電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

黃麗枝

摘要：當前隨著我國電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)得到了不斷進步，實現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的過度?；陔娮訖n案管理運行效率高、信息安全、查詢方便以及便于集中化管理的特點在很多單位和部門得到了廣泛的的應(yīng)用，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，同時電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)水平在很大程度上決定了我國電子信息技術(shù)的總體發(fā)展水平。因此，本文針對電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)進行了分析。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理系統(tǒng);設(shè)計

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)概要

1.1 Web技術(shù)

在我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展中，Web技術(shù)向來在其中發(fā)揮著極為重要的作用，而分布、瀏覽、查詢網(wǎng)絡(luò)信息等三方面功能也是Web技術(shù)自誕生初便確立的主要服務(wù)內(nèi)容。在我國當下的Web技術(shù)中，超文本傳送協(xié)議和超文本標記性語言是其本身具備的使用標準，而其本身具備的方便快捷，簡單易懂、個人參與，信息交互、無界限檢索，跨平臺操作等特點，也使得其自身能夠較好的應(yīng)用于電子文件檔案管理系統(tǒng)中。

1.2 B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)

C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)是我國很長一段時間計算機信息領(lǐng)域最常用也最典型的計算機結(jié)構(gòu)體系，不過由于其自身存在的適用范圍小、兼容性差、不適用于不同的開發(fā)工具等特點，B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)才是我國的當下計算機信息領(lǐng)域中的主流。B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)通過對C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)的改進，將以往的客戶端變?yōu)榱藶g覽器，這就使得電腦負載大大簡化、系統(tǒng)維護工作量大大降低，這些特點使得B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)已經(jīng)受到了我國廣大民眾的肯定。

1.3三層架構(gòu)體系

在本文所進行的電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究中，筆者選擇了微軟所推薦的由上中下表示層、業(yè)務(wù)邏輯層與數(shù)據(jù)訪問層的三層架構(gòu)體系，這種概念上將整個系統(tǒng)分為三層的邏輯概念分法，使得客戶端與數(shù)據(jù)庫不直接產(chǎn)生聯(lián)系，而是能夠通過業(yè)務(wù)邏輯層建立連接，實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫的交互、值得注意的是，這一三層架構(gòu)體系存在著增加中間環(huán)節(jié)而導(dǎo)致的系統(tǒng)性能降低等特點，這一特點需要引起我們重視。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析和開發(fā)流程

2.1電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析

結(jié)合某市檔案管理局的實際檔案管理情況，筆者為這一電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計了系統(tǒng)登錄模塊，個人設(shè)置模塊，檔案管理模塊，系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，結(jié)合這些模塊我們就能夠了解到這一系統(tǒng)對系統(tǒng)的登錄、個人信息的完善、信息化檔案管理、系統(tǒng)管理等方面內(nèi)的需求，而操作簡單、易學美觀、系統(tǒng)易維護等操作方面的需求也是這一系統(tǒng)的需求。此外，嚴格控制權(quán)限范圍、強加數(shù)據(jù)保護功能、監(jiān)控用戶操作信息等三點是這一電子文件檔案管理系統(tǒng)對于安全提出的需求。

2.2電子文件檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)流程

結(jié)合上述電子文件檔案管理系統(tǒng)的需求，我們可以確定這一系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)需要嚴格遵循實用性、穩(wěn)定性、安全性、長遠性等四方面原則，而結(jié)合這四方面原則筆者就能夠?qū)⒄麄€系統(tǒng)的開發(fā)分為檔案收集、檔案制作、檔案歸檔等三個部分。具體來說，檔案收集主要通過接收檔案、整理分檔、下發(fā)到部門、制成電子檔案、提交保管處等流程實現(xiàn);而檔案制作則需要依次通過保管處接收電子檔案、分類著錄、與紙質(zhì)文檔核對、確認保存等流程實現(xiàn);檔案歸檔步驟包含的內(nèi)容較多，檢測鑒定、歸檔整理、編寫歸檔說明、存入光盤、復(fù)制光盤、光盤標識等都屬于其開發(fā)流程。值得注意的是，如果檔案進行了更新等步驟，整個歸檔工作就需要重新展開。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計

3.1系統(tǒng)主要模塊設(shè)計

為了能夠較好的完成這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計，筆者將這一系統(tǒng)主要分為了系統(tǒng)登錄模塊、個人設(shè)置模塊、檔案管理模塊和系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，其中系統(tǒng)登錄模塊主要負責檢驗登陸系統(tǒng)用戶信息與不同用戶權(quán)限的給予;個人設(shè)置模塊主要負責個人信息設(shè)定和密碼修改;檔案管理模塊負責檔案著錄和編輯、檔案資料查閱、數(shù)據(jù)管理;而系統(tǒng)管理模塊則負責重置系統(tǒng)原始信息。

3.2權(quán)限管理設(shè)計

為了保證這一電子文件檔案管理系統(tǒng)具備較高的安全性與可靠性，筆者為不同用戶準備了系統(tǒng)管理權(quán)限、檔案庫管理權(quán)限和普通權(quán)限等三種權(quán)限，其中系統(tǒng)管理權(quán)限是整個系統(tǒng)的最高管理權(quán)限，這一權(quán)限可以管理整個系統(tǒng)的所有功能;而檔案庫管理權(quán)限則屬于中級管理權(quán)限，具備借閱審批、檔案審核、檔案修改、檔案刪除、檔案歸檔等權(quán)限;普通用戶會獲得普通權(quán)限這一整個系統(tǒng)的最低權(quán)限，這一權(quán)限只能進行檔案查詢，檔案借閱，檔案歸還等操作。

3.3數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本文所進行的電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)應(yīng)用了SQLserver數(shù)據(jù)庫技術(shù)，而通過這一技術(shù)形式，筆者建立了著錄信息表、用戶權(quán)限表、用戶登錄信息表等數(shù)據(jù)表。在這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計中，筆者確立了用戶數(shù)據(jù)、部門數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)、檔案庫數(shù)據(jù)等四方面的實體，并將整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)分為了表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層三層，這三層分別負責系統(tǒng)和用戶的之間交互、用戶操作要求處理與數(shù)據(jù)提取以及對數(shù)據(jù)的增添、刪除、修改、查找。而在這一數(shù)據(jù)庫設(shè)計的數(shù)據(jù)表設(shè)計中，查閱信息表、用戶權(quán)限表、著錄信息表是這一數(shù)據(jù)庫必備的數(shù)據(jù)表，三種數(shù)據(jù)表依次包含系統(tǒng)管理員、著錄、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)刪除;系統(tǒng)管理員、普通用戶、用戶名、密碼;文件名，并列名，責任者等信息。

四、電子文件檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)

4.1系統(tǒng)登錄模塊的實現(xiàn)

對于整個電子文件檔案管理系統(tǒng)來說，系統(tǒng)登錄模塊是進入系統(tǒng)的第一步，這里筆者參考了經(jīng)典的登錄模塊設(shè)計思路，使用者需要設(shè)定自身的登錄名，職位，聯(lián)系方式，操作權(quán)限完成注冊，這樣才可以輸入賬號、密碼、驗證碼進入系統(tǒng)。值得注意的是，注冊賬號環(huán)節(jié)輸入的信息必須保證真實有效才能完成賬號的注冊。

4.2個人設(shè)置模塊的實現(xiàn)

個人設(shè)置模塊仍舊采用我國主流的個人設(shè)置模式，由于姓名，職務(wù)，性別，年齡等信息會受到系統(tǒng)的驗證，所以這一個人設(shè)置模塊將主要負責管理員權(quán)限的授予與登錄密碼的修改。

4.3檔案管理模塊的實現(xiàn)

在檔案管理模塊的實現(xiàn)中，這一模塊需要實現(xiàn)檔案的整理、利用與管理，介于篇幅原因，筆者只對檔案的利用進行詳細論述。檔案的利用主要通過用戶輸入關(guān)鍵字完成檔案檢索后，自動提交相關(guān)檔案信息實現(xiàn)，筆者還為其設(shè)計了一項或多項關(guān)鍵詞查詢功能，這就使得其能夠更好的應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中。

4.4系統(tǒng)管理模塊的實現(xiàn)

系統(tǒng)模塊由權(quán)限管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)工具、系統(tǒng)樣式等四個模塊組成，筆者為權(quán)限管理選擇了分組模式進行權(quán)限分配的模式，這樣就能夠較好地實現(xiàn)權(quán)限分配，避免泄密等問題出現(xiàn)。

五、結(jié)語

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)在我國企業(yè)和政府機構(gòu)檔案管理工作中的應(yīng)用十分廣泛，加強對電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計，是保證檔案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在電子文件檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用發(fā)展中，必須加強其規(guī)范化、一體化的發(fā)展，進而全面地提高我國電子文件檔案管理系統(tǒng)的工作水平。

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