(xiàn)腐敗的風(fēng)險(xiǎn)。除此以外，醫(yī)院還應(yīng)該針對(duì)重點(diǎn)科室建立一些廉政檔案，尤其是對(duì)重點(diǎn)醫(yī)務(wù)人員的檔案，可以將其納入年終目標(biāo)的考核，或者是將檔案表當(dāng)作選拔醫(yī)院干部的重要依據(jù)，這樣一來就能實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療人員行為、作風(fēng)方面的約束?？偟膩碚f，紀(jì)檢監(jiān)察檔案有利于促進(jìn)黨風(fēng)廉政的建設(shè)，也有利于減少腐敗現(xiàn)象的發(fā)生[5]。

2.是緩解醫(yī)患矛盾的重要手段

在近些年中頻頻發(fā)生或大或小的醫(yī)患矛盾，而引發(fā)這些矛盾的原因不僅包括正常情況下的醫(yī)療事故，同時(shí)還包括有一些醫(yī)護(hù)人員額外收取患者或患者家屬的紅包或禮金，這幾導(dǎo)致社會(huì)群體逐漸對(duì)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)以及人員產(chǎn)生了鄙視、不信任的態(tài)度，這在一定程度上也加劇了醫(yī)患矛盾的發(fā)射管。而醫(yī)院通過建立相關(guān)的廉政檔案，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同科室、不同醫(yī)護(hù)人員的有效監(jiān)督，同時(shí)將一些腐敗案件處理的最終結(jié)果及時(shí)地向大家公布，有利于提高社會(huì)群體對(duì)醫(yī)院的信任度。所以說，紀(jì)檢監(jiān)察檔案的建立和完善是緩解醫(yī)患矛盾的重要手段[6]。

三、醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的改進(jìn)措施

1.完善檔案管理規(guī)章制度

紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的整體質(zhì)量和水平對(duì)于多個(gè)重要環(huán)節(jié)有著非常直接的影響，尤其是檔案的查閱和研究等環(huán)節(jié)，而且還關(guān)系到醫(yī)院檢查工作是否能夠有序地開展。只有進(jìn)一步與檔案管理有關(guān)的管理規(guī)章制度，才能為檔案管理流程的規(guī)范化提供強(qiáng)有力的保證。因此，醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門要對(duì)整個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作的內(nèi)容、主要職責(zé)以及相關(guān)制度進(jìn)行修訂、調(diào)整和完善，這樣一來才能滿足紀(jì)檢監(jiān)察工作的實(shí)際要求。與此同時(shí)，在完善制度的過程中，紀(jì)檢監(jiān)察部門還要立足于本醫(yī)院的實(shí)際狀況，根據(jù)現(xiàn)有的條件來做出明確的、合理的要求，這些要求主要包括檔案資料的收集、整理、分類、歸類、保存及使用等方面，還要將管理的職責(zé)落實(shí)到每個(gè)管理人員的身上，嚴(yán)格要求管理人員依照相應(yīng)的規(guī)章制度來做好自己的本職工作，逐步提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的專業(yè)水平[7]。

2.集中統(tǒng)一管理紀(jì)檢監(jiān)察檔案

在開展紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的工作時(shí)，只有進(jìn)一步完成對(duì)相關(guān)檔案的集中保存、分類和管理，才能在一定程度上提高管理工作的水平，從而為檔案分析做好相應(yīng)的鋪墊，有利于針對(duì)檔案中的疑難點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的總結(jié)，進(jìn)一步推動(dòng)紀(jì)檢監(jiān)察工作的有序開展。因此，醫(yī)院必須為紀(jì)檢監(jiān)察檔案提供一個(gè)專門的檔案保管場(chǎng)地，確?？梢约小⒔y(tǒng)一管理紀(jì)檢監(jiān)察檔案，并盡量避免出現(xiàn)檔案分散管理的不良現(xiàn)象，要求專人專室，這樣才能為后續(xù)的檔案查閱、利用和研究等工作提供支持，有利于發(fā)揮檔案服務(wù)于紀(jì)檢監(jiān)察的作用[8]。

3.提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員綜合素養(yǎng)

一方面，首先強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)與紀(jì)檢監(jiān)察干部對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察檔案的管理意識(shí)，將檔案管理工作納入機(jī)構(gòu)病案管理及其他資料管理與建設(shè)的重要日程，將其與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃和發(fā)展，大力宣傳醫(yī)療紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的重要性，使醫(yī)院各級(jí)管理人員及工作人員充分認(rèn)識(shí)到紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的必要性，樹立“三個(gè)意識(shí)”，即醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察檔案的管理責(zé)任意識(shí)、設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理室或管理柜、加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察干部檔案檔案管理意識(shí)，層層落實(shí)檔案管理新格局。另一方面，在新形勢(shì)下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需定期組織紀(jì)檢監(jiān)察十部參與檔案管理培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理學(xué)者、專家或上級(jí)單位現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，傳播先進(jìn)管理理念，明確紀(jì)檢監(jiān)察十部的管理責(zé)任，實(shí)施集中統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)管理模式，不斷提高自身管理水平，確保紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的安全與完整。

4.加大對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入

第一，要針對(duì)醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作提供資金方面的支持，可以成立專項(xiàng)資金，同時(shí)，將檔案管理與快速發(fā)展的信息技術(shù)互相結(jié)合，進(jìn)一步建設(shè)檔案管理的信息化系統(tǒng)，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)案件檔案信息查詢的自動(dòng)化，在一定程度上可以為紀(jì)檢檢查業(yè)務(wù)提供便利，同時(shí)提高檔案歸檔和調(diào)閱的整體效率。第二，為了確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全性，必須建立一個(gè)適合信息化建設(shè)的檔案管理機(jī)制，明確規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)的整體流程和先關(guān)技術(shù)，盡可能地將電子檔案工作每個(gè)步驟細(xì)化，制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的資源共享。第三，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化素養(yǎng)的訓(xùn)練與培養(yǎng)，必須要求檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)水平，向他們普及信息化知識(shí)，適當(dāng)?shù)亻_展計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的信息技能培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的工作效率。因此，醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入。

綜上所述，本文通過對(duì)醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的重要性、存在的問題、改進(jìn)提高的策略這三方面進(jìn)行討論，得出這樣的結(jié)論：醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作有效性的提高，需要在人、財(cái)、制度三方面下功夫。希望引起有關(guān)人士的注意，一同提高醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的有效性。