加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐研究

武增華　李清云

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們的健康意識(shí)也在不斷提升，對(duì)于醫(yī)療服務(wù)的需求也越來(lái)越高。醫(yī)院是患者診斷和治療疾病的重要場(chǎng)所，能夠有效保障患者的生命健康，讓其回歸正常的家庭與社會(huì)。醫(yī)療模式與范圍的不斷增加和擴(kuò)大，讓檔案信息數(shù)量也在不斷增多。檔案信息管理在醫(yī)院的工作當(dāng)中有重要的作用，是醫(yī)院重要的組成部分，可以記錄患者的基本情況、治療經(jīng)過(guò)、負(fù)責(zé)醫(yī)生以及院后隨訪等多種情況。信息化時(shí)代的到來(lái)讓醫(yī)院的檔案管理逐漸信息化，減少了人力和物力，提高了管理的效果和質(zhì)量。本研究主要從當(dāng)前醫(yī)院檔案建設(shè)的存在的問(wèn)題，信息化建設(shè)的具體措施方法等進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè);實(shí)踐

檔案主要是記錄人們?nèi)耸伦兏^(guò)程以及經(jīng)歷，而醫(yī)院檔案包括患者的救治經(jīng)歷、醫(yī)學(xué)影像、負(fù)責(zé)醫(yī)生等，檔案的流動(dòng)性大，且管理工作較為繁雜瑣碎。再加上，近年來(lái)，受我國(guó)人口老齡化、飲食不節(jié)、環(huán)境污染等多種因素的影響，導(dǎo)致各類疾病特別是慢性疾病發(fā)生率不斷上升，其具有病程長(zhǎng)、愈后差等特點(diǎn)，需要對(duì)患者長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行監(jiān)控，密切掌握患者的病情變化。檔案數(shù)量的增加，導(dǎo)致管理人員的工作壓力也在不斷上升，而現(xiàn)有的檔案管理方式、制度等并不能滿足社會(huì)現(xiàn)狀，急需轉(zhuǎn)變管理方式。信息化管理主要是指在醫(yī)院的檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有效提高管理的全面性和實(shí)效性，保證醫(yī)院管理當(dāng)中的各項(xiàng)工作可以準(zhǔn)確及時(shí)的完成，能夠降低錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)頻率，利于醫(yī)院社會(huì)發(fā)展的需要。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中存在很多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，面臨很多的新情況和新問(wèn)題，檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展當(dāng)中作用比較顯著。其能為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供強(qiáng)有力的證據(jù)，保證檔案管理工作順利的進(jìn)行符合醫(yī)院發(fā)展的需要。

1.信息化建設(shè)能夠提高醫(yī)務(wù)工作人員的服務(wù)質(zhì)量

信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代給人們的工作和生活帶來(lái)了許多便利。在如今的醫(yī)院中，大部分工作如掛號(hào)、取藥、看診以及醫(yī)務(wù)人員流動(dòng)等均是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。將檔案投入到信息化建設(shè)中，便于將各類信息進(jìn)行有效整合，可以對(duì)其進(jìn)行充分利用，不僅能夠?qū)?shù)量龐大的檔案資源進(jìn)行有效管理，還可提升醫(yī)院整體的工作效率，其在醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中起到促進(jìn)作用。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不僅便于醫(yī)療資源在國(guó)內(nèi)進(jìn)行相關(guān)交流和分享，更能夠在各個(gè)國(guó)家進(jìn)行醫(yī)學(xué)交流，全面提高我國(guó)在國(guó)際醫(yī)學(xué)界的總體實(shí)力。此外，通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)，有利于合理配置資源，推動(dòng)人才合理流動(dòng)和合理使用，保證和提高醫(yī)院人才隊(duì)伍素質(zhì)，有利于醫(yī)院管理部門對(duì)工作人員進(jìn)行全面的考察和了解，有效的對(duì)人才進(jìn)行評(píng)價(jià)和使用，保證醫(yī)務(wù)工作人員的服務(wù)質(zhì)量，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

2.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展的客觀需求

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在一定程度上滿足了社會(huì)現(xiàn)今發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理手段效率比較低下，服務(wù)效果不理想，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和電子政務(wù)普及的今天難以跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的步伐，難以適應(yīng)發(fā)展的需要。檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中屬于重點(diǎn)任務(wù)，其不僅包含患者的個(gè)人隱私，也包括人事調(diào)動(dòng)、各醫(yī)院之間的病例交流等，通過(guò)信息化建設(shè)能夠提高醫(yī)院的管理水平，也便于在日后有疑難雜癥治療時(shí)進(jìn)行借鑒，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)借調(diào)便可，無(wú)需翻閱紙質(zhì)文獻(xiàn)，能夠提高疑難雜癥的治愈成功幾率。此外，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，患者也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息查詢，全面了解自己的病情和治療經(jīng)過(guò)，每項(xiàng)支出費(fèi)用公開(kāi)，負(fù)責(zé)人員公開(kāi)，能夠提升民眾的認(rèn)可，有助于推動(dòng)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，更有助于我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。

3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)通過(guò)計(jì)算機(jī)將醫(yī)療檔案信息進(jìn)行有效整合，提高其信息使用力度，將醫(yī)院的各種信息進(jìn)行匯總和分類，在信息庫(kù)中儲(chǔ)存，便于醫(yī)院高層管理人員隨時(shí)進(jìn)行抽調(diào)，且通過(guò)對(duì)信息的整合了解當(dāng)前醫(yī)院管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和解決，不斷完善管理，提高管理效率。通過(guò)醫(yī)院檔案信息建設(shè)，便于在需要時(shí)將需要的資料提取出來(lái)，十分方便、可靠，特別是進(jìn)行相關(guān)決策活動(dòng)時(shí)，能夠?yàn)槠涮峁┫鄬?duì)價(jià)值較高的參考信息，提高決策力度，保證決策的科學(xué)性與合理性。醫(yī)院的主要工作是救死扶傷、治病救人，通過(guò)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)便于醫(yī)生了解患者的既往病情，讓整體治療方法變得更加全面和具體，讓醫(yī)務(wù)人員做好人民的公仆，提升患者在醫(yī)院的體驗(yàn)度，讓患者接受優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，能夠減少醫(yī)患矛盾的產(chǎn)生，提升醫(yī)院在患者心中的知名度和信任度，以此來(lái)增加醫(yī)院看病就醫(yī)的患者，提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

醫(yī)院檔案是原始的歷史記錄，便于患者在日后的治療中了解既往治療經(jīng)過(guò)，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，其可以在以后的工作當(dāng)中充當(dāng)憑證，具有獨(dú)特的價(jià)值。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理主要采用紙質(zhì)管理，管理量比較大，需要的大量的人力和物力，管理的效率比較低下，查找檔案比較慢，并且不能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。

1.未有明確的管理制度

在醫(yī)院的檔案管理當(dāng)中，管理的信息量巨大，包含的內(nèi)容非常廣，檔案管理的工作人員工作量比較大，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)失誤。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的制度不完善，不滿足當(dāng)前醫(yī)院管理發(fā)展的需要，對(duì)制度建設(shè)的重視程度比較低，人員分工不明確，未有監(jiān)督管理制度制約，易導(dǎo)致管理混亂，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作人員大多是之前在醫(yī)院從事醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的工作人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，人員的構(gòu)成和編制不合理。很多醫(yī)院對(duì)檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當(dāng)中對(duì)專業(yè)性要求不高。對(duì)工作人員的設(shè)置沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真的思考和分析，大多是醫(yī)院年齡比較大或者接近退休的員工，對(duì)檔案管理的具體工作不了解，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不精通，存在一定的僥幸心理，不能夠?qū)n案進(jìn)行合理、科學(xué)和精細(xì)化的管理，工作效率低下，檔案管理的質(zhì)量不高，查詢檔案比較緩慢，也不能保證機(jī)密性檔案的安全，給醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。

3.硬件與軟件不完善

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者未能充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，投入資金較少，不能對(duì)軟件進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)。其次，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還未有科學(xué)、明確、完善的體系制度，醫(yī)務(wù)工作人員不能充分利用現(xiàn)有的軟件和設(shè)備進(jìn)行開(kāi)發(fā)研究，會(huì)造成資源浪費(fèi)，這是影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要因素。信息化建設(shè)建立離不開(kāi)硬件與軟件的支持，而軟件開(kāi)發(fā)人員受上述因素的影響，會(huì)導(dǎo)致所需的硬件與軟件的實(shí)際應(yīng)用與院內(nèi)匹配不合理，影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有序性。

4.檔案信息利用率不高

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要目的是實(shí)現(xiàn)信息共享，一方面有助于醫(yī)院內(nèi)部以及醫(yī)院與醫(yī)院之間的病例信息交流，能夠?qū)驮\患者提供有利的參考信息，制定全面的就診方案，推薦患者前往合適的醫(yī)院進(jìn)行就診治療;另一方面通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的病例以及醫(yī)生的主治經(jīng)歷等，患者能夠前往讓自己信任的醫(yī)院，接受信任醫(yī)生的治療。但如今存在網(wǎng)絡(luò)上提供參考的病例不多，且對(duì)患者有較多的限制，大醫(yī)院線上問(wèn)診還需要進(jìn)行金錢交易，醫(yī)院之間的病例交流信息并不流暢等現(xiàn)象，讓醫(yī)院檔案信息利用率不高。

三、實(shí)踐探討

1.建立精細(xì)化數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前醫(yī)院的醫(yī)療規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，從事醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的人員不斷增加，每年需要增加很多的人事檔案，也會(huì)減少很多人事檔案，不同的檔案屬于不同的科室和部門，分類比較混亂，且近幾年前往醫(yī)院就診的患者人數(shù)也在不斷上升，病例檔案也在不斷增加，再加上隨著醫(yī)院知名度的增加，前往醫(yī)院進(jìn)行交流學(xué)習(xí)的病例資料也越來(lái)越豐富，這容易導(dǎo)致檔案資源分散，數(shù)據(jù)比較分離。信息化的檔案管理模式需要通過(guò)數(shù)字化的手段建立有效的檔案管理信息庫(kù)，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行集中化的管理，建立不同的儲(chǔ)存空間，然后進(jìn)行有效的分區(qū)，將不同類型的檔案儲(chǔ)存到不同的分區(qū)當(dāng)中，有效的進(jìn)行檔案的管理和控制。另外，還要建立有效的查詢系統(tǒng)，主要包括人員、內(nèi)容、以及模糊查找等功能;還要建立檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量統(tǒng)計(jì)以及材料統(tǒng)計(jì)、借閱和轉(zhuǎn)遞等統(tǒng)計(jì)功能，在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作人員、病例治療以及醫(yī)院交流等的基本信息進(jìn)行了解，提升管理水平;還需要建立安全保障系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案信息泄露與篡改等問(wèn)題，運(yùn)用先進(jìn)的保密手段設(shè)置數(shù)據(jù)密碼，設(shè)置必要的安全屏障，備份數(shù)據(jù)，減少因技術(shù)缺陷和病毒等對(duì)系統(tǒng)的危害。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入

在具體檔案信息化建設(shè)中，要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建建設(shè)的重視，才能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的有效率，科學(xué)有效的檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，為此要求領(lǐng)導(dǎo)人員積極轉(zhuǎn)變管理觀念，用新的眼光看問(wèn)題，要適應(yīng)新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展，全面認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)步和發(fā)展的重要步驟。提高領(lǐng)導(dǎo)人員的認(rèn)知程度，轉(zhuǎn)變過(guò)去的檔案管理方式，用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行有效管理，有助于資金的全面投入，引起先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，并加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的管理和維護(hù)，可提高檔案管理的信息化水平，有效進(jìn)行檔案信息化建議，讓管理更加規(guī)范，能夠充分保障管理質(zhì)量。此外資金的投入，還能夠吸引先進(jìn)的管理工作人員，為檔案信息化建設(shè)的發(fā)展有充足的后備力。通過(guò)加大資金的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的使用能力，學(xué)會(huì)如何將檔案錄入系統(tǒng)，并且還要掌握檔案系統(tǒng)的維護(hù)措施，讓其作為檔案管理人員的基本要求，提升其檔案知識(shí)管理領(lǐng)域和綜合業(yè)務(wù)水平，更好地服務(wù)于檔案管理工作。

3.建立有效的檔案管理制度

在當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況下，要結(jié)合信息化時(shí)代的特征，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革，進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和創(chuàng)新，幫助對(duì)各個(gè)部門的人員信息、病例信息等進(jìn)行匯總，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，幫助醫(yī)院檔案管理建設(shè)的更加完整，避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，能夠全面提高管理水平。醫(yī)院要逐漸在檔案管理部門推行信息化的工作模式，借助計(jì)算機(jī)對(duì)工作人員信息進(jìn)行整理的時(shí)候也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w檔，讓管理人員盡快接觸各種信息系統(tǒng)，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工管理模式，盡快對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。在日常的工作當(dāng)中要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的配置，加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化檔案管理要提供完整、準(zhǔn)確和及時(shí)的數(shù)據(jù)檔案，建立有效的管理制度，方便在大量的數(shù)據(jù)當(dāng)中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的找尋到需要的資料。此外，還要建立監(jiān)督制度，及時(shí)將檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行反饋與處理，選擇工作履歷豐富、擁有足夠工作經(jīng)驗(yàn)和處理問(wèn)題能力、技術(shù)過(guò)關(guān)的工作人員作為監(jiān)督組長(zhǎng)，逐步完善醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不斷培養(yǎng)專業(yè)人員，有助于推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

4.注重與其他部門的友好合作

醫(yī)院內(nèi)部而言，不同部門之間會(huì)有必然的聯(lián)系，醫(yī)院檔案管理也不例外，需要重視檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，保障醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行。部門與部門之間的溝通交流，能夠讓部門的信息幫助醫(yī)院檔案管理建設(shè)的完整性，避免有脫節(jié)的情況發(fā)展，比如在就人事檔案管理時(shí)，先與各部門人事進(jìn)行溝通，后集體共同建立檔案，不僅能夠確保檔案信息的完整性，還可減輕醫(yī)院檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，能有效提高工作效率。

四、小結(jié)

對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化改革可以有效提高管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)全面性、時(shí)效性和準(zhǔn)確性。了解現(xiàn)實(shí)檔案管理存在的問(wèn)題，采取有效的管理措施，能夠促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，有利于我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

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作者單位：陽(yáng)信縣中醫(yī)醫(yī)院