淺談醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務(wù)工作中的作用

王曉祥 王亞飛 田云峰 董鍵

摘要： 檔案管理是醫(yī)院一項重要的工作內(nèi)容，科學(xué)高效的檔案管理工作對于醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生工作的正常開展以及醫(yī)院改革發(fā)展都具有積極重要的作用。

關(guān)鍵詞： 檔案工作;管理;醫(yī)療;服務(wù)

隨著現(xiàn)代高科技信息時代的快速發(fā)展，對醫(yī)院的檔案管理工作標準也日益提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新時期檔案工作的發(fā)展需求，檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化已是必然趨勢，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，是新時代醫(yī)院管理發(fā)展的基礎(chǔ)性關(guān)鍵，如何適應(yīng)新形勢發(fā)展需求，掌握運用現(xiàn)代化的管理手段和信息技術(shù)，充分利用檔案信息資源，提高管理效率和管理水平，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)院改革與發(fā)展服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，突顯醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務(wù)工作中的作用。

1 健全制度是檔案工作的首要前提

建立健全完善的檔案管理工作制度，是醫(yī)院檔案管理工作的首要前提。前一個時期多數(shù)醫(yī)院沒有相應(yīng)完善的檔案管理制度，導(dǎo)致一些檔案資料管理的不規(guī)范、不統(tǒng)一，分散收集，分散管理，有的檔案資料嚴重丟失，很多資料收集整理不完整，有些信息資料不健全，使得檔案資料殘缺不齊、雜亂無章，利用效率不高，開發(fā)信息利用率低，這種現(xiàn)象很難與信息化時代相適應(yīng)，跟不上醫(yī)院快速發(fā)展狀況需求，只有建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，嚴格按照規(guī)章制度辦事，才能徹底轉(zhuǎn)變重業(yè)務(wù)輕服務(wù)的管理模式，牢固樹立歸檔用檔意識，落實檔案工作責任制，強化制度的嚴肅性和操作性，把工作重心轉(zhuǎn)移到檔案管理與利用服務(wù)上來，以建立健全檔案規(guī)章制度為目標，以歷史記錄為載體，更好地服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)臨床、服務(wù)患者，以此來促進醫(yī)院檔案管理服務(wù)工作進一步提高。

2 提高素質(zhì)是檔案工作的發(fā)展需求

提高檔案管理工作對于醫(yī)院管理工作具有十分重要的意義，加強醫(yī)院檔案管理整體素質(zhì)建設(shè)，全面提高從事檔案管理人員素質(zhì)將會對整個醫(yī)院的工作具有一定的影響作用，檔案管理工作者在具備一定的檔案專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還必須具備堅定的政治立場和良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力，做到政策性、原則性和服務(wù)性的有機結(jié)合，才能適應(yīng)醫(yī)院檔案發(fā)展的需求。檔案管理工作是一個不斷收集新的檔案資料、合法利用檔案歷史資源的過程，由于長期歷史遺留等方面的因素，檔案專業(yè)管理人員缺乏，不具備專業(yè)醫(yī)學(xué)知識和檔案管理知識的檔案管理人員，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)知識老化，其專業(yè)知識面淡薄，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需求，極大地影響著檔案管理人員自身素質(zhì)的提高，作為檔案管理工作者必須熱愛檔案工作，具有創(chuàng)新思維，理論知識全面，依靠科技進步追求，強化檔案工作人員的信息素養(yǎng)，切實增強緊迫感、使命感和服務(wù)意識，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，深化檔案管理工作者理論知識的管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)，拓展視野范圍，充實理論內(nèi)涵，營造注重學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)的濃厚氛圍，以學(xué)習(xí)促進步，以培訓(xùn)促成長，做到學(xué)以致用，落到實處，將理論知識運用于檔案管理實際工作中，推進檔案管理工作逐步提升到一個新的臺階。

3 人才建設(shè)是檔案工作的培養(yǎng)途徑

檔案管理工作的特殊性質(zhì)特點與發(fā)展方向，要求檔案管理工作者要具有相對的工作穩(wěn)定性和連續(xù)性，目前檔案工作者普遍存在兼職人員及工作調(diào)整頻繁的情況，不僅影響著檔案管理工作的提高和對工作情況的熟悉延續(xù)性，同時也給檔案工作帶來相應(yīng)的負面損失，面對新時期醫(yī)院檔案工作需求，思想認識、長遠規(guī)劃還有欠缺的地方，檔案人才隊伍建設(shè)缺乏總體性和目標性，不能從全面培養(yǎng)管理者綜合素質(zhì)和檔案事業(yè)長遠發(fā)展的高度來認識檔案人才隊伍建設(shè)的重要性，為加強檔案人才隊伍建設(shè)的途徑，要想辦法為檔案工作者創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，搭建更好的學(xué)習(xí)平臺，提供更多的鍛煉機會，立足目前檔案人才隊伍缺乏，要對現(xiàn)有人員狀況進行科學(xué)分析，制定長期檔案人才管理使用計劃，激發(fā)檔案工作者的工作熱情，切實為檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)創(chuàng)造積極條件，加大崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)教育力度，建立行之有效、科學(xué)規(guī)范的教育培訓(xùn)成長體系，做到有規(guī)劃、有步驟、有方向地引進檔案專業(yè)技術(shù)人才，將有文化基礎(chǔ)、有專業(yè)技能、有自身素質(zhì)的檔案管理人才充實到檔案隊伍中來，合理配置、大膽使用具有創(chuàng)新意識、專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的檔案管理工作者，鼓勵他們強化檔案專業(yè)理論研究和實踐探索，增強檔案管理工作者的自豪感、成就感和責任感，以此來促進檔案人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)體系的有力落實。

4 基礎(chǔ)設(shè)施是檔案工作的重要保障

隨著檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，過去簡單化的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時期醫(yī)院規(guī)范管理的需要，一些醫(yī)院由于多方面的原因限制，在硬件基礎(chǔ)設(shè)施上還投入不夠，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，工作效率不高，信息共享成為困難，檔案管理工作發(fā)展緩慢，已經(jīng)不能夠滿足檔案的發(fā)展需求，隨著高科技時代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，計算機技術(shù)的普及，檔案管理工作呈現(xiàn)出新常態(tài)，注重檔案管理工作的發(fā)展，加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)資金投入，檔案工作需要建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的老式庫房管理現(xiàn)狀，滿足檔案工作技術(shù)融合，跟上時代發(fā)展步伐，借助利用現(xiàn)代化高科技技術(shù)來提高檔案的工作效率與質(zhì)量，盡快實現(xiàn)檔案管理智能化和智慧化檔案管理平臺建設(shè)，實現(xiàn)檔案庫房網(wǎng)絡(luò)化、智能化、人性化、科學(xué)化，創(chuàng)新整個檔案產(chǎn)業(yè)日常管理模式，建立適宜保管檔案資料的專用庫房，引進現(xiàn)代化技術(shù)和配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，采用專用的醫(yī)院數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)，實行計算機管理，實施電子檔案技術(shù)平臺，提高檔案管理的工作效率，切實將在檔案信息管理應(yīng)用上實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化與便捷化，只有完善檔案管理基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，才能更好地為檔案管理工作提供安全有效保障作用。

5 信息共享是檔案工作的中心任務(wù)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，正確理解認識檔案信息資源共享做好檔案信息開發(fā)利用的前提，只有規(guī)范醫(yī)院信息資源的管理、使用和服務(wù)，重視檔案信息的開發(fā)利用，才能更好地發(fā)揮檔案的信息共享作用，也就是對檔案信息進行收集、分類、整理、排序、編目、檢索以及歸檔保存、查詢、開發(fā)、利用等信息服務(wù)各個環(huán)節(jié)，通過運用先進性的高科技信息化技術(shù)手段，將原紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾砟Ｊ剑瑱n案管理工作要緊緊圍繞醫(yī)院中心工作任務(wù)來開展，重視檔案基礎(chǔ)性工作與信息化建設(shè)，擴大檔案的收集范圍與檔案歸檔質(zhì)量，引用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，建立專門的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，有效地保證檔案管理實現(xiàn)電子化、數(shù)字化，詳細整理、分析各種形式的檔案數(shù)據(jù)，進而為檔案資料的高效儲存、集成整合、信息利用提供保障，合法實現(xiàn)信息共享提供檔案資料相關(guān)服務(wù)職能，切實將檔案信息資源互聯(lián)互通，檔案工作者要樹立必要的信息化服務(wù)意識和責任意識，堅持以人為本，建檔用檔，體現(xiàn)檔案資料的價值和作用，歷史檔案信息已經(jīng)成為醫(yī)院建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、科研教學(xué)和行政事務(wù)管理等工作的重要依據(jù)，在醫(yī)院整體工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。

6 開發(fā)利用是檔案工作的價值體現(xiàn)

檔案作為一種載體，是一種珍貴的歷史資源，在當前信息社會、大數(shù)據(jù)時代，其價值和作用日益顯現(xiàn)，要充分認識檔案工作的重要性，理解做好檔案開發(fā)利用的要義，有助于提高檔案管理水平，促進檔案管理工作的整體發(fā)展，采取有效的方式方法，挖掘檔案的潛力價值，對檔案信息資源進行合理地開發(fā)利用，是醫(yī)院改革發(fā)展的需要，是有益于服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的需要，是順應(yīng)于檔案開發(fā)利用的需要，是有助于推進檔案工作深入開展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理手段，僅僅側(cè)重于檔案的收集分類、歸檔立卷等事務(wù)性和安全保管性工作，對檔案的應(yīng)用也多是提供查閱、檢索等簡單服務(wù)過程，對檔案信息的應(yīng)用也多限于管理工作方面，利用檔案信息資源的開發(fā)利用的標準仍然偏低，推進檔案開發(fā)利用信息技術(shù)手段，只有充分認識檔案作為信息資源的價值，就要研究檔案開發(fā)利用工作中存在的問題和做好檔案開發(fā)利用的方法措施，通過檔案工作者的開拓創(chuàng)新，采取多種方式，深入開發(fā)檔案信息資源，拓展信息應(yīng)用領(lǐng)域，檔案工作者只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得需求者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案管理的開發(fā)利用價值。

7 依法依規(guī)是檔案工作的制度體系

檔案管理是醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標志，無論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛、事務(wù)性工作，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理服務(wù)工作，醫(yī)院作為特殊公益性服務(wù)行業(yè)，依法管理、依法行醫(yī)已經(jīng)成為從醫(yī)行業(yè)的行為準則和服務(wù)規(guī)范，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理性，檔案部門在促進檔案管理發(fā)展過程中，要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，認真抓好落實《檔案法》及實施辦法以及相關(guān)配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和組織實施，醫(yī)院檔案管理工作要在認真執(zhí)行國家《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》等的前提下，嚴格遵守法律法規(guī)，緊密聯(lián)系醫(yī)院改革發(fā)展實際制訂本單位的檔案規(guī)章制度體系，將檔案工作諸個環(huán)節(jié)通過科學(xué)的規(guī)章制度來達到制度化、規(guī)范化和標準化管理要求，確保檔案管理信息能夠更好地、有效地為醫(yī)院的各項工作服務(wù)，促使醫(yī)院檔案管理工作有法可依、有章可循。

8 強化宣傳是檔案工作的觀念轉(zhuǎn)變

重視和加強宣傳檔案管理非常必要，即是一項長期性的工作任務(wù)，也是醫(yī)院必須加強的基礎(chǔ)性工作，強化宣傳檔案管理意識，首先要充分認識檔案宣傳工作的重要意義，拓展宣傳檔案意識和途徑，明確歸檔收集的范圍，是宣傳檔案工作的依據(jù)，以此來推進檔案宣傳內(nèi)容的豐富;其次，宣傳工作引導(dǎo)力不足，大家對檔案工作的認知度不高，對于可利用檔案來獲取信息資源的意識不強，可獲取的檔案資料信息內(nèi)容以及獲取的途徑和方法都不慎了解，檔案資源利用率不高，可利用的領(lǐng)域也比較狹窄，只有宣傳檔案歸檔的重要性，增強歸檔意識，檔案的信息利用價值才能得以最大限度的實現(xiàn)。確保檔案資料的收集、完整與安全，醫(yī)院宣傳檔案要針對醫(yī)院開展的重要事件、時間節(jié)點來進行真實記錄，能夠為科研教學(xué)、編寫院史等提供詳細、真實的歷史實材，豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳工作將醫(yī)院發(fā)展歷程和所取得的成績更直觀地展現(xiàn)出來，即對職工具有較好的歸檔教育意識，也能夠為醫(yī)院宣傳提供重要的信息支持，更好地發(fā)揮出宣傳檔案在醫(yī)療服務(wù)工作中的作用。

參考文獻

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