檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

宋曉娟

摘要：近年來(lái)，我國(guó)檔案信息化迅速發(fā)展管理完善，這在較大程度上推動(dòng)了各行業(yè)的發(fā)展。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)單位需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，借此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而相關(guān)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效建設(shè)，則需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行全面的了解，同時(shí)還要掌握信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際情況，采用科學(xué)合理的方式，提升檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息;建設(shè);檔案管理;思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

引言

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實(shí)體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過(guò)渡，以達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門(mén)已經(jīng)開(kāi)展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門(mén)加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

一 檔案信息化建設(shè)的意義

信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型的首選。在信息時(shí)代，各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案的需求和用途更加廣泛，檔案的完整性和有效性就顯得尤為重要。因此，必須改革檔案管理方式。只有加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的成功轉(zhuǎn)型。信息化建設(shè)是發(fā)揮檔案信息社會(huì)服務(wù)價(jià)值的重要途徑。目前，不僅是企事業(yè)單位和政府職能部門(mén)對(duì)檔案信息的重視，社會(huì)公共服務(wù)組織和個(gè)人對(duì)檔案信息的需求也開(kāi)始增加。許多非保密檔案資料可以通過(guò)正規(guī)渠道被個(gè)人獲取，充分挖掘了檔案信息的社會(huì)服務(wù)性質(zhì)。在這一過(guò)程中，檔案的信息化建設(shè)顯得尤為重要。做好檔案信息化建設(shè)，可以?xún)?yōu)化社會(huì)資源結(jié)構(gòu)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各種檔案信息已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案的利用率也在逐步提高。豐富的檔案信息已成為加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)、保護(hù)群眾利益的工具。為了使這一部分檔案發(fā)揮更有效的作用，加快對(duì)檔案信息的處理已成為當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

二 檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問(wèn)題

1無(wú)法正確認(rèn)識(shí)檔案信息化

信息技術(shù)在不斷發(fā)展，許多管理系統(tǒng)，如文件處理、合同管理、人力資源管理和財(cái)政資源共享，已經(jīng)出現(xiàn)在公眾的視野中。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿(mǎn)足新時(shí)代的要求。要做到這一點(diǎn)，就必須從根本上改變傳統(tǒng)的管理方式，跟上目前的發(fā)展，并使工作人員更加重視檔案的管理。目前，一些檔案工作者對(duì)檔案管理的重視程度較低，認(rèn)為目前的工作要求可以通過(guò)傳統(tǒng)的工作方式來(lái)滿(mǎn)足，而不需要建立現(xiàn)代的檔案管理制度。理想情況下，這些人忽視了檔案管理，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的重大進(jìn)展，降低了檔案管理的效率。

2檔案管理方式比較落后

目前，我國(guó)檔案管理系統(tǒng)缺乏高度的完整性，管理也相對(duì)落后，許多檔案管理部門(mén)仍然采用紙質(zhì)檔案管理模式，沒(méi)有與信息技術(shù)相結(jié)合，這種方式的檔案管理相對(duì)落后，同時(shí)也使檔案信息的安全性和完整性易受不利影響。此外，部分檔案管理部門(mén)管理人員在專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)等方面也存在較大差異，一些檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)水平較低，且缺乏管理能力，在檔案管理工作中頻頻出錯(cuò)，這也會(huì)影響檔案管理工作的有效開(kāi)展，而這些具有較低專(zhuān)業(yè)水平的檔案管理工作者，也很難熟練操作相關(guān)的信息技術(shù)和信息設(shè)備，這也是阻礙檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要因素。

3不同的檔案管理部門(mén)存在差異性

不同區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差異性，且其發(fā)展速度也不一樣，這樣也會(huì)影響到檔案管理的信息化程度，受經(jīng)濟(jì)因素的影響，各地區(qū)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入力度不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度存在較大的差異。一些地區(qū)的檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的管理，大大提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是還有部分檔案管理部門(mén)還在使用單機(jī)開(kāi)展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理水平比較低下，難以實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

三 檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1制定完善的管理規(guī)范，建立健全的標(biāo)準(zhǔn)體系

現(xiàn)如今，科技發(fā)展水平不斷提高，社會(huì)也加快了前進(jìn)腳步，企業(yè)管理呈現(xiàn)精細(xì)化管理特征。檔案管理也應(yīng)高度順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征，積極創(chuàng)設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)的檔案管理制度，以獲得社會(huì)和工作人員的廣泛認(rèn)可，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，為檔案信息資源管理多個(gè)環(huán)節(jié)的無(wú)縫銜接及全方位發(fā)展創(chuàng)造有利條件。制定細(xì)致完善的管理規(guī)范，一方面約束工作人員的行為，另一方面也可引導(dǎo)其他工作人員細(xì)心謹(jǐn)慎地對(duì)待檔案管理工作。

2加大專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)力度

人員檔案信息化建設(shè)不僅必須具有一定的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)技能方面的管理檔案，而且通曉電腦，為了能夠承擔(dān)的繁重任務(wù)，完善電子檔案管理系統(tǒng)。在日常工作中，檔案管理涉及許多方面：收集、統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、檔案管理等都需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能。在管理和基礎(chǔ)檔案，員工必須熟練使用計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)管理十分了解，能夠做到在日常工作系統(tǒng)的使用和維護(hù)，及時(shí)納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存檔。因此有必要聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)人員檔案信息化建設(shè)中，加強(qiáng)人員培訓(xùn)領(lǐng)域現(xiàn)有的檔案管理、激勵(lì)全體人員參與其工作并確保順利通過(guò)各種途徑檔案信息化建設(shè)。

3提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要落實(shí)者與推動(dòng)者，其自身的檔案管理能力及素養(yǎng)，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接的影響。因此，相關(guān)單位若想加快檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作能力的重視，通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等多種活動(dòng)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用。

四 結(jié)語(yǔ)

檔案管理在許多單位的建設(shè)和發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。檔案管理部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義和價(jià)值，認(rèn)真分析檔案信息化建設(shè)和管理中存在的各種問(wèn)題。在時(shí)代發(fā)展的大背景下，要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀(guān)念，優(yōu)化檔案管理的信息化水平。基于信息技術(shù)的單位檔案建設(shè)與管理將更加高效有序，更加規(guī)范，進(jìn)而發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值，為單位的穩(wěn)步發(fā)展提供有力的推動(dòng)。

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