高校固定資產(chǎn)清查及信息化上線實(shí)踐

韓麗輝，于春梅，高 原，王 波，金仁東

（北京科技大學(xué)a.冶金與生態(tài)工程學(xué)院；b.資產(chǎn)管理處，北京 100083）

0 引言

高校固定資產(chǎn)是高校學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的重要硬件支撐，是衡量一個(gè)高校教學(xué)、科研以及發(fā)展水平的重要標(biāo)志之一。隨著國(guó)家對(duì)教育的大量投入，高校固定資產(chǎn)規(guī)模不斷壯大，固定資產(chǎn)管理已成為高校管理工作中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，同時(shí)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制效率也成為高校管理績(jī)效考核指標(biāo)之一。但由于在舊的會(huì)計(jì)制度中高校資產(chǎn)沒有資產(chǎn)負(fù)債表而又不考慮其經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致高校固定資產(chǎn)存在多頭管理、管理制度不完善、管理系統(tǒng)落后、資產(chǎn)利用率低、賬物不符甚至資產(chǎn)流失等長(zhǎng)期存在的問題［1-4］，而健全管理制度、定期進(jìn)行固定資產(chǎn)清查、實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)下的信息化管理是解決上述問題的有效措施［5-8］。2016 年財(cái)政部下發(fā)的《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實(shí)管理辦法》（“財(cái)資［2016］1、2 號(hào)”文件）以及教育部下發(fā)的“教財(cái)司函［2016］88號(hào)”文件要求高校全面做好資產(chǎn)清查工作，摸清家底，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。我校以此活動(dòng)為契機(jī)，順應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施新要求和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的工作模式，進(jìn)行了固定資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)工作，并于2018 年底在全校范圍內(nèi)啟用資產(chǎn)全生命周期管理信息系統(tǒng)并借助該系統(tǒng)完成了固定資產(chǎn)清查工作。該項(xiàng)工作進(jìn)一步提高了學(xué)校固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理信息化水平，做到師生少跑路、信息多跑路，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的精細(xì)管理、流程規(guī)范、責(zé)任到人，為高校固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、高效化、規(guī)范化提供了技術(shù)保障。

1 高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

高校固定資產(chǎn)需滿足3 點(diǎn)：①使用年限需在1 年以上；②單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，通常一般設(shè)備為500 元，專用設(shè)備為800 元；③在使用過程中仍能保持原有物質(zhì)形態(tài)［5］。高校固定資產(chǎn)具有如下特點(diǎn)：資金來源主要是國(guó)家財(cái)政撥款購(gòu)置以及少量的捐贈(zèng)資產(chǎn)；財(cái)務(wù)管理在舊的會(huì)計(jì)制度中未曾編制過資產(chǎn)負(fù)債表，不考慮其經(jīng)濟(jì)效益，無法對(duì)其整體分布及使用情況進(jìn)行微觀量化；從歸口管理上看多數(shù)高校由設(shè)備處或資產(chǎn)處進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬面核算管理。目前多數(shù)高校固定資產(chǎn)管理中存在以下問題［2-6］：①管理系統(tǒng)落后，管理不規(guī)范。管理系統(tǒng)不基于互聯(lián)網(wǎng)，系統(tǒng)的查詢和使用均在相應(yīng)的職能部門，資產(chǎn)使用單位只能看到excel表或紙質(zhì)版的設(shè)備清單，造成管理與使用脫節(jié)，不能責(zé)任到人。在日常管理中存在明確的管理流程但有時(shí)卻未按流程操作，存在先采購(gòu)后補(bǔ)手續(xù)、資產(chǎn)無標(biāo)識(shí)、資產(chǎn)隨意處置、設(shè)備購(gòu)置論證走形式等；②多頭管理，信息不共享。設(shè)備管理部門和財(cái)務(wù)部門分別在兩套系統(tǒng)中登記資產(chǎn)賬，由于資產(chǎn)分類不同，經(jīng)常導(dǎo)致按驗(yàn)收單登記入財(cái)務(wù)賬時(shí)無法正確歸類的現(xiàn)象。另外由于兩套系統(tǒng)各自獨(dú)立，信息不能共享，造成工作量重復(fù)且年終兩部門間核對(duì)賬麻煩；③管理制度不完善，資產(chǎn)責(zé)任不清。設(shè)備管理部門和財(cái)務(wù)部門系統(tǒng)中記賬依據(jù)都是設(shè)備驗(yàn)收單，驗(yàn)收單上有經(jīng)手人、保管員、審批領(lǐng)導(dǎo)等簽字，因?yàn)闆]有明確規(guī)定錄入哪類人員為責(zé)任人，導(dǎo)致錄入系統(tǒng)時(shí)隨意挑選一個(gè)錄入甚至錄錯(cuò)名字。責(zé)任人不清加上人員變動(dòng)導(dǎo)致資產(chǎn)歸屬部門混亂，在資產(chǎn)清查時(shí)非常困難，經(jīng)常沒有任何查找線索；④管理人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，監(jiān)管不到位。固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)期不被重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)、工作流程銜接不到位、檔案資料丟失等情況也時(shí)有發(fā)生，為設(shè)備清查帶來較大隱患。

2 固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

固定資產(chǎn)管理經(jīng)歷了從紙質(zhì)版管理到計(jì)算機(jī)管理再到網(wǎng)絡(luò)管理的發(fā)展過程。固定資產(chǎn)信息化就是指利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將固定資產(chǎn)各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，通過電腦或手機(jī)在互聯(lián)網(wǎng)條件下對(duì)其進(jìn)行交互式網(wǎng)絡(luò)管理。這種管理模式實(shí)現(xiàn)了信息共享和移動(dòng)客戶端操作，方便用戶及時(shí)處理資產(chǎn)變動(dòng)的各種業(yè)務(wù)，能夠及時(shí)反映固定資產(chǎn)變化情況，增強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的有效性和規(guī)范性，大大提高固定資產(chǎn)的管理效率和管理水平。

2.1 資產(chǎn)全生命周期信息管理系統(tǒng)

我校根據(jù)資產(chǎn)管理的實(shí)際情況并結(jié)合財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)了資產(chǎn)全生命周期信息管理系統(tǒng)，包括從資產(chǎn)采購(gòu)到報(bào)廢整個(gè)生命周期內(nèi)的各種管理。系統(tǒng)中固定資產(chǎn)分類與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致，并有接口做到信息共享。目前該系統(tǒng)的應(yīng)用范圍是設(shè)備、家具和軟件，不包括圖書、文物及房屋等其他固定資產(chǎn)，后續(xù)會(huì)增加無形資產(chǎn)和公房管理等功能。負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的建設(shè)及管理的部門是學(xué)校資產(chǎn)處。

系統(tǒng)的使用者必須是學(xué)校在職工作人員，分為系統(tǒng)管理員、資產(chǎn)管理員和普通用戶。系統(tǒng)管理員對(duì)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)所有資產(chǎn)和用戶進(jìn)行任何處理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和改進(jìn)；資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)各個(gè)資產(chǎn)處置流程中的審批工作，分為3 個(gè)級(jí)別：一級(jí)管理員是學(xué)校資產(chǎn)處的工作人員，負(fù)責(zé)各個(gè)資產(chǎn)管理工作流程中的最終審核；二級(jí)管理員是學(xué)院資產(chǎn)管理人員，只能看到本單位的資產(chǎn)，可以更改資產(chǎn)領(lǐng)用人和放置地點(diǎn)，負(fù)責(zé)本學(xué)院資產(chǎn)清查工作；三級(jí)管理員面向各系所的資產(chǎn)管理，主要是負(fù)責(zé)本單位資產(chǎn)建賬驗(yàn)收、調(diào)撥、報(bào)廢流程中的審核；一級(jí)資產(chǎn)管理員是專職人員，二、三級(jí)管理員是兼職人員，資產(chǎn)管理員的權(quán)限由系統(tǒng)管理員分配。普通用戶是資產(chǎn)管理的主體，是建賬、調(diào)撥、報(bào)廢、清查等業(yè)務(wù)的發(fā)起者和執(zhí)行者，須對(duì)自己名下的資產(chǎn)進(jìn)行管理和負(fù)責(zé)。系統(tǒng)登錄方式可以使用賬號(hào)密碼登錄，也可以使用手機(jī)微信掃描二維碼登錄。

圖1 功能模塊結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)功能包括驗(yàn)收建賬、調(diào)撥、報(bào)廢等常規(guī)業(yè)務(wù)，及價(jià)格變動(dòng)、資產(chǎn)退庫、報(bào)失、資產(chǎn)轉(zhuǎn)出等日常較少辦理的業(yè)務(wù)，還具有資產(chǎn)清查及大型儀器設(shè)備考核填報(bào)功能，功能模塊結(jié)構(gòu)如圖1 所示，其中“我領(lǐng)用的資產(chǎn)”“資產(chǎn)清查”“大型儀器考核數(shù)據(jù)上報(bào)”3 個(gè)功能下沒有子模塊，直接進(jìn)入資產(chǎn)列表顯示畫面，針對(duì)顯示記錄可以進(jìn)行修改、自查、數(shù)據(jù)填報(bào)等操作。驗(yàn)收建賬流程由資產(chǎn)領(lǐng)用人發(fā)起驗(yàn)收申請(qǐng)，輸入資產(chǎn)信息、購(gòu)置人信息、供應(yīng)商信息，并上傳實(shí)物安裝照片以及計(jì)劃卡、購(gòu)買合同、發(fā)票等紙質(zhì)資料照片到系統(tǒng)中，由院校兩級(jí)管理員審核后入庫并產(chǎn)生二維碼。報(bào)廢流程由資產(chǎn)領(lǐng)用人發(fā)起報(bào)廢申請(qǐng)，填寫報(bào)廢理由，生成“報(bào)廢技術(shù)鑒定表”下載打印，由相關(guān)人員簽字后再上傳至系統(tǒng)，校級(jí)管理員審核后生成回收單，資產(chǎn)領(lǐng)用人將回收單及報(bào)廢的資產(chǎn)一同送到指定地點(diǎn)，校級(jí)管理員進(jìn)行最終確認(rèn)。報(bào)廢流程中校級(jí)審核和廢物回收由1 人負(fù)責(zé)，有效防止了報(bào)廢不消賬、賬物不符情況的發(fā)生。資產(chǎn)清查功能中，普通用戶借助系統(tǒng)生成盤點(diǎn)表進(jìn)行資產(chǎn)清查，管理人員查看自查比例掌握清查進(jìn)度并根據(jù)資產(chǎn)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)清查結(jié)果。考核填報(bào)功能中根據(jù)上級(jí)部門需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行定制，自動(dòng)生成各類所需表格。系統(tǒng)功能可以根據(jù)使用需要逐步進(jìn)行添加和完善。

2.2 固定資產(chǎn)信息化上線過程

固定資產(chǎn)信息化過程需要4 個(gè)方面的保障：①校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，信息化過程也是梳理工作流程、整合資源、解決難題的過程，在資產(chǎn)處的帶領(lǐng)下需要多部門間協(xié)作配合，因此需要校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，必要時(shí)給予決策和擔(dān)當(dāng)；②學(xué)校提供豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，用戶能夠用電腦或手機(jī)終端實(shí)時(shí)訪問系統(tǒng)服務(wù)器；③專職工作人員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，在信息化過程中需要各工作崗位人員的大力配合，只有熟練掌握本職工作并能提供合理化建議來優(yōu)化工作流程，才能管理好固定資產(chǎn)，更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用；④廣泛動(dòng)員及培訓(xùn)工作，新系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理最大的不同是責(zé)任到人，自己名下的資產(chǎn)自己管理和負(fù)責(zé)，因此系統(tǒng)上線工作涉及到學(xué)校的每個(gè)在職員工，需要全體動(dòng)員及培訓(xùn)工作。

上線過程首先是系統(tǒng)管理員將舊系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息導(dǎo)入新系統(tǒng)，同時(shí)根據(jù)人事處提供的在職人員名單和工號(hào)為每個(gè)在職人員建立系統(tǒng)登錄賬號(hào)和初始密碼，并分配各級(jí)用戶權(quán)限。為了保證新舊系統(tǒng)銜接流暢、在上線過程中發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)解決、并使新系統(tǒng)不斷完善，上線過程分兩步走，先進(jìn)行小范圍內(nèi)局部上線，再進(jìn)行全面上線。局部上線挑選3 家二級(jí)單位進(jìn)行試點(diǎn)，試用時(shí)間為5 周。自試用之日起，試用單位的儀器設(shè)備和家具的驗(yàn)收入賬、調(diào)撥和報(bào)廢等工作由經(jīng)手老師和單位資產(chǎn)管理員配合通過系統(tǒng)辦理。在試用期間，通過建立微信群、QQ 群和工作郵箱等方式，廣大師生將意見和建議及時(shí)反映給技術(shù)支持和系統(tǒng)管理員，使系統(tǒng)得到了有效完善。系統(tǒng)全面上線之前，資產(chǎn)處編寫系統(tǒng)操作手冊(cè)，并對(duì)各個(gè)二級(jí)單位的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)召開動(dòng)員會(huì)，各二級(jí)單位再對(duì)本單位所有員工召開動(dòng)員會(huì)，并由資產(chǎn)處工作人員進(jìn)行新系統(tǒng)操作培訓(xùn)。試點(diǎn)工作結(jié)束半個(gè)月后進(jìn)行全面上線，全校固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)入新模式，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 固定資產(chǎn)信息化管理的作用

信息化建設(shè)使固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范、透明、高效和科學(xué)，并有效解決了國(guó)有資產(chǎn)流失問題。①管理流程更加規(guī)范。審批工作都在系統(tǒng)上進(jìn)行，上個(gè)環(huán)節(jié)完成后才能自動(dòng)轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，有效杜絕了先采購(gòu)后計(jì)劃、先報(bào)賬后驗(yàn)收等情況的發(fā)生；②資產(chǎn)信息公開透明。只要資產(chǎn)驗(yàn)收入庫后，用戶可以查詢?nèi)魏我粋€(gè)資產(chǎn)的信息，及時(shí)了解全校資產(chǎn)狀況，使資產(chǎn)能夠有效利用并避免重復(fù)購(gòu)置；③管理效率大大提高。資產(chǎn)的建立是由用戶端發(fā)起，校級(jí)管理人員只是最終的審核而不是數(shù)據(jù)錄入，大大提高了專職人員的工作效率；另外資產(chǎn)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，校級(jí)管理員可以從復(fù)雜煩瑣的對(duì)賬工作中解放出來，節(jié)省了大量的人力、物力；④智能化管理，校級(jí)管理人員可以隨時(shí)調(diào)出各二級(jí)單位的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類、深度挖掘，對(duì)貴重設(shè)備的投入產(chǎn)出進(jìn)行對(duì)比分析，為新設(shè)備購(gòu)置論證提供依據(jù)。還可以根據(jù)資產(chǎn)使用狀況對(duì)校內(nèi)資產(chǎn)進(jìn)行整合、優(yōu)化處理，做到資源合理配置、提高資產(chǎn)利用率；⑤有效防止了國(guó)有資產(chǎn)流失，每個(gè)在職員工都能夠在系統(tǒng)中對(duì)自己名下的資產(chǎn)進(jìn)行有效管理，執(zhí)行資產(chǎn)清查工作，承擔(dān)資產(chǎn)盤虧之責(zé)。

3 基于信息系統(tǒng)完成資產(chǎn)清查工作

資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)全面啟用的同時(shí)，根據(jù)財(cái)政部、教育部相關(guān)文件精神資產(chǎn)處開展全校內(nèi)儀器設(shè)備、家具類固定資產(chǎn)清查，并借助系統(tǒng)中資產(chǎn)清查功能，大大提高了資產(chǎn)清查工作的效率和水平；同時(shí)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)資產(chǎn)信息及時(shí)進(jìn)行修改和增刪，做到賬物相符、信息正確，使固定資產(chǎn)信息化上線工作更加完善。通過資產(chǎn)清查工作摸清“家底”，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，為全校內(nèi)資源合理配置提供依據(jù)，提高資產(chǎn)利用率；同時(shí)可以發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中存在的一些問題，有利于健全管理制度，提高管理水平；并對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算提供真實(shí)可靠的支撐數(shù)據(jù)、防范高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生［9-14］。

3.1 建立資產(chǎn)清查責(zé)任體系

由學(xué)校資產(chǎn)處牽頭，召集各二級(jí)單位資產(chǎn)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理員和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人召開了全校資產(chǎn)清查工作布置大會(huì)。明確各單位資產(chǎn)負(fù)責(zé)人是清查工作第一責(zé)任人，明確財(cái)務(wù)、人事、紀(jì)檢等相關(guān)職能部門的配合工作，以便于協(xié)調(diào)工作，查閱數(shù)據(jù)。各二級(jí)單位是資產(chǎn)清查的執(zhí)行主體，也召開本單位的資產(chǎn)清查動(dòng)員大會(huì)，要求每個(gè)梯隊(duì)必須至少有1 名老師參加，并給每位老師發(fā)送相關(guān)郵件，確保本單位每個(gè)在職老師都知道此次資產(chǎn)清查任務(wù)的重要性、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、如何清查及問題聯(lián)系人。學(xué)院均成立資產(chǎn)清查小組，由學(xué)院資產(chǎn)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)清查工作的協(xié)調(diào)和推進(jìn)；實(shí)驗(yàn)中心負(fù)責(zé)人任為副組長(zhǎng)，主要負(fù)責(zé)追查無頭賬資產(chǎn)，并將清查任務(wù)進(jìn)行分解；各個(gè)系所保管員為組員，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)督促系所的老師，以冶金學(xué)院為例，包括鋼冶、有色、理化、生態(tài)、實(shí)驗(yàn)中心、學(xué)院行政機(jī)關(guān)6 個(gè)三級(jí)單位，每個(gè)單位有一個(gè)聯(lián)系人，資產(chǎn)清查責(zé)任體系如圖2 所示。此次資產(chǎn)清查小組工作與以往不同，以前是各系所保管員進(jìn)行清查盤點(diǎn)工作，而此次清查工作的執(zhí)行人是每位在職老師，需登錄系統(tǒng)來完成名下資產(chǎn)清查。

圖2 資產(chǎn)清查責(zé)任體系

3.2 開展資產(chǎn)清查工作

（1）在職員工自查。系統(tǒng)中資產(chǎn)清查結(jié)果選項(xiàng)為“賬物相符”和“有賬無物”，資產(chǎn)狀態(tài)選項(xiàng)為“在用”“閑置”“已報(bào)廢”“盤虧”。個(gè)人自查過程分為5 步：建立盤點(diǎn)表-實(shí)地查找-清查小組協(xié)同處理-系統(tǒng)自查確認(rèn)-打印標(biāo)簽。登錄系統(tǒng)后點(diǎn)擊“待自查”按鈕，會(huì)顯示自己名下的所有未自查資產(chǎn)，將資產(chǎn)導(dǎo)出到excel表上，建立資產(chǎn)個(gè)人固定盤點(diǎn)表；打印盤點(diǎn)表后進(jìn)行實(shí)地查找，將找到的、找不到的以及查找中發(fā)現(xiàn)的“新”設(shè)備（不在盤點(diǎn)表中）整理好后交給本系所清查小組聯(lián)系人。實(shí)地查找是資產(chǎn)清查的重要環(huán)節(jié)，不僅能明確自己賬上資產(chǎn)的現(xiàn)放位置，重要的是能發(fā)現(xiàn)不在自己賬上的資產(chǎn)，比如家具、空調(diào)、打印機(jī)等通用資產(chǎn)，這些資產(chǎn)多數(shù)通過清查小組匯總后找到該資產(chǎn)主人；針對(duì)最終無法找到的資產(chǎn)，清查小組進(jìn)行報(bào)廢單據(jù)核對(duì)，對(duì)于已經(jīng)明確報(bào)廢過的設(shè)備，將報(bào)廢單拍照發(fā)給資產(chǎn)處系統(tǒng)管理員；盤點(diǎn)表中的資產(chǎn)全部弄清楚后，個(gè)人再次登錄系統(tǒng)，逐一對(duì)每條資產(chǎn)記錄進(jìn)行“自查結(jié)果”和“資產(chǎn)狀態(tài)”的選擇和“存放地點(diǎn)”核實(shí)更新，對(duì)于10萬元以上的設(shè)備上傳照片，最后保存完成資產(chǎn)自查，自查后的資產(chǎn)的“狀態(tài)”變?yōu)椤耙炎圆椤?；最后一步是打印資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽并張貼在資產(chǎn)上，通過手機(jī)掃描二維碼即可查知每個(gè)資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、使用部門、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)等，有效減輕手工進(jìn)行實(shí)物與賬目校對(duì)的負(fù)擔(dān)，有利于以后清查工作的順利開展。

（2）無頭賬處理。在資產(chǎn)清查工作中最麻煩的問題就是追查無頭賬。無頭賬的特點(diǎn)：①經(jīng)手人不是在職員工；②沒有任何紙質(zhì)資料；③多為可移動(dòng)設(shè)備，如筆記本電腦、手機(jī)、打印機(jī)等。對(duì)于學(xué)校的老專業(yè)，這樣的資產(chǎn)非常多，無頭賬的追查工作主要由清查小組副組長(zhǎng)來完成。首先按購(gòu)置時(shí)間排序，查找以往資產(chǎn)清查歷史，看是否當(dāng)時(shí)已經(jīng)記錄報(bào)廢，根據(jù)歷史資料把已經(jīng)報(bào)廢的設(shè)備挑出來；對(duì)于沒有報(bào)廢的無頭賬，追查的第一線索是經(jīng)手人，通過跟年長(zhǎng)老師咨詢、人事系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)查詢，查出經(jīng)手人的身份，一般是退休人員、離職人員、其他二級(jí)單位人員及學(xué)生，需做分別處理：①對(duì)于經(jīng)手人是退休人員或離職人員的，盡量聯(lián)系到本人，明確資產(chǎn)去向后將資產(chǎn)放在指定在職老師名下；②對(duì)于經(jīng)手人是其他二級(jí)單位的，匯總后交給資產(chǎn)處；③對(duì)于經(jīng)手人是學(xué)生的，通過研究生系統(tǒng)找出其導(dǎo)師，將資產(chǎn)放在導(dǎo)師名下；④對(duì)于無經(jīng)手人的，查詢財(cái)務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)報(bào)銷記錄找到責(zé)任人；⑤對(duì)于由于錄入錯(cuò)誤造成經(jīng)手人身份無法追查的，首先根據(jù)名字的相似性去尋找可能是哪位老師，或者再根據(jù)資產(chǎn)所在房間號(hào)及相關(guān)資產(chǎn)批號(hào)進(jìn)行追查；⑥對(duì)于經(jīng)手人已經(jīng)去世的且實(shí)在無其他追查線索的，做盤虧處理。最后根據(jù)找到的新領(lǐng)用人所在系所，由相應(yīng)的清查小組成員進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)更改，新的資產(chǎn)領(lǐng)用人在系統(tǒng)中再進(jìn)行自查確認(rèn)、張貼標(biāo)簽。

（3）清查工作的推進(jìn)。資產(chǎn)清查工作的推進(jìn)采用逐級(jí)督促的辦法。系統(tǒng)中可以查看各二級(jí)單位以及個(gè)人的資產(chǎn)自查率。為了有效推進(jìn)資產(chǎn)清查工作，資產(chǎn)處領(lǐng)導(dǎo)高度重視，定期在全校資產(chǎn)清查微信群中公布各個(gè)二級(jí)單位的自查進(jìn)度。二級(jí)單位的清查小組也定期召開小組會(huì)議，進(jìn)行資產(chǎn)進(jìn)度匯報(bào)和信息交流，使清查小組組長(zhǎng)及時(shí)掌握清查情況，并及時(shí)處理難點(diǎn)問題。各系所聯(lián)系人定期查看自己所負(fù)責(zé)老師的自查比例，必要時(shí)進(jìn)行電話督促，并對(duì)老師反映的問題進(jìn)行匯總。學(xué)院為了有效推進(jìn)老師的資產(chǎn)自查工作，對(duì)于未履行自查責(zé)任的老師必要時(shí)做某些工作限制，例如停止其實(shí)驗(yàn)室危化品網(wǎng)上購(gòu)買，停止其新設(shè)備購(gòu)置及其與資產(chǎn)相關(guān)的一切審批活動(dòng)等，引起老師高度重視，按時(shí)完成資產(chǎn)清查任務(wù)。

（4）二次查找與集中報(bào)廢。各二級(jí)單位自查結(jié)束后，為了減少國(guó)有資產(chǎn)流失，將學(xué)校系統(tǒng)管理員將各單位閑置資產(chǎn)和盤虧資產(chǎn)導(dǎo)出系統(tǒng)，由二級(jí)單位再進(jìn)行二次查找。二次查找設(shè)備多為退休老師經(jīng)手的手機(jī)、筆記本電腦以及學(xué)生輔導(dǎo)員經(jīng)手的相機(jī)、投影儀等，且這些設(shè)備均已超過使用年限多年。清查小組首先查找該退休老師是否有學(xué)生留校工作，通過其學(xué)生配合進(jìn)行再次查找；對(duì)于學(xué)生輔導(dǎo)員經(jīng)手的設(shè)備，由于使用人交替快且相機(jī)類設(shè)備更新?lián)Q代快，使得資產(chǎn)追查工作非常困難，必須聯(lián)系各級(jí)輔導(dǎo)員，盡可能找到資產(chǎn)下落。經(jīng)過二次查找，將找到并可以使用的設(shè)備標(biāo)清新領(lǐng)用人和放置地點(diǎn)，由學(xué)校系統(tǒng)管理員再次放入系統(tǒng)中。對(duì)于損壞無法維修并超過使用年限的設(shè)備，為了方便起見，由學(xué)院收集后進(jìn)行統(tǒng)一報(bào)廢處理，不走新系統(tǒng)報(bào)廢流程。通過二次查找及報(bào)廢，集中處理了閑置多年待報(bào)廢或損壞嚴(yán)重的固定資產(chǎn)，既實(shí)現(xiàn)了殘值回收又防止了固定資產(chǎn)因長(zhǎng)期存放而中途遺失。

3.3 分析資產(chǎn)盤虧原因

此次資產(chǎn)清查是一次徹底的清查，有一定數(shù)量的資產(chǎn)盤虧，造成固定資產(chǎn)流失的原因：①各系所保管員是兼職的，且資產(chǎn)量大，以他一人之力很難對(duì)系所所有資產(chǎn)進(jìn)行定期清查盤點(diǎn)；②對(duì)于一些可移動(dòng)設(shè)備，保管員無法做到實(shí)時(shí)監(jiān)管，資產(chǎn)往往在東搬西挪中最后不知去向；③資產(chǎn)使用人員急于驗(yàn)收或報(bào)廢，代替保管員簽字的事也時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致保管員根本不清楚資產(chǎn)增減情況；④保管員退休或工作變動(dòng)時(shí)工作交接不清楚甚至不交接，導(dǎo)致設(shè)備驗(yàn)收單和報(bào)廢單丟失，且無電子版存檔，給清查工作帶來困難；⑤資產(chǎn)錄入不細(xì)心導(dǎo)致資產(chǎn)賬混亂，例如資產(chǎn)經(jīng)手人信息不正確或資產(chǎn)報(bào)廢后對(duì)數(shù)據(jù)庫未及時(shí)更新等；⑥空調(diào)類資產(chǎn)在更新時(shí)需要拆卸費(fèi)，經(jīng)常用舊空調(diào)抵扣拆卸費(fèi)，從而造成空調(diào)類資產(chǎn)流失；⑦退休人員或離職人員在離開單位時(shí)沒有進(jìn)行資產(chǎn)交接或者擅自處理；⑧一些固定資產(chǎn)在學(xué)院搬家、學(xué)院重組及樓宇加固時(shí)丟失。以上問題造成的資產(chǎn)盤虧只有在徹底進(jìn)行資產(chǎn)清查時(shí)才會(huì)暴露出來。

3.4 資產(chǎn)清查信息化成效

資產(chǎn)清查借助管理系統(tǒng)完成，實(shí)現(xiàn)了清查工作責(zé)任到人、逐級(jí)督促。此次清查中，人人是清查員，借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可以隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)進(jìn)行自查處理，校級(jí)、院級(jí)清查小組隨時(shí)隨地查看清查進(jìn)度，系統(tǒng)操作方便、快捷，大大提高了工作效率；使用新系統(tǒng)后，資產(chǎn)信息透明，在信息中包括資產(chǎn)名稱、型號(hào)、金額、購(gòu)置日期、使用年限、經(jīng)手人、照片等詳細(xì)信息，有利于個(gè)人進(jìn)行名下資產(chǎn)盤點(diǎn)；在清查過程中，發(fā)現(xiàn)的問題能及時(shí)處理，各二級(jí)單位的清查小組成員具有對(duì)本單位資產(chǎn)部分信息進(jìn)行更改的權(quán)限，不必走審批流程，避免了所有問題都?jí)涸谫Y產(chǎn)處工作人員身上；通過系統(tǒng)完成個(gè)人名下資產(chǎn)清查，有利于提高個(gè)人責(zé)任意識(shí)，重視使用過程中的資產(chǎn)管理，能夠有效防止國(guó)有資產(chǎn)流失。

4 完善固定資產(chǎn)管理制度

資產(chǎn)管理信息化是手段，制度是保障。只有建立并完善合理、科學(xué)、可執(zhí)行的管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，才能在信息化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化。

（1）完善退休、離職制度。從此次資產(chǎn)清查看出，退休人員和離職人員經(jīng)手的資產(chǎn)是清查中無頭賬的最大來源，甚至有的離校人員將資產(chǎn)帶走，所以必須在退休、離職人員辦理離校手續(xù)時(shí)增加資產(chǎn)檢查環(huán)節(jié)。辦理離校手續(xù)時(shí)一般要到學(xué)校各個(gè)職能部門簽字蓋章，也就是通常所說的“轉(zhuǎn)單”，在“轉(zhuǎn)單”中需增加資產(chǎn)處，由工作人員檢查其名下確實(shí)沒有資產(chǎn)后，刪除其資產(chǎn)系統(tǒng)賬號(hào)，方可簽字蓋章。對(duì)于因病長(zhǎng)期休養(yǎng)、在崗死亡等造成的人員變動(dòng)，二級(jí)單位有責(zé)任及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)撥。如果還像以前一樣沒有資產(chǎn)檢查這一環(huán)節(jié)，即使是信息化管理，系統(tǒng)內(nèi)的垃圾信息也會(huì)越來越多，在以后的資產(chǎn)清查中一樣會(huì)成為無頭賬、一些可移動(dòng)設(shè)備同樣會(huì)隨著人員的離校而流失。

（2）做好二級(jí)單位資產(chǎn)交割。通過此次資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)，資產(chǎn)歸屬的二級(jí)單位存在錯(cuò)誤，造成賬物分離，為資產(chǎn)清查帶來很大麻煩。例如冶金學(xué)院的資產(chǎn)賬上有很多在冶金國(guó)重使用的設(shè)備，因?yàn)橐苯饑?guó)重從冶金學(xué)院分離出去時(shí)沒有進(jìn)行資產(chǎn)賬分割，也沒有對(duì)新單位人員名下資產(chǎn)賬進(jìn)行整理，從而造成資產(chǎn)賬與實(shí)物歸屬單位不一致。而在學(xué)校的發(fā)展過程中難免會(huì)新增或取消某個(gè)二級(jí)單位，轉(zhuǎn)移到新單位的資產(chǎn)必須從學(xué)校層面在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行歸屬劃撥，并指定新的領(lǐng)用人和放置地點(diǎn)。另外當(dāng)人員校內(nèi)轉(zhuǎn)崗時(shí)，對(duì)于非帶走資產(chǎn)需進(jìn)行領(lǐng)用人交接，對(duì)于帶走資產(chǎn)，如筆記本電腦，要及時(shí)劃歸到新的部門。這些工作必須有明確的制度規(guī)定，從流程上劃分好資產(chǎn)所屬單位。

（3）建立資產(chǎn)丟失追責(zé)制度。使用信息化管理后，建立了資產(chǎn)管理“實(shí)名制”，實(shí)現(xiàn)了“誰使用、誰管理”，從技術(shù)手段上保證了明確資產(chǎn)責(zé)任人，但從制度上還需增加“誰負(fù)責(zé)”的約束機(jī)制［16］。即在今后資產(chǎn)清查中盤虧的資產(chǎn)，對(duì)其領(lǐng)用人進(jìn)行一定的懲罰，根據(jù)資產(chǎn)的原值、使用時(shí)間及折舊方法等進(jìn)行一定金額的賠付，并在今后新資產(chǎn)購(gòu)買時(shí)給予一定限制或者與考核、聘崗、評(píng)優(yōu)等掛鉤。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)丟失追責(zé)制度，才能約束責(zé)任人注重平時(shí)的資產(chǎn)看護(hù)以及轉(zhuǎn)崗時(shí)的資產(chǎn)調(diào)撥。

（4）完善資產(chǎn)清查制度。使用信息化管理后，資產(chǎn)清查變得快捷方便。應(yīng)完善現(xiàn)有資產(chǎn)清查制度，使其與信息化相適應(yīng)，包括加大清查頻率、建立清查組織機(jī)構(gòu)、明確清查方式以及后續(xù)的結(jié)果跟蹤處理等，使資產(chǎn)清查制度一定具有可行性，切實(shí)做到有據(jù)可循，有規(guī)可依［9］。建議每年進(jìn)行一次徹底的校級(jí)資產(chǎn)清查；建立定期自查和不定期抽查相結(jié)合的管理制度，二級(jí)單位組織自查并將結(jié)果上報(bào)資產(chǎn)處，資產(chǎn)處根據(jù)各單位上報(bào)情況在二級(jí)單位內(nèi)按一定比例進(jìn)行抽查，即組織相關(guān)人員對(duì)資產(chǎn)清查結(jié)果和資產(chǎn)標(biāo)簽的粘貼情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核。最后對(duì)于損壞且無法維修的資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理，第一時(shí)間進(jìn)行有效回收資產(chǎn)殘值，促進(jìn)固定資產(chǎn)的新陳代謝，并為在用資產(chǎn)或新購(gòu)置資產(chǎn)的合理布局提供寶貴的場(chǎng)地［10］。清查工作結(jié)束后應(yīng)及時(shí)歸納匯總相關(guān)問題，分析原因，明確責(zé)任、制定解決方案，必要時(shí)進(jìn)行“回頭看”督查，確保清查的問題得以真正解決，避免出現(xiàn)歷史遺留問題。

（5）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。使用信息化管理后，實(shí)現(xiàn)了人人用資產(chǎn)人人管資產(chǎn)，但對(duì)于資產(chǎn)專職管理人員更需要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，做到精細(xì)化管理。資產(chǎn)專職管理人員主要任務(wù)是流程優(yōu)化、操作培訓(xùn)、網(wǎng)上審核和監(jiān)督落實(shí)，新的工作任務(wù)要求他們必須有過硬的業(yè)務(wù)能力和敬業(yè)精神。在信息系統(tǒng)使用初期能夠發(fā)現(xiàn)問題使系統(tǒng)不斷完善，在系統(tǒng)使用過程中能夠熟練掌握業(yè)務(wù)流程使系統(tǒng)不斷優(yōu)化；在操作培訓(xùn)中要有問必答，同時(shí)廣泛聽取系統(tǒng)使用人員意見和建議；網(wǎng)上審核時(shí)要加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的重點(diǎn)監(jiān)督，確保合理購(gòu)置、入庫信息無誤及賬物相符。對(duì)于專職管理人員需要定期開展資產(chǎn)管理知識(shí)培訓(xùn)，定期舉辦資產(chǎn)管理相關(guān)條例及規(guī)章制度解讀和資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，提高其管理能力。同時(shí)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作不認(rèn)真而造成嚴(yán)重后果，如審核不細(xì)致而造成資產(chǎn)信息混亂、監(jiān)管不到位造成資產(chǎn)流失的管理人員必須追究責(zé)任［15-17］。

5 結(jié)語

高校固定資產(chǎn)管理是高校發(fā)展和建設(shè)中一項(xiàng)非常重要的工作，隨著對(duì)教育投入的不斷增加，高校固定資產(chǎn)規(guī)模和水平也不斷壯大和提高。如何有效進(jìn)行資源配置、提高資產(chǎn)利用率、避免國(guó)有資產(chǎn)流失及提高資產(chǎn)管理水平等是高校固定資產(chǎn)管理普遍面臨的問題。我校通過固定資產(chǎn)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理的全面上線，并依靠信息化手段實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)下的資產(chǎn)清查，厘清了歷史積壓?jiǎn)栴}并完善了信息化數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，夯實(shí)了管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的精細(xì)管理。信息化是手段，制度是保障。在固定資產(chǎn)信息化的基礎(chǔ)上還需制定和完善合理的、可執(zhí)行的管理制度且嚴(yán)格執(zhí)行，才能實(shí)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、高效化、規(guī)范化。