檔案信息化建設的幾點思考

董寧

摘要：住房和城鄉(xiāng)建設部執(zhí)業(yè)資格注冊中心（以下簡稱“注冊中心”）檔案信息化建設，可以促進檔案管理水平提升，利用先進的信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案收集與整理的效率，也可以提高檔案信息的準確性與真實性。通過檔案信息化的管理模式，有效的提高檔案信息的價值，為相關(guān)人員借閱檔案信息提供便捷。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設;措施建議

一、檔案管理現(xiàn)狀

（1）2011年注冊中心成立信息與注冊人員檔案管理處，主要負責注冊中心官方網(wǎng)站的建設和維護，承擔相關(guān)專業(yè)職業(yè)資格注冊人員檔案管理工作。檔案方面主要負責1996年注冊中心成立后至今的行政檔案，注冊建筑師、注冊結(jié)構(gòu)工程師、注冊土木工程師（巖土）、注冊城市規(guī)劃師、注冊物業(yè)師檔案、注冊建造師存檔以及查詢調(diào)閱工作，2017年接收監(jiān)理工程師檔案。

（2）注冊人員檔案管理。由于管理方式不同，各專業(yè)存檔的注冊人員申報材料數(shù)量也不近相同，存檔材料數(shù)目較大。

現(xiàn)有各專業(yè)注冊檔案存檔除物業(yè)師外，其它專業(yè)都按照注冊材料申報順序排序，主要都包括：初始注冊、延續(xù)注冊、變更注冊、注銷注冊。

各專業(yè)注冊人員檔案無紙化申報情況：以上六個專業(yè)，除規(guī)劃師、物業(yè)師、監(jiān)理工程師外，建筑師、結(jié)構(gòu)工程師、巖土工程師、建造師在2018年已完成無紙化上報材料工作。

（3）檔案類別管理。注冊中心現(xiàn)有檔案按其涉及內(nèi)容分類有，黨務檔案、行政檔案、人事檔案、固定資產(chǎn)檔案、業(yè)務檔案（注冊人員檔案、執(zhí)業(yè)考試檔案、繼續(xù)教育檔案、外事檔案、綜合研究檔案）專門檔案等六類，其中專門檔案包括各種協(xié)議、合同、公證檔案、律師檔案、各種會議或重要活動的影像資料等。以上諸多類別的檔案中，多有帶一定密級的檔案，在進行統(tǒng)一管理時應考慮其涉密及使用者操作權(quán)限的特殊要求（各類執(zhí)業(yè)考試檔案因其管理的特殊要求，暫不并入注冊中心數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中統(tǒng)一管理）。

目前注冊中心其他類別檔案，由各相關(guān)處室分散管理，未形成整體統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。為此，建立統(tǒng)一、規(guī)范的注冊中心檔案管理系統(tǒng)成為迫在眉睫的重要工作。

二、檔案信息化建設的措施建議

（1）建立檔案信息化工作相關(guān)制度體系。檔案信息化的建設需要相應的工作體系予以保障[1]。一是要建立規(guī)范的管理體制，不斷細化運行機制。在貫徹執(zhí)行《電子文件管理暫行辦法》的基礎上，對電子文件進行全程化管理[2]。二是要梳理注冊中心相關(guān)制度，對單位現(xiàn)有規(guī)章制度進行整理，強化查詢與檢查，確保檔案信息化順利開展。

（2）應具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識別（OCR）、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能;文件或材料收集功能;檔案整編功能（包括數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能），并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號自動標引的功能;檢索查詢功能;借閱管理功能;檔案利用功能;檔案編研功能;輔助實體管理功能（包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理）。

本系統(tǒng)按照信息流的過程應分為五個功能模塊：

ü檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊

ü檔案數(shù)據(jù)修改與管理模塊

ü檔案數(shù)據(jù)查詢與利用模塊

ü系統(tǒng)維護模塊

ü系統(tǒng)幫助模塊

本系統(tǒng)主頁面分為兩個入口：

★系統(tǒng)管理員入口

★使用者入口

系統(tǒng)管理員入口包括五個模塊：檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊、檔案數(shù)據(jù)修改與管理模塊、檔案數(shù)據(jù)查詢與利用模塊、系統(tǒng)維護模塊、系統(tǒng)幫助模塊

使用者入口包括兩個模塊：檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊、系統(tǒng)幫助模塊。

根據(jù)使用人員的權(quán)限大小，可以將使用者的管理權(quán)限進行調(diào)整，使其能夠根據(jù)自身的業(yè)務需求掌握更多的數(shù)據(jù)。修改等模塊依舊在系統(tǒng)管理員權(quán)限下，普通使用者無法對檔案進行改動。

（3）推進注冊中心檔案數(shù)字化和資源共享

首先，推進檔案數(shù)字化建設進程，保證檔案數(shù)字化工作順利開展。實行紙質(zhì)與電子文件雙套制歸檔制度，二是要讓檔案信息資源共享，將死檔案變成活檔案，并與辦公自動化系統(tǒng)對接，實現(xiàn)自動歸檔。

（4）與現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行整合

由于注冊中心現(xiàn)有5個信息系統(tǒng)，注冊中心檔案系統(tǒng)要實現(xiàn)與這5個信息系統(tǒng)預留接口工作，實現(xiàn)一鍵歸檔。并考慮到檔案系統(tǒng)在與信息系統(tǒng)整合時的安全性。

三、注冊中心檔案信息化建設的總體目標

注冊中心數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)總體目標是：在計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫及自行開發(fā)的操作平臺上，利用相應的軟件，開發(fā)一個具有開放體系結(jié)構(gòu)的、易擴充和易維護的、具有良好人機交互界面的檔案管理系統(tǒng)，借以實現(xiàn)各種載體檔案的數(shù)字化采集、轉(zhuǎn)換、加密、存儲、管理和綜合利用等要求。

建立完善的注冊中心數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理集中存儲、分級管理和使用的目標，并應與OA辦公自動化系統(tǒng)相結(jié)合，形成更為完善的現(xiàn)代化信息管理體系。

四、實現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢

（1）提高檔案利用效率，降低管理成本。信息數(shù)字化的快速發(fā)展使傳統(tǒng)檔案管理的弊端日益明顯，構(gòu)建高速、及時、準確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息的資源有效利用和共享，為各處室提供準確、精細、快速的檔案信息，提高注冊中心工作效率、降低工作成本。

（2）提高服務水平，極大推進建設行業(yè)管理的電子化與檔案管理電子化的無縫銜接。隨著電子化技術(shù)的快速發(fā)展，電子化應用非常普遍。根據(jù)《住房城鄉(xiāng)建設部辦公廳關(guān)于進一步推進勘察設計資質(zhì)資格電子化管理工作的通知》（建辦市[2017]67號），推動建設行業(yè)行政審批電子化工作，注冊中心現(xiàn)已逐步實現(xiàn)各專業(yè)注冊信息無紙化辦公，為進一步規(guī)范化、科學化、電子化發(fā)展，檔案管理電子化將與各專業(yè)信息系統(tǒng)進行無縫銜接，更好的為各處室服務。

（3）減輕工作人員工作強度。以往比較傳統(tǒng)的手工收集檔案管理方式來看，需要工作人員親自對檔案進行收集管理，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果采用檔案管理電子化手段，就能夠更加快速的實現(xiàn)對檔案的收集管理，擁有著自動化、網(wǎng)絡化以及實時化的優(yōu)勢。錄入的數(shù)據(jù)也能夠進行重復利用，實現(xiàn)資源共享，大大減輕工作人員的查找工作強度，提高工作效率。

（4）快捷方便的檢索查詢。網(wǎng)絡信息技術(shù)發(fā)展速度快，應用信息技術(shù)，能夠加強對數(shù)據(jù)化的有效處理。

（5）節(jié)省空間。傳統(tǒng)檔案管理模式占用空間大，且檔案需要保存時間較長，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，容易受潮、變質(zhì)。長久以往會導致紙質(zhì)檔案不能使用。且檔案在長期翻閱查找的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)磨損或丟失的現(xiàn)象，同時，隨著檔案的逐年遞增，紙質(zhì)材料將大幅增加，無形中也增加對檔案室樓板的壓力。

檔案電子化管理，將大大減少紙質(zhì)文檔的數(shù)量，節(jié)省保管檔案庫房租賃的開支，也可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對其采取人工修復而產(chǎn)生的資金費用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本。

五、結(jié)語

注冊中心檔案信息化工作，適應社會信息化發(fā)展的必然趨勢，全面提升檔案工作，是建筑行業(yè)人才服務與管理不可缺少的手段[3]。大力推進注冊中心檔案信息化管理，使檔案管理工作與社會同步。檔案信息化是長期的完善過程。進一步加強檔案基礎性工作，改革檔案工作管理模式，把注冊中心檔案信息化工作落在實處。

參考文獻

[1]鄧喜英.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[A].綜述，2015（32）

[2]胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2014（7）

[3]歐麗.剖析現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作問題及建議措施[J].辦公室業(yè)務，2014（3）